Tài sản cố định trong ĐHTN đƣợc tính hao mòn theo chế độ quản lý, sử dụng và tính hao mòn tài sản cố định trong đơn vị hành chính sự nghiệp.
Thủ tục bán, chuyển nhƣợng Bắt đầu Chuyển số liệu tài sản, chứng từ cho kế toán tài sản Chuyển số liệu tài sản, chứng từ cho kế toán tài sản Giảm tài sản Kết thúc QTTB QTTB Kế toán tài sản Tính khấu hao tài sản cố định Bắt đầu Kết thúc Thủ tục dịch chuyển, thu hồi
Bắt đầu Chuyển số liệu tài sản, chứng từ cho kế toán tài sản Chuyển số liệu tài sản, chứng từ cho kế toán tài sản
Thêm thông tin
tài sản Kết thúc
QTTB
2.3.4.6. Thanh lý tài sản. (QTTB và Kế toán tài sản)
ĐHTN tiến hành thanh lý tài sản trong các trƣờng hợp nhà, công trình xây dựng phải phá dỡ để thực hiện dự án đầu tƣ xây dựng, giải phóng mặt bằng theo quy hoạch, dự án đã đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt hoặc hƣ hỏng không còn sử dụng đƣợc. Tài sản dƣ thừa, hết hạn sử dụng, không có nhu cầu sử dụng nhƣng không thể dịch chuyển cho đơn vị khác sử dụng, tài sản đã hƣ hỏng không thể sử dụng đƣợc hoặc chi phí sửa chữa không bảo đảm hiệu quả.
2.3.4.7. Hạch toán, báo cáo tài sản. (Kế toán tài sản)
Ban QTTB thực hiện chế độ thống kê, báo cáo tình hình quản lý, sử dụng, xử lý tài sản định kỳ hàng năm hoặc báo cáo đột xuất khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu theo quy định. ĐHTN có nhiệm vụ báo cáo với Bộ Giáo dục và Đào tạo. Hàng năm cùng với thời gian lập báo cáo quyết toán, ban QTTB phải lập báo cáo về tài sản hiện có, tình hình biến động tài sản tại đơn vị đến ngày 31 tháng 12 của năm trƣớc. Cùng với thời gian lập báo cáo dự toán thu, chi ngân sách, đơn vị sự nghiệp phải lập báo cáo về nhu cầu đầu tƣ xây dựng, mua sắm, sửa chữa lớn tài sản năm kế hoạch của đơn vị, để báo cáo với Bộ GD&ĐT xem xét, tổng hợp vào dự toán thu, chi ngân sách nhà nƣớc theo quy định của pháp luật.
Hạch toán, báo cáo tài sản
Bắt đầu Kết thúc
Tính giá trị khấu hao tài sản
Bắt đầu Chuyển số liệu tài sản, chứng từ cho kế toán tài sản Thủ tục thanh
lý tài sản Giảm tài sản Kết thúc
Kế toán tài sản Kế toán tài sản QTTB
2.3.5. Mô tả thông báo
-Sổ theo dõi tài sản (Quản trị thiết bị → Lãnh đạo, cấp trên) Sổ theo dõi thông tin thiết bị, nhà cung cấp, đơn vị sử dụng
-Báo cáo tài sản mới cuối năm (Quản trị thiết bị → Lãnh đạo, cấp trên) Báo cáo toàn bộ thông tin thiết bị mới trong năm của đơn vị
-Bảng tổng hợp số lƣợng loại, nhóm TS (Quản trị thiết bị→Lãnh đạo, cấp trên)
