1. kháI quát chung về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty sản xuất
1.6. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công
Bộ máy kế toán của công ty là tập hợp đồng bộ các lao động kế toán để đảm bảo thực hiện khối lợng công tác kế toán phần hành với đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra tất cả các mặt hoạt động kinh tế của đơn vị.
Phù hợp với hình thức tổ chức bộ máy quản lý và cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh; phù hợp với địa bàn kinh doanh rộng, quy mô lớn, ngành nghề kinh doanh đa dạng , bộ máy kế toán đợc tổ chức theo mô hình phân tán 2 cấp.
Theo hình thức tổ chức kế toán phân tán, tổ chức bộ máy phân thành: - Cấp công ty(phòng KT_TC).
- Cấp đơn vị cơ sở ( Kế toán phòng KH-KDXNK, phòng vật t tổng hợp, các chi nhánh, xí nghiệp).
Trong đó kế toán cấp công ty và kế toán cấp cơ sở đều có sổ sách kế toán riêng và bộ máy nhân sự riêng.
Phòng KT-TC (kế toán cấp công ty) là nơi thực hiện khâu tổng hợp số liệu báo cáo của các cấp cơ sở, lập báo cáo tài chính cho cơ quan tổ chức quản lý; chịu trách nhiệm cuối cùng về toàn bộ hoạt động của đơn vị cơ sở trớc Nhà nớc, các bạn hàng, nhà cung cấp, các bên đầu t, cho vay.
Phòng KT-TC có các nhiệm vụ sau:
- Theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên công ty.
- Theo dõi chặt chẽ các hợp đồng vay vốn của công ty, theo đó các đơn vị là các xí nghiệp, chi nhánh, phòng KH-KD, phòng kinh doanh vật t tổng hợp muốn huy động vốn từ Ngân Hàng phải làm phơng án trình giám đốc và kế toán trởng phê duyệt. Công ty sẽ trực tiếp vay vốn Ngân Hàng và phân phối lại cho các đơn vị cơ sở.
- Trực tiếp theo dõi các khoản công nợ với nhà cung cấp, với khách hàng thanh toán trực tiếp qua tài khoản của công ty.
- Trực tiếp thực hiện các khoản nộp Ngân sách Nhà nớc sau khi thu lại của các đơn vị thành viên.
- Theo dõi tình hình biến động, tình hình sử dụng Tài sản cố định của toàn công ty.
Với nhiệm vụ đó, công việc tại phòng KT-TC đợc phân công nh sau: - Trởng phòng(kế toán trởng) : kế toán trởng công ty là ngời đứng đầu bộ máy kế toán, điều hành chung mọi hoạt động trong phòng; chịu trách nhiệm trực tiếp trớc Giám đốc về mọi hoạt động thuộc lĩnh vực tài chính, kế toán của toàn công ty; có chức năng tham mu cho Giám đốc về việc tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức hệ thống sổ sách kế toán và thực hiện công tác hạch toán kế toán từ văn phòng công ty xuống các đơn vị thành viên. Ngoài ra, kế toán trởng còn kiêm hạch toán Tài sản cố định của công ty.
- Phó phòng: là ngời hỗ trợ công việc cho trởng phòng; đồng thời, đảm nhiệm phần hành thanh toán và tổng hợp số liệu kế toán, tài chính từ báo cáo của các đơn vị cơ sở thành viên và của phòng cuối mỗi quý.
- 01 kế toàn đảm nhiệm phần hành vật t và chi tiết công nợ. - 01 kế toán đảm nhiệm phần hành kế toán thuế.
- 01 kế toán đảm nhiệm phần hành kế toán Ngân hàng. - 01 thủ quỹ
Các đơn vị trực thuộc quan hệ với nhau theo nguyên tắc hạch toán kinh tế nội bộ . Bộ phận kế toán có thể chỉ gồm một nhân viên kế toán, có thể gồm một trởng phòng kế toán và các kế toán viên. Các bộ phận này có trách nhiệm theo dõi, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị cơ sở từ khâu tập hợp và phân loại chứng từ ban đầu , ghi chép vào các sổ có liên quan đến lập báo cáo theo quy định nội bộ nộp lên phòng Kế toán –Tài chính vào cuối quý.
Tại các xí nghiệp, với chức năng chính là sản xuất, gia công, chế biến, bộ phận kế toán sẽ đợc chủ động tổ chức đảm nhiệm hạch toán cụ thể, chi tiết các phần hành có liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất nh:
- Phần hành hàng tồn kho(nguyên liệu, thành phẩm, công cụ dung cụ). - Phần hành tiền lơng và chi phí nhân viên.
