Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm. Tại Công ty Cổ phần CNTT An Đồng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chủ yếu là đóng mới và sửa chữa phương tiện vận tải thuỷ nên các loại nguyên vật liệu chủ
yếu cấu thành nên sản phẩm là các loại thép hình, tôn, ống, sơn, cát, ôxy, xăng dầu....Giá trị của những vật liệu tiêu hao để sản xuất sản phẩm chính là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Trong giá thành của con tàu thì chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn nhất (khoảng 65 – 70 % giá thành sản phẩm) do đó việc hạch toán đúng và đầy đủ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của kế toán trong Công ty không những là một điều kiện quan trọng để đảm bảo tính giá thành chính xác mà còn là một biện pháp để tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm.
Do việc sản xuất của Công ty tiến hành theo đơn đặt hàng nên vật liệu sử dụng cho các phương tiện thường khác nhau tuỳ thuộc vào yêu cầu của đơn đặt hàng và hợp đồng sản xuất mỗi phương tiện. Việc xuất dùng nguyên vật liệu trực tiếp được bộ phận vật tư quản lý chặt chẽ. Sau khi ký hợp đồng kinh tế, phòng kế hoạch kỹ thuật có ban kiểm tra xác định mức độ tiêu hao vật liệu của tàu và ký sổ định mức cấp nguyên vật liệu. Dựa vào mức độ đã duyệt ở sổ định mức cấp nguyên vật liệu, phòng vật tư viết phiếu xuất kho, tổ sản xuất đến kho lĩnh hàng, thủ kho xuất vật liệu theo đúng số lượng ghi trên phiếu xuất kho đã được duyệt (Không có trường hợp mua vào dùng ngay cho sản xuất hay bên chủ đầu tư cấp dùng ngay cho sản xuất vì quy định của Công ty là mọi vật tư kể cả mua và bên chủ đầu tư giao đều phải nhập qua kho rồi mới được xuất dùng). Sau khi xuất kho nguyên vật liệu, phiếu xuất kho có đủ chữ ký của người nhận, thủ kho, thủ trưởng đơn vị ...được chuyển sang cho kế toán nguyên vật liệu.
Việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp trung bình tháng. Hàng ngày, kế toán vật tư tập hợp và vào máy tính các phiếu nhập kho và phiếu xuất kho (phiếu xuất kho chỉ ghi số lượng chưa có giá trị) từ phòng Vật tư chuyển sang. Đến ngày cuối tháng, kế toán tiến hành tính giá trung bình tháng thông qua phân hệ kế toán vật tư của phần mềm kế toán trên máy tính. Kế
toán có thể kiểm tra lại giá trị của vật tư xuất kho theo phương pháp trung bình tháng qua công thức:
Giá đơn vị bình quân cả tháng từng loại vật tư
= GTT tồn kho đầu tháng + GTT nhập kho trong tháng
SL tồn kho đầu tháng + SL nhập kho trong tháng Đến ngày cuối tháng này kế toán đã xác định được giá đơn vị của các loại vật tư xuất kho do đó tính được giá trị vật tư xuất kho dùng cho sản xuất trong từng Phiếu xuất kho. Như vậy cuối tháng kế toán mới xác định được chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong tháng.
