2. Quy trình xuất khẩu hàng hóa của công ty
2.1.3. Sơ đồ và các bước tiến hành nhận hàng xuất từ khách hàng của tổ Giao nhận
nhận
Hình 3: Sơ đồ nhận hàng của tổ PUD
( 4 )
Khách hàng Nhân viên giao nhận
( 1 ) ( 3 ) ( 5 )
( 2 )
Dịch vụ khách hàng Điều phối viên tổ PUD Tổ kho
Nguồn: Công ty TNT- Vietrans
Khi nhận được điện thoại, fax của khách hàng yêu cầu đến nhận hàng gửi đi, nhân viên phòng Dịch vụ khách hàng (CS - Custumer Service) sẽ nhập vào Booking System những thông tin chi tiết sau:
• Tên người đại diện khách hàng liên lạc và số điện thoại
• Giờ gọi nhận hàng/giờ hàng sẵn sàng để nhận/giờ công ty đóng cửa • Loại hình dịch vụ : Global Express, WEF, E.E, hàng nặng, cồng kềnh... • Chủng loại hàng hoá: tài liệu, hàng mẫu, hàng nguy hiểm ....
• Nơi đến (thành phố, quốc gia).
• Số kiện, số cân, kích thước của lô hàng (nếu có)
• Loại dịch vụ khách hàng yêu cầu (người nhận trả cước - Charge Forward, phát hàng theo thời gian khách hàng yêu cầu - Priority, bảo hiểm hàng hóa - Insurance...)
• Hướng dẫn, chỉ định đặc biệt, hình thức thanh toán.
Sau khi nhận được yêu cầu nhận hàng từ bộ phận CS thông qua màn hình hệ thống Booking System, điều phối viên giao nhận có trách nhiệm kiểm tra để đảm bảo các thông tin nhận hàng đầy đủ và chính xác. Nếu thông tin nhận hàng không đầy đủ, sai hoặc thiếu, điều phối viên lập tức yêu cầu nhân viên CS bổ sung kịp thời trước khi báo thông tin cho nhân viên giao nhận.
Điều phối viên dùng điện thoại thông báo cho nhân viên giao nhận ở khu vực liên quan. Khi nhân viên giao nhận trả lời đã nhận được thông tin, điều phối viên giao nhận sẽ ghi chú thời gian và tên nhân viên giao nhận ấy vào hệ thống trên màn hình.
Nhân viên giao nhận phải cập nhật đầy đủ toàn bộ những thông tin về yêu cầu nhận hàng vào Phiếu nhận hàng của mình và phải đến nhận hàng ngay theo Hướng dẫn Nhận hàng. Sau khi nhận hàng, nhân viên giao nhận phải báo ngay thời gian hoàn thành việc nhận hàng cho điều phối viên.
Điều phối viên điền vào ô thích hợp trên màn hình thời điểm đã nhận hàng và kiểm tra xem những yêu cầu nhận hàng đã được thực hiện hết chưa trước khi nhân viên giao nhận hoàn tất công việc, quay trở về văn phòng hoặc đến địa điểm nhận
hàng tiếp theo. Trong mọi trường hợp không nhận được hàng vì bất cứ lý do gì, nhân viên giao nhận phải lập tức thông báo về cho điều phối viên.
Trường hợp nhân viên giao nhận không gọi về, báo cáo việc đã nhận hàng trong vòng 45 phút sau khi nhận được yêu cầu nhận hàng, điều phối viên sẽ chủ động liên lạc với nhân viên giao nhận ấy để kiểm tra việc nhận lô hàng.
Nhân viên giao nhận phải trả lời điện thoại của điều phối viên ngay lập tức khi nhận được tín hiệu trong vòng 5 hồi chuông. Nếu sau 30', nhân viên giao nhận không nhận được thông tin qua máy điện thoại thì phải dùng điện thoại di động hoặc tìm cách để liên hệ với văn phòng.
Trước khi quay về văn phòng, nhân viên giao nhận phải liên lạc với điều phối viên giao nhận để xác nhận và đảm bảo mọi yêu cầu nhận hàng đã được thực hiện hết.