- Phần hành chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
- Phần hành tài sản cố định thuộc vốn tự có của đơn vị, ngoài ra đối với tài sản do công ty giao quyền sử dụng, các đơn vị phải có trách nhiệm theo dõi và báo cáo tình hình sử dụng lên công ty.
Tại phòng KH-KD và phòng kinh doanh vật t tổng hợp là những phòng hoạt động có doanh thu, nhân viên kế toán đợc phân cấp theo dõi, hạch toán các
nghiệp vụ mua hàng, bán hàng, tập hợp các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua hàng hoặc xuất khẩu hàng, tập hợp chi phí quản lý, phản ánh giá vốn, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.
Riêng đối với các nghiệp vụ gửi tiền, rút tiền khỏi tài khoản của công ty tại Ngân hàng, các nghiệp vụ vay vốn tín dụng thì nhất thiết phải thông qua phòng KT-TC, do kế toán tiền mặt trực tiếp theo dõi. Nguyên tắc nằy nhằm đảm bảo tính thống nhất và chặt chẽ trong quản lý tài chính của công ty.
Đối với các chi nhánh, do hoạt động khác địa bàn nên đợc hạch toán độc lập mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong phạm vi chi nhánh và hoàn toàn tự chủ về mặt tài chính , tự chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ phải nộp với cơ quan thuế và cơ quan chức năng khác.
Cuối quý, các bộ phận kế toán cơ sở phải nộp về phòng KT-TC báo cáo quyết toán sản xuất kinh doanh với 5 loại bắt buộc sau:
- Bảng báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. - Báo cáo công nợ.
- Báo cáo tổng hợp chữ T. - Bảng cân đối tài khoản.
- Biên bản kiểm kê hàng tồn kho.
Trên cơ sở đó, phòng KT-TC tổng hợp số liệu và lập báo cáo quyết toán toàn công ty.
Ngoài ra, hàng tháng, các xí nghiệp, phòng KD-KH, phòng vật t tổng hợp phải lập bảng kê khai thuế GTGT của hàng hoá , dịch vụ mua vào và hàng hoá, dịch vụ bán ra; nộp các khoản phí quản lý, các khoản BHXH, BHYT của đơn vị mình lên công ty, từ đó phòng KT-TC sẽ lập báo cáo quyết toán và ngân sách Nhà nớc.
Luận văn tốt nghiệp 48
Bộ phận kế toán tại chi nhánh Tp.Hồ Chí Minh Bộ phận kế toán tại phòng kinh doanh vật tư tổng hợp Nhân Viên 1 Thủ quỹ Bộ phận kế toán tại phòng kế hoạch kinh doanh
xuất nhập khẩu Kế toán phó (Phó phòng TC-KT) Nhân Viên 3 Bộ phận kế toán tại XN Bộ phận kế toán tại chi nhánh Hà Giang Kế toán trưởng (trưởng phòng KT-TC) Nhân Viên 2 Bộ phận kế toán tại chi nhánh Móng Cái – Quảng Ninh
Sơ đồ 16: Bộ máy kế toán tại công ty 1.7. Hệ thống chứng từ và tài khoản sử dụng.
Công tác kế toán của công ty đợc thực hiện trê cơ sở pháp lý là Quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 và các văn bản hớng dẫn chế độ hạch toán kế toán có liên quan do Bộ Tài chính ban hành.
1.7.1.Hệ thống tài khoản
Trên cơ sở pháp lý đó và với phơng pháp Kê khai thờng xuyên đợc áp dụng, hệ thống tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng bao gồm các tài khoản sau: (Phụ lục).
Trong những năm qua, mặc dù kinh doanh có lãi, song do trớc đây công ty làm ăn thua lỗ, nên hầu hết các Tài khoản mà nguồn hình thành từ Lợi nhuận sau thuế (TK’421) không đợc trích lập theo quy định( TK’431, TK’416, TK’415).
Do không tham gia buôn bán trái phiếu hay tham gia góp vôn liên doanh nên công ty cũng không sử dụng các Tài khoản phản ánh các nghiệp vụ liên quan.
Là đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu, nên công ty thờng xuyên có hợp động kí quỹ ngắn hạn, do vậy công ty có sử dụng TK’144 (không sử dụng TK’244).
Để đảm bảo sử dụng TK, hạch toán chính xác, nhân viên kế toán của công ty cũng luôn đợc cập nhật các chuẩn mực mới. Cụ thể là công ty đã tiến hành xử lý chênh lệch tỷ giá theo Chuẩn mực mới, Chỉ sử dụng TK’413 vào sử lý chênh lệch tỷ giá cuối kì.
