Đào tạo tại nơi làm việc là hình thức đào tạo học viên cách thức thực hiện công việc ngay trong quá trình làm việc. Thông thường tất cả mọi người, từ nhân viên thư ký hành chính đến giám đốc doanh nghiệp đều ít nhiều nhận được sự đào tạo tại nơi làm việc khi họ tham gia thực hiện công việc của doanh nghiệp.
Nhiều chuyên gia cho rằng đó là hình thức chung nhất, phổ biến rộng rãi nhất và thiết thực nhất để đào tạo nhân viên những kỹ năng cơ bản phù hợp và cần thiết cho việc thực hiện công việc. Việc đào tạo thường xuyên do các nhân viên lành nghề và các giảng viên hướng dẫn thực hiện.
Các dạng đào tạo nơi làm việc bao gồm:
- Kèm cặp, chỉ dẫn tại chỗ - Luân phiên thay đổi công việc - Đào tạo theo kiểu học nghề
a. Kèm cặp, hướng dẫn tại chỗ: Đây là hình thức phổ biến nhất. Cách thức tổ chức đơn
giản nhất để cho học viên quan sát, ghi nhớ, học tập và làm theo cách người hướng dẫn đã chỉ dẫn. Thường được áp dụng để đào tạo nhân viên vận hành máy, nhân viên bán hàng hoặc đào tạo các quản trị gia của doanh nghiệp.
Khi đào tạo công nhân kỹ thuật, trình tự thực hiện quá trình đào tạo diễn ra như sau:
Bước 1: Chuẩn bị đào tạo
- Làm cho học viên thấy thoải mái
- Giải thích cho học viên hiểu vì sao họ được chọn để đào tạo
- Phát triển hình thức, đặt các câu hỏi khuyến khích, cố gắng tìm xem những gì người học đã biết có liên quan đến công việc
- Giải thích toàn bộ công việc và liên hệ với những gì học viên đã biết - Cố gắng ở mức cao nhất đưa học viên vào điều kiện làm việc bình thường - Cho học viên làm quen với các trang bị dụng cụ, kỹ thuật ... nơi làm việc
Bước 2: Thao tác mẫu
- Giải thích cho học viên các yêu cầu về số lượng và chất lượng công việc - Thực hiện mẫu công việc ở tốc độ bình thường
- Thực hiện công việc ở tốc độ chậm vài lần, giải thích từng bước thực hiện - Giải thích các phần khó và những chỗ dễ mắc lỗi trong khi thực hiện công việc - Thực hiện lại công việc ở tốc độ chậm vài lần, giải thích kỹ những điều chủ yếu - Yêu cầu học viên giải thích từng bước khi bạn thực hiện lại công việc ở tốc độ chậm
Bước 3: Học viên làm thử
- Yêu cầu học viên thực hiện công việc vài lần ở tốc độ chậm, vừa làm vừa giải thích từng bước thực hiện.
- Sửa lỗi cho học viên khi cần thiết, hoặc bổ sung uốn nắn một số công việc, thao tác khi học viên thực hiện công việc trong những lần đầu tiên.
- Thực hiện công việc lại ở tốc độ bình thường.
- Yêu cầu học viên thực hiện công việc, dần dần tăng tốc độ và kỹ năng thực hiện. - Để cho học viên phát huy cao khả năng độc lập trong khi thực hiện công việc, nhưng phải luôn quan sát họ làm việc.
Bước 4: Học viên tự thực hiện công việc
- Chỉ định người giúp đỡ học viên khi học viên cần có sự giúp đỡ trong quá trình thực hiện công việc.
- Dần dần giảm bớt sự giám sát kiểm tra việc thực hiện công việc.
- Chỉ cho học viên phương pháp làm việc tốt nhất và sửa cho họ những sai sót. Tránh để cho các sai sót này trở thành thói quen.
- Khen ngợi, khi học viên làm tốt.
- Khuyến khích học viên cho đến khi họ đạt được các tiêu chuẩn mẫu về số lượng và chất lượng công việc.
