Để hình thành biểu đồ phân cấp chức năng ngƣời ta phân chia một chức năng của một bộ phận thành các chức năng con và dựa trên nguyên tắc sau:
Tính thực chất của mỗi chức năng: mỗi chức năng đƣợc phân rã từ một chức năng ở mức trên phải là một bộ phận thực sự tham gia thực hiện chức năng đã phân rã ra nó. Do đó, để hình thành một mức tiếp theo, ngƣời phân tích phải đặt câu hỏi “để hoàn thành chức năng này thì các chức năng con nào sẽ đƣợc thực hiện?”
Tính đầy đủ của mỗi chức năng con: Việc thực hiện các chức năng ở mức kế tiếp phải bảo đảm thực hiện đƣợc chức năng mức trên đã phân rã ra chúng
Bố trí, sắp xếp các chức năng: khi thiết lập biểu đồ BFD không nên có quá 6 mức, một hệ thống nhỏ thông thƣờng có khoảng 3 mức. Mỗi chức năng trong mô hình có thể có nhiều chức năng con. Ở mỗi mức các chức năng con nên đặt trên cùng một hàng. Sơ đồ nên cân bằng, nghĩa là các chức năng cùng một mức nên có kích thƣớc và độ phức tạp tƣơng đƣơng nhau.
Đặt tên cho chức năng: Mỗi chức năng nên có một tên riêng đơn giản nhƣng thể hiện bao quát các chức năng con và phản ánh đƣợc thực tế nghiệp vụ của nó.
Mô tả chi tiết chức năng lá: các chức năng cuối cùng của một BFD đƣợc gọi là chức năng lá. Các chức năng này thực hiện trực tiếp công việc của hệ thống nên nó cần phải đƣợc mô tả một cách trình tự và chi tiết.