Bảng tổng hợp toàn bộ thông tin thiết bị tài sản của đơn vị
-Thẻ tài sản cố định (Kế toán tài sản → Kế toán trƣởng, lãnh đạo)
-Bảng kiểm kê tài sản (Quản trị thiết bị, Kế toán tài sản→Kế toán trƣởng, lãnh đạo)
-Tài sản cố định ngừng khấu hao (Kế toán tài sản → Kế toán trƣởng, lãnh đạo)
-Tài sản cố định tăng (Kế toán tài sản, Quản trị thiết bị → Kế toán trƣởng, lãnh đạo)
-Báo cáo tài sản giảm (Kế toán tài sản, Quản trị thiết bị → Kế toán trƣởng, lãnh đạo)
-Khấu hao TSCĐ tăng (Kế toán tài sản → Kế toán trƣởng, lãnh đạo) -Khấu hao TSCĐ giảm (Kế toán tài sản → Kế toán trƣởng, lãnh đạo) -Tài sản điều động nội bộ (Kế toán tài sản, Quản trị thiết bị → Kế toán trƣởng, lãnh đạo)
2.4. Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng
2.4.1. Các đơn vị thành viên
2.4.1.1. Quản trị thiết bị
Tên tài liệu:Biên bản bàn giao; Ký hiệu: A0 Dạng: VB,, File Excel
Hình thức:
Nội bộ
Ngƣời thực hiện:Quản trị thiết bị Thời gian sử dụng: Hàng ngày
Nội dung:Thông tin về bàn giao tài sản, thiết bị giữa NSD, QTTB, KTTS
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TỔ QUẢN TRỊ THIẾT BỊ Số: /BG-QTTB
CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Thái Nguyên, ngày tháng năm
BIÊN BẢN BÀN GIAO
Thực hiện Tờ trình số 213/TT-QTTB ngày 13/5/2008 của tổ quản trị thiết bị - Khoa CNTT về việc mua mới máy điều hòa nhiệt độ lắp cho phòng máy tính 308 nhà làm việc 5 tầng của Khoa
Hôm nay, ngày 10 tháng 6 năm 2008, tại Khoa Công nghệ Thông tin chúng tôi gồm:
A- Đại diện Bên giao:
1. Ông Phạm Bá Trƣờng Chức vụ: Nhân viên QTTB
2. Ông Nguyễn Hoài Thu Chức vụ: Kế toán tài sản
B- Đại diện bên nhận:
1. Ông Nguyễn Hữu Thái Chức vụ: Tr.phòng TH triển khai CNTT&TT
2. Ông Trịnh Bá Du Chức vụ: Nhân viên quản lý phòng máy
Thực hiện bàn giao và tiếp nhận số tài sản nhƣ sau:
I. Tài sản
TT TÊN THIẾT BỊ – QUI CÁCH ĐVT SL Tình trạng thiết bị (mới, cũ, hỏng, thiếu)
1 Máy điều hòa Carrier 38/42 CSRO24
-733 24.000 BTU, sản xuất Thái Lan Cái 3 Mới
II. Hồ sơ về tài sản
Một bộ tìa liệu hƣớng dẫn sử dụng máy điều hòa, 3 điều khiển điều hòa
2.4.2. Đại học Thái Nguyên
Ban Quản trị thiết bị ĐH TN yêu cầu các đơn vị thành viên trong ĐH hàng năm nộp các báo cáo sổ sách theo mẫu A1, A2, A3, A5 của các đơn vị cho Ban QTTB, từ đó Ban QTTB đại học lập bảng thống kế tổng hợp báo cáo lên giám đốc đại học Thái Nguyên. Dạng báo cáo bằng văn bản không thống kê, phân tích số liệu cụ thể tài sản thiết bị trong đại học Thái Nguyên.
