Dệt -May Hà Nội .
2.2.3.1. Tài khoản sử dụng.
Tại Công ty Dệt- May Hà Nội hiện nay công tác hạch toán tổng hợp vật liệu đợc thực hiện theo phơng pháp KKTX và tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ. Theo phơng pháp này công ty sử dụng một số tài khoản sau:
Tài khoản 152: Nguyên vật liệu. Tài khoản này đợc chi tiết thành các TK cấp hai phù hợp với cách phân loại vật liệu của công ty và nó cũng phù hợp với yêu cầu của kế toán quản trị.
Các tài khoản cấp hai: TK 1521 : Nguyên vật liệu chính. TK 1522: Vật liệu phụ.
TK 1523: Nhiên liệu.
TK 1524 : Phụ tùng sửa chữa thay thế. TK 1526: Phụ tùng khác.
TK 1527: Phế liệu.
Ngoài ra, trong quá trình hạch toán công ty còn sử dụng một số tài khoản khác liên quan nh:TK 111, TK 112, TK 331, TK 621,TK 627, TK 641…
2.2.3.2. Phơng pháp hạch toán.
* Hạch toán tổng hợp nhập vật liệu.
Cùng với việc hạch toán chi tiết nhập vật liệu thì hàng ngày kế toán cũng phải tiến hành hạch toán tổng hợp nhập vật liệu. Đó là công việc cần thiết và quan trọng vì qua đây kế toán mới có thể phản ánh đợc giá trị thực của vật liệu nhập vào và từ đó có thể nắm rõ đợc sự luân chuyển của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị.
Vật liệu của doanh nghiệp đợc thu mua từ nhiều nguồn khác nhau nên phần hành kế toán thanh toán với ngời bán chỉ mang tính độc lập tơng đối với phần hành kế toán vật liệu và yêu cầu đặt ra cho kế toán là phải phản ánh đúng đắn,
chính xác, đầy đủ giá thực tế của vật liệu cũng nh tình hình thanh toán với ngời bán.
Hàng ngày, kế toán tập hợp các chứng từ nhập, xuất vật liệu và phân loại chúng. Căn cứ vào các chứng từ nhập kho, kế toán NVL tiến hành kiểm tra, đối chiếu định khoản rồi đa dữ liệu vào máy vi tính. Sau khi nhập dữ liệu vào máy, kế toán vật liệu gửi phiếu nhập kho và hoá đơn tài chính cho kế toán thanh toán để theo dõi các khoản phải thanh toán và các khoản đã thanh toán cho nhà cung cấp trên “sổ chi tiết số 2” và các nhật ký- chứng từ liên quan khác nh NKCT số 1, số 2, số 4 và số10. Phơng thức thanh toán của công ty có thể là trả ngay bằng tiền mặt, bằng séc, trả trớc, bù trừ, trả chậm theo hợp đồng hay bằng tạm ứng nhng dù thanh toán theo phơng thức nào thì kế toán vẫn tiến hành theo dõi trên “sổ chi tiết số 2”. Mỗi phiếu đợc theo dõi trên một dòng trên “sổ chi tiết số 2” với đầy đủ các thông tin trên hoá đơn về nhà cung cấp, số tiền phải thanh toán. Sổ chi tiết số 2- thanh toán với ngời bán: sổ này đợc mở hàng tháng. Đối với ngời bán có quan hệ thờng xuyên với công ty thì đợc mở riêng một sổ, còn những nhà cung cấp không thờng xuyên thì đợc theo dõi trên một quyển sổ chung của công ty.
Cơ sở số liệu: từ phiếu nhập kho, hoá đơn và các chứng từ thanh toán. Phơng pháp ghi:
- Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho kế toán ghi cột ngày tháng, số hiệu chứng từ.
- Cột nội dung: ghi số d đầu tháng của từng nhà cung cấp đợc lấy từ “sổ chi tiết số 2” của tháng trớc. Và ghi các nghiệp vụ nhập vật t gồm tên vật t, số lợng nhập, đơn giá, các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán.
