5. Kết quả hoạt động kinh doanh trong năm qua của Công ty
2.2.2.4 Đánh giá rủi ro kiểm soát
Để đánh giá rủi ro kiểm soát, kiểm toán viên phải tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ. Việc kiểm soát hệ thống kiểm soát nội bộ về cơ bản được thực hiện trên cơ sở chọn mẫu một số nghiệp vụ phát sinh và theo dõi từ lúc đặt hàng đến lúc thanh toán.
Trước hết kiểm soát viên phải nắm hết được các mặt hàng mà đơn vị cung cấp
Đối với công ty ABC: Các sản phẩm về nông sản, lâm sản, hải sản
Thời điểm hạch toán: Doanh thu bán lẻ được xác định khi hóa đơn bán hàng được giao nhận. Doanh thu từ hàng gửi bán được xác nhận khi khách hàng chấp nhận thanh toán và hóa đơn được lập.
Hàng bán lẻ: Thường không có đơn đặt hàng. Tuy nhiên trong một số trường hợp công ty nhận được đơn đặt hàng bán lẻ với số lượng lớn, nhân viên bán hàng nhận đơn đặt hàng của khách hàng và chuyển giao hàng cho người mua
Hàng gửi bán: Hợp đồng hàng gửi bán phải có chữ ký của đơn vị đại lý và hợp đồng này phải được phê chuẩn, ký duyệt của trưởng phòng kinh doanh hoặc Giám đốc. Anh H là người có trách nhiệm kiểm soát hàng gửi bán đại lý như là hàng tồn kho và thường xuyên đối chiếu danh sách hàng gửi bán với khách hàng ( thường được thực hiện 1 tháng 1 lần).
Vận chuyển hàng: Công ty luôn có bộ phận chuyên có trách nhiệm kiểm tra chất lượng hàng hóa và đóng gói trước khi hàng hóa được vận chuyển. Công ty lập báo cáo vận chuyển trước khi vận chuyển hàng hóa đến khách hàng.
Lập hóa đơn: tất cả hóa đơn đều đã được đánh số trước và được kiểm tra một cách độc lập.Các hóa đơn bán hàng đã được khách hàng thanh toán đều được lưu tại một hồ sơ riêng.
Đối với hàng bán theo phương thức bán lẻ, hóa đơn được lập tập trung ở phòng kế toán cho các giao dịch lớn hơn 100.000 VNĐ. Và được lập sau khi nhận được báo cáo bán hàng của quầy bán lẻ.
Đối với hàng hóa theo phương thức đại lý: Hóa đơn bán hàng được lập vào cuối tháng khi nhận được thông báo giá của bên nhận bán.
Công ty lập giấy báo Có khi khách hàng gửi trả lại hàng do sai lô hàng hoặc khách hàng có những thắc mắc về chất lượng hàng hóa. Giấy báo Có phải được phê chuẩn bởi trưởng phòng kinh doanh. Tuy nhiên, công ty lại không đối chiếu số tiền giữa giấy báo Có và hóa đơn bán hàng.
của nhân viên bán hàng. Tất nhiên kế toán tiền mặt phải kiểm tra báo cáo bán hàng và nhận số tiền từ nhân viên bán hàng. Phiếu thu này được ghi sổ quỹ hàng ngày và tiền mặt được gửi vào ngân hàng sau một tuần.
Thủ tục kiểm soát:
Kiểm toán viên đánh giá hiệu quả của các thủ tục kiểm soát qua việc thực thi các nguyên tắc phân công phân nhiệm, ủy quyền và phê chuẩn, bảo quản chứng từ sổ sách đầy đủ.
Đối với Công ty ABC: Bằng cách nào khách hàng đảm bảo hàng đã được vận chuyển được lập hóa đơn: Kiểm toán viên quan sát và kiểm tra việc thực hiện các thủ tục kiểm soát của đơn vị như sau:
- Báo cáo hàng vận chuyển được lập định kỳ
- Kiểm soát độc lập đối chiếu báo cáo vận chuyển với danh sách hóa đơn được lập
- Hệ thống kế toán với bộ phận vận chuyển có tương thích
Kiểm toán viên sẽ quan sát và kiểm tra 3 vấn đề trên để đánh giá mục tiêu hiện hữu tức là hàng đã được vận chuyển đã được lập hóa đơn chưa. Rủi ro kiểm soát ở mục tiêu này được đánh giá ở mức trung bình.