2.5. Hạn chế trong quy trình quản lý thiết bị trong Đại học Thái Nguyên Nguyên
- Trong quá trình quản lý cơ sở vật chất trong đại học công việc đƣợc thực hiện chủ yếu bằng thủ công, nhƣ tính toán giá trị khấu hao, tổng hợp số liệu;
- Công việc việc quản lý còn bị trùng lắp giữa kế toán tài sản và quản trị thiết bị (Song song hai hệ thống sổ sách) do đó dữ liệu còn có những sai lệch khi có sự dịch chuyển tài sản;
- Các thông tin khác liên quan đến tài sản, thiết bị cập nhật còn chƣa kịp thời, khi tra cứu còn rất mất thời gian;
- Quản lý tài sản, thiết bị còn thủ công do đó có những lỗi nhầm lẫn, sai sót (do số lƣợng cũng nhƣ chủng loại tài sản, thiết bị ngày càng lớn;
- Công việc lập các báo cáo theo mẫu của Bộ GD và ĐT, Bộ Tài chính chƣa đƣợc tự động hoá do đó mất nhiều thời gian và độ chính xác còn hạn chế;
- Công tác lƣu trữ hồ sơ tài sản, thiết bị chƣa khoa học, thiếu thống nhất do đó ảnh hƣởng không tốt tới hiệu quả của công tác quản lý trong các hoạt động của Nhà trƣờng.
- Trong toàn đại học đã có hệ thống mạng cáp quang nhƣng việc ứng dụng các phần mềm quản lý chƣa đƣợc khai thác nhiều cho quản lý chuyên môn nghiệp vụ mà mới khai thác ở khía cạnh gửi thông báo, trao đổi tệp qua các ứng dụng của Windows.
2.6. Hƣớng pháp triển hệ thống Quản lý thiết bị trong Đại học Thái Nguyên Nguyên
2.6.1. Mục đích
Quản lý đầy đủ, chính xác, kịp thời việc tăng, giảm, dịch chuyển tài sản cũng nhƣ số tài sản hiện có đang đƣợc sử dụng trong ĐH TN cũng nhƣ các đơn vị thành viêc cả về mặt số lƣợng và giá trị.
-Quản lý hình thành tài sản mới
-Theo dõi tài sản, phụ tùng đi kèm tài sản bằng mã tài sản
-Các thông tin chi tiết liên quan đến tài sản (Quyết đinh, Chủng loại, Nƣớc sản xuất, Ngày tăng, Ngày khấu hao, Ngày sử dụng, Đơn vị sử dụng, Loại tài sản
-Quá trình sử dụng tài sản (Mục đích sử dụng,Trạng thái: Khấu hao, ngừng tính khấu hao…)
-Quản lý nguyên giá, lũy kế khấu hao và giá trị còn lại của tài sản
-Quản lý tài sản, phụ tùng tài sản theo đơn vị sử dụng, NSD, địa điểm sử dụng và lịch sử các đơn vị đã sử dụng
-Theo dõi các biến động của tài sản: Điều chuyển, Thanh lý, Tăng, Giảm, Lũy kế khấu hao
-Điểu chuyển phụ tùng từ tài sản này qua tài sản khác
-Tính khấu hao tài sản theo ngày, năm và phần trăm theo năm -Cho phép khấu hao theo hệ số
-Theo dõi quá trình sửa chữa tài sản và phụ tùng tài sản
-Kết xuất báo cáo theo các mẫu biểu báo cáo chi tiết tài sản về nguyên giá, khấu hao, giá trị còn lại theo nguồn vốn, loại tài sản (Hỗ trợ cả hai loại báo cáo theo kiểu hàng ngang và hàng dọc)
-Kết xuất các mẫu biểu báo cáo theo yêu cầu quản trị tại đơn vị
2.6.2. Lưu đồ
2.6.3. Thông số tổng hợp
Thông số Mô tả Yêu cầu
Đầu vào Chứng từ phát sinh tăng, giảm hoặc dịch chuyển tài sản