- Cột TK đối ứng: căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn mua loại NVL gì (VL chính, VL phụ, nhiên liệu ) thì đ… ợc ghi chi tiết theo TK tơng ứng của vật liệu đó (TK 1521,1522,1523 ) và căn cứ vào hoá đơn GTGT ghi phần thuế GTGT…
đợc khấu trừ vào TK 1331. Dựa vào hình thức thanh toán với ngời bán để hạch toán vào tài khoản tơng ứng (thanh toán bằng tiền mặt ghi vào TK 111, thanh khóa luận tốt nghiệp- 7/2003 57
toán bằng tiền gửi ngân hàng TK 112, bằng tiền vay ngắn hạn thì ghi vào TK 311 ).…
- Cột phát sinh:
Số phát sinh Có : căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho về số vật liệu theo hoá đơn đó kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết thanh toán với ngời bán các nội dung: hoá đơn, phiếu nhập và số tiền vào các cột phù hợp theo định khoản:
Nợ TK 152: Giá trị NVL mua ngoài cha có thuế Nợ TK 133: Thuế VAT đầu vào đợc khấu trừ Có TK 331: Tổng giá thanh toán
Số phát sinh Nợ : căn cứ vào các chứng từ thanh toán tiền hàng, tuỳ theo hình thức thanh toán kế toán kiểm tra xác định số tiền thanh toán với từng ngời bán cho từng lô hàng ghi vào các cột phù hợp.
Nếu thanh toán bằng tiền mặt kế toán ghi: Nợ TK 331
Có TK 111
Nếu thanh toán bằng phơng thức hàng đổi hàng kế toán ghi: Nợ TK 331
Có TK 131
Nếu thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn kế toán ghi: Nợ TK 331
Có TK 311: Tổng số tiền vay ngắn hạn
- Cột số d: phản ánh khoản công ty còn nợ ngời bán (d Có) hoặc các khoản công ty trả trớc cho ngời bán nhng trong tháng hàng cha về hoặc số tiền công ty trả thừa cho ngời bán (d Nợ).
Bảng 16. Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán
Tháng 10/2002 – Chị Phạm Hồng Liên
(Đơn vị tính: đ)
Chứng từ SH NT
Nội dung TK đối
ứng NợSố phát sinhCó Nợ Số d Có
D đầu tháng 61.124.315
111 2/10 Tạm ứng mua
bao tải dứa 111 345.000
125 15/10 Thoi suốt 1524 1331 140.000 14.000 130 29/10 Dầu công nghiệp 15231331 520.00052.000 Cộng 345.000 726.000 Cộng TK 1524 140.000 Cộng TK 1523 520.000 Cộng TK 1331 66.000 D cuối tháng 61.505.315 Ngày 31 tháng 10 năm 2002
Ngời ghi sổ Kế toán trởng
(Ký tên) (Ký tên)
ở công ty việc thu mua vật liệu bằng tiền tạm ứng không theo dõi trên sổ chi tiết TK 141 mà khi cán bộ cung tiêu tạm ứng mua vật liệu lại theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với ngời bán. Trên sổ chi tiết thanh toán với ngời bán ngoài số trang mở cho ngời bán còn mở cho từng cán bộ cung tiêu tạm ứng mua vật liệu. Khi viết đơn xin tạm ứng ngời mua vật liệu phải ghi rõ là mua vật liệu gì, SL là bao nhiêu rồi đa lên phòng kế hoạch thị trờng. Phòng kế hoạch thị trờng sẽ xem xét và duyệt để chuyển lên phòng tài chính kế toán. Kế toán trởng ký duyệt rồi mới viết phiếu chi và ghi vào sổ chi tiết thanh toán với ngời bán (trang sổ ghi tên cán bộ cung tiêu). Khoản tạm ứng này đợc ghi sổ chi tiết TK 331 theo định khoản:
