- Kiểm tra an ninh hàng không Nộp các khoản chi phí có liên quan
2.1.Giải pháp đối với công ty
2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình xuất khẩu hàng hóa tại công ty TNT-Vietrans
2.1.Giải pháp đối với công ty
Trong phạm vi của Thu hoạch thực tập tốt nghiệp, em xin đề xuất một số kiến nghị nhỏ nhằm hoàn thiện quy trình xuất khẩu hàng hóa tại công ty TNT-Vietrans. Do quy trình nghiệp vụ làm hàng xuất có liên quan tới rất nhiều bộ phận trong công ty như phòng Điều vận (tổ Giao nhận, tổ Kho hàng, tổ Sân bay), phòng Kinh doanh, phòng Dịch vụ khách hàng nên hệ thống các kiến nghị được đưa ra theo từng nhóm đối tượng: nhân viên bán hàng, nhân viên giao nhận, nhân viên tổ Kho hàng và nhân viên tổ Sân bay.
Đối với nhân viên bán hàng
• Nhân viên bán hàng qua điện thoại cần tư vấn cho khách hàng một cách đầy đủ rõ ràng để khách hàng cung cấp hồ sơ đầy đủ và chính xác.
• Yêu cầu khách hàng cung cấp chính xác tên, địa chỉ, số điện thoại, mã Postcode của người nhận.
• Thường xuyền pphải nâng cao khả năng giao tiếp của mình với khách hàng,làm cho khách hàng cảm thấy tin cậy.
• Tất cả các nhân viên bán hàng phải có thái độ đúng mực với khách hàng, luôn coi khách hàng là thượng đế.
Đối với nhân viên Giao nhận
• Nhân viên Giao nhận khi đến nhận hàng của khách cần kiểm tra hồ sơ và đề nghị khách bổ sung luôn hồ sơ nếu thiếu.
• Đối với những hàng khách yêu cầu báo cân trước khi xuất, PUD cần phải ghi lại số điện thoại của khách hàng để nhân viên Dịch vụ khách hàng thông báo cho khách hàng để lô hàng đi kịp chuyến.
• Nhân viên Giao nhận cần chú ý giao hàng đúng giờ, tránh tình trạng giao hàng quá sát giờ (cut-off) nên không thể làm kịp thủ tục xuất hàng, khiến hàng bị để lại.
• Nhân viện PUD phải luôn trau dồi, củng cố và nâng cao trình độ nghiệp vụ giao nhận, thực hiện và hoàn tất các quy định, chứng từ , tài liệu liên quan đến hàng giao nhận một cách chính xác và đầy đủ.
• Nhân viên PUD phải đảm bảo luôn trang bị theo mình những vật dụng cần thiết để việc giao nhận hàng có hiệu quả: Nhãn dán xác định loại Dịch vụ, vận đơn TNT, phiếu ký nhận phát hàng, phiếu ghi nhận hành trình công tác hàng ngàyv.v...
• Nhân viên giao nhận phải kiểm tra lại phương tiện liên lạc và vận chuyển hàng ngày trước khi rời văn phòng hoặc trong quá trình giao nhận hàng để đảm bảo luôn an toàn và hoạt động có hiệu quả khi vận chuyển.
• Tất cả các xe chở hàng của TNT phải luôn đảm bảo được sử dụng đúng theo pháp luật và quy định hiện hành của Nhà Nước; phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về hạn chế tốc độ, sử dụng điện thoại trong khi lái xe ... Nhân viên PUD khi lái xe phải có thái độ nhã nhặn và lịch sự đúng mực đối với những người đi đường khác vì họ có thể là khách hàng của TNT.
Đối với nhân viên tổ Kho hàng
• Nhân viên tổ Kho hàng cần cập nhật những yêu cầu của Hải Quan cửa khẩu đối với một số loại mặt hàng nhạy cảm (sách báo, băng đĩa, đá quý...) và những mặt hàng thuộc diện xuất khẩu có điều kiện.
• Chú ý yêu cầu của An ninh Hàng không và hãng Hàng không đối với loại hàng thuộc diện nguy hiểm (bệnh phẩm, loại hàng chất bột, dung dịch...) để khai Hải Quan cho hợp lý, tránh trường hợp hàng mang lên nhưng không được đi.
• Tổ Kho hàng cần theo dõi sự thay đổi lịch bay của các Hãng hàng không để tận dụng tối đa những chuyến bay thẳng, giảm thời gian transit qua các Hub. Chẳng hạn, hiện nay công ty đang sử dụng các chuyến bay thẳng Jl 752 và OZ 734 cho những hàng đi Nhật ngày thứ năm và thứ sáu.
• Theo dõi tình hình thời tiết, thông tin thời sự, chính trị, tình trạng làm việc tại các HUB để kịp thời chuyển hàng đi theo những hướng khác.
• Đối với những lô hàng cước CF, nhân viên tổ Kho hàng cần chú ý thông báo kịp thời cho bên Dịch vụ khách hàng để xác nhận việc thanh toán với khách Đối với nhân viên tổ Sân bay
• Tổ Sân bay cần chú ý kiểm tra lại hồ sơ Hải quan, hồ sơ Hàng không khi nhận bàn giao từ tổ Kho hàng, yêu cầu nhân viên bổ sung và sửa chữa nếu cần thiết.