Tuy nhiên, do đặc điểm kinh doanh của công ty, nên một số Tài khoản công ty không sử dụng, nh TK’242, TK’3357.
Mặc dù doanh nghiệp áp dụng phơng pháp KKTX để hạch toán, song công ty vẫn sử dụng TK’611 để phản ánh quá trình xuất, nhập hàng tồn kho. Điều này là sai với Chuẩn mực kế toán Việt Nam.
Nh vậy công ty đã sử dụng khá đầy đủ các Tài khoản do Nhà nớc ban hành, việc sử dụng các Tài khoản cấp 2, 3 đ… ợc doanh nghiệp sử dụng linh hoạt, tuỳ thuộc vào yêu cầu công việc và yêu cầu quản lý. Tuy nhiên việc áp dụng một số TK còn cha chính xác, đòi hỏi doanh nghiệp cần có sự điều chỉnh.
1.7.2. Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng trong công ty.
Để thực hiện đầy đủ các thông tin cần thiết cho việc ghi sổ kế toán phù hợp với điều kiện của đơn vị, công ty đã sử dụng hệ thống chứng từ nh sau:(Phụ lục).
Hệ thống chứng từ này doanh nghiệp sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh xảy ra tại cả công ty lẫn các đơn vị cơ sở. Sau khi đã đợc kiểm tra, phân loại theo các phần hành, kế toán viên tiến hành ghi chép các nghiệp vụ từ chứng từ lên sổ sách kế toán. Khi báo cáo quyết toán năm đợc duyệt, chứng từ đợc chuyển vào lu trữ, và đợc huỷ sau một thời gian quy định riêng cho từng loại chứng từ. Tại mỗi đơn vị, chứng từ sẽ đợc Ban lãnh đạo tại các đơn vị phê duyệt theo trách nhiệm của mỗi ngời, không cần thông qua Giám đốc, Kế toán trởng của trên công ty(trừ các hoạt động liên quan đến vay vốn Ngân hàng). Cuối tháng, chứng từ sẽ đợc tập hợp và chuyển về công ty, Ví dụ nh Bảng kê thuế GTGT có kèm theo hoá đơn GTGT...
1.8. Hệ thống sổ và báo cáo kế toán sử dụng trong doanh nghiệp.
Công ty lựa chọn hình thức ghi sổ là hình thức Nhật ký- chứng từ kế toán để ghi chép các nghiệp vụ.
Đối với các đơn vị thành viên , sổ sách đợc tổ chức để vừa đáp ứng yêu cầu phản ánh các hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị mình, vừa đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ cho phòng KT-TC.
Sau khi các đơn vị trực thuộc nộp báo cáo quyết toán sản xuất kinh doanh theo quy định nội bộ, phòng KT-TC có trách nhiệm tổng hợp số liệu, lập và nộp báo cáo theo quy định.
- Báo cáo quý : sau 15 ngày sau quý
- Báo cáo năm : sau 30 ngày sau khi hết quý 4
Niên độ kế toán của công ty là 1 năm tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12. Hệ thống báo cáo của doanh nghiệp bao gồm :
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh. -Thuyết minh báo cáo tài chính.
- Báo cáo lu chuyển tiền tệ.
- Báo cáo hoạt động nhập khẩu hàng hoá. - Báo cáo hoạt động xuất khẩu hàng hoá ...
Trong đó, hàng quý công ty phải nộp 2 báo cáo là Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh. Riêng Thuyết minh báo cáo tài chính công ty phải nộp vào cuối năm và báo cáo lu chuyển tiền tệ bắt đầu đợc thực hiện, ghi chép và báo cáo bắt đầu từ năm 2004.
1.9. Đặc điểm chính sách kế toán một số nghiệp vụ cơ bản.
- Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Doanh nghiệp sử dụng phơng pháp Kê khai thờng xuyên.
- Phơng pháp tính giá xuất kho: theo giá thực tế đích danh. - Tỷ giá hối đoái: tỷ giá thực tế
- Hạch toán chi tiết: doanh nghiệp áp dụng phơng pháp thẻ song song để
2.Thực trạng kế toán lu chuyển hàng hoá xuất khẩu tại công ty sản xuất bao bì và hàng xuất khẩu
2.1.Thực trạng kế toán tạo nguồn hàng xuất khẩu tại công ty sản xuất bao bì hàng xuất khẩu
2.1.1.Các phơng thức tạo nguồn hàng xuất khẩu.
