Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu là đòi hỏi phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo từng loại một về số lợng, chất lợng và giá trị nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình về vật t và yêu cầu của quản lý vật t.
Là một DN có quy mô SX xuất lớn nên chủng loại vật liệu của công ty là rất đa dạng, số lợng vật liệu lớn và vật liệu của công ty luôn biến động liên tục hàng ngày. Để đáp ứng đợc đặc điểm đó công ty sử dụng phơng pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu của công ty.
2.2.2.1. Thủ tục nhập và xuất kho vật liệu.
Vật liệu của công ty gồm nhiều loại, nhiều thứ khác nhau và đợc mua từ rất nhiều nguồn cung cấp khác nhau. Kế toán thu mua và nhập kho vật liệu đợc tiến hành theo trình tự sau:
Căn cứ vào kế hoạch SXKD đợc giao, bộ phận sản xuất lập yêu cầu nhập vật liệu cho sản xuất. Phòng kế hoạch thị trờng căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức dự trữ vật liệu để lập kế hoạch thu mua vật liệu.
Bộ phận cung ứng thuộc phòng kế hoạch thị trờng có nhiệm vụ thăm dò thị trờng và tham khảo giá cả để từ đó đa ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp với yêu cầu thu mua của công ty. Bộ phận này chỉ thực hiện quyết định về lựa chọn nhà cung cấp khi đợc sự phê duyệt của phòng kế hoạch thị trờng và kế toán trởng công ty.
Đối với những vật liệu quan trọng cần đảm bảo những thông số kỹ thuật chính xác, khi có giấy báo nhận hàng sẽ tiến hành kiểm tra đánh giá về SL, chất lợng, quy cách vật liệu để lập biên bản kiểm nghiệm vật t trớc khi tiến hành nhập kho số vật liệu đó.
Căn cứ vào hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm vật t phòng kế hoạch thị trờng sẽ lập phiếu nhập kho vật t (ba liên). Ngời phụ trách phòng kế hoạch thị trờng ký tên và chuyển cả ba liên xuống kho để làm căn cứ kiểm nhận vật t. Căn cứ vào phiếu nhập kho nhận đợc từ phòng kế hoạch thị tr- ờng, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật t nhập kho, ghi SL thực nhập vào phiếu nhập kho và cùng ngời giao hàng ký vào từng liên. Trong quá trình kiểm nhận nếu phát hiện thiếu vật liệu hoặc thừa vật liệu, vật liệu không đúng quy cách, mẫu mã nh ghi trên phiếu nhập kho thì thủ kho phải cùng ngời giao hàng lập biên bản và báo ngay cho phòng kế hoạch thị trờng biết về tình trạng đó.
Phiếu nhập kho sau khi có đầy đủ chữ ký của ngời giao hàng, ngời nhận hàng và thủ kho thì sẽ đợc giao cho bên giao hàng một liên kèm với hoá đơn bán hàng để làm thủ tục thanh toán. Một liên dùng làm căn cứ ghi thẻ kho theo số thực nhập và chuyển và phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán. Một liên còn lại cùng với biên bản thừa hoặc thiếu (nếu có) sẽ đợc gửi về phòng kế hoạch thị trờng.
Tại công ty vật liệu nhập kho đợc sắp xếp, phân loại riêng biệt theo từng loại, từng nhóm và đúng quy định đảm bảo thuận tiện cho việc xuất vật t khi có yêu cầu xuất vật t trong kỳ để sử dụng cho các mục đích khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty.
Bảng 2.
Hoá đơn (gtgt)
Liên 2 (giao khách hàng) Ngày 27 tháng 10 năm 2002
Đơn vị bán: Công ty TM Dệt- May Việt Nam TP HCM Địa chỉ: Số TK: 7310.0563.
Họ tên ngời mua: Trần Văn Tiến.
khoá luận tốt nghiệp- 7/2003
Mẫu số 01-GTGT Số 398956
Địa chỉ: Công ty Dệt- May Hà Nội.
