a. Về tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ
Việc tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ trong kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của Công ty nhìn chung phù hợp và tuân thủ đúng chế độ quy định. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế trong việc vận dụng hệ thống chứng từ trong kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm cụ thể là trong kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán chi phí máy thi công và kế toán chi phí sản xuất chung.
- Đối với kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Quá trình cung ứng, sử dụng và thu hồi nguyên vật liệu trực tiếp cũng như việc tập hợp chi phí nguyên vật liệu phát sinh tại Công ty được thực hiện khá đầy đủ và tuân thủ đúng chế độ quy định. Các chứng từ phát sinh liên quan đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đều được tập hợp ở đội và cuối tháng gửi về phòng tài chính kế toán của Công ty. Các hoá đơn, chứng từ này được kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và khớp đúng với các chứng từ có liên quan rồi mới ghi sổ. Điều này góp phần tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp một cách chính xác và đầy đủ nhất. Đối với những nguyên vật liệu được sử dụng thường xuyên và có giá trị nhỏ thì để đảm bảo cho tiến độ thi công không bị gián đoạn thì thông thường thủ quỹ kiêm thủ kho của đội(nhân viên thống kê đội) thường chi tiền ở đội để mua các nguyên vật liệu này. Mặt khác khi vật tư mua về sẽ được sử dụng ngay cho thi công mà không qua nhập kho sẽ giảm được khoản chi phí bảo quản, chi phí kho bãi và chi phí vận chuyển vật tư từ Công ty đến công trường. Hơn nữa hiện
nay giá cả đang thay đổi thất thường và có xu hướng càng tăng trong tương lai nên khi Công ty mua vật tư về xuất dùng ngay cho thi công, giá xuất được tính theo giá thực tế đích danh sẽ đảm bảo chi phí công trình được chính xác và phù hợp hơn.
Việc tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ tại Công ty còn có nhiều điều bất cập ảnh hưởng đến kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm. Thẻ kho và các bảng kê nhập, xuất nguyên, nhiên vật liệu, bảng kê chi tiết chi phí mua ngoài, chi phí khác bằng tiền… cũng không được lập một cách thường xuyên, chi tiết và đầy đủ. Vì vậy chi phí phát sinh ở đội sẽ khó kiểm soát chính xác và đây chính là một trong những nguyên nhân làm cho chi phí sản xuất tăng lên.
Bên cạnh đó, khi Công ty mua nguyên vật liệu xuất dùng ngay cho thi công nhưng để đảm bảo đầy đủ thủ tục đội vẫn viết đồng thời cả Phiều nhập kho và Phiếu xuất kho. Việc này làm cho thủ tục thêm rườm rà và kế toán phải ghi thêm các bút toán không cần thiết. Trong khi đó khi thu hồi phế liệu thì kế toán lại không làm đủ các thủ tục nhập kho, không phản ánh đầy đủ trên giấy tờ, sổ sách. Việc hạch toán không đầy đủ phế liệu thu hồi sẽ làm chi phí nguyên vật liệu tăng lên so với thực tế và như vậy không những không hạ được giá thành công trình mà còn làm tăng lên. Điều này sẽ làm giảm sức cạnh tranh của Công ty.
- Đối với kế toán chi phí máy thi công
Các chi phí sử dụng máy thi công của Công ty như chi phí nguyên nhiên vật liệu, chi phí sửa chữa máy thi công, chi phí công cụ, dụng cụ… không được tập hợp một cách chi tiết và cụ thể. Công ty không lập các bảng kê xuất nguyên nhiên, vật liệu, không lập các bảng kê chi phí mua ngoài phục vụ chạy máy, không có nhật trình theo dõi ca, xe máy thi công. Toàn bộ chi phí này được
tập hợp và theo dõi thông qua bảng kê các chứng từ phát sinh bên có TK 152, TK 153 và trên chứng từ ghi sổ do đó không xem xét, đánh giá được một cách chi tiết và cụ thể các yếu tố chi phí của khoản mục này.