Đối với bất kì công ty nào, để có thể sản xuất hay kinh doanh thơng mại luôn quan tâm tới vấn đề tạo nguồn. Là đơn vị kinh doanh xuất khẩu các sản phẩm gỗ, nông , lâm, thuỷ hải sản và dợc liệu, nguồn hàng để xuất khẩu của công ty đợc thu mua từ rất nhiều nguồn: trong và ngoài nớc. Các đơn vị trong công ty chủ động tìm kiếm nguồn hàng phục vụ cho hoạt động của mình.
Nguồn hàng của công ty đợc mô tả nh sau:
Nh vậy có thể thấy sản phẩm của công ty đợc hình thành từ 4 nguồn : - Thu gom từ các cơ sở địa phơng và các doanh nghiệp trong nớc: đây là hình thức áp dụng đối với hàng nông, lâm, thuỷ hải sản. VD: Sứa ớp muối, cá Hố ớp đá, gạo...Trong trờng hợp này, các đợn vị tự tìm hiểu về mối hàng tại các cơ sở địa phơng và các đơn vị đã sơ chế hàng. Mặt hàng này doanh nghiệp mua có thể nhập kho hoặc xuất bán thẳng.
Luận văn tốt nghiệp 52
Lập phương án kinh doanh
Thu gom hàng từ các cơ sở địa phương hoặc kí hợp đồng mua bán với các doanh nghiệp khác. Nhập mua hàng từ nước ngoài
Mua nguyên vật liệu
Thuê ngoài gia công chế biến Các xí nghiệp
tự sản xuất
- Nhập khẩu từ nớc ngoài: các mặt hàng này chủ yếu là dợc phẩm, đó là bột Hoàng Liên thô (hay bột Hoàng Đằng). Đây là dợc liệu mà trong nớc cha có, và công ty thu mua từ Campuchia. Đối với hàng này, công ty xuất khẩu theo hình thức “tạm nhập tái xuất”, hàng hoá không đợc nhập kho mà xuất bán thẳng ra nớc ngoài.
- Hàng doanh nghiệp tự sản xuất: đó là hàng trang trí nội thất (giờng, tủ, khung cửa...), đó là các sản phẩm đợc sản xuất từ gỗ. Sau khi nhận đợc đơn đặt hàng, hoặc chủ động tạo sản phẩm mới, doanh nghiệp tiến hành mua nguyên vật liệu và tự lập phơng án kinh doanh sản xuất sản phẩm. Nguồn nguyên vật liệu đầu vào chủ yếu đợc thu mua từ các nguồn :
+ Công ty nhập khẩu gỗ từ Lào, cụ thể là Xí nghiệp thơng mại phát triển xuất nhập khẩu sở Thơng mại du lịch tỉnh Xiểng Khoảng Lào: gỗ thông, gỗ Giáng Hơng, gỗ Lim. Trớc đây công ty có thể nhập khẩu gỗ tròn từ Lào, nhng theo Luật mới của Lào, công ty không đợc nhập gỗ tròn, mà phải xẻ ngay tại Lào rồi mới đem về nớc. Ngoài ra công ty còn nhập khẩu gỗ trong và gỗ hộp tại Inđonêxia.
+ Tại thị trờng trong nớc, công ty mua hàng qua các khâu trung gian nh: quân khu 4 Bộ Quốc phòng, công ty thơng mại tổng hợp Quảng Bình, công ty xuất nhập khẩu Thạch Hãng Quảng Trị với các loại gỗ nh: gỗ Pơmu, gỗ Samu, gỗ Dầu....
- Thuê ngoài gia công chế biến: cũng đối với các sản phẩm đợc chế biến từ gỗ, công ty tiến hành thuê ngoài gia công chế biến, rồi nhập kho. Sau đó đợc bán sang thị trờng nớc ngoài. VD: Ván sàn gỗ Samu, tợng....
2.1.2. Kế toán tạo nguồn hàng xuất khẩu tại công ty sản xuất bao bì và hàng xuất khẩu. xuất khẩu.
2.1.2.1. Chứng từ sử dụng.
Do hàng xuất khẩu của công ty đợc hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, nên việc lựa chọn và sử dụng chứng từ của công ty rất đa dạng:
- Trong trờng hợp thu mua hàng nông lâm, thuỷ hải sản từ các cơ sở địa phơng, từ các đơn vị khác: sau khi kiểm nhận hàng, bộ phận kinh doanh sẽ lập Phiếu kê mua hàng. Phiếu kê mua hàng đợc lập thành 3 liên: 1 liên lu tại quyển, 1 liên giao cho ngời bán, và 1 liên dùng để luân chuyển trong công ty.