Đây là bộ phận chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí của sản phẩm xây lắp và sản phẩm sản xuất công nghiệp, việc tiết kiệm hay lãng phí chi phí này sẽ ảnh hởng rất lớn đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Trong thời kỳ tập trung thi công, chi phí về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tăng lên. Vì vậy, Xí nghiệp phải quản lý chặt chẽ ngay từ khi mua vào, cấp phát ra, phải căn cứ vào định mức tiêu hao nội bộ, căn cứ vào kế hoạch tiến độ xây dựng, sản xuất sản phẩm. Do vậy việc hạch toán chính xác, đầy đủ, kịp thời giúp cho việc xác định lợng tiêu hao thực tế đảm bảo tính đúng đắn của giá thành công trình xây dựng.
Khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của Xí nghiệp bao gồm: - Chi phí nguyên vật liệu chính: Sắt thép xây dựng , xi măng các loại , cát , đá , gạch , thiết bị xây dựng cơ bản khác nh gạch lát nền , thiết bị điện , thiết bị vệ sinh ...
- Chi phí vật liệu phụ: phụ gia, que hàn, đinh.
- Chi phí phụ tùng thay thế: Săm lốp ô tô, bình ắc quy..
- Chi phí công cụ dụng cụ: Máy đầm điện , máy bơm nớc công suất nhỏ , máy khoan tay , cốp pha các loại , cột chống ...
- Chi phí vật liệu trực tiếp khác , nhiên liệu...
Xí nghiệp sử dụng TK 621 để hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phục vụ cho thi công xây lắp, máy thi công, công tác quản lý tổ đội phát sinh trong tháng. Tài khoản 621 đợc mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình
TK 62101: Công trình Điện lực Bắc Ninh
TK 62102: Công trình Điện lực Tiên sơn TK 62103: Công trình Cầu vợt B1-15 ...
TK 62108: Công trình Cống dân sinh ADB1-1B.
Xí nghiệp 801 Công ty Xây Dựng Sông Đà 8 áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, cụ thể nh sau:
* Chi phí nguyên vật liệu:
Phòng kinh tế - kế hoạch lập dự toán và kế hoạch thi công cho từng công trình, hạng mục công trình. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất đợc giao và thực tế phát sinh tại từng thời điểm, chủ công trình lập phiếu yêu cầu xuất nguyên vật liệu. Ban kinh tế - kế hoạch căn cứ vào dự toán công trình và tình hình thực tế, lập kế hoạch mua nguyên vật liệu, đa lên giám đốc Xí nghiệp duyệt, sau đó chuyển xuống phòng kế toán duyệt và lập 02 liên phiếu xuất kho rồi chuyển cho thủ kho. Thủ kho ghi số thực xuất vào 02 liên phiếu xuất: 01 liên giao cho ngời lĩnh vật t, 01 liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho, cuối tháng tập hợp chứng từ để kế toán tổng hợp nhập số liệu đã đợc mã hoá vào sổ nhật ký chung trên máy vi tính. Phần mềm kế toán SAS sẽ tự động ghi vào các sổ kế toán liên quan: sổ cái TK 152, TK 621, sổ chi tiết TK 621. Trờng hợp các phiếu xuất kho nguyên vật liệu cho một công trình phát sinh trong tháng với số lợng nhỏ thì sẽ tập hợp các phiếu xuất kho và ghi một lần vào sổ nhật ký chung và các sổ liên quan.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đợc hạch toán trực tiếp vào các đối tợng chịu chi phí theo giá trị thực tế của từng loại nguyên vật liệu xuất dùng. Xí nghiệp 801 Công ty Xây Dựng Sông Đà 8 áp dụng phơng pháp bình quân gia quyền cả kỳ( tháng) để tính giá trị thực tế vật liệu xuất dùng (trị giá nguyên vật liệu xuất kho không bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ - chi phí này đợc hạch toán vào chi phí sản xuất chung). Cuối tháng kế toán căn cứ vào số lợng, đơn giá nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ để tính đơn giá nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ theo trình tự sau:
- Tính đơn giá xuất kho
- Tính trị giá nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ
Ví dụ trong tháng 12 có tình hình nhập, xuất thép < phi 10 sau: TT Ngày tháng Diễn giải Khối lợng (kg) Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) 1 01/12 Tồn kho đầu tháng 4.530 4.288,2 19.414.221 2 03/12 Nhập kho 1.200 4.333,3 5.199.960 3 15/12 Xuất kho 1.250 4 19/12 Nhập kho 1.096 4.333,33 4.749.297 5 21/12 Xuất kho 3.050 6 28/12 Xuất kho 980 7 31/12 Tồn kho cuối tháng 646 4.301,7 2.778.898 Đơn giá thực tế thép xuất dùng:
Đơn giá =.