• Nhân viên tổ Sân bay chú ý luôn thông báo những yêu cầu của An ninh hàng không cho tổ Kho hàng đối với những mặt hàng nhạy cảm (hàng nguy hiểm, hàng cần kiểm dịch, kiểm duyệt văn hóa…)
• Tổ Sân bay luôn phải cập nhật yêu cầu của các Hãng hàng không, các trạm trung chuyển HUB (SIN, HKG, CDG, LGG…) để có thể đảm bảo hàng không bị vướng mắc gì khi làm thủ tục hải quan tại các trạm trung chuyển,
tránh tình trạng hàng bị giữ quá lâu gây ảnh hưởng đến tỉ lệ Giao hàng đúng lịch.
• Tổ Sân bay cần chú ý kiểm tra kỹ hồ sơ Hải quan được khách cung cấp (đặc biệt là các hồ sơ hàng mậu dịch), yêu cầu khách hàng bổ sung và sửa chữa nếu cần thiết kịp thời để có thể thông quan hàng một cách nhanh nhất.
• Nhân viên tổ Sân bay chú ý luôn nắm vững các mã hàng hóa để có thể tư vấn khách hàng về vấn đề thuế của các lô hàng, lên tờ khai một cách chính xác, tránh việc mâu thuẫn với khách hàng về cách tính thuế.
• Đối với nhân viên hành chính cần thông thao mọi loại code để thông báo cho khách hàng chính xác tình trạng của từng lô hàng, kịp thời cập nhật các code tình trạng của lô hàng để các đồng nghiệp tiện tra cứu và tư vấn khách hàng.
2.2.Kiến nghị đối với Nhà nước
- Hoạt động xuất nhập khẩu của Việt nam đang tăng nhanh, đặc biệt hoạt động xuất khẩu ngày càng khởi sắc và đóng góp lớn cho sự tăng trưởng đầy ấn tượng của nền kinh tế. Tuy nhiên, thủ tục hải quan đối với hàng hoá xuất nhập khẩu lâu nay vốn vẫn là một vướng mắc rất lớn đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Kể từ khi Luật Hải quan VN có hiệu lực ( năm 2001 ), hải quan VN đã có nhiều cải cách, đổi mới để cung cấp dịch vụ tốt hơn cho các doanh nghiệp như: phân luồng xanh - đỏ đối với hàng hoá xuất nhập khẩu, thí điểm thủ tục hải quan điện tử...Nhưng bên cạnh đó, ngành hải quan vẫn còn nhiều hạn chế về trang thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ, về yếu tố con người. Một bộ phận cán bộ, nhân viên hải quan vẫn còn mang nặng lối tư duy cũ, gây phiền hà cho các doanh nghiệp trong quá trình làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hoá. Chính vì vậy, có hai vấn đề lớn mà TNT-Vietrans nói riêng và các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nói chung luôn mong đợi được cải
cách từ phía Nhà nước, cụ thể là Tổng cục Hải quan. Thứ nhất là: Đơn giản hoá, hiện đại hoá thủ tục hải quan, đưa thủ tục hải quan VN ngày càng tiệm cận hơn với các chuẩn mực của hải quan quốc tế vốn đã được công nhận rộng rãi; tăng cường chất lượng dịch vụ hải quan để đáp ứng yêu cầu phát triển của doanh nghiệp. Thứ hai là: Trong công tác quản lý nhân sự, cần tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình làm việc của nhân viên hải quan, làm tốt công tác khen thưởng, đào tạo đội ngũ nhân viên hải quan. Bên cạnh sự hỗ trợ chính trị rất cao của lãnh đạo ngành hải quan , các doanh nghiệp cũng cần có sự hợp tác tích cực. Nếu doanh nghiệp xây dựng được văn hoá nề nếp tuân thủ các quy định của hải quan, không chấp nhận hối lộ thì cơ hội để nhân viên hải quan nhũng nhiễu cũng khó xảy ra.
- Cùng với sự phát triển, TNT-Vietrans không ngừng mở rộng vùng hoạt động bằng việc liên tục mở thêm các chi nhánh tại các tỉnh thành trong cả nước. Vì vậy, một kiến nghị nữa đối với Nhà nước là Nhà nước nên ngày càng đẩy mạnh, thực hiện hiệu quả chương trình cải cách, đơn giản hoá và rút ngắn thủ tục hành chính, đặc biệt là thủ tục xin cấp giấy phép thành lập văn phòng, chi nhánh mới của công ty tại Sở Kế hoạch và Đầu tư các tỉnh thành phố. Được như vậy, TNT-Vietrans sẽ càng có điều kiện thuận lợi để đem đến các giải pháp kinh doanh tối ưu cho các khách hàng tại Việt Nam. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
KẾT LUẬN
Hiện nay, công ty TNHH TNT – Vietrans là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực dịch vụ chuyển phát nhanh ở Việt Nam. Cho dù còn gặp một số khó khăn về tài chính trong những năm vừa qua do sự thay đổi về trụ sở kinh doanh nhưng công ty vẫn duy trì được tốc độ tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận trên 20%/năm. Công ty luôn đảm bảo một môi trường làm việc an toàn cho người lao động, đảm bảo thu nhập cho họ ở mức cao so với các doanh nghiệp khác trong nghành. Công ty luôn được đánh giá là nhà cung cấp dịch vụ có chất lượng và giá trị cao nhất cho khách hàng.