Đầy đủ các thông tin liên quan đến tài sản, NSD và bộ phận quản lý, giá trị tài sản, ngày năm sử dụng, nguyên giá …
Đầu ra Thông tin tài sản về số lƣợng và giá trị của tài sản hiện có
Đầy đủ và chính xác cho từng bộ phận và từng NSD
Tập hợp chứng từ tăng giảm, dịch chuyển tài sản
Lập thẻ tài sản, quản lý và theo dõi tài sản
Báo cáo tài sản
Thông tin tài sản Bắt đầu Chứng từ hợp lệ ? Không Có
Kiểm tra báo cáo tài sản Tính khấu hao tài sản
Hình 2.2: Sơ đồ quy trình quản lý thiết bị
Điều kiện thực hiện
Ngƣời thực hiện Phƣơng tiện
Kế toán tài sản, Quản trị thiết bị Máy tính, mạng máy tính và Chƣơng trình quản lý tài sản, thiết bị đại học Thái Nguyên, Excel Chỉ tiêu đánh giá Mức độ chính xác của số liệu cập nhật 100% Quá trình liên quan Hành chính, quản trị thiết bị
Giấy đề nghị mua tài sản Bản sao hoá đơn mua Biên bản bàn giao
Giấy đề nghị thanh lý tài sản Biên bản thanh lý tài sản Giấy đề nghị điều chuyển Thu-chi tiền Phiếu thu-chi tiền
Quản lý thông tin kho hàng Phiếu xuất kho, nhập kho
2.6.4. Phân đoạn hoạt động
2.6.4.1. Bước Tập hợp chứng từ tăng giảm và điều chuyển tài sản
STT Hoạt động Sản phẩm Người thực hiện 1 Thực hiện và lập các chứng từ tăng giảm và điều chuyển tài sản
Chứng từ liên quan đến tài sản Tờ trình mua TS Khảo sát giá Hợp đồng Nghiệm thu Thanh lý Hóa đơn Bàn giao Giấy đề nghị TL BB thanh lý Giấy đề nghị ĐC Phiếu thu/chi Phiếu xuât/nhập Quản trị thiết bị
2 Kiểm tra chứng từ Thông tin về NSD, bộ phận sử dụng và các thông tin khác về tài sản
Kế toán tài sản
STT Hoạt động Sản phẩm thực hiện Người
1 Quản lý tài sản
- Cập nhật thông tin thẻ mới nếu tài sản mới sử dụng
- Cập nhật thông tin thẻ tài sản nếu tài sản hủy, thanh lý hoặc bán
- Cập nhật thông tin sửa chữa tài sản
Thẻ tài sản Quản trị thiết bị
2 - Lập thẻ mới nếu tài sản mới sử dụng - Giảm thẻ tài sản nếu tài sản hủy, thanh lý hoặc bán
Thẻ tài sản Kế toán tài sản 3 Tính khấu hao TS hàng năm Thẻ tài sản Kế toán
TS 4 Kiểm tra và làm thủ tục thanh lý, hủy
hoặc bán tài sản Giấy đề nghị thanh lý tài sản Biên bản thanh lý tài sản Quản thị thiết bị; Kế toán tài sản 5 Kiểm tra và làm thủ tục dịch chuyển tài
sản Giấy đề nghị điều chuyển Biên bản bàn giao Quản thị thiết bị 6 Kiểm kê tài sản cố định Biên bản kiểm kê
tài sản Quản thị thiết bị; Kế toán tài sản
2.6.4.3. Bước Báo cáo tài sản
STT Hoạt động Sản phẩm Người thực hiện 1 Lập bảng tổng hợp tài sản theo nhóm TS trình trƣởng phòng phê duyệt Bảng tổng hợp TS theo nhóm TS Quản trị thiết bị 2 Lập bảng tổng hợp tài sản theo đơn vị sử dụng trình trƣởng phòng phê duyệt Bảng tổng hợp TS theo đơn vị sử dụng Quản trị thiết bị 3 Lập bảng tổng hợp tài sản đầu tƣ mới trong năm trình trƣởng phòng phê duyệt
Bảng tổng hợp TS đầu tƣ mới trong năm
Quản trị thiết bị