- Đối với kế toán chi phí sản xuất chung
Toàn bộ chi phí sản xuất chung được tập hợp và theo dõi thông qua bảng kê các chứng từ phát sinh bên có TK 152, TK 153 và các chứng từ ghi sổ chứ không lập các bảng kê chi phí dịch vụ mua ngoài, bảng kê các chi phí khác bằng tiền và không lập bảng tổng hợp chi phí sản xuất chung theo từng tháng. Vì vậy để theo dõi một cách vừa chi tiết, vừa tổng hợp khoản mục chi phí này rất khó khăn do đó khó có thể đánh giá mức độ sử dụng các yếu tố chi phí trong khoản mục chi phí sản xuất chung.
b. Về tài khoản kế toán
Việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với đặc điểm ngành nghề, sản phẩm và theo đúng quy định của Bộ tài chính. Công ty mở chi tiết các tài khoản chi phí theo từng công trình, hạng mục công trình, việc phân loại chi phí phù hợp và hạch toán chính xác là rất phù hợp với đặc điểm của ngành xây lắp như kế toán mở chi tiết các tài khoản TK 621, TK 622, TK 623, TK 627 cho từng công trình, hạng mục công trình. Kế toán tập hợp toàn bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp sản xuất vào TK 621, TK 622 chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình rất linh hoạt và thuận tiện cho việc theo dõi, đánh giá tình hình chi phí thực tế phát sinh so với dự toán để có những điều chỉnh phù hợp.
Bên cạnh những ưu điểm trên thì Công ty cũng có những hạn chế nhất định trong việc vận dụng hệ thống tài khoản, đó là hệ thống tài khoản của Công ty mở không đầy đủ:
- Các tài khoản phản ánh chi phí của Công ty chủ yếu được mở chi tiết cho công trình, hạng mục công trình chứ không hề có các tiếu khoản. Cụ thể như Công ty không mở chi tiết tài khoản chi phí sử dụng máy thi công(TK 623), tài khoản chi phí sản xuất chung(TK 627) thành các tiểu khoản mà hạch toán toàn bộ vào TK 623 và TK 627 chi tiết cho công trình, hạng mục công trình đó. Việc hạch toán hai khoản mục chi phí này đối với từng công trình mà không có sự chi tiết sẽ không đánh giá một cách chính xác được khoản chi phí này và từ đó làm cho giá thành công trình cũng không được tính toán một cách chính xác nhất. Do đó để theo dõi và đánh giá được tình hình sử dụng chi tiết chi phí, đưa ra được những biện pháp nhằm giảm thiểu và phân bổ chi phí một cách hợp lí hơn Công ty nên chi tiết các tài khoản này thành các tiếu khoản.
- Công ty không mở các tài khoản dự phòng như dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng nợ phải thu khó đòi… Tuy nhiên, trong thực tế việc trích lập các khoản dự phòng là rất cần thiết và quan trọng. Bởi vì các công trình thi công thường kéo dài và có khối lượng nguyên vật liệu sử dụng cho thi công là rất lớn. Trong khi đó giá mua của nguyên vật liệu lại không ổn định nên nó ảnh hưởng lớn đến quá trình sản xuất và tính toán chi phí của Công ty.
c. Về hệ thống sổ sách kế toán
Công ty đã chấp hành đầy đủ các chế độ chính sách do Nhà nước quy định, ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào hệ thống sổ sách. Nhờ đó công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở Công ty đã được thực hiện tốt góp phần không nhỏ trong việc đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế cao.
Tuy nhiên trong việc vận dụng hình thức sổ này ở Công ty còn một số hạn chế cần phải khắc phục. Công ty không sử dụng phần mềm kế toán mà chủ yếu
là kế toán thủ công trên Exel nên việc ghi sổ và thực hiện công tác trên đó chậm hơn nhiều so với việc sử dụng phần mềm kế toán khác. Hạn chế lớn nhất trong việc vận dụng hệ thống sổ sách kế toán tại Công ty là kế toán không lập các sổ chi tiết chi phí sản xuất cũng như các Bảng kê chi tiết chi phí, Bảng kê tổng hợp chi phí để theo dõi chi tiết tình hình sử dụng chi phí sản xuất của mình. Việc theo dõi các khoản mục chi phí này chủ yếu thông qua các chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản phản ánh chi phí như sổ cái TK 621, TK 622, TK 623, TK 627, TK 154. Tuy nhiên, chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản này chỉ phản ánh một cách tổng hợp tình hình sử dụng chi phí chứ không cụ thể và chi tiết do đó rất khó theo dõi, đánh giá mức độ, tần suất sử dụng các khoản chi phí theo thời gian.
