II. Nguồn kinh phớ và quỹ khỏc
2.2.2.1. Thu thập bằng chứng kiểm toỏn với khoản mục tiền
Mục tiờu kiểm toỏn khoản mục tiền là xem xột tớnh hiện hữu (số dư tài khoản tiền vào ngày lập bỏo cỏo là cú thực), đầy đủ (tất cả cỏc nghiệp vụ liờn quan đến tiền đều được ghi chộp đầy đủ, tất cả cỏc loại tiền đều được ghi chộp, phản ỏnh), tớnh giỏ (tiền và cỏc loại phải được tớnh giỏ đỳng đắn theo cỏc nguyờn tắc được quy định trong hạch toỏn tiền), chớnh xỏc số học ( số dư tài khoản tiền mặt phải được tớnh toỏn, ghi sổ và chuyển sổ chớnh xỏc), phõn loại và trỡnh bày ( tiền phản ỏnh trờn bỏo cỏo bao gồm tiền mặt, tiền gửi, tiền đang chuyển theo đứng cỏch phõn loại đối với tiền quy định), quyền và nghĩa vụ (tiền của doanh nghiệp phải phản ỏnh đỳng là tài sản của doanh nghiệp).
Cỏc kỹ thuật mà Cụng ty kiểm toỏn A&C ỏp dụng trong kiểm toỏn tiền: Phỏng vấn, quan sỏt, phõn tớch, kiểm kờ, tớnh toỏn, kiểm tra tài liệu.
Đối với Cụng ty ABC:
Tại Cụng ty ABC bao gồm cỏc khoản mục tiền: Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngõn hàng. Cỏc kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toỏn tại Cụng ty ABC được Cụng ty kiểm toỏn A&C ỏp dụng :
• Phỏng vấn: Kiểm toỏn viờn sẽ phỏng vấn kế toỏn trưởng tỡm hiểu
quy trỡnh về tiền từ đú đỏnh giỏ hệ thống kiểm soỏt nội bộ của Cụng ty ABC. Trong quỏ trỡnh phỏng vấn cú liờn quan đến từng nghiệp vụ cụ thể cú thể phỏng vấn trực tiếp kế toỏn ghi sổ. Sau khi phỏng vấn, kiểm toỏn viờn sẽ ghi lại những thụng tin thu được trờn giấp tờ làm việc.
Bảng số 11: Trớch giấy tờ làm việc của kiểm toỏn viờn
Client: Cụng ty ABC Prepared by: H.Linh Date: 6/1/2008
Period ended:
31/12/2007
Reviewed by: P.Huy Date: 13/1/2008 Subject: Tiền và cỏc khoản tương đương tiền / Cash and cash equivalents
Nội dung Cú (Đỳng) Khụng (Sai) Ghi chỳ (Mụ tả) Người giữ quỹ (thủ quỹ) cú kiờm nhiệm
cỏc cụng việc khỏc khụng (như hạch toỏn thu chi tiền mặt hay theo dừi cụng nợ…)
Quỹ tiền mặt cú cất giữ cựng cỏc nguồn khỏc như: Quỹ cụng đoàn…khụng?
Quỹ cụng đoàn để trong bọc riờng. Đơn vị cú quy định về mức tồn quỹ
khụng?
Tiền mặt cú được giữ trong kột, đặt ở nơi an toàn, hạn chế ra vào? Quyền mở kột cú hạn chế khụng:
Đơn vị cú quy định về thẩm quyền phờ duyệt khoản chi khụng?
Cú được xuất quỹ khi phiếu chi chưa được cấp cú thẩm quyền phờ duyệt khụng?
Cú sổ quỹ do thủ quỹ theo dừi một cỏch độc lập với sổ kế toỏn tiền mặt khụng? Sổ quỹ cú được cập nhật ngay khi thu, chi tiền?
Phiếu chi cú đủ chữ ký, họ tờn người nhận tiền khụng? ...
Kết luận chung: Hệ thống kiểm soỏt nội đối với khoản mục tiền ở mức trung bỡnh.