Biểu 01: Mẫu Phiếu xuất kho
Đơn vị: CT CPCNTT An Đồng PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số: 02-VT
Địa chỉ:Số 215A- Đường 208 Ngày 10 tháng 9 năm 2007
An Đồng-An Dương-HP Số: 103
Nợ: TK 621-Tàu Hải Long Có: TK 152
Họ và tên người nhận hàng: Trần Minh Hùng...Bộ phận: Phân xưởng vỏ tàu.. Lý do xuất: Xuất cho sản xuất tàu Hải Long ... Xuất tại kho: Kho công ty... STT cách phẩm chất vật tư Tên nhãn hiệu, quy
(sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Yêu cầu Thực xuất Đơn gía (Đồng) Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1 Thép tấm 6 ly kg 7.680 7.680 Cộng 7.680 7.680
Xuất, ngày 10 tháng 9 năm 2007 Người lập phiếu Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Trên mỗi phiếu xuất kho đều có ghi lý do lĩnh để sản xuất từng tàu. Đến cuối tháng kế toán tập hợp các phiếu xuất kho có cùng lý do lĩnh vào với nhau để có được tổng số nguyên vật liệu từng loại dùng cho sản xuất từng tàu. Cũng ở ngày cuối tháng kế toán đã tính được giá đơn vị bình quân của vật liệu xuất kho. Kế toán chi phí giá thành dựa vào số lượng và giá đơn vị bình quân tháng của từng loại vật tư xuất dùng để tính giá trị vật tư xuất kho phục vụ sản xuất mỗi đơn hàng, từ đó lập bảng tính chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh TK 621 cho từng tàu. Kế toán sẽ lên một bảng chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh cho mỗi tàu theo mẫu như sau:
Biểu 02: Mẫu sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh TK 621 CÔNG TY CP CNTT AN ĐỒNG
SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH
TK 621
Đơn đặt hàng: Tàu Hải Long
Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Số Ngà y Diễn giải TK đối ứn g Ghi Nợ TK 621 Tổng số tiền Chia ra NVLC NVLP NL PT 30/9 PX10 3 10/9 Thép tấm 6 ly 152 105.984.00 0 105.984.00 0 30/9 PX10 4 14/9 Que hàn 4 ly 152 33.680.000 33.680.000 30/9 PX10 7 15/9 Dầu mazút 152 7.840.000 7.840.000 30/9 PX10 8 15/9 Máythuỷ33cv 152 112.334.00 0 112.334.000 30/9 PX11 2 18/9 Thép L60x60 152 51.528.000 51.528.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng PS 420.832.00 0 182.556.00 0 104.548.00 0 21.384.00 0 112.334.000
Cũng sau khi xác định được giá trị của vật liệu xuất dùng cuối tháng, kế toán vật tư lập Bảng phân bổ số 2- Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ (Biểu 03). Bảng phân bổ số 2 ở Công ty thể hiện tình hình tập hợp chi phí nguyên vật liệu cho các đơn đặt hàng.
Biểu 03: Mẫu Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ (Bảng phân bổ số 2) CÔNG TY CPCNTT AN ĐỒNG
BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ
Trích Tháng 9/2007 TK ghi Có TK ghi Nợ TK 152 TK1521 TK 1522 TK 1523 TK 1524 ∑Có 152 TK 153 TK 621 748.672.000 527.136.000 154.992.000 371.216.000 1.802.016.000 -
Tàu Hải Long 182.556.000 104.548.000 21.384.000 112.344.000 420.832.000 -
Tàu Thái Bình 01 125.296.000 74.924.000 8.448.000 55.928.000 264.620.000 - Tàu Thái Bình 02 81.540.000 18.984.000 31.260.000 34.000.000 147.784.000 - Tàu TùngDương55 146.196.000 128.408.000 57.588.000 332.192.000 - TàuTùngDương56 41.712.000 25.388.000 7.316.000 74.416.000 - ... ... ... ... ... ... - TK 627 27.712.000 10.632.000 19.588.000 - 57.932.000 35.896.000 Tk 642 1.392.000 1.648.000 - - 3.040.000 1.384.000 Cộng 777.776.000 539.416.000 174.580.000 371.216.000 1.862.988.000 37.280.000
Căn cứ vào bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ kế toán ghi: Nợ TK 621 : 1.802.016.000
- Tàu Hải Long : 420.832.000 - TàuThái Bình 01 : 264.620.000 - TàuThái Bình 02 : 147.784.000 - TàuTùng Dương 55 : 332.192.000 - TàuTùng Dương 56 : 74.416.000 ...
Có TK 152 : 1.802.016.000
Nếu trong quá trình sản xuất mà các tổ sản xuất tiết kiệm được chi phí bằng cách tiết kiệm và tận dụng được các vật liệu báo lên phòng kế toán, kế toán sẽ hạch toán ghi giảm chi phí sản xuất:
Nợ TK 152 Có TK 621
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đã được tập hợp cho các đơn đặt hàng được ghi vào bảng trực tiếp, tập hợp chi phí sản xuất toàn Công ty (Biểu 09) ở cột Có TK 621.