Hiện nay, Công ty hạch toán chung tất cả các chi phí liên quan đến máy thi công vào TK 623 khiến cho nhà quản lý không có được thông tin chi tiết về các yếu tố chi phí trong khỏan mục chi phí sử dụng máy thi công, gây khó khăn cho việc quản lý và theo dõi tình hình sử dụng thực tế đối với từng yếu tố trong khỏan mục. Do đó Công ty chi phí sử dụng máy thi công nên được chi tiết thành các tiểu khoản như: TK 6231 – chi phí công nhân vận hành máy, TK 6232
– chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu phục vụ máy thi công, TK 6233 – chi phí công cụ, dụng cụ, TK 6234 – chi phí khấu hao máy thi công, TK 6237 – chi phí dịch vụ mua ngoài, TK 6238 – chi phí bằng tiền khác.
Ở Công ty lái máy cũng như đội trưởng đội thi công không ghi nhật trình chạy máy để theo dõi số giờ máy hoạt động mà lập các bảng kê để theo dõi khối lượng công việc hoàn thành theo ngày, theo giờ, theo ca. Như vậy, đội trưởng không kiểm soát được cụ thể tiến độ làm việc của máy thi công, có những khi máy làm việc liên tục nhưng cũng có những khi máy lại hoạt động không hết công suất. Do vậy, lái máy và đội trưởng nên ghi nhật trình chạy máy theo thời gian để đảm bảo máy móc được sử dụng phù hợp và hiệu quả.
Mặt khác, các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ chạy máy của Công ty không được tập hợp một cách đầy đủ do đó Công ty nên lập bảng kê các khoản chi phí này kèm theo hoá đơn, chứng từ cụ thể.
BẢNG KÊ CHI PHÍ MUA NGOÀI PHỤC VỤ CHẠY MÁY
Tháng…năm… Công trình… Ngày
tháng Loại chi phí
Giá chưa
thuế Thuế GTGT Tổng tiền
… … … … …
Cộng … … …
Ngoài ra, Công ty nên lập Bảng tổng hợp chi phí sử dụng máy thi công để theo dõi một cách chi tiết và toàn diện về chi phí của các yếu tố chi phí trong khoản mục chi phí sử dụng máy thi công.
BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ SỬ DỤNG MÁY THI CÔNG
Tháng…năm… Công trình…
stt Loại chi phí Số tiền Ghi chú 1 Chi phí nguyên vật liệu chạy máy …
2 Chi phí công cụ, dụng cụ, phụ tùng thay thế …
3 Chi phí khấu hao máy thi công …
… … …
Cộng …
NHẬT TRÌNH THEO DÕI CA XE MÁY THI CÔNG
Công trình: … Tháng…năm…
Tên máy:…
Ngày tháng Tên công việc Giờ nổ máy Giờ tắt máy Tổng số giờ hoạt động
Lái máy ký xác nhận
… … … …
Cộng … … … …