Trị giá thép thực tế xuất dùng của ngày 15/12 là: 1.250 x 4.301,7 = 5.377.125 VNĐ
Trích phiếu xuất kho số 28 ngày 21/12/2001
Xí nghiệp 801
Phiếu xuất kho
Ngày 21/12/2001. Số 28 Nợ TK 621 Có TK 152 Họ tên ngời nhận hàng: Nguyễn Trung Hiếu - Cống dân sinh ADB1-B1 Xuất tại kho: Cầu Ngà
TT T Tên nhãn hiệu quy cách vật t (sản phẩmhh) Mã số đơn vị tính Số lợng Theo chứng từ Thực xuất Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) A B C D 1 2 3 4 Thép < phi 10 1520115 Kg 1250 1250 4.301,7 5.377.125 Cộng 1250 1250 5.377.125
Cộng thành tiền bằng chữ: Năm triệu ba trăm bảy bảy ngàn một trăm hai lăm . Xuất ngày 21 tháng 12 năm 2001 Tập hợp chi phí SX và tính giá thành sản phẩm xây lắp
4530 x 4288,7 + 1200 x 4333,3 + 1069 x 4333,34530 + 1200 + 1096 4530 + 1200 + 1096
Ngời nhận hàng. Thủ kho. Kế toán trởng (ký, họ tên). (ký, họ tên). (ký, họ tên).
Khi phát sinh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán định khoản: Nợ TK 621"chi tiết cho từng công trình "
Có TK 152
Ví dụ căn cứ vào phiếu xuất kho số 28 ngày 21/12/2001, kế toán nhập các dữ liệu vào các chứng từ trên máy đã đợc mã hoá theo định khoản:
Nợ TK 62108 (Cống dân sinh ADB1-B1): 5.377.125 Có TK 152: 5.377.125
Sau khi các số liệu trên đợc nhập vào các chứng từ mã hoá, chúng sẽ đợc chơng trình kế toán SAS tự động ghi vào các sổ: Nhật ký chung (Biểu 01), Sổ cái TK 621 "chi phí nguyên vật liệu trực tiếp " (biểu 02), Sổ chi tiết TK 62108 " Cống ADB1- 1B " (biểu 03), Sổ cái TK 152
Trờng hợp mua nguyên vật liệu mua về không nhập kho mà chuyển thẳng ra công trình, kế toán căn cứ vào hoá đơn mua và các chứng từ thanh toán (nếu đã trả tiền cho ngời bán), kế toán nhập dữ liệu vào máy, chơng trình sẽ tự động ghi các số liệu vào các sổ liên quan theo định khoản:
Nợ TK 621 (chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình) (theo giá ghi trên hoá đơn)
Nợ TK 133 (1331- thuế GTGT đợc khấu trừ ) Có TK 111, 112, 331...(tổng giá thanh toán)
Căn cứ vào phiếu yêu cầu vật t của ông Nguyễn Trung Hiếu- Cống ADB1- 1B, hoá đơn (GTGT) số 007356 của công ty cổ phần vật liệu xây dựng Thành Hậu đề nghị thanh toán tiền cát đen, kế toán nhập dữ liệu vào máy vi tính nh sau:
Nợ TK 621 (Cống ADB1- 1B): 10.000.000 Nợ TK 133 (1331): 1.000.000
Có TK 111,: 11.000.000
Số liệu trên đợc phản ánh trên sổ Nhật ký chung (biểu 01), Sổ cái TK 621 (biểu 02), Sổ chi tiết TK 621 "Cống ADB1-1B"
Trờng hợp xuất hoặc mua nguyên vật liệu sử dụng cho máy thi công, hoạt động quản lý đội xây dựng cũng đợc hạch toán vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, trình tự kế toán tơng tự nh kế toán nguyên vật liệu dùng cho hoạt động xây lắp: căn cứ vào giâý yêu cầu, phiếu xuất kho, hoá đơn chứng từ mua hàng hoá kế toán nhập số liệu vào máy theo định khoản:
Nợ TK 621 (chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình) (theo giá ghi trên hoá đơn)
Nợ TK 133 (1331- thuế GTGT đợc khấu trừ ) Có TK 111, 112, 331...(tổng giá thanh toán) Hoặc Nợ TK 621 (chi tiết theo công trình)
Có TK 152
Ngày 24/12/2001 Nguyễn Khắc Hùng nhận xăng đi công tác Căn cứ vào phiếu xuất kho số 190 do thủ kho chuyển lên kế toán nhập giá trị vật t xuất kho và các dữ liệu khác nh tên ngời lĩnh, tên tổ đội...vào phiếu xuất kho đã đợc mã hoá trên máy vi tính:
Nợ TK 62108 (Cống ADB1- 1B): 224.573 Có TK 152: 224.573
Số liệu trên, sau khi nhập vào máy vi tính, sẽ đợc tự động ghi vào sổ Nhật ký chung (biểu 01), Sổ cái TK 621 (biểu 02), Sổ chi tiết TK 62108 "Cống ADB1- 1B"
*Chi phí công cụ dụng cụ
Căn cứ vào kế hoạch thi công xây lắp, tình hình thực tế khi có yêu cầu về công cụ dụng cụ, các đội công trình viết phiếu yêu cầu xin lĩnh công cụ dụng cụ từ kho hoặc xin tạm ứng tiền để mua.
Công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ: quần áo bảo hộ lao động, quốc, xẻng, búa... khi xuất dùng thì căn cứ vào phiếu xuất kho, toàn bộ giá trị đợc hạch toán một lần vào chi phí của đối tợng sử dụng:
Nợ TK 621 (chi tiết theo từng công trình)
Có TK 152 (100% giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng) Tập hợp chi phí SX và tính giá thành sản phẩm xây lắp
Trong tháng, xuất kho 45 bộ quần áo bảo hộ lao động cho đội thi công cống dân sinh ADB1-1B. Đơn giá xuất kho là 69.000 VNĐ/ bộ
Giá trị công cụ dụng cụ xuất kho : 45 x 69.000 = 3.150.000 VNĐ
Căn cứ phiếu xuất kho số 56 ngày 7/12/2001, kế toán nhập dữ liệu vào chứng từ đã đợc mã hoá trên máy theo định khoản sau:
Nợ TK 621 (CT Cống ADB1- 1B): 3.150.000 Có TK 152: 3.150.000
Sau khi nhập số liệu vào máy, chơng trình tự động ghi vào sổ Nhật ký chung (biểu 01), Sổ cái TK 621 (biểu 02), Sổ chi tiết TK 62108 (Cống ADB1- 1B).
Đối với công cụ dụng cụ có giá trị lớn: ván đóng khuôn, cốp pha... khi xuất dùng toàn bộ giá trị đợc hạch toán vào TK 1421 "chi phí trả trớc ", sau đó kế toán tiến hành phân bổ giá trị công cụ dụng cụ cho đối tợng sử dụng căn cứ vào thời gian hữu dụng và mức độ sử dụng của công cụ dụng cụ
Khi xuất dùng:
Nợ TK 142 (1421) (100% giá trị công cụ dụng cụ ) Có TK 153
Phân bổ cho đối tợng sử dụng theo tình hình sử dụng thực tế Nợ TK 621 (chi tiết theo từng công trình)
Có TK 142
Tháng 12/2001, đội Cống ADB1- 1B có sử dụng một bộ cốp pha mới có nguyên giá 22.500.000 VNĐ. Bộ cốp pha này đợc phân bổ cho SX trong tháng là 30%. Căn cứ vào phiếu xuất kho công cụ dụng cụ số 17 kế toán tính số tiền phân bổ cho đội Cống ADB1- 1B trong tháng:
Giá trị bộ cốp pha phân bổ cho đội Cống ADB1- 1B tháng 12/2001: 22.500.000 x 30% = 6.750.000
Căn cứ vào số liệu trên, kế toán nhập dữ liệu vào máy vi tính, sau đó ch- ơng trình kế toán SAS sẽ tự động ghi vào các sổ Nhật ký chung (biểu 01), Sổ cái TK 621 (biểu 02), Sổ chi tiết TK 62108 "Cống ADB1- 1B " (biểu 03), Sổ cái TK 1421 "chi phí trả trớc "
Nợ TK 1421: 22.500.000 Có TK 153: 22.500.000
Nợ TK 62104 (Cống ADB1- 1B): 6.750.000
Có TK 1421: 6.750.000