MĂNG BAO TẠI CÔNG TY TNHH VĨNH PHƯỚC
3.2. Các biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận và cung ứng nội địa Clinker rời và xi măng bao tại công ty TNHH Vĩnh Phước.
nội địa Clinker rời và xi măng bao tại công ty TNHH Vĩnh Phước.
3.2.1 Tăng cường chất lượng hệ thống nhân lực của công ty
- Đối với khối nhân viên văn phòng:
+ Tạo dựng một môi trường văn hóa công sở đặc thù của công ty. Tạo ra sự đoàn kết thống nhất, gắn bó, trung thành của đội ngũ nhân viên đối với công ty. Tất cả cán bộ, công nhân viên đều biết được sứ mạng và mục tiêu của công ty trong thời gian tới và cùng nhau phấn đấu hoàn thành.
+ Bảo đảm môi trường làm việc thoải mái, công bằng và tạo cơ hội cho tất cả các nhân viên đều có thể thăng tiến. Đây không những là nguồn lực để thúc đẩy mọi người hăng say làm việc mà còn tăng thêm thu nhập cho mọi người. Việc tuyển dụng nhân sự vào vị trắ mới sẽ được công khai và ưu tiên khuyến khắch mọi người tham gia dự tuyển vào những vị trắ đó nếu nhận thấy mình có đủ khả năng để hoàn thành nhiệm vụ.
+ Với những người có độ tuổi chưa đến 50, cần đào tạo lại kiến thứcácmới cho phù hợp với điều kiện hiện nay. Để việc đào tạo có hiệu quả thì công ty cần xác định rõ trách nhiệm, mục đắch của việc đào tạo, bồi dưỡng. Người lãnh đạo phải đề ra các chắnh sách chung và các thủ tục cần thiết để triển khai chương trình đào tạo.
+ Cần khen thưởng những cán bộ nhân viên có những thành tắch xuất sắc trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình, để khuyến khắch họ cống hiến nhiều hơn nữa cho công ty. Việc khen thưởng phải đảm bảo bình đẳng giữa các thành viên trong công ty, người có thành tắch nhiều thì phải được khen thưởng nhiều, người có thành tắch ắt thì cấp độ khen thưởng thấp hơn.
Ngoài ra còn có thi hành kỷ luật đúng lúc và đúng cách sẽ giúp nhân viên làm việc có ý thức kỉ luật hơn, có năng suất hơn .
+ Đối với cán bộ nhân viên khai thác thương vụ, đây là lực lượng cán bộ nòng cốt mà công ty cần phải tập trung bồi dưỡng để phát triển. Ngoài những yếu tố cần thiết như chuyên môn, ngoại ngữ thì những kỹ năng mềm như giao tiếp, thuyết trình hiệu quả cũng cần được đào tạo.
- Đối với khối nhân viên hiện trường:
+ Đảm bảo điều kiện làm việc tốt nhất có thể cho cán bộ hiện trường vì đây chắnh là đội ngũ trực tiếp tiếp cận hàng hóa và có vai trò không nhỏ đối với sự an toàn cũng như đầy dủ, kịp thời của hàng hóa. Đồng thời có mức khen thưởng hợp lý, cố gắng quan tâm tới gia đình của nhân viên, đó chắnh là động lực giúp họ an tâm làm việc và cố gắng gắn bó lâu dài với công ty.
+ Thực hiện đào tạo kết hợp với xử lý công việc, thường xuyên giao nhiệm vụ theo cặp, kết hợp giữa người có kinh nghiệm và người có trình độ, khả năng giao tiếp tốt để tạo cơ hội học hỏi lẫn nhau, đồng thời có thể xử lý công việc thuận lợi.
+ Quán triệt tinh thần chấp hành đúng nội quy công ty đối với nhân viên hiện trường, giảm thiểu tối đa tình trạng sử dụng đồ uống có cồn như rượu bia, hay các tệ nạn cờ bạc , gây ảnh hưởng tới sức khỏe cũng như khả năng làm việc.
3.2.2 Sửa đổi cơ cấu tổ chức, phân công rõ ràng nhiệm vụ, chức năng và trách nhiệm của các phòng ban
Phòng kế hoạch thương vụ, các nhân viên thường đảm nhiệm các chức năng có phần chồng chéo với nhau, chưa được rõ ràng và cụ thể từng mảng cho các nhân viên. Vì vậy, cần phải phân công cụ thể mảng công việc cho từng người, những nhân viên nào phụ trách trùng nhau một phần công việc nào đó nhằm hỗ trợ nhau thì cần xác định rõ và phân chia công việc hỗ trợ cụ thể.