Nợ TK 331: tổng số tiền tạm ứng cho cán bộ cung tiêu (chi tiết từng ngời) Có TK 111: số tiền mặt giảm do đa ra tạm ứng
Việc phản ánh này giống nh trờng hợp ứng trớc tiền hàng cho ngời bán nhng thực chất nó không phải là tiền ứng trớc cho ngời bán. Điều đó cha phản ánh đúng ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Và khi ngời đợc tạm ứng mua vật liệu về nhập kho, kế toán ghi vào sổ chi tiết nh sau:
Nợ TK 152: Giá trị NVL mua vào cha có thuế (chi tiết NVL) Nợ TK 133: Thuế VAT đầu vào đợc khấu trừ
Có TK 331: Tổng giá thanh toán (số tiền tạm ứng giảm)
Cuối tháng, kế toán khoá sổ chi tiết thanh toán với ngời bán theo từng nhà cung cấp. Số liệu ở dòng tổng cộng trên từng sổ chi tiết TK 331 là cơ sở để ghi vào NKCT số 5 với nguyên tắc mỗi nhà cung cấp ghi trên một dòng sổ bao gồm cả phát sinh Có TK 331/ Nợ TK liên quan và phần phát sinh Nợ TK 331/ Có TK liên quan.
NKCT số 5 là một loại sổ kế toán tổng hợp dùng để theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp của toàn công ty. Nguyên tắc mở NKCT số 5:
Cơ sở số liệu: căn cứ vào NKCT số 5 tháng trớc, sổ chi tiết số 2. Phơng pháp ghi:
- Cột số d đầu tháng: lấy số liệu từ cột số d cuối tháng của NKCT số 5tháng tr- ớc.
- Sốphát sinh: Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ TK liên quan (1521, 1522 ) lấy số…
liệu cộng của từng loại NVL của ngời bán ghi vào các tài khoản tơng ứng. Phần ghi Nợ TK 331, ghi Có TK liên quan (111,112 ) lấy số liệu cộng ở các TK tuỳ…
theo hình thức thanh toán để ghi số tiền vào tài khoản tơng ứng.
- Số d cuối tháng: căn cứ vào số d đầu tháng, số phát sinh trong tháng để tính ra số d cuối tháng của từng ngời bán.
Số d nợ:phản ánh số tiền công ty đã trả trớc cho ngời bán nhng hàng vẫn cha về nhập kho trong tháng.
Bảng 17. Nhật ký chứng từ số 5
Tháng 10/2002 (Đơn vị tính: đ)
STT Diễn
giải Số d đầu tháng Ghi Có TK 331/ Nợ các TK liên quan
Nợ Có TK1521 TK1331 … Cộng Có TK331 TK 331/ Ghi Có Nợ TK liên quan TK111 … Cộng Nợ TK331 Số d cuối tháng Nợ Có 1 Công ty Dệt- May VN TPHCM 215.632.10 8 6.190.117.426 619.011.742,6 6.809.129.169 7.024.761.277 2 Công ty Bông VN 152.763.51 1 6.227.234.000 622.723.400 6.849.957.400 7.002.720.911 .. …… …….. …….. …….. …….. …….. Cộng 380.752.02 9 15.065.020.178 1.506.502.017,8 20.571.832.295,8 16.952.264.224,8
Đã ghi sổ cái ngày tháng năm… … …
Ngày 31 tháng 10 năm 2002
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Cuối tháng khóa sổ NKCT số 5 xác định tổng số phát sinh bên Có TK 331 đối ứng Nợ TK liên quan và lấy số liệu tổng cộng của NKCT số 5 để ghi sổ cái TK 152: Nợ TK 152: 15.098.084.731đ
Có TK331: 15.098.084.731đ
* Kế toán tổng hợp xuất vật liệu.