• Quan sỏt: Kiểm toỏn viờn sẽ thực hiện quan sỏt hoạt động thu chi
tiền sau đú ghi vào giấy tờ làm việc. Tại Cụng ty ABC, trường hợp trả tiền mặt trực tiếp cho cỏn bộ nhõn viờn của người bỏn cú giấy giới
thiệu cũn hiệu lực của người bỏn. Và việc thu tiền bỏn hàng do một nhõn viờn làm và tỏch biệt với người viết hoỏ đơn chứng từ. Sau đú sẽ nộp lại tiền cho thủ quỹ vào cuối ngày. Hoỏ đơn, phiếu thu được đỏnh số trước.
• Thủ tục phõn tớch: Kiểm toỏn viờn sẽ tiến hành lập biểu tổng hợp để
phõn tớch xu hướng biến động của tài khoản tiền qua cỏc năm.
Bảng số 12: Mức tăng giảm tiền qua cỏc năm
Khoản mục Năm 2006 Năm 2007 Mức tăng (giảm)
1. Tiền 285.403.782.118 322.778.126.054 37.374.343.936 Tiền mặt 300.782.118 1.650.126.054 1.349.343.936 Tiền gửi ngõn
hàng
285.103.000.000 321.128.126.054 36.025.126.054
Mức tồn quỹ cuối năm vượt do khỏch hàng trả tiền cho Cụng ty nhưng Cụng ty chưa kịp gửi tiền vào ngõn hàng.
Bảng số 13: Biờn bản kiểm kờ quỹ của Cụng ty ABC ngày 31/12/2007
BIấN BẢN KIỂM Kấ QUỸ
Thời gian: 15h ngày 31/12/2007
Thành phần tham gia kiểm kờ gồm:
ễng: Đinh La Thăng - Kế toỏn trưởng Bà: Phạm Thị Thu - Kế toỏn tiền mặt ễng: Đỗ Mạnh Hải - Thủ quỹ
Kiểm toỏn viờn: Hoàng Hà Linh (Chứng kiến kiểm kờ) • Tổng quỹ theo sổ sỏch: 1.650.126.054
• Tổng quỹ thực tế: 1.650.125.000
Diễn giải Số lượng Số tiền
Số dư theo sổ quỹ 1.650.126.054
Số kiểm kờ thực tế 1.650.125.000 Loại 500.000 2000 1.000.000.000 Loại 200.000 1000 200.000.000 Loại 100.000 2000 200.000.000 Loại 50.000 2000 100.000.000 Loại 20.000 4000 80.000.000 Loại 10.000 7000 70.000.000 Loại 5.000 21 105.000 Loại 2000 10 20.000 Chờnh lệch: 1.054 Nguyờn nhõn: Do tiền lẻ
Kế toỏn trưởng Thủ quỹ Kiểm toỏn viờn
Tớnh toỏn:
Kiểm toỏn viờn sẽ kiểm tra tớnh chớnh xỏc của cỏc số dư trờn sổ cỏi, sổ chi tiết cỏc tài khoản tiền mặt.
Dư cuối kỳ = Dư nợ đầu kỳ + Phỏt sinh nợ - Phỏt sinh cú trờn sổ chi tiết tài khoản 111 và so sỏnh kết quả đú với bảng cõn đối số phỏt sinh, sổ cỏi, biờn bản kiểm kờ quỹ.
Bảng số 14: Trớch giấy tờ làm việc của kiểm toỏn viờn
Client: Cụng ty ABC Prepared by: H.Phương Date: 6/1/2008 Period ended: 31/12/2007 Reviewed by: Thảo Date: 13/1/2008 Subject: Tiền và cỏc khoản tương đương tiền
Dư đầu kỳ Phỏt sinh nợ Phỏt sinh cú Dư cuối kỳ Tiền mặt 300.782.118 20.790.000.00
0
19.440.656.06 4
1.650.126.054
Số dư đầu kỳ khớp với bỏo cỏo kiểm toỏn năm 2006
Dư cuối kỳ khớp với bảng cõn đối số phỏt sinh, biờn bản kiểm kờ quỹ.
