Quy trình phân tích trong giai đoạn thực hiện kiểm toán thông thường trải qua các giai đoạn sau:
Bước 1: Phát triển một mô hình - Kết hợp với các biến tài chính và hoạt động Khi phát triển một mô hình KTV xác định các biến tài chính và mối quan hệ giữa chúng. Ví dụ Chi phí bán hàng có thể là sản phẩm của các biến như số lượng nhân viên bán hàng và doanh số bán bình quân của mỗi nhân viên.
Căn cứ vào mục đích cụ thể của việc áp dụng TTPT và thông tin các dữ liệu, KTV tiến hành lựa chọn các biến cụ thể để xây dựng mô hình. Hay nói cách khác với từng mô hình là nhằm mục đích dể sự đoán số dư tài khoản hiện tại hay để dự đoán thay đổi so với số dư của năm trước. Khi số dư của năm trước đã được kiểm toán thì việc dự đoán thay đổi của năm hiện hành so với năm trước là có hiệu lực. Khi đó có thể loại ra khỏi mô hình những biến độc lập không đổi so với năm trước.Ví dụ một hãng cho thuê ôtô để ước tính doanh thu năm nay thì sử dụng tỉ lệ thuê ôtô trong năm, tổng số ôtô và giá cho thuê. Cũng có thể tính doanh thu hiện tại dựa trên doanh thu năm trước và những thay dổi về tỷ lệ thuê ôtô trong suốt năm hiện tại so với năm trước nếu giá thuê không đổi.
Mô hình sẽ cung cấp nhiều thông tin hơn khi kết hợp đựoc những biến độc lập có liên quan và vì vậy dự đoán sẽ chính xác hơn. Nếu mô hình và dự đoán đơn giản hóa thì sẽ đơn giản hóa các phép so sánh và mức hạn của bằng chứng kiểm toán. Vì
thế cần phát triển mô hình theo hướng chi tiết hóa dữ liệu và có thể chi tiết hóa thành nhiều mô hình nhỏ hơn để có thể tăng tính chính xác cho dự đoán.
Bước 2: Xem xét tính độc lập và tin cậy của dữ liệu tài chính và nghiệp vụ
Tính chính xác của dự đoán và bằng chứng thu được từ TTPT phụ thuộc vào tính độc lập và tin cậy của dữ liệu tài chính và nghiệp vụ sử dụng trong mô hình. Để đảm bảo tính độc lập của dữ liệu cần chi tiết hóa các dự tính: dự tính càng chi tiết thì độ tin cậy càng cao do tính độc lập với tài khoản được dự tính tăng lên.
Theo chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam sô 520 đoạn 13 quy định: “ Khi áp dụng quy trình phân tích, KTV phải xem xét các yếu tố sau: - Mục tiêu của phân tích và độ tin cậy của kết quả thu được;
- Đặc điểm của đơn vị và mức độ chi tiết hóa thông tin (Ví dụ: Quy trình phân tích áp dụng đối với thông tin tài chính của từng đơn vị thành viên sẽ hiệu quả hơn là chỉ áp dụng đối với thông tin tổng hợp của các đơn vị…);
- Khả năng sẵn có của các thông tin tài chính, phi tài chính;
- Độ tin cậy của các thông tin (Ví dụ: Sự đúng đắn của các kế hoạch hoặc dự đoán…);
- Tính thích đáng của các thông tin (Ví dụ: Kế hoạch được thiết lập có tính khả thi hơn là kế hoạch chỉ là các mục đích phải đạt được);
- Nguồn gốc thông tin (Ví dụ: Thông tin từ bên ngoài thường có độ tin cậy cao hơn thông tin do đơn vị cung cấp…);
- Khả năng so sánh của thông tin (Ví dụ: Thông tin do đơn vị cung cấp có thể so sánh với thông tin của đơn vị khác trong cùng ngành..);
- Những hiểu biết có được từ cuộc kiểm toán các kỳ trước cùng với hiểu biết về tính hiệu quả của hệ thống KSNB và các vấn đề nảy sinh đã dẫn đến các bút toán điều chỉnh trong những kỳ trước.”
Bước 3: Ước tính giá trị và so sánh với giá trị ghi sổ
So sánh giá trị ghi sổ có thể dựa theo mô hình và trên cơ sở dữ liệu độc lập và tin cậy. Phép so sánh này cần chú ý các xu hướng:
- Tính thường xuyên của việc đánh giá mối quan hệ đang nghiên cứu(chia nhỏ số liệu theo thời gian): tính nhất quán cũng như độ tin cậy của mối quan hệ trong phân tích càng cao khi mối quan hệ cụ thể này được đánh giá thường xuyên. Ví dụ phân tích xu hướng biến động của chi phí bán hàng theo doanh số bán chắc chắn sẽ cung cấp bằng chứng thuyết phục hơn so với việc phân tích biến động này theo năm.
- Tính biến động tất yếu và biến động bất thường: Khi so sánh số liệu các tháng với nhau chênh lệch có thể là biến động tất yếu theo mùa vì thế không thể có giá trị bất biến hàng tháng. Để có chênh lệch cần so sánh với số liệu cùng kỳ năm trước hoặc số tổng cộng cả năm.
Bước 4: Phân tích nguyên nhân chênh lệch
Nguyên nhân chênh lệch có thể do số dư tài khoản hay loại nghiệp vụ được kiểm toán chứa đựng sai sót và cũng có thể do ước tính trong phân tích. Để tìm hiểu nguyên nhân, KTV cần tiếp xúc với nhân viên của đơn vị được kiểm toán, nếu qua tiếp xúc vẫn không có lời giải thích hợp lý thì cần xem xét lại giả định và dữ liệu dùng để ước tính. Sau khi xem xét quá trình triển khai TTPT nếu vẫn còn chênh lệch thì KTV cần tiến hành kiểm tra chi tiết.
Bước 5: Xem xét những phát hiện qua kiểm toán
Những phát hiện qua kiểm toán bao gồm những sai sót trong tài khoản, qua quan sát hệ thống KSNB, hệ thống thông tin và những vấn đề khác vì vậy bằng chứng kiểm toán thu thập được từ TTPT cần được đánh giá lại. Nghĩa là mọi chênh lệch được phát hiện trong kiểm toán cần được điều tra về tính chất và nguyên nhân cả về cơ sở dẫn liệu cả về mục tiêu kiểm toán và cả tình hình kinh doanh của khách hàng.