Khi đào tạo các quản trị gia, học viên sẽ làm việc trực tiếp với người mà họ sẽ thay thế trong tương lai. Người này sẽ có trách nhiệm hướng dẫn cho học viên cách thức giải quyết tất cả mọi vấn đề trong phạm vi trách nhiệm. Các quản trị gia sẽ yên tâm khi cần đi công tác, hội họp vắng hoặc khi được thăng chức, về hưu sẽ có người thay thế cương vị của mình. Phương pháp này thường được áp dụng để đào tạo các quản trị gia cao cấp trong công ty.
Ưu điểm của phương pháp kèm cặp, hướng dẫn tại chỗ:
- Đơn giản, có thể đào tạo nhiều người cùng một lúc.
- Ít tốn kém, thời gian đào tạo ngắn. Học viên trong quá trình học tập tạo ra sản phẩm, không cần các phương tiện học tập chuyên biệt như phòng học, đội ngũ cán bộ giảng dạy riêng.
- Học viên học được ngay cách giải quyết các vấn đề thực tiễn và mau chóng có các thông tin phản hồi về kết quả học tập, thực hiện công việc của học viên.
Nhược điểm của phương pháp kèm cặp, hướng dẫn tại chỗ:
- Người hướng dẫn (nhân viên lành nghề) có thể cảm thấy nhân viên mới là mối nguy hiểm đối với vấn đề công ăn việc làm của họ và phần trách nhiệm thêm về mặt đào tạo có thể sẽ là bất lợi đối với họ.
- Ngoài ra do người hướng dẫn thường ít có kinh nghiệm sư phạm nên sự hướng dẫn của họ có thể không theo trình tự từ dễ đến khó, không theo quy trình công nghệ. Học viên tiếp thu hạn chế về mặt lý luận và đôi khi còn học được cả thói quen xấu trong việc thực hiện của người hướng dẫn.
b. Luân phiên thay đổi công việc
Học viên được luân phiên chuyển từ công việc của phòng ban này sang công việc của phòng ban khác, từ phân xưởng này sang phân xưởng khác, được học cách thực hiện những công việc có thể hoàn toàn khác nhau về nội dung và phương pháp. Khi đó, học viên sẽ nắm được nhiều kỹ năng thực hiện các công việc khác nhau, hiểu được cách thức phối hợp thực hiện công việc của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Phương pháp này có thể áp dụng để đào tạo cả các quản trị gia lẫn công nhân kỹ thuật và các cán bộ chuyên môn.
Luân phiên thay đổi công việc có những ưu điểm sau:
- Học viên được đào tạo đa kỹ năng, tránh được tình trạng trì trệ, dễ dàng thích ứng với các công việc khác nhau. Doanh nghiệp có thể bố trí lao động linh hoạt, nhân viên có khả năng thăng tiến cao hơn.
- Giúp học viên phát hiện ra các điểm mạnh, điểm yếu của mình và có kế hoạch đầu tư phát triển nghề nghiệp phù hợp.
Bên cạnh đó luân phiên thay đổi công việc có những nhược điểm sau: - Thời gian ở lại một công việc hay một vị trí làm việc quá ngắn - Học viên có thể chưa hiểu biết đầy đủ về một công việc.
c. Đào tạo theo kiểu học nghề
Đào tạo theo kiểu học nghề là người có kinh nghiệm hơn sẽ thực hiện đào tạo. Hầu hết các thợ thủ công, thợ hàn, thợ mộc đều được đào tạo thông qua chương trình học nghề. Người dạy nghề chủ yếu nếu cách thức thực hiện để người học bắt chước. Người dạy có thể là các trưởng bộ phận, giám sát… Tham gia, phản hồi chuyển giao công việc được chú trọng trong phương pháp đào tạo này.
Phương pháp đào tạo này có ưu điểm: Không can thiệp tới việc thực hiện công việc thực tế; Học viên được trang bị một lượng khá lớn các kiến thức và kỹ năng. Bên cạnh đó, có một số nhược điểm như: Chi phí cao; Tốn nhiều thời gian; Có thể không liên quan trực tiếp tói công viêc.