Kiểm tra chi tiết: Kiểm toỏn viờn thực hiện kiểm tra chi tiết tiền tức
kiểm tra phiếu thu, phiếu chi, kiểm tra xem chữ ký cú đầy đủ, hợp lý, hợp lệ, số tiền cú đỳng khụng … để kết luận nghiệp vụ phỏt sinh cú căn cứ hợp lý. Tại Cụng ty ABC, kiểm toỏn viờn sẽ thực hiện chọn mẫu một số khoản thu, chi tiền cú khả năng xảy ra sai phạm và một số khoản chi tiền lớn.
Bảng số 15: Trớch giấy tờ làm việc của kiểm toỏn viờn
Client: Cụng ty ABC Prepared by: H.Phương Date: 6/1/2008 Period ended: 31/12/2007 Reviewed by: Thảo Date: 13/1/2008 Subject: Kiểm tra chi tiết tiền mặt
Chứng từ
SH NT Nội dung
TK
ĐƯ Số tiền Ghi chỳ
PC 111 9 1/10/2007 Ứng tiền lương trả cụng trỡnh xi măng Bỳt Sơn 141 3 150.000.00 0 Phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng hợp lý, hợp lệ PC 121 1 …
5/12/2007 Thanh toỏn chi phớ xăng dầu, chi phớ tiếp khỏch 642 333 1 11.200.000 1.120.000
Phiếu chi, hoỏ đơn giỏ trị gia tăng đầy đủ, hợp lý, hợp lệ. PC
121 5
20/12/2007 Thanh toỏn tiền thuờ xe trở cụng nhõn đi cụng trỡnh XM Bỡnh Phước 627 8 133 1 14.285.000 715.000 Phiếu chi, hợp đồng thuờ xe, hoỏ đơn giỏ trị gia tăng hợp lý, hợp lệ Để khẳng định khụng cú khoản chi phớ, doanh thu ghi nhận khụng đỳng kỳ, kiểm toỏn viờn sẽ chọn ra một số nghiệp vụ kinh tế xảy ra trước và sau ngày kết thỳc niờn độ 15 ngày. Qua kiểm tra thấy khụng cú khoản doanh thu, hay chớ phớ nào bị ghi nhận nhầm.
Đối với khoản mục tiền gửi ngõn hàng: Kiểm toỏn viờn cũng thực
hiện kiểm tra chi tiết, đối chiếu với chứng từ gốc như tài khoản tiền mặt, xem xột cỏc ngõn hàng mà Cụng ty giao dịch gồm: Ngõn hàng đầu tư và phỏt triển
Hà Tõy, Ngõn hàng Cụng thương Nguyễn Trói, Ngõn hàng đầu tư và phỏt triển Nghệ An.
Đối với Cụng ty XYZ:
• Phỏng vấn: Kiểm toỏn viờn tiến hành phỏng vấn kế toỏn trưởng về quỏ trỡnh thu, chi tiền và ghi chộp vào giấy tờ làm việc.
• Quan sỏt: Kiểm toỏn viờn thực hiện quan sỏt giống đối với Cụng ty ABC.
Kết luận: Hệ thống kiểm soỏt nội bộ của Cụng ty cú hiệu lực.
• Thủ tục phõn tớch: Kiểm toỏn viờn sẽ tiến hành lập biểu tổng hợp để phõn tớch xu hướng biến động của tài khoản tiền qua cỏc năm.
Bảng số 16: Mức tăng giảm tiền qua cỏc năm
Khoản mục Năm 2006 Năm 2007 Mức tăng (giảm)
1. Tiền 22.640.512.278 19.088.102.411 (3.552.409.860) Tiền mặt 4.210.548.820 1.433.502.110 (2.777.046.710) Tiền gửi ngõn
hàng
18.429.963.458 17.654.600.301 (775.363.150)
Mức tồn quỹ cuối năm giảm do Cụng ty đó kịp chuyển tiền vào tài khoản tiền gửi ngõn hàng khi khỏch hàng trả tiền, và thanh toỏn tiền lói cổ tức cho cỏc cổ đụng. Tiền gửi ngõn hàng giảm do Cụng ty thanh quyết toỏn cỏc khoản nợ cho chủ cỏc cụng trỡnh xõy dựng.