c. Về hệ thống báo cáo kế toán
Do công tác kế toán được tổ chức phù hợp với quy mô và tình hình kinh doanh của Công ty cộng với việc vận dụng tốt hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán đã tạo thuận lợi cho việc lập các Báo kế toán của Công ty.
Tuy nhiên, Công ty không có hệ thống Báo cáo nội bộ để phục vụ nhu cầu quản trị nội bộ như: Bảng tổng hợp và phân tích chi phí sản xuất, báo cáo nhập xuất nguyên vật liệu, báo cáo chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, Báo cáo thu chi hàng tháng…Các báo cáo quản trị này rất quan trọng trong việc đánh giá một cách cụ thể, chi tiết tình hình sử dụng chi phí của doanh nghiệp của nhà quản lý do đó kế toán nên lập các báo cáo này một cách thường xuyên hơn.
d. Về đối tượng, phương pháp kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
Các công trình, hạng mục công trình thường có thời gian thi công kéo dài, kết cấu phức tạp và mang tính đơn chiếc…nên đối tượng tính giá thành mà Công ty xác định là các công trình, hạng mục công trình là hợp lý với đặc điểm sản phẩm xây lắp của mình. Tất cả các chi phí phát sinh được tập hợp riêng
cho từng công trình nên rất dễ theo dõi và so sánh đồng thời cung cấp thông tin sử dụng chi phí của từng công trình để kịp thời điều chỉnh vừa đảm bảo tiến độ thi công vừa tiết kiệm được tối đa chi phí.
Các công trình, hạng mục công trình do Công ty xây dựng thường có giá trị không lớn nên việc kế toán áp dụng phương pháp kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp là phương pháp giản đơn(phương pháp trực tiếp) vừa đúng chế độ vừa dễ dàng, thuận tiện và phù hợp với khả năng của Công ty. Các chi phí phát sinh được tập hợp theo bốn khoản mục chi phí riêng biệt rất thuận lợi cho việc theo dõi và so sánh với dự toán để có sự điều chỉnh nếu cần thiết và đồng thời đánh giá được mức độ ảnh hưởng của từng khoản mục chi phí đến giá thành công trình thực tế phát sinh cũng như kế hoạch đề ra.
e. Về phương pháp tính và phân bổ khấu hao máy thi công
Máy thi công của Công ty bao gồm cả máy của Công ty và thuê ngoài. Việc địa bàn thi công công trình xa nên Công ty tổ chức thuê máy là hợp lý và giảm được chi phí vận chuyển máy móc và do đó làm giảm đáng kể chi phí máy thi công. Đối với các máy thi công thuê ngoài Công ty thường tiến hành thuê trọn gói theo khối lượng công việc hoàn thành nên việc hạch toán tương đối dễ dàng, thuận tiện. Còn đối với máy thi công của Công ty được sử dụng cho công trình, hạng mục công trình nào thì toàn bộ chi phí phát sinh liên quan đến máy thi công sẽ được hạch toán cho công trình, hạng mục công trình đó. Do vậy Công ty không sử dụng tiêu thức phân bổ nào kể cả việc phân bổ chi phí khấu hao. Tuy nhiên việc tính chi phí khấu hao như thế đối với từng công trình là không thật sự chính xác.
Công ty sử dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng là chưa phản ánh chính xác mức độ hao mòn thực tế của máy móc, thiết bị. Các công
trình thường được thi công ở những nơi có điều kiện không tốt do đó máy móc thường nhanh hỏng hơn và tuổi thọ cũng giảm xuống nhanh hơn.