Bằng cách nào khách hàng đảm bảo rằng giấy báo Có được lập đúng. Kiểm toán viên kiểm tra việc áp dụng các thủ tục kiểm soát của đơn vị về vấn đề như sau:
- Phê chuẩn đối với giấy báo Có
- Kiểm tra độc lập đối với giấy báo Có và chính sách tín dụng
Kiểm toán viên đánh giá rủi ro kiểm soát ở mục tiêu này là trung bình. Bằng cách nào khách hàng đảm bảo rằng hóa đơn đã được lập ghi sổ đúng. Kiểm toán
- Báo cáo doanh thu được kiểm tra độc lập và chuyển cho kế toán phải thu để kiểm tra với hóa đơn
- Kế toán phải thu lập bút toán và ghi sổ vào sổ chi tiết
- Kế toán phải thu lập danh sách khách nợ từ các hóa đơn lẻ, danh sách được đối chiếu hàng tháng với sổ tổng hợp
Quan sát mục tiêu này kiểm toán viên đánh giá rủi ro kểm soát ở mức thấp
Bằng cách nào khách hàng đảm bảo các khoản thu tiền được ghi sổ đúng: kiểm toán viên quan sát và kiểm tra các thủ tục kiểm soát áp dụng đối với:
- Bảng kê thu tiền mặt được lập trước khi ghi sổ - Đối chiếu định với ngân hàng
- Đối chiếu định kỳ giữa thủ quỹ và kế toán - Kiểm tra nội bộ với việc ghi sổ
Kiểm toán viên đánh giá rủi ro kiểm soát ở mục tiêu này ở mức trung bình
Bằng cách nào khách hàng đảm bảo các khoản thu tiền đã được ghi sổ. Kiểm toán viên quan sát và kiểm tra việc áp dụng thủ tục kiểm soát về vấn đề sau:
- Tất cả các khoản thu tiền đều được thực hiện qua ngân hàng - Định kỳ lập đối chiếu số dư với ngân hàng
Kiểm toán viên quan sát và kiểm tra tài liệu đánh giá rủi ro kiểm soát của mục tiêu này ở mức trung bình
Bằng cách nào khách hàng đảm bảo tất cả các khoản phải thu đều được ghi sổ.Kiểm toán viên quan sát và kiểm tra tài liệu thực hiện các thủ tục kiểm soát sau:
- Danh sách các khách nợ hằng ngày được công dồn và đối chiếu với nhân viên tín dụng.
- Đối chiếu với số dư khách hàng định kỳ
Kiểm toán viên kiểm tra tài liệu và đánh giá rủi ro kiểm soát ở mục tiêu này là trung bình
Như vậy tại Công ty ABC kiểm toán viên đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát của Công ty đạt mức trung bình.
Sau khi đánh giá ban đầu về các thủ tục kiểm soát được áp dụng tại Công ty ABC, kiểm toán viên tiến hành một số thử nghiệm kiểm soát chủ yếu để đánh giá lại hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty. Các thử nghiệm kiểm soát được áp dụng tại Công ty ABC là:
- Phỏng vấn các nhân viên và quan sát quá trình thực hiện: nhằm kiểm tra việc phân tích trách nhiệm có được thực hiện đầy đủ hay không. Kết luận mục tiêu kiểm toán đã được thỏa mãn
- Kiểm tra chứng từ và làm lại cá thử nghiệm kiểm soát. Kiểm toán viên tiến hành từ đầu đến cuối áp dụng cho Công ty ABC như sau :
Bảng2.2: Thủ tục kiểm tra từ đầu đến cuối áp dụng cho Công ty ABC
Khách hàng: ABC
Kỳ kiểm toán: Năm kết thúc 31-12-2008 Lĩnh vực: Kiểm tra từ đầu đến cuối
Người thực hiện Người kiểm tra
Tham chiếu
Mục tiêu đảm bảo các thủ tục kiểm soát dược thực hiện Phương pháp: Chọn 3 hóa đơn
1. Đối chiếu với báo cáo bán hàng 2. Đối chiếu với phiếu xuất và vận đơn 3. Đối chiếu với sổ phụ các khoản phải thu Chọn 3 giấy Báo Có:
4. Đối chiếu với phiếu nhập hàng trả lại 5. Kiểm tra sự phê chuẩn
8. Đối chiếu với sổ phụ Ngân hàng
9. Đối chiếu với lệnh chuyển tiền và phiếu thu Kết quả: thỏa mãn Hóa đơn Khách hàng 1 2 3 Số hiệu Ngày tháng 150 1350 2365 01/03/2008 15/09/2008 20/02/2008 A B C * * * * * * * * * Giấy báo Có Khách hàng 4 5 6 Số hiệu Ngày tháng AQ N1 APQ N1 APQ N2 12/08/2008 03/06/2008 31/01/2008 A B C * * * * * * * * * Chứng từ tiền Khách hàng 7 8 9 Số hiệu Ngày thàng PT 29 PT 63 PT 90 06/03/2008 05/04/2008 20/08/2008 A B C * * * * * * * * *
Vậy sau khi thử nghiệm kiểm soát được thực hiện kiểm toán viên nhận thấy hệ thống kiểm soát nội bộ là đáng tin cậy, do đó kiểm toán viên giữ nguyên mức đánh giá rủi ro ban đầu về rủi ro kiểm soát chung cho toàn bộ chu trình bán hàng và thu tiền là : trung bình