Điều này có được trước hết nhờ vào những chính sách của công ty. Chẳng hạn, chính sách “Nhà đầu tư vào con người” ( Investor in People) của công ty luôn đem lại những cơ hội học tập bình đẳng cho mọi nhân viên, khuyến khích họ phát huy hết khả năng, đồng thời đóng góp sức mình vào việc hoàn thành nhiệm vụ của công ty. Thứ hai, công ty có một quy trình làm việc rất chặt chẽ và được phổ biến cụ thể đến từng nhân viên. Tất cả quy trình làm việc của mỗi bộ phận đều được soạn thảo và gửi lên mạng nội bộ công ty để nhân viên học tập và tra cứu. Mỗi nhân viên luôn phải chịu trách nhiệm cao nhất về công việc của mình.
Do đặc thù của quy trình nghiệp vụ làm hàng bao gồm nhiều công việc, nhiều khâu và liên quan tới nhiều bộ phận, vị trí trong công ty nên quy trình làm hàng xuất của công ty cũng đã bộc lộ một số nhược điểm, điển hình là tỷ lệ hàng bị giữ lại cao hơn kế hoạch. Để khắc phục những nhược điểm này, thu hoạch thực tập đã đề xuất một hệ thống các kiến nghị đối với toàn bộ những người tham gia vào quy trình (nhân viên bán hàng, Giao nhận, tổ Kho hàng, tổ Sân bay). Hy vọng rằng những kiến nghị này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả làm hàng xuất của công ty TNT-Vietrans.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
• Bùi Xuân Lưu – Vũ Hữu Tửu. Một số vấn đề cơ bản về nghiệp vụ ngoại thương – NXB Giáo dục, 1993.
• Công ước quốc tế về vận tải và hằng hải. NXB Giao thông vận tải,1998.
• Giáo trình Vận tải và giao nhận trong ngoại thương, PGS.TS Nguyễn Hồng Đàm, NXB Giao thông vận tải, 2003.
• Cam kết mở cửa thị trường vận chuyển và dịch vụ khi Việt Nam gia nhập wto, trang web bộ công thương
• Các tài liệu của công ty TNT
• Hoàng Văn Châu – Nguyễn Hồng Đàm, vận tải và bảo hiểm trong ngoại thương, NXB Giáo dục, 1997
• Janramberg, Hướng dẫn sử dụng Incoterms 2000, phòng thương mại công nghiệp Việt Nam, xuất bản 2000.
• G.A.Schomoll – Cẩm nang nghiệp vụ quản lý xuất nnhập khẩu.Tài liệu dịch, trung tâm thông tin thương mại Việt Nam,1990
• Giáo trình ngiệp vụ giao nhận hàng hóa – Manual on freight Forwarding ủy bản kinh tế xã hội Châu á - Thái Bình Dương (ESCAP),1990.
• Giao nhận vận tải hàng hoá quốc tế, PGS.TS Đinh Ngọc Viện, NXB Giao thông vận tải, 2002.
• Luật Hải quan số 29/ 2001/ QH 10 ngày 29/ 6/ 2001 và Luật số 42/2005/ QH 11 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Hải quan.
• Quy định nhà nước về XNK, trang wet bộ công thương.
• Nghị định số 154/ 2005/ NĐ- CP ngày 15/ 12/ 2005 của Chính phủ quy định thủ tục hải quan, chế độ kiểm tra, giám sát hải quan
• Thông tư 33/ 2003/ TT/ BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về thủ tục hải quan đối với bưu phẩm, bưu kiện, hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu gửi qua dịch vụ bưu
chính và vật phẩm, hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu gửi qua dich vụ chuyển phát nhanh.
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Hình 1 : Cơ cấu vốn pháp định của công ty TNT_VIETRANS Hình 2 : Cơ cấu tổ chức TNT - VIETRANS
Hình 3 : Sơ đồ nhận hàng của tổ PUD
Hình 4 : Quy trình làm hàng của tổ Warehouse Bảng 5 : Phân luồng tuyến hàng quốc tế
Hình 6 : Quy trình làm thủ tục Hải quan đối với hàng vận chuyển bằng đường hàng không của tổ Airport
Hình 7 : Cơ cấu MHXK
Bảng 8 : Kim ngạch xuất khẩu 9 tháng đầu năm 2007
Bảng 9 : Khối lượng hàng hoá xuất khẩu 9 tháng đầu năm 2007 Bảng 10: Chất lượng dịch vụ 9 tháng đầu năm 2007