1- Khái niệm:
Nghiệp vụ thanh toán nội bộ phát sinh trong đơn vị kinh doanh do có sự phân cấp kinh doanh, quản lý và công tác kế toán. Một đơn vị pháp nhân kinh tế đợc cấu thành bởi nhiều đơn vị trực thuộc thành viên không có t cách pháp nhân đầy đủ ở các mức độ phân cấp khác nhau sẽ tạo nên các mối quan hệ nội bộ về tài chính. Quan hệ tài chính nội bộ giữa doanh nghiệp độc lập với các thành viên của nó chủ yếu về các khoản phát sinh sau:
- Quan hệ nội bộ về cấp phát, điều chuyển vốn.
- Quan hệ nộ bộ về các khoản thu hộ, chi hộ giữa cấp trên và cấp dới trực thuộc. - Quan hệ nội bộ về nghĩa vụ tài chính giữa cấp dới và cấp trên.
2- Hạch toán nghiệp vụ thanh toán nội bộ.
* Khi cấp trên cấp vốn, kinh phí cho cấp dới. + Kế toán của đơn vị, cấp trên ghi:
Nợ TK 136 (1361) Phải thu nội bộ Có TK 111,112: Cấp bằng tiền
Có TK 152, 153: Cấp bằng vật t
Có TK 211, 213: Cấp bằng TSCĐ mới.
Chú ý: Nếu TSCĐ đã sử dụng thì giá trị hao mòn phải ghi vào bên nợ TK 214 để giảm hao mòn TSCĐ điều chuyển cấp phát.
+ Kế toán của các đơn vị cấp dới ghi: Nợ TK 111,112,152,153, 211, 213 ....
Có TK 141: Nhận vốn kinh doanhơ' Có TK 441: Nhận vốn đầu t XDCB Có TK 461: Nhận kinh phí sự nghiệp
- Khi đơn vị cấp dới trả vốn, kinh phí cho đơn vị cấp trênL + Kế toán cấp trên ghi:
Nợ TK 111,112, 211, 213 .... Có TK 136
+ Kế toán đơn vị cấp dới ghi: Nợ TK 411, 441, 461 .
Nợ TK 214: Giá trị hao mòn TSCĐ
Có TK 211, 213 Nguyên giá TSCĐ Có TK 111, 112: Trả bằng tiền. - Khi phát sinh các khoản thu hộ: + Kế toán ở đơn vị thu hộ ghi: Nợ Tk 111, 112
Có TK 336: Phải trả nội bộ + Đơn vị nhờ thu hộ:
Nợ TK 136: Phải thu nội bộ
Có TK 131: Phải thu khách hàng Có TK 511: Doanh thu bán hàng.
- Đơn vị thu hộ thanh toán cho đơn vị nhờ thu hộ:
+ Kế toán ở đơn vị thu hộ: Nợ TK 336
Có TK 111, 112 + Kế toán đơn vị nhờ thu: Nợ TK 111, 112 ...
Có TK 136: Khoản phải thu nội bộ đã thu đợc. - Khi phát sinh các khoản chi hộ:
+ Kế toán ở đơn vị chi hộ ghi: Nợ Tk 136: Phải thu nội bộ
Có TK 111: Tiền mặt Có TK TGNH
+ Đối với đơn vị nhờ chi hộ, kế toán ghi: Nợ TK 331: Phải trả nhà cung cấp
Nợ TK 311: Vay ngắn hạn.
Có TK 331: Phải trả nội bộ - Khi hai bên thanh toán khoản chi hộ: + Kế toán ở đơn vị chi hộ ghi:
Nợ TK 111, 112
Có TK 136: Khoản phải thu hộ nội bộ đã thu đợc. + Kế toán ở đơn vị nhờ chi hộ:
Nợ TK 336: Khoản phải trả nội bộ đã trả. Có TK 111, 112 ...
- Khi đơn vị cấp dới phải nộp cho đơn vị cấp trên các khoản ngoài vốn theo quy chế tài chính nội bộ:
+ Kế toán đơn vị cấp trên ghi: Nợ TK 136: Phải thu nội bộ (1368)
Có TK 451: Thu kinh phí quản lý.
Có TK 414: Thu quỹ phát triển, qũy nghiên cứu khoa học.
Có TK 415: Thu quỹ dự trữ.
Có TK 431: Thu quỹ khen thởng - Phúc lợi. + Kế toán của các đơn vị thành viên ghi:
Nợ TK 642: Kinh phí quản lý phải nộp cấp trên. Nợ TK 414: Quỹ đầu t phát triển phải nộp cấp trên. Nợ TK 415: Quỹ dự phòng tài chính phải nộp cấp trên Nợ TK 431: Quỹ khen thởng, phúc lợi phải nộp cấp trên.
Có TK 336:
- Khi đơn vị cấp dới nộp các khoản ngoài vốn cho đơn vị cấp trên: + Kế toán đơn vị cấp trên ghi:
Nơ TK 111, 112
Có TK 136 ( 1368 ) Khoản phải thu nội bộ đã thu đợc. + Kế toán đơn vị cấp dới ghi:
Nợ TK 336: Khoản phải trả nội bộ đã trả Có TK 111, 112 ...
- Nghiệp vụ mua bán chịu vật t, hàng hoá, dịch vụ giữa các đơn vị nội bộ: + Kế toán ở đơn vị bán ghi doanh thu:
Nợ TK 136: Phải thu nội bộ
Có TK 333 (3331): Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ. Có TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ.
+ Kế toán của đơn vị mua ghi: Nợ TK 152, 153, 156 ....
Nợ TK 133: Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ. Có TK 336: Khoản phải trả nội bộ.
- Khi các đơn vị nội bộ chấp nhận thanh toán bù trừ, kế toán ghi: Nợ TK 336: Khoản phải trả nội bộ coi nh đã trả.
Có TK 136: Khoản phải thu nội bộ coi nh đã thu đợc.
Sơ đồ hạch toán phải thu nội bộ
Đơn vị cấp trên
111,112,152 136 111,112
Đơn vị cấp trên cấp vốn Khi đơn vụ cấp dới trả KD cho đơn vụ cấp dới lại vốn KD
111,112 111,112 Phản ánh số tiền đã chi trả hộ Đơn vị cấp dới thanh toán
đơn vị cấp dới khoản nợ
131,138 336
Đơn vị cấp trên nhờ đơn vị cấp Thanh toán bù trừ dới thu hộ
Đơn vị cấp dới
Phản ánh số tiền cẩp trên chi Thanh toán các trả hộ khoản nợ với cấp trên
131,138 336
Đơn vị cấp trên nhờ thu hộ Thanh toán bù trừ
* sơ đồ hạch toán phải trả nội bộ Cấp trên
111,112 336 214,215,416,431 Đã cấp cho cấp dới bằng tiền Số phải cấp về các
quỹ cho cấp dới
136 421 Thanh toán bù trừ Số phải cấp bù lỗ Thanh toán bù trừ Số phải cấp bù lỗ
Cho cấp dới
Cấp dới
111,112 336 642 Đã nộp, đã trả Quỹ phải nộp cấp trên
414,415,431 Số phải nộp về các quỹ
cho cấp trên
136 421 Thanh toán bù trừ Số phải nộp về Thanh toán bù trừ Số phải nộp về
152,153 Số phải trả cấp trên, đòi
nội bộ khác về các khoản chi hộ
111,112 Số phải trả cấp trên
về các khoản họ nhờ thu hộ