ảnh hởng của nó tới chất lợng một cuộc kiểm toán:
Kiểm toán độc lập bao giờ cũng có sự đánh giá trớc tiên về HTKSNB để khoanh vùng rủi ro và xác định trọng tâm kiểm toán.
Theo Uỷ ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về việc chống gian lận trong báo cáo tài chính (COSO), kiểm soát nội bộ đợc định nghĩa nh sau: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do ngời quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó đợc thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện 3 mục tiêu dới đây:
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy
- Các luật lệ và qui định đợc tuân thủ
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả” Nh vậy, chúng ta có thể hiểu:
KSNB là một quá trình bao gồm một chuỗi các hoạt động kiểm soát đợc thực hiện ở mọi bộ phận trong đơn vị và kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Chuỗi hoạt động kiểm soát này đợc thiết lập và thực hiện thông qua các chính sách, thủ tục, biểu mẫu bởi những con ng… ời trong Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, các nhân viên khác …
KSNB không thể đảm bảo tuyệt đối rằng các mục tiêu nêu trên về báo cáo tài chính, về mức độ tuân thủ, về hoạt động của đơn vị đợc thực hiện do một nguyên tắc cơ bản trong việc đa ra các quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không đợc vợt quá so với lợi ích mong đợi từ quá trình kiểm soát và do một số hạn chế nhất định của hệ thống KSNB.
Hệ thống mục tiêu mà kiểm soát nội bộ có trách nhiệm đa ra xác nhận rằng chúng đã đợc thực hiện là hệ thống mục tiêu cần đạt tới của toàn đơn vị. Do vậy,
kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả, thực hiện theo đúng chức năng của nó sẽ góp phần đáng kể vào sự phát triển của đơn vị.
Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm 5 bộ phận:
- Môi trờng kiểm soát (Control Environment)
- Đánh giá rủi ro (Risk Assessment)
- Hoạt động kiểm soát (Control Activities)
- Thông tin và truyền thông (Information and Communication)
- Giám sát (Monitoring)
Môi tr ờng kiểm soát
Môi trờng kiểm soát bao gồm tất cả các nhân tố mang tính môi trờng chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và ảnh hởng đến quá trình thiết kế, vận hành và tính hữu hiệu của HTKSNB.
Môi trờng kiểm soát với nhân tố đầu tiên bao trùm là triết lý quản lý và
phong cách điều hành của nhà quản lý: HTKSNB nhận đợc sự quan tâm đúng
đắn từ phía các nhà quản lý sẽ giúp cho các kiểm toán viên độc lập có thể thu hẹp phạm vi của kiểm toán cơ bản và thuận lợi hơn trong quá trình thực hiện các qui trình kiểm toán cũng nh trong việc đi đến sự thống nhất về ý kiến đa ra trong báo cáo kiểm toán giữa các kiểm toán viên và ban lãnh đạo ngân hàng.
Cơ cấu tổ chức thực chất là việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm giua
các bộ phận, thành viên trong ngân hàng. Việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm cụ thể, rõ ràng giúp cho kiểm toán độc lập thuận lợi hơn trong việc thu thập các bằng chứng kiểm toán và trao đổi với các phòng ban liên quan .
Đảm bảo năng lực cho nhân viên ngân hàng: Đảm bảo năng lực cho nhân
viên nhằm tạo nên đội ngũ nhân viên ngân hàng có tác phong làm việc khẩn trơng, có nghiệp vụ chuyên môn giỏi, có kỹ năng làm việc tốt sẽ hạn chế sai phạm trọng yếu, nâng cao hiệu quả trong việc hợp tác với các kiểm toán viên độc lập, các vấn đề còn khúc mắc đợc giải quyết nhanh chóng …
Tính chính trực và giá trị đạo đức: cần phải có ở mọi nhân viên ngân hàng,
bộ thuộc bộ phận kiểm soát nội bộ của ngân hàng nhằm giảm thiểu những hành vi thiếu đạo đức, cố tình che dấu đi những sai phạm của một nhân viên nào đó do mối quan hệ cá nhân hay bất kỳ một nguyên nhân nào khác. Tính chính trực và giá trị đạo đức ở mỗi ngân hàng ảnh hởng tới sự thuận lợi hay khó khăn trong việc tiếp cận các thông tin trong ngân hàng của nhân viên kiểm toán. Xét một ngân hàng cha có sự chú trọng trong việc xây dựng các chuẩn mực đạo đức dễ dẫn tới những sai phạm và chính sự cố ý che dấu những sai phạm đó của nhân viên ngân hàng sẽ làm mất thời gian cũng nh công sức của một cuộc kiểm toán.
Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: là phơng thức nhà quản lý
ngân hàng sử dụng để phân công công việc. Phân công quyền hạn và trách nhiệm bằng văn bản sẽ tạo sự rõ ràng, cụ thể trong mỗi công việc đợc giao. Điều này sẽ thực sự quan trọng đối với một cuộc kiểm toán độc lập bởi nó tạo một sự thống nhất và có tổ chức trong việc cung cấp các tài liệu cũng nh thực hiện lịch làm việc với các phòng, ban có liên quan của nhân viên kiểm toán theo sự chỉ đạo bằng văn bản của các cấp lãnh đạo trong ngân hàng.
Chính sách nhân sự: Chính sách nhân sự có ảnh hởng đáng kể đế sự hữu
hiệu của môi trờng kiểm soát thông qua các tác động đến các nhân tố khác trong môi trờng kiểm soát nh đảm bảo về năng lực, tính chính trực và các giá trị đạo đức. Và do vậy, nó ảnh hởng gián tiếp tới chất lợng một cuộc kiểm toán. Chính sách nhân sự tốt, ví dụ nh luôn quan tâm tới việc nâng cao trình độ của nhân viên, khen thởng hay xử phạt nghiêm túc, “đúng ngời, đúng việc” sẽ tác động tới thái độ và trách nhiệm làm việc của các nhân viên trong ngân hàng. Điều này cũng góp phần tăng tính hợp tác trong quá trình làm việc với các nhân viên kiểm toán, đẩy nhanh tiến đọ của cuộc kiểm toán.
Tóm lại, tất cả các nhân tố nêu trên thuộc môi trờng kiểm soát đều có ảnh hởng tới chất lợng của một cuộc kiểm toán. Chúng có thể làm tăng hoặc giảm chi phí kiểm toán và góp phần tăng tính hữu hiệu của cuộc kiểm toán.
Thông tin và truyền thông:
Hệ thống thông tin trong ngân hàng là hệ thống tạo sự luân chuyển thông tin giữa các bộ phận, các nhân viên trong ngân hàng và giữa ngân hàng với các
chủ thể bên ngoài. Hệ thống này bao gồm hệ thống máy tính và hệ thống thủ công nhằm đảm bảo tính thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện phục vụ cho việc quản lý và giám sát khối lợng lớn các giao dịch phức tạp diễn ra hàng ngày trong ngân hàng và các hoạt động nội bộ khác của ngân hàng. Hệ thống thông tin trong ngân hàng đòi hỏi tính hiện đại ngày càng cao và thông thờng gồm 5 phần ứng dụng: Master files, hệ thống sản phẩm, hệ thống giao tiếp, hệ thống hỗ trợ, hệ thống báo cáo. Còn truyền thông là một bộ phận của hệ thống thông tin đề cập tới vai trò của việc truyền đạt thông tin. Việc truyền thông đúng đắn sẽ giúp từng bộ phận, từng nhân viên trong ngân hàng hiểu rõ hơn vai trò, trách nhiệm, công việc của mình phải làm trong toàn hệ thống ngân hàng cũng nh tạo tính liên tục, kịp thời trong việc liên lạc thông tin với bên ngoài.
Trong HTKSNB, hệ thống thông tin ảnh hởng trực tiếp nhiều nhất tơi công tác kiểm toán độc lập. Bởi kiểm toán độc lập thực hiện chức năng “xác nhận thông tin” do vậy, các nhân viên kiểm toán sẽ tiếp xúc nhiều nhất hệ thống thông tin đặc biệt là hệ thống thông tin kế toán của ngân hàng.
