2. Quy trình xuất khẩu hàng hóa của công ty
2.2.3.Nhận hàng từ tổ PUD (tổ Giao nhận)
Sau khi nhận hàng từ tổ PUD, nhân viên tổ Kho hàng sẽ kiểm tra các thông tin sau đây: Kiểm tra hàng PUD/Đại lý/Chi nhánh Kiểm tra hàng và hồ sơ Đóng gói và In nhóm hàng hóa Các bộ phận Kinh doanh, Dịch vụ khách hàng
Hàng chưa xuất được (Unsend)
Phân luồng tuyến và tách hồ sơ hàng
Chuẩn bị hồ sơ Hải quan và
Hàng không Tổ Sân bay
Tiếp nhận
Chưa đủ điều kiện xuất
Chuyển thông tin
Bàn giao OK
OK
Trả lại hàng cho khách
Không đáp ứng được yêu cầu
• Kiểm tra hàng là chứng từ (DOX) hay hàng mẫu (XPS), số lượng mỗi loại, gửi đi quốc tế hay nội địa?
• Số TNT Consignment note (HAWB) đã đươc ghi đầy đủ trên các lô hàng chưa?
• Kiểm tra lại kích thước trọng, lượng của lô hàng, xem có đúng như khách hàng kê khai? Có vượt quá quy định đối với hàng chuyển phát nhanh không?
• Các lô hàng nội địa nhiều kiện được dán nhãn Multiple piece chưa?
• Trên connote đã thể hiện rõ loại hình dịch vụ chưa? Nhãn dịch vụ (Charge Forward, Economy, Non Express, Priority) đã được dán đầy đủ và đúng yêu cầu chưa?
• Kiểm tra việc đóng gói hàng hoá, các lô hàng dễ vỡ như sành sứ, thủy tinh được yêu cầu đóng thùng gỗ hay chưa?
• Đối với những lô hàng bị nghi ngờ là hàng nguy hiểm, vàng bạc, đá quý, tiền séc hay kê khai không chính xác, nhân viên tổ Kho hàng phải mở ra để kiểm tra lại.
• Các lô hàng của khách được tổ PUD thông báo là Unknown Shipper đã được dán nhãn chưa? Thông báo cho người phụ trách ca về những lô hàng được dán nhãn Unknown Shipper cũng như các lô hàng bị nghi ngờ, cần kiểm tra kỹ như: personal effect (hành lý cá nhân), hàng của khách hàng không thường xuyên, hàng của đại lý, khách sạn, nhà riêng.
Kiểm tra hồ sơ hàng
• Kiểm tra Invoice của hàng XPS. Các chi tiết trên connote, invoice đã được thể hiện đầy đủ, theo đúng yêu cầu?
• Hàng hóa chất, dạng lỏng, dạng bột đã có công văn cam kết về nội dung hàng xuất, data sheet gửi kèm hay chưa ?
• Hàng Personal effect (hành lý cá nhân) có Packinglist, Passport chưa ? • Hàng CF (người nhận trả tiền) có Letter of Guaranty (thư bảo đảm trả tiền)
chưa ? Thư đó có chữ ký và đóng dấu tròn kèm theo chưa?
Sau khi kiểm tra hồ sơ và đối chiếu với thực hàng, nhân viên tổ Kho hàng sẽ ký nhận từng lô hàng theo Pickup sheet (biên bản bàn giao hàng) mà tổ Giao nhận cung cấp, ghi rõ ngày giờ nhận. Ngay sau khi nhận bàn giao hàng từ nhân viên tổ PUD, nhân viên tổ Kho hàng phải thực hiện việc nhập code "hàng bàn giao tại văn phòng" (ký hiệu là DH) cho tất cả các lô hàng. Tiếp đó, nhân viên tổ Kho hàng truyền những thông tin nhận hàng đó lên hệ thống toàn cầu của TNT.
Hàng bị giữ lại ( Unsend )
Không phải tất cả những lô hàng nhận về tổ Kho hàng đều được xuất đi ngay theo các chuyến mà trong nhiều trường hợp, hàng sẽ bị giữ lại. Những lô hàng đó gọi là hàng Unsend. Nhân viên chất lượng dịch vụ của tổ Kho hàng có trách nhiệm ghi lại những hàng đó vào sổ Unsendable Logbook và lý do hàng bị để lại. Các lý do có thể là:
- Hàng cần đóng gói hoặc cân lại trọng lượng. Khách hàng yêu cầu công ty thông báo trọng lượng trước khi xuất hàng, hàng cần liên hệ dịch vụ xuất (hàng chưa xác nhận dịch vụ)
- Hàng cần liên hệ thanh toán (C/F...)
- Hàng mẫu XPS nhưng được khai là chứng từ DOX (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Khách hàng yêu cầu giữ lại hàng (để xuất đi chuyến sau, để bổ sung hàng hoặc lấy lại hàng)
- Hàng thuộc danh mục cấm xuất khẩu hoặc xuất khẩu có điều kiện (cần giấy phép xuất khẩu)
- Hàng cần kiểm duyệt văn hoá, hàng cần hun trùng, hàng cần làm thủ tục khoáng sản
- Hàng tạm xuất tái nhập hoặc tạm nhập tái xuất cần xin ý kiến hải quan
- Hàng xuất cần phải có Giấy cam kết nội dung hàng xuất, hàng cần kiểm tra lại về thành phần (hàng nguy hiểm, hoá chất...)
- Hàng yêu cầu thêm Invoice gốc, Packing List
- Địa chỉ người nhận không đầy đủ, địa chỉ P.O box thiếu contact name nhất là với ngân hàng của Mỹ.
- Hàng không tìm được dest code của người nhận
- Hàng được gửi đến khu vực TNT không cung cấp dịch vụ.
Tuỳ theo các lý do hàng bị để lại mà nhân viên tổ Kho hàng sẽ thông báo cho bộ phận Dịch vụ khách hàng và bộ phận Sale xử lý để lô hàng có thể gửi đi được một cách nhanh chóng. Những hàng cần kiểm dịch, hun trùng, kiểm duyệt văn hoá, hàng tạm xuất tái nhập, hàng tạm nhập tái xuất... thì nhân viên kho hàng phải chủ động giải quyết.