4 Lập bảng tính khấu hao và trình Kế toán trƣởng phê duyệt
Bảng tính khấu hao Kế toán tài sản
5 Lập bảng tài sản và tổng giá trị TS trình Kế toán trƣởng phê duyệt Bảng tài sản và tổng giá trị TS Kế toán tài sản
6 Lập báo cáo tình hình kiểm kê tài sản trình Kế toán trƣởng, trƣởng phòng phê duyệt
Báo cáo kiểm kê tài sản
Kế toán tài sản
Quản trị thiết bị
2.6.4.4. Bước Kiểm tra báo cáo tài sản
STT Hoạt động Sản phẩm Người thực
hiện
1 Kiểm tra các báo cáo về tài sản
Các báo cáo đƣợc kiểm tra và có chữ ký của Kế toán trƣởng, trƣởng phòng, kế toán tài sản, QTTB Trƣởng phòng/Kế toán trƣởng 2.6.5. Hồ sơ
TT Tên hồ sơ Người lập
Thời gian lưu giữ (năm) Mức độ quan trọng Vị trí lưu cất Máy KTTS QT TB B. Phận 1. Đề nghị mua sắm B.phận 10 TB 2. Tờ trình mua sắm tài sản QTTB 10 TB
3. Biên bản khảo sát giá QTTB 10 TB
4. Hợp đồng, Nghiệm thu, TL
QTTB 10 TB
5. Phiếu thu-chi tiền KT 10 Cao
6. Phiếu xuất-nhập kho KTTS 10 Cao
7. Bản sao hoá đơn mua TSCĐ
10 TB
8. Biên bản bàn giao TS Q + K 10 TB
9. Giấy đề nghị TL, DC, bán QTTB 10 TB
10. Biên bản TL, DC, bán Q + K 10 TB
11. Biên bản kiểm kê tài sản Q + K 10 Cao
12. Thẻ tài sản Q + K 10 Cao 13. Bảng tổng hợp TS theo nhóm TS QTTB 10 Cao 14. Bảng tổng hợp TS theo đơn vị sử dụng QTTB 10 Cao
TT Tên hồ sơ Người lập Thời gian lưu giữ (năm) Mức độ quan trọng Vị trí lưu cất Máy KTTS QT TB Phận B. 15. Bảng tổng hợp TS đầu tƣ mới trong năm
QTTB 10 Cao
16. Bảng tài sản và tổng giá trị TS
KTTS 10 Cao
17. Báo cáo kiểm kê tài sản Q + K 10 Cao
18. Bảng tính khấu hao Cao
19. Tài sản cố định ngừng
khấu hao KTTS 10 Cao
20. Báo cáo TS giảm Q + K 10 Cao
21. Khấu hao TS tăng KTTS 10 Cao
22. Khấu hao TS giảm KTTS 10 Cao
2.7. Yêu cầu hệ thống
Công nghệ Khách/Chủ, kiến trúc 3 lớp
Hệ điều hành máy chủ: Microsoft Windows
Hệ quản trị CSDL: MS - SQL
Hệ điều hành máy trạm: Microsoft Windows.
Cấu hình máy trạm tối thiểu : Máy tính PIII - 128MB Ram. 2.8. Yêu cầu bảo mật
Bảo mật tập chung theo hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Bảo mật theo chƣơng trình
Phân quyền bảo mật theo chức năng quản lý hệ thống
Phân quyền bảo mật theo các phân hệ quản lý
Chƣơng III. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ
XÂY DỰNG MÔ HÌNH PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ THIẾT BỊ ĐH THÁI NGUYÊN
3.1. Phân tích
Biểu đồ phân cấp chức năng
Quản lý tài sản, thiết bị ĐHTN
1. Tổ chức thực hiện việc đầu tư mua sắm tài sản
2. Quản lý đăng ký lập thẻ tài sản 3. Bán, thanh lý, dịch chuyển tài sản 2.1 Đăng ký TS 2.2 Lập thẻ TS 3.1 Thanh lý tài sản 3.2 Dịch chuyển TS 3.3 Giảm tài sản
4. Tính khấu hao TS, KK 6. Tìm kiếm thông tin TS
6.1 Liệt kê TS theo Dmục
6.2 Tìm kiếm theo tên TS
6.3 Tìm kiếm theo mã TS 5. Báo cáo TS 5.1 Bảng tính khấu hao 5.2 Bảng tài sản 5.3 Báo cáo tình hình TS