Công ty có đặc điểm là các nghiệp vụ phát sinh nhiều, các cán bộ kế toán có chuyên môn và nhu cầu phân công chuyên môn hoá cáo nên Công ty chọn vận dụng hình thức Chứng từ-Ghi sổ. Đặc trưng của hình thức ghi sổ kế toán này là căn cứ trực tiếp để ghi sổ Cái là từ các Chứng từ ghi sổ. Theo hình thức này trong chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành, căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán tiến hành lập các Chứng từ ghi sổ, các Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong sẽ được xếp hàng vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ để lấy số hiệu và ngày tháng (số hiệu của Chứng từ ghi sổ được đánh liên tục trong từng tháng hoặc cả năm theo thứ tự trong sổ Đăng ký). Các Chứng từ ghi sổ sau khi đăng ký lên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ lấy số hiệu và ngày tháng cùng các chứng từ gốc đính kèm được kế toán trưởng duyệt sẽ là căn cứ để ghi sổ Cái. Tuy nhiên vì áp dụng kế toán trên máy nên Công ty Cổ phần CNTT An Đồng không cần sử dụng sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ mà máy tính tự động quản lý số hiệu cho từng Chứng từ ghi sổ.
Với hình thức này Công ty sử dụng các loại sổ bao gồm: các chứng từ ghi sổ, các sổ Cái, các sổ và thẻ kế toán chi tiết. Các sổ này đều được theo dõi bởi hệ thống máy vi tính của Công ty, khi cần sử dụng kế toán viên có thể in các sổ này ra ngoài qua hệ thống máy in.
Trình tự ghi sổ kế toán được khái quát trong sơ đồ dưới đây:
Sơ đồ 5: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ-Ghi sổ tại Công ty Cổ phần CNTT An Đồng
(Kế toán kiểm tra, phân loại và nhập vào máy tính)
Báo cáo tài chính
Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
(Máy tính thực hiện)
Cụ thể hệ thống sổ sách kế toán Công ty áp dụng trong việc ghi sổ kế toán bao gồm các sổ như sau:
- Các chứng từ ghi sổ.
- Sổ Cái (dùng cho hình thức Chứng từ - ghi sổ).
- Sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ.
- Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ.
- Sổ Tài sản cố định.
- Sổ chi tiết theo dõi tài sản cố định tại nơi sử dụng.
- Sổ chi tiết theo dõi thanh toán với nhà cung cấp.
- Sổ chi tiết tiền vay.
- Sổ chi phí sản xuất kinh doanh.
- Thẻ tính giá thành sản phẩm.
- Sổ chi tiết các tài khoản.
- Bảng phân bổ tiền lương và BHXH.
- Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.
- Sổ theo dõi thuế GTGT.