Hệ thống thông tin trong ngân hàng rất phức tạp và ngày càng hiện đại, ứng dụng rộng rãi công nghệ tin học do vậy nó đòi hỏi trình độ của kiểm toán viên trong lĩnh vực công nghệ thông tin ngày càng cao, đồng thời giúp cho công việc kiểm toán đỡ tốn thời gian và công sức hơn trong việc thu thập các tài liệu làm bằng chứng kiểm toán do kiểm toán có thể lấy các dữ liệu cần thiết từ mạng nội bộ của ngân hàng trong sự thoả thuận cho phép về hệ thống máy tính của kiểm toán để phân tích theo quan điểm của kiểm toán.
Nếu hệ thống thông tin đợc tổ chức tốt sẽ giúp các nhân viên kiểm toán dễ dàng tiếp cận và nắm bắt cấu trúc tổng thể cũng nh đi vào tìm hiểu chi tiết hoạt động từng phần mềm ứng dụng góp phần tạo sự “trơn chu” trong qui trình kiểm toán.
Ngoài ra, hệ thống thông tin chuẩn hoá và chính xác góp phần không nhỏ trong việc làm giảm bớt công việc của kiểm toán bởi nó chính là công cụ hữu hiệu của ngân hàng phục vụ việc giám sát hoạt động và quản lý rủi ro.
Một trong những đặc trng lớn nhất của các ngân hàng là luôn tiềm ẩn rất nhiều rủi ro (phần Đặc điểm hoạt động kinh doanh ngân hàng đã nêu). Rủi ro có thể phát sinh bất kỳ lúc nào. Do vậy, việc kiểm soát rủi ro là việc làm tất yếu đối với tất cả các ngân hàng.
Đánh giá rủi ro thực hiện các công việc nh sau:
- Xác định mục tiêu của ngân hàng
- Nhận dạng rủi ro
- Phân tích và đánh giá rủi ro
HTKSNB có thể phát huy đợc vai trò của mình trong việc đảm bảo an toàn cho ngân hàng thông qua bộ phận thứ hai này. Bộ phận này giúp nhà quản lý ngân hàng có thể đa ra các biện pháp quản lý rủi ro đúng đắn, kịp thời và chính điều này cũng giúp làm giảm bớt công việc của kiểm toán độc lập.
Hoạt động kiểm soát:
Hoạt động kiểm soát bao gồm hàng loạt các chính sách, qui định và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý đợc thực hiện. Hoạt động kiểm soát chủ yếu của một ngân hàng nh sau:
- Phân nhiệm (segregation of duties)
- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin (Information processing)
- Kiểm soát vật chất (Physical Controls)
- Đánh giá hoạt động (Performance Review).
Hoạt động kiểm soát chủ yếu nh trên đợc thực hiện thờng xuyên, nghiêm túc sẽ góp phần tăng tính hữu hiệu và hiệu quả của HTKSNB, tạo độ tin cậy đối với kiểm toán độc lập trong việc đánh giá HTKSNB.
Giám sát :
Giám sát là quá trình đợc thực hiện bởi các nhà quản lý ngân hàng nhằm đánh giá chất lợng hoạt động của hệ thống kiểm soát, xác định xem HTKSNB vận hành theo đúng qui trình, thủ tục đã qui định hay không; xem xét việc sửa đổi, bổ sung cho phù hợp tình hình thực tế của ngân hàng. Để đảm bảo tính chặt chẽ, công việc này cần phải đợc thực hiện thờng xuyên hoặc định kỳ bởi bộ phận kiểm toán nội bộ.
Chức năng của bộ phận kiểm soát nội bộ giống với chức năng của kiểm toán độc lập- đều là xác nhận thông tin, và để thực hiện đợc chức năng này đòi hỏi kiểm soát nội bộ thực hiện các công việc giống nh kiểm toán độc lập phải làm trong một cuộc kiểm toán. Hơn nữa, kiểm soát nội bộ có sự độc lập tơng đối của nó. Do vậy, kiểm toán độc lập có thể sử dụng kết quả kiểm toán của HTKSNB.Bộ phận KSNB đáng tin cậy chắc chắn sẽ hỗ trợ tích cực trong việc hoàn thiện kết quả kiểm toán độc lập và giảm chi phí cho cuộc kiểm toán đó.