Địa chỉ giao hàng: Công ty TM Dệt- May Việt Nam TP HCM.
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Bông Nga cấp 1 Kg 4.171 20.566,44 85.782.621
Cộng 85.782.621
Thuế suất GTGT 10% 8.578.262,1
Tổng cộng tiền thanh toán 94.360.883,1
Số tiền (bằng chữ): chín t triệu ba trăm sáu mơi nghìn tám trăm tám ba đồng.
Ngời mua Ngời thu tiền Ngời viết hoá đơn KT trởng Thủ trởng đơn vị
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Bảng 3. Biên bản kiểm nghiệm vật t
Ngày 27/ 10/ 2002
Đơn vị: Công ty Dệt- May Hà Nội.
Căn cứ vào hoá đơn số 398956 ngày 27/10/2002 của công ty Dệt- May Hà Nội. Ban kiểm nghiệm gồm: 1. ông Vũ Hải Sơn. KHCƯ- Trởng ban.
2. ông Lê Tuấn. KCS- Uỷ viên.
3. ông Trần Văn Lợi. Thủ kho- Uỷ viên. Đã kiểm nghiệm các loại vật t sau:
Danh điểm vật t Tên, nhãn hiệu vật t ĐV SL theo chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm SL thực tế
kiểm nghiệm
SL đúng
quy cách SL không đúng quy cách
1 2 3 4 5 6 7
1 Bông Nga
cấp 1 Kg 4.171 4.171 4.171 0
Uỷ viên Uỷ viên Trởng ban
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Từ biên bản kiểm nghiệm và hoá đơn lập phiếu nhập kho.
Bảng 4. Phiếu nhập kho
Ngày 27/10/2002.
Đơn vị bán: Công ty thơng mại Dệt- May Việt Nam TP Hồ Chí Minh. Chứng từ số 398956
Nhập tại kho: Bông xơ.
Tên, quy cách
SP hàng hoá ĐV Theo CT Thực nhậpSố lợng Giá đơn vị Thành tiền(đ) Ghi chú
BôngNga cấp 1 Kg 4.171 4.171 20.566,44 85.782.621
Cộng 85.782.621
Số tiền (bằng chữ): Tám lăm triệu bảy trăm tám mơi hai nghìn sáu trăm hai mơi mốt đồng chẵn.
Thủ kho Ngời nhập Phụ trách phòng KHTT
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Bảng 5.
phiếu nhập vật t thuê ngoài chế biến
Số 5 Ngày 15/10/2002. Đơn vị chế biến: Công ty Minh Anh.
Theo phiếu xuất vật t thuê ngoài chế biến số 2 ngày 10/10/2002. Biên bản kiểm nghiệm số 10 ngày 14/10/2002.
Nhập tại kho: Danh điểm vật t Tên quy cách vật t Đ
V Theo Số lợng Giá thực tế nhập kho Ctừ Thực nhập CP chế biến vận CP chuyể n Giá vật t dùng để chế biến Cộng Giá ĐV nhập kho 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Thoi suốt Kg 200 200 185.000 2.431.587 2.616.587 Xơ PE Kg 300 300 250.000 3.751.200 4.001.200 Thủ kho Ngời nhập Phụ trách phòng KHTT
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất trực tiếp và phục vụ quản lý quá trình sản xuất đó. Ngoài ra vật liệu còn đ- ợc xuất để bán ra bên ngoài.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và tình hình sản xuất, các bộ phận sản xuất sẽ lập phiếu xin lĩnh vật t gửi lên phòng kế hoạch thị trờng. Phòng kế hoạch thị tr- ờng xem xét tính hợp lý và lập phiếu xuất kho vật t hay phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Phiếu này đợc lập thành ba liên, hai liên đợc chuyển cho thủ kho còn một liên do bộ phận lĩnh vật t giữ. Khi lĩnh vật t, ngời đi lĩnh phải mang theo phiếu xuất vật t xuống kho, thủ kho ghi lại số thực xuất vào thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho thu lại phiếu xuất kho của các bộ phận, tính tổng số vật t đã xuất đối chiếu với số ghi trên thẻ kho rồi ký vào cả ba liên, một liên sẽ đợc thủ kho gửi trả lại phòng kế hoạch thị trờng để lu, một liên do ngời phụ trách vật liệu tại bộ phận nghiệp vụ sản xuất giữ để theo dõi, một liên thủ kho chuyển sang phòng kế toán tài chính làm căn cứ ghi sổ.