Vật liệu không những chỉ cần quản lý trong khâu thu mua, bảo quản và dự trữ mà còn cần phải quản lý cả trong khâu xuất dùng. Đây là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trớc khi vật liệu chuyển giá trị của nó vào giá trị sản phẩm đợc chế tạo. CP NVL chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành SX cho nên đòi hỏi kế toán phải xác định chính xác giá trị từng loại vật liệu đợc sử dụng và theo dõi đợc vật liệu xuất dùng cho từng đối tợng. Vì vậy kế toán tổng hợp vật liệu phải phản ánh kịp thời, tính toán và phân bổ chính xác, giá trị thực tế của vật liệu xuất dùng cho từng bộ phận sản xuất cũng nh xuất dùng cho các mục đích khác. Công tác kế toán tổng hợp xuất vật liệu tại công ty đợc tiến hành nh sau: Hàng ngày, từ chứng từ xuất kho kế toán đa dữ liệu vào máy vi tính. Giá vật liệu ghi trên phiếu này là giá hạch toán. Cuối tháng, máy tự tổng hợp số liệu cho biết số vật t xuất dùng của từng kho, từng loại cả về số lợng và giá trị theo giá hạch toán. Sau đó trên cơ sở bảng kê số 3 “bảng tính giá thực tế vật liệu và CCDC” sẽ xác định đợc giá trị thực tế của vật liệu xuất kho nh sau:
Giá thực tế VL xuất kho = Giá hạch toán VL xuất kho x Hệ số chênh lệch Căn cứ vào việc phân bổ vật liệu cho từng đối tợng sử dụng kế toán sẽ tiến hành định khoản: Nợ TK 621 (chi tiết cho từng nhà máy)
Nợ TK 627 (chi tiết cho từng nhà máy) Nợ TK 641, 642
Có TK 152 (chi tiết theo từng loại vật liệu) Ngoài ra vật liệu xuất kho còn để bán, kế toán sẽ ghi sổ:
Vật liệu xuất bán ở công ty chủ yếu là phế liệu và không phải nộp thuế cho khoản này. Căn cứ vào phiếu xuất bán ra ngoài “hoá đơn kiêm phiếu xuất kho” để kế toán ghi sổ theo định khoản và vào sổ kế toán liên quan. Hàng tháng kế toán lập “bảng kê số 3” và “bảng phân bổ số 2” để phân bổ vật liệu cho các đối tợng sử dụng .
Căn cứ để lập bảng kê số 3: Bảng kê số 3 của tháng trớc, bảng tổng hợp nhập vật liệu đợc dùng để vào cột hạch toán, căn cứ vào các hoá đơn mua hàng (dựa vào giá ghi trên hoá đơn cộng với các chi phí khác thực tế phát sinh nh chi phí vận chuyển ,bốc dỡ..) để vào cột thực tế.
Bảng 18. Bảng kê số 3
tính giá thành thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ
Tháng 10/ 2002 (Đơn vị tính: đ) Tài khoản TK 1521 .. … TK 152 Thực tế Hạch toán Thực tế Hạch toán 1. Số đầu kỳ 1.548.941.455 1.385.368.013 7.203.413.761 7.082.926.257 2. PS Nợ 19.563.286.107 19.147.493.513 22.320.527.774 21.897.922.254 111 198.705.534 189.534.210 154 523.797.859 519.427.376 586.714.096 580.321.734 1521V 3.974.468.070 3.563.045.959 3.974.468.070 3.563.045.959 331 15.065.020.178 15.065.020.178 15.098.084.731 15.098.084.731 .. …… …………. ……… ….. ………….. ………….. 3.D đầu kỳ +PS Nợ 21.112.227.562 20.532.861.526 29.523.941.535 28.980.848.511 4. Hệ số CL 1,028217 1,01874 5.Xuất dùng 20.292.668.140 19.735.783.536 …… 25.749.315.988 25.275.650.301 6. Tồn CKỳ 819.559.422 797.077.990 …… 3.774.625.547 3.705.198.210 Ngày 31 tháng 10 năm 2002
Ngời ghi sổ Kế toán trởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Trên cơ sở “bảng tổng hợp xuất vật liệu” của từng kho và “bảng tính giá thực tế vật liệu”, cuối tháng kế toán tổng hợp và đa ra “bảng phẩn bổ vật liệu”. Bảng này có tác dụng cung cấp thông tin trong công tác tính giá thành sản phẩm.