Bảng số 17: Biờn bản kiểm kờ quỹ của Cụng ty XYZ ngày 31/12/2007 BIấN BẢN KIỂM Kấ QUỸ
Thời gian: 10h ngày 31/12/2007
Thành phần tham gia kiểm kờ gồm:
ễng: Đinh Xuõn Trường - Kế toỏn trưởng Bà: Phạm Thị Phương - Kế toỏn thanh toỏn ễng: Đỗ Duy Minh - Thủ quỹ
Kiểm toỏn viờn: Hoàng Minh Phương (Chứng kiến kiểm kờ) • Tổng quỹ theo sổ sỏch: 1.433.502.110
• Tổng quỹ thực tế: 1.433.502.000
Diễn giải Số lượng Số tiền
Số dư theo sổ quỹ 1.433.502.110
Số kiểm kờ thực tế 1.433.502.000 Loại 500.000 2000 1.000.000.000 Loại 200.000 1000 200.000.000 Loại 100.000 2000 200.000.000 Loại 50.000 200 10.000.000 Loại 20.000 1000 20.000.000 Loại 10.000 200 2.000.000 Loại 5.000 300 1.500.000 Loại 2000 1 2.000 Chờnh lệch: 110 Nguyờn nhõn: Do tiền lẻ
Kế toỏn trưởng Thủ quỹ Kiểm toỏn viờn
Tớnh toỏn:
Kiểm toỏn viờn thực hiện kỹ thuật tớnh toỏn tại Cụng ty XYZ cũng giống như đối với Cụng ty ABC và so sỏnh kết quả tớnh toỏn được trờn sổ cỏi TK 111, Bảng cõn đối kế toỏn, Bảng cõn đối phỏt sinh, Bảng cõn đối kế toỏn thấy số liệu khớp đỳng.
Kiểm tra tài liệu:
Đối với Cụng ty XYZ, kiểm toỏn viờn sẽ tiến hành kiểm tra cỏc phiếu chi cú số tiền lớn hơn 50.000.000đ. Sau khi kiểm tra, kiểm toỏn viờn sẽ tiến hành ghi chộp cỏc vấn đề sai sút trờn giấy làm việc.
Bảng số 18: Trớch giấy tờ làm việc trong quỏ trỡnh kiểm tra chi tiết khoản mục tiền mặt
Client: Cụng ty ABC Prepared by: H.Linh Date: 4/1/2008 Period ended: 31/12/2007 Reviewed by: P.Thảo Date: 13/1/2008 Subject: Kiểm tra chi tiết tiền mặt
Chứng từ
SH NT Nội dung
TK
ĐƯ Số tiền Ghi chỳ
PC 125
11/10/2007 Chi tiền tiếp khỏch
642 70.000.000 Phiếu chi khụng ghi ngày thỏng
chi tiền, hoỏ đơn giỏ trị gia tăng hợp lý, hợp lệ. PC 140 … 5/11/2007 Chi lương thỏng 11 334 120.000.00 0 Bảng thanh toỏn lương khụng cú ký nhận đầy đủ của cỏn bộ cụng nhõn viờn. PC 250 21/12/2007 Thanh toỏn tiền chi phớ bốc xếp. 6278 720.000 Khụng cú hoỏ đơn tài chớnh • Phỏng vấn:
Kiểm toỏn viờn tiến hành phỏng vấn về cỏc vấn đề trờn, kế toỏn trả lời như sau: Phiếu chi khụng ghi ngày thỏng, bảng thanh toỏn lương khụng cú đủ chữ ký của nhõn viờn là do sơ suất của kế toỏn, cũn thanh toỏn chi phớ bốc xếp khụng cú hoỏ đơn tài chớnh là do đơn vị tiến hành thuờ ngoài thoả thuận đơn giỏ bằng miệng.