Bảng 6.
Phiếu xuất kho
Số 18 Ngày 30/ 10/ 2002. Họ tên ngời nhận: Lê Thị Mai.
Lý do xuất: Sản xuất SP. Xuất tại kho: Bông xơ.
STT Tên nhãn hiệu quy cách vật t ĐVT Số lợng Yêu cầu Thực xuất Đơn giá (Giá HT) Thành tiền 1 Xơ Sunkyon Kg 193.500 193.500 12.571,66 2.432.616.210 2 Bông TQ Kg 39.500,5 39.500,5 19.476,12 769.316.478 Cộng 233.000,5 233.000,5 3.201.932.688
Số tiền (bằng chữ): ba tỷ hai trăm linh một triệu chín trăm ba mơi hai nghìn sáu trăm tám tám đồng chẵn.
Thủ kho Ngời nhận Phụ trách cung tiêu Phụ trách bộ phận sử dụng
(Đã ký) (Đã ký) ( Đã ký) (Đã ký)
Đối với vật liệu đợc xuất để bán, kế toán sử dụng chứng từ là “Hoá đơn bán hàng”, “Hoá đơn thuế GTGT”, “Phiếu xuất kho”, “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”. Căn cứ vào những thoả thuận với khách hàng, phòng kế hoạch thị trờng lập “Hoá đơn (GTGT)”, phiếu này đợc lập thành ba liên. Công ty kiểm tra ký duyệt thanh toán rồi trao cho khách hàng liên thứ hai. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt hoặc séc thì phải đến thủ quỹ làm thủ tục trả tiền và đóng dấu đã thu tiền vào phiếu. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn tiến hành xuất giao vật liệu cho khách hàng và cùng khách hàng ký vào ba bản: liên một lu ở phòng thị trờng, liên hai giao cho khách hàng còn liên ba đợc thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho và sau đó nó đợc chuyển cho kế toán vật liệu làm căn cứ ghi sổ.
Bảng 7.
Hoá đơn (gtgt)
Liên 2 (Giao cho khách hàng) Ngày 30 / 10 / 2002
Đơn vị bán: Công ty Dệt- May Hà Nội. Địa chỉ: Số 1 Mai Động.
Họ tên ngời mua: Lê Phơng Thảo. Địa chỉ: Công ty Dệt- May 10/10.
STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
khoá luận tốt nghiệp- 7/2003
Mẫu số 01- GTGT Số 415826
A B C 1 2 3=1x2 1 Bông Nga cấp 1 Kg 3.100 10.466,44 32.445.964 Cộng 32.445.964 Thuế suất GTGT 10% 3.244.596,4 Tổng cộng tiền thanh toán 35.690.560,4
Số tiền (bằng chữ): Ba lăm triệu sáu trăm chín mơi nghìn năm trăm sáu mơi đồng.
Ngời mua Ngời thu tiền Ngời viết hoá đơn KT trởng Thủ trởng đơn vị
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Đối với một số loại vật t nh bông rơi chải kỹ cần thuê ngoài gia công thành bông cho sợi OE, thì phiếu xuất vật t thuê ngoài gia công chế biến đợc lập thành hai bản. Một bản đợc giao cho bên gia công, một bản còn lại làm căn cứ ghi thẻ kho cho thủ kho và sau đó nó đợc chuyển cho kế toán vật liệu làm căn cứ ghi sổ.
Bảng 8.
Phiếu xuất vật t thuê ngoài gia công chế biến.