Theo đó việc đảm nhiệm từng bộ phận từng phần công việc riêng biệt cho từng nhân viên, quy rõ trách nhiệm sẽ nâng cao ý thức của nhân viên, tạo được sự mẫn cán trách nhiệm đối với công việc. Thường xuyên tiến hành giao ban buổi sáng hàng ngày từ đó nắm bắt thông tin và giao lưu thông tin giữa các nhân viên trong từng phòng đặc biệt là phòng kế hoạch thương vụ.
Có thể phân chia phòng kế hoạch thương vụ thành hai phòng: phòng thương vụ và phòng khai thác. Từ đó nhiệm vụ tìm nguồn cung ứng hàng hóa và tìm nguồn cầu về giao nhận cũng như mua hàng sẽ được chuyên sâu và được thực hiện tại phòng khai thác.
Bên khối thương vụ chuyên sâu vào giải quyết giấy tờ thủ tục cho việc giao nhận hàng từ các mối hàng từ phòng khai thác và thực hiện việc giao nhận hàng cho các mối hàng đó.
Từ đó có cơ sở áp dụng chuyên môn hóa chức năng nhiệm vụ, từ đó hình thành một phong cách làm việc mới, công việc được chia theo từng bộ phận công đoạn và việc giải quyết được thực hiện một cách dễ dàng hơn.
3.2.3 Đảm bảo, nâng cao chất lượng giao nhận, vận tải
- Nghiên cứu, tắnh toán phương án mua lại phương tiện vận tải với chất lượng còn tốt với quy mô phù hợp, kết hợp cùng với phương án thuê ngoài phương tiện vận tải, tránh lãng phắ quá nhiều nhân lực cũng như kinh phắ đầu tư của công ty, đổi lại giải pháp này sẽ mang lại sự chủ động phần nào cho công ty trong việc điều phương tiện đi lấy hàng cũng như trả hàng trong điều kiện giá cước tàu biển cao như hiện nay.
- Có các cải tiến, thống nhất hóa quy trình giao nhận, đảm bảo xóa bỏ các kẽ hở cho sà lan hoặc kẻ gian trộm cắp hàng hóa, xem xét phương án hỗ trợ các đơn vị sà lan truyền thống một lượng vật tư để đảm bảo hàng hóa sạch sẽ , không có tình trạng đưa hàng hóa bẩn hay không đảm bảo lên tàu biển.
- Thống nhất với đơn vị bốc xếp tuyệt đối hợp tác với đại diện của
công ty trong vấn đề đảm bảo hàng hóa xuống sà lan tại đầu trong cũng như hàng hóa lên tàu ở đầu ngoài cùng với phương án đưa hàng lên tàu có lợi nhất cho công ty.
- Trong điều kiện siết chặt các phương tiện đường bộ bị cấm chở quá trọng tải cho phép, làm giá cước vận tải đường bộ tăng cao như hiện nay thì việc sử dụng sà lan để xếp lên các tàu biển là phương án tối ưu nhất, vừa tiết kiệm chi phắ cũng như thời gian xếp dỡ hàng hóa tại hai đầu bến.
- Đảm bảo phương pháp giao nhận đang sử dụng ở công ty được thực hiện đúng, đủ và đảm bảo tắnh tin cậy khi bốc xếp hàng hóa từ sà lan lên tàu và ngược lại.
- Đối với các khách hàng:
+ Vận chuyển và cung ứng nhanh , kịp thời lượng Clinker và xi măng theo như hợp đồng đã ký kết, hạn chế thấp nhất việc chậm trễ giao hàng.
+ Tắnh toán một cách chắnh xác lượng hàng giao, hạn chế việc giao thiếu hàng bằng cách quản lý chặt chẽ các hoạt động lấy hàng ngay từ các khâu
tại đầu nguồn, cho người kiểm đếm chắnh xác và giám sát chặt chẽ các sà lan chạy ra giao hàng lên tàu.
+ Hạn chế đến mức thấp nhất hiện tượng hàng bị đông cứng, vón cục ( sử dụng sà lan đòn bẩy thay vì sà lan tự lực).
- Đối với các chủ tàu, sà lanẦ:
+ Hạn chế thấp nhất hiện tượng tàu phải chờ cầu , chờ sà lan bằng cách tắnh toán , cân đối một cách chắnh xác thời gian lấy hàng từ đầu nguồn, cân đối lượng sà lan giao hàng.
3.2.4 Sơ đồ hóa quy trình giao nhận hàng
Trong thời gian hoạt động, dịch vụ giao nhận hàng của công ty đã tạo được uy tắn và nổi tiếng trên thị trường Xi măng.
Tuy nhiên công ty vẫn chưa sơ đồ hóa quy trình giao nhận, vì vậy việc đào tạo nắm bắt quy trình giao nhận dựa vào kinh nghiệm công tác hiện trường và kinh nghiệm truyền lại từ người đi trước đối với các thành viên mới vào công ty.
Việc tiếp thu theo đó sẽ không được hoàