thức nhật ký- chứng từ.
Ghi chú: : Ghi hàng ngày :Quan hệ đối chiếu : Ghi cuối tháng
2.2. Thực trạng kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Dệt -May Hà Nội . May Hà Nội .
2.2.1. Tình hình chung về vật liệu tại Công ty Dệt -May Hà Nội .
2.2.1.1. Đặc điểm của vật liệu tại Công ty Dệt -May Hà Nội .
Công ty Dệt -May Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nớc có quy mô sản xuất lớn, sản phẩm của công ty nhiều về SL, đa dạng về chủng loại nh: sợi, sản phẩm dệt kim, sản phẩm dệt thoi do đó vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm ở…
công ty cũng rất đa dạng về chủng loại và chúng có đặc điểm riêng hết sức khác nhau. Thực tế đó đã đặt ra cho công ty những yêu cầu cấp thiết trong công tác quản lý, hạch toán các quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu.
khoá luận tốt nghiệp- 7/2003 35
Chứng từ gốc Bảng kê xuất Sổ chi tiết VL Thẻ kho Bảng kê nhập Sổ chi tiết số 2 (TK331) NKCT số 1, 2,4,… NKCT số 5 Bảng TH nhập Bảng tổng hợp N- X- T Bảng TH xuất Bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 4, 5, 6 NKCT số 7 Bảng kê số 3 Sổ cái TK 152 Báo cáo tài chính
Cũng giống nh các công ty thuộc tổng Công ty Dệt -May Việt Nam, SP của Công ty Dệt -May Hà Nội đã không những đáp ứng nhu cầu nội địa mà còn đợc xuất khẩu sang nhiều nớc khác. Do vậy, việc quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết đầy đủ, chính xác từng thứ vật liệu là điều kiện cần giúp cho công ty thực hiện kế hoạch giảm giá thành và nâng cao chất lợng sản phẩm, tạo u thế cạnh tranh cho sản phẩm của mình trong nền kinh tế thị trợng cạnh tranh khốc liệt hiện nay.
Để quản lý chặt chẽ và có hiệu quả vật liệu cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu. Căn cứ vào vai trò và tác dụng của NVL trong sản xuất, NVL sử dụng tại công ty đợc chia thành các loại sau:
Vật liệu chính: Gồm các loại bông xơ, chủ yếu nhập từ nớc ngoài nh xơ PE (Eslon), xơ PE (Sunkyong), bông Nga cấp I, II,bông úc cấp I, bông Việt Nam, bông Trung Quốc cấp I, cấp II…
Vật liệu phụ: các loại ghim, chỉ các loại, khuy, chun, phecmơtuya, phấn may, hoá chất, thuốc nhuộm…
Nhiên liệu: điện, xăng, dầu công nghiệp…
Phụ tùng thay thế: máy may, máy kéo sợi, vòng bi, ốc vít, thoi suốt…
Văn phòng phẩm: giấy, mực in, bút bi các đồ dùng phục vụ cho công tác…
văn phòng.
Vật liệu xây dựng: sắt, thép, xi măng, kính…
Bao bì đóng gói: bao tải dứa, dây buộc, vành chống bẹp, hòm carton…
Phế liệu thu hồi: sản phẩm hỏng, kém phẩm chất không sử dụng đợc nh bông phế F2, F3, xơ hồi vón cục, sợi tụt lõi, sợi rối các loại, vải vụn xuất chủ yếu là…
xuất bán và xuất cho các nhà máy làm giẻ lau máy, vệ sinh máy.
Việc phân loại vật liệu nh trên tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức quản lý một cách khoa học vật liệu phục vụ cho việc mở các sổ kế toán chi tiết nhằm kiểm tra, giám sát tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu trên cơ sở phân loại tỉ mỉ chính xác từng thứ vật liệu.
2.2.1.2. Công tác quản lý và tình hình thực hiện kế hoạch cung cấp NVL.
Vật liệu chiếm một vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình sản xuất, tỷ trọng của vật liệu trong giá thành sản phẩm sợi là 65% đến 75%, trong sản phẩm dệt kim là 60% đến 70%, nên quản lý tốt vật liệu sẽ là biện pháp tích cực nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm, góp phần không nhỏ vào việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và đó là mục tiêu mà các doanh nghiệp đều hớng tới.
Công tác quản lý vật liệu của công ty đợc thực hiện từ khâu thu mua vật liệu. Do yêu cầu về đặc điểm kỹ thuật cũng nh quy trình công nghệ nên phần lớn vật liệu của công ty đợc nhập từ nớc ngoài. Bông thiên nhiên nhập từ Nga, Thái Lan, Singapo, Mexico, Mỹ, Trung Quốc xơ hóa học Polieste nhập từ Đài…
Loan, Nhật Bản, ấn Độ Nh… vậy, ta có thể thấy rằng công ty phụ thuộc rất nhiều vào nguồn nguyên liệu ngoại nhập và hầu nh không có nguồn nguyên liệu trong nớc để thay thế. Vật liệu của công ty đợc mua về, sau khi kiểm nghiệm về số lợng, chất lợng quy cách, mẫu mã sẽ đợc phép nhập kho. Lợng vật liệu đợc xác định dựa trên kế hoạch và nhu cầu sản xuất do bộ phận cung ứng thuộc phòng kế hoạch thị trờng xây dựng nên.
Công ty Dệt -May Hà Nội sử dụng trên 100 loại vật t với đủ chủng loại và tính năng khác nhau nên chúng đợc quản lý một cách khoa học trong hệ thống kho tàng của công ty với đầy đủ trang thiết bị bảo quản phù hợp với đặc tính của từng loại vật liêu, nhằm hạn chế tối đa sự h hỏng, mất mát, hao hụt. Vật liệu của công ty đợc lu trữ và bảo quản tại các kho:
Kho bông xơ. Kho xăng dầu. Kho vật t bao gói.
Kho hoá chất. Kho thiết bị. Kho vật liệu xây dựng. Kho vật liệu phụ . Kho phế liệu. Kho phụ tùng.
Công ty luôn tìm các biện pháp để tiết kiệm nguyên vật liệu. Một trong những biện pháp đó là tận dụng bông xơ phế liệu bị rơi ra trong các giai đoạn SX của dây chuyền sản xuất sợi. Công ty đã tận dụng những bông xơ rơi này để
làm nguyên liệu cho dây chuyền OE tận dụng bông phế để sản xuất các loại sợi dệt mành, vải bò, vải lót lốp xe…
Đối với công tác định mức tiêu hao vật t, công ty luôn có một bộ phận theo dõi việc thực hiện các định mức này và tiến hành hoàn thiện chúng nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng NVL và tiết kiệm NVL trong sản xuất tạo điều kiện hạ giá thành sản xuất sản phẩm.
Để công tác quản lý vật liệu có hiệu quả và chặt chẽ hơn, cứ sáu tháng một lần công ty thực hiện kiểm kê vật liệu nhằm xác định chính xác số lợng, chất l- ợng giá trị của từng thứ vật liệu.
Việc kiểm kê đợc tiến hành ở tất cả các kho và ở mỗi kho sẽ thành lập một ban kiểm kê gồm 3 ngời: - thủ kho
- nhân viên thống kê kho - kế toán vật liệu
Sau khi kết thúc công việc kiểm kê, thủ kho lập biên bản kiểm kê, trên đó ghi kết quả kiểm kê do phòng kế hoạch thị trờng lập.
Thực tế cho thấy có sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán và thủ kho nên ở Công ty Dệt -May Hà Nội hầu nh không có sự chênh lệch giữa số tồn kho thực tế và sổ sách. Hơn nữa, hệ thống kho tàng của công ty rất tốt đợc đặt gần các nhà máy sản xuất, các điều kiện bảo quản đầy đủ nên việc vận chuyển vật liệu từ kho tới nơi sản xuất thuận tiện tránh đợc trờng hợp mất mát, hao hụt trong quá trình vận chuyển NVL.
2.2.1.3. Đánh giá vật liệu.
Tại Công ty Dệt -May Hà Nội, giá thực tế vật liệu nhập kho đợc xác định theo từng nguồn nhập:
* Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho:
Tại công ty khối lợng vật liệu mua ngoài phục vụ cho SXKD rất lớn. Khi đó, giá thực tế vật liệu nhập kho bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn cộng (+) các
CP khác phát sinh thực tế nh chi phí thu mua (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí lu kho, lu bãi, công tác phí cho nhân viên cung ứng ) và các loại thuế…
không đợc hoàn lại trừ (-) các khoản chiết khấu thơng mại, khoản giảm giá hàng mua và hàng mua đợc trả lại.
Chi phí thu mua gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, công tác phí của cán bộ thu mua. Tuy nhiên, vật liệu thu mua thờng đợc chuyển đến và giao tại kho của công ty nên ít khi phát sinh các chi phí có liên quan ngoài giá ghi trên hoá đơn. Công ty áp dụng phơng pháp khấu trừ trong việc tính thuế VAT nên giá ghi trên hoá đơn là giá cha có thuế VAT.
* Đối với vật liệu nhập kho do công ty tự sản xuất nh ống giấy các loại, túi polieste, giá thực tế nhập kho là giá thành công xởng của vật liệu đó.
* Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: giá thực tế nhập kho của vật liệu đợc tính theo giá thanh toán với ngời nhận gia công, chế biến.
* Phế liệu nhập kho: giá thực tế nhập kho của phế liệu là giá bán ớc tính theo mặt bằng thị trờng.
Đối với những vật liệu xuất kho, công ty đang áp dụng phơng pháp giá hạch toán để tính giá trị của vật liệu xuất kho. Trong kỳ, khi nhận đợc các chứng từ xuất kho kế toán ghi sổ giá trị vật liệu xuất kho theo giá hạch toán mà doanh nghiệp mình đã chọn. Đến cuối kỳ, kế toán tính đợc giá trị thực tế của số vật liệu đã xuất kho trong kỳ trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giá thực tế của vật liệu và giá hạch toán của vật liệu theo công thức sau:
Giá thực tế vật liệu xuất kho =
Giá hạch toán vật liệu xuất kho x
Hệ số chênh lệch giữa giá GTT và GHT
Trong đó:
Giá thực tế vật liệu nhập kho là giá ghi trên hoá đơn cộng với các chi phí khác thực tế phát sinh nh chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí lu kho, lu bãi…
khoá luận tốt nghiệp- 7/2003 39
Hệ số chênh lệch giữa GTT và GHT
GTT NVL tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ GHTNVL tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ =
còn giá hạch toán vật liệu nhập kho là giá ghi trên phiếu nhập kho. Giá thực tế và giá hạch toán chỉ khác nhau nếu có các chi phí khác phát sinh ngoài hoá đơn tài chính.
2.2.2. Kế toán chi tiết vật liệu tại Công ty Dệt -May Hà Nội .
Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu là đòi hỏi phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo từng loại một về số lợng, chất lợng và giá trị nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình về vật t và yêu cầu của quản lý vật t.
Là một DN có quy mô SX xuất lớn nên chủng loại vật liệu của công ty là rất đa dạng, số lợng vật liệu lớn và vật liệu của công ty luôn biến động liên tục hàng ngày. Để đáp ứng đợc đặc điểm đó công ty sử dụng phơng pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu của công ty.
2.2.2.1. Thủ tục nhập và xuất kho vật liệu.
Vật liệu của công ty gồm nhiều loại, nhiều thứ khác nhau và đợc mua từ rất nhiều nguồn cung cấp khác nhau. Kế toán thu mua và nhập kho vật liệu đợc tiến hành theo trình tự sau:
Căn cứ vào kế hoạch SXKD đợc giao, bộ phận sản xuất lập yêu cầu nhập vật liệu cho sản xuất. Phòng kế hoạch thị trờng căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức dự trữ vật liệu để lập kế hoạch thu mua vật liệu.
Bộ phận cung ứng thuộc phòng kế hoạch thị trờng có nhiệm vụ thăm dò thị trờng và tham khảo giá cả để từ đó đa ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp với yêu cầu thu mua của công ty. Bộ phận này chỉ thực hiện quyết định về lựa chọn nhà cung cấp khi đợc sự phê duyệt của phòng kế hoạch thị trờng và kế toán trởng công ty.
Đối với những vật liệu quan trọng cần đảm bảo những thông số kỹ thuật chính xác, khi có giấy báo nhận hàng sẽ tiến hành kiểm tra đánh giá về SL, chất lợng, quy cách vật liệu để lập biên bản kiểm nghiệm vật t trớc khi tiến hành nhập kho số vật liệu đó.
Căn cứ vào hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm vật t phòng kế hoạch thị trờng sẽ lập phiếu nhập kho vật t (ba liên). Ngời phụ trách phòng kế hoạch thị trờng ký tên và chuyển cả ba liên xuống kho để làm căn cứ kiểm nhận vật t. Căn cứ vào phiếu nhập kho nhận đợc từ phòng kế hoạch thị tr- ờng, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật t nhập kho, ghi SL thực nhập vào phiếu nhập kho và cùng ngời giao hàng ký vào từng liên. Trong quá trình kiểm nhận nếu phát hiện thiếu vật liệu hoặc thừa vật liệu, vật liệu không đúng quy cách, mẫu mã nh ghi trên phiếu nhập kho thì thủ kho phải cùng ngời giao hàng lập biên bản và báo ngay cho phòng kế hoạch thị trờng biết về tình trạng đó.
Phiếu nhập kho sau khi có đầy đủ chữ ký của ngời giao hàng, ngời nhận hàng và thủ kho thì sẽ đợc giao cho bên giao hàng một liên kèm với hoá đơn bán hàng để làm thủ tục thanh toán. Một liên dùng làm căn cứ ghi thẻ kho theo số thực nhập và chuyển và phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán. Một liên còn lại cùng với biên bản thừa hoặc thiếu (nếu có) sẽ đợc gửi về phòng kế hoạch thị trờng.
Tại công ty vật liệu nhập kho đợc sắp xếp, phân loại riêng biệt theo từng loại, từng nhóm và đúng quy định đảm bảo thuận tiện cho việc xuất vật t khi có yêu cầu xuất vật t trong kỳ để sử dụng cho các mục đích khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty.
Bảng 2.
Hoá đơn (gtgt)
Liên 2 (giao khách hàng) Ngày 27 tháng 10 năm 2002
Đơn vị bán: Công ty TM Dệt- May Việt Nam TP HCM Địa chỉ: Số TK: 7310.0563.
Họ tên ngời mua: Trần Văn Tiến.
khoá luận tốt nghiệp- 7/2003
Mẫu số 01-GTGT Số 398956
Địa chỉ: Công ty Dệt- May Hà Nội.
Địa chỉ giao hàng: Công ty TM Dệt- May Việt Nam TP HCM.
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Bông Nga cấp 1 Kg 4.171 20.566,44 85.782.621
Cộng 85.782.621
Thuế suất GTGT 10% 8.578.262,1
Tổng cộng tiền thanh toán 94.360.883,1
Số tiền (bằng chữ): chín t triệu ba trăm sáu mơi nghìn tám trăm tám ba đồng.
Ngời mua Ngời thu tiền Ngời viết hoá đơn KT trởng Thủ trởng đơn vị
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Bảng 3. Biên bản kiểm nghiệm vật t
Ngày 27/ 10/ 2002
Đơn vị: Công ty Dệt- May Hà Nội.
Căn cứ vào hoá đơn số 398956 ngày 27/10/2002 của công ty Dệt- May Hà Nội. Ban kiểm nghiệm gồm: 1. ông Vũ Hải Sơn. KHCƯ- Trởng ban.
2. ông Lê Tuấn. KCS- Uỷ viên.
3. ông Trần Văn Lợi. Thủ kho- Uỷ viên. Đã kiểm nghiệm các loại vật t sau:
Danh điểm vật t Tên, nhãn hiệu vật t ĐV SL theo chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm SL thực tế
kiểm nghiệm
SL đúng
quy cách SL không đúng quy cách
1 2 3 4 5 6 7
1 Bông Nga
cấp 1 Kg 4.171 4.171 4.171 0
Uỷ viên Uỷ viên Trởng ban
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Từ biên bản kiểm nghiệm và hoá đơn lập phiếu nhập kho.
Bảng 4. Phiếu nhập kho
Ngày 27/10/2002.
Đơn vị bán: Công ty thơng mại Dệt- May Việt Nam TP Hồ Chí Minh. Chứng từ số 398956
Nhập tại kho: Bông xơ.
Tên, quy cách
SP hàng hoá ĐV Theo CT Thực nhậpSố lợng Giá đơn vị Thành tiền(đ) Ghi chú
BôngNga cấp 1 Kg 4.171 4.171 20.566,44 85.782.621
Cộng 85.782.621
Số tiền (bằng chữ): Tám lăm triệu bảy trăm tám mơi hai nghìn sáu trăm hai mơi mốt đồng chẵn.
Thủ kho Ngời nhập Phụ trách phòng KHTT
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Bảng 5.
phiếu nhập vật t thuê ngoài chế biến
Số 5 Ngày 15/10/2002. Đơn vị chế biến: Công ty Minh Anh.
Theo phiếu xuất vật t thuê ngoài chế biến số 2 ngày 10/10/2002. Biên bản kiểm nghiệm số 10 ngày 14/10/2002.
Nhập tại kho: Danh điểm vật t Tên quy cách vật t Đ
V Theo Số lợng Giá thực tế nhập kho