Số 15
Ngày 29/10/2002 Đơn vị nhận chế biến: Công ty Thuận Phát.
Theo hợp đồng số: Nhập tại kho: VLC.
Danh điểm
vật t Tên nhãn hiệu quy cách vật t ĐVT Số l-ợng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú
A B C 1 2 3=1x2 4
Cộng thành tiền: Một triệu năm trăm ba hai nghìn sáu trăm đồng chẵn.
Thủ trởng đơn vị Thủ kho Ngời nhận Ngời phụ trách cung tiêu
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
2.2.2.2. Kế toán chi tiết vật liệu.
* Tại kho:
Thủ kho tiến hành mở các thẻ kho. Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu SL. Hàng ngày khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ rồi sắp xếp phân loại cho từng thứ NVL theo từng kho và ghi số lợng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Mỗi chứng từ đợc ghi một dòng trên thẻ kho. Định kỳ (10 ngày), thủ kho chuyển toàn bộ số chứng từ đã đợc sắp xếp theo từng nhóm về phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Để đảm bảo tính chính xác của số vật liệu tồn kho, hàng tháng phải đối chiếu số thực tồn của từng kho và số tồn trên thẻ kho. Song ở công ty việc này không đợc diễn ra th- ờng xuyên vì NVL của công ty gồm rất nhiều chủng loại khác nhau nên việc kiểm tra tốn rất nhiều thời gian do vậy công ty tiến hành kiểm kê sáu tháng một lần.
Bảng 9.
thẻ kho
Kho: Bông xơ.
Vật t: Bông Nga cấp 1- Đơn vị tính: kg. Từ ngày 1/10/2002 đến ngày 31/10/2002.
Chứng từ
SH NT
Diễn giải SL nhập SL xuất Tồn kho
Tồn đầu tháng 379.474,6
109 20/10 Công ty TM Dệt- May
VN TP HCM 190.000 569.474,6
121 27/10 Công ty TM Dệt- May 4.171 573.645,6
VN TP HCM
28735 28/10 Nhà máy sợi Vinh 5.036,2 568.609,4
28736 29/10 Nhà máy sợi Vinh 4.215 564.394,4
……… ……. ……..
Cộng phát sinh 194.171 129.913,2
Tồn cuối tháng 443.732,4
Ngày 31 tháng 10 năm 2002
Kế toán trởng Ngời lập biểu
(Ký tên) (Ký tên)
* Tại phòng kế toán:
Kế toán vật liệu ở công ty sử dụng sổ chi tiết vật t để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu. Sổ chi tiết có kết cấu giống nh thẻ kho nh- ng nó có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị. Trên sổ chi tiết, kế toán vật liệu tính ra số tiền của mỗi lần nhập, xuất. Số tiền của mỗi lần nhập đợc tính căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho. Còn số tiền của mỗi lần xuất căn cứ theo phơng pháp giá hạch toán. Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu, kiểm tra đối chiếu với thẻ kho xem số lợng nhập, xuất, tồn có khớp không, nếu không khớp thì phải kiểm tra lại. Sổ kế toán chi tiết vật liệu chính đợc đóng thành quyển còn với vật liệu phụ thì ở dạng tờ rời.
Bảng 10. Sổ chi tiết vật liệu
Tháng 10/2002 Tên vật t: Bông Nga cấp 1.
Đơn vị tính: kg Kho: Bông xơ
Chứng từ
SH NT
Diễn giải Nhập Xuất Tồn
SL ĐG (đ) TT(đ) SL ĐG (đ) TT(đ) SL ĐG (đ) TT(đ) D đầu tháng 379.474,6 20.079,42 7.619.629.873 109 20/10 Nhập kho 190.000 20.572,1 3.908.700.805 121 27/10 Nhập kho 4.171 20.566,4 85.782.621 28735 28/10 Xuất cho NM sợi Vinh 5.036,2 20.246,15 101.963.661 28736 29/10 Xuất cho NM sợi Vinh 4.215 20.246,15 85.337.522 ……… ……. ……. ……. ……. ……. ……. ……. …. ……. Cộng PS 194.171 3.994.483.426 129.913,2 2.630.240.569 Tồn cuối tháng 443.732,4 20.246,15 8.983.872.730 Ngày31tháng 10 năm 2002
Ngời ghi sổ Kế toán trởng
(Ký tên) (Ký tên)
Định kỳ, khi nhận đợc các chứng từ nhập kho do thủ kho chuyên lên, kế toán vật liệu phân loại sắp xếp theo số thứ tự của phiếu nhập theo từng kho, căn cứ vào đó để kế toán lập các “bảng kê nhập kho vật liệu”, và “bảng tổng hợp nhập vật liệu”.
Bảng 11. Bảng kê nhập kho bông xơ
Tháng 10/2002.
Chứng từ SH NT
Diễn giải Tài khoản Nợ Có Số lợng (kg) Đơn giá (đ) Thành tiền (đ) 87 1/10 Bông TQ cấp 1 1521 1521V 5.864,4 19.482,3 114.252.000 88 8/10 Bông TQ cấp 1 1521 1521V 4.033,7 19.482,3 78.585.754 94 11/10 Bông Mỹ 1521 1521V 6.008 18.830 113.130.640 98 12/10 Bông Việt Nam 1521 331H 201.580 20.000 4.031.600.000 .. … ….. ….. ……. ……. ……… Cộng 1.053.288, 2 19.147.493.513 Ngày 31 tháng 10 năm 2002 Ngời lập bảng Kế toán trởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng 12. Tổng hợp nhập bông xơ Tháng 10 / 2002 (Đơn vị tính: đ) Tên vật t Cộng phát sinh 1521V 154 331H Bông F1 176.949.376 176.949.376
Bông rơi chải kỹ 331.398.000 331.398.000
Bông TQ cấp 1 2.909.321.083 2.909.321.083 Bông VN 6.227.234.000 6.227.234.000 .. … ………. ………. ………. ………. Cộng 19.147.493.513 3.563.045.959 519.427.376 15.065.020.178 Ngày 31 tháng 10 năm 2002
Ngời lập bảng Kế toán trởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đối với các chứng từ xuất kho, sau khi nhận đợc kế toán tiến hành đối chiếu, kiểm tra, lập “bảng kê xuất kho” và “bảng tổng hợp xuất vật t” rồi định khoản. Dựa vào các chứng từ xuất kho đã thu thập kế toán nhập dữ liệu vào máy vi tính và máy vi tính sẽ tự tính đợc giá hạch toán của các vật liệu đã xuất kho.
Bảng 13. Bảng kê xuất kho bông xơ
Tháng 10/ 2002
Chứng từ
SH NT
Tên vật t Tài khoản
Nợ Có Số lợng (kg) Đơn giá (đ) Thành tiền (đ) 18732 12/10 Bông VN cấp 1 154 1521 201.580 20.341,53 4.100.445.617 18438 19/10 Bông rơi chải kỹ 621H1 1521 4.028 9.000 36.252.000 28734 27/10 BôngVNC1 621H2 1521 104.554 20.341,5 3 2.126.788.328 18443 28/10 Xơ sunkyon 621H1 1521 310.800 12.571,66 3.907.271.928 . ……… ……. ……. ……. ……. ……. Cộng 1.210.280,4 19.735.783.536 Ngày 31 tháng 10 năm 2002 Ngời lập bảng Kế toán trởng (Ký tên) (Ký tên)
(Mẫu bảng tổng hợp xuất vật t đợc trình bày ở trang sau)
Đối với vật liệu nhận gia công xuất khẩu, công ty không thực hiện kế toán giá trị của vật liệu do khách hàng gửi đến mà chỉ hạch toán phần chi phí thực tế phát sinh trong quá trình SX. Do đó, trên sổ kế toán chi tiết vật liệu và phiếu nhập