Bảng 19. Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ
Tháng 10/ 2002 TK Có TK Nợ TK 1521 … TK 152 Thực tế Hạch toán Thực tế Hạch toán TK 1388H 20.168.946 18.738.946 TK 154 6.504.657.061 6.326.152.029 6.504.657.061 6.326.152.029 TK 621 H1 268.829.876,4 261.452.472 304.240.503 300.670.343 TK 621 H2 5.126.393.872,5 4.985.712.036 5.801.649.238 5.733.568.841 TK 627 H1 13.441.494 13.072.623,6 15.212.025,12 15.033.517,14 TK 627 H2 256.319.694 249.285.602 720.056.624,5 711.607.002,8 ……… ……… ……… … ……… ……… Cộng 20.292.668.140 19.735.783.536 25.749.315.988 25.275.650.301 Ngày 31 tháng 10 năm 2002
Ngời ghi sổ Kế toán trởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Căn cứ để lập bảng phân bổ số 2 là: các chứng từ xuất dùng vật liệu theo giá thực tế đã phân loại vật liệu cho từng đối tợng sử dụng.
Bảng phân bổ số 2 đợc kế toán lập một lần trong tháng vào ngày cuối cùng của tháng. Số liệu ở dòng tổng cộng trên bảng phân bổ số 2 đợc dùng để ghi vào dòng xuất vật liệu ở bảng kê số 3 cùng tháng. Từ đó tính ra số tồn kho cuối tháng.
- Vật liệu xuất cho sản xuất ở các nhà máy: Chi phí NVLTT cho Nhà máy sợi 1: 621H1. Chi phí NVLTT cho nhà máy sợi 2: 621H2. - Vật liệu xuất cho quản lý nhà máy:
Chi phí vật liệu xuất dùng cho quản lý nhà máy sợi 1: 627H1. Chi phí vật liệu xuất dùng cho quản lý nhà máy sợi 2: 627H2.
Bảng 20. Sổ cái Tài khoản: 152 Năm 2002 Số d đầu năm Nợ Có 15.864.325.63 2 Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với TK này T 1 … T 9 T 10 T 11 T 12 Cộng TK 111 198.705.534 TK 331 15.098.084.731 .. ……… ………….. Cộng PS Nợ 22.320.527.774 Tổng PS Có 25.749.315.988 D Nợ cuối tháng 7.203.413.761 3.774.625.547 Ngày tháng năm… … … Kế toán ghi sổ Kế toán trởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Ch
ơng III
Phơng hớng hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt -May Hà Nội
3.1. Đánh giá khái quát tình hình kế toán vật liệu tại Công ty Dệt -May Hà Nội .
Sau hơn hai mơi năm xây dựng và trởng thành, Công ty Dệt -May Hà Nội đã không ngừng lớn mạnh về mọi mặt. Công ty đã và đang gặt hái đợc những thành tựu to lớn và trở thành một trong những doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả nhất trong các công ty trong ngành Dệt- May nớc ta. Nhìn chung, Công ty Dệt - May Hà Nội có một bộ máy quản lý chặt chẽ, các phòng ban đợc phân công nhiệm vụ một cách rõ ràng, phù hợp và đợc phối hợp nhịp nhàng.
Cùng với sự phát triển của mình, công tác tổ chức quản lý và kế toán nguyên vật liệu nói riêng và hạch toán kế toán nói chung không ngừng đợc hoàn thiện để phù hợp với quy mô SXKD của mình và yêu cầu của thực tế. Thực hiện đợc điều này sẽ góp phần vào việc sử dụng vật liệu hiệu quả hơn nữa và góp phần tích cực vào việc hạ giá thành sản phẩm và từ đó tạo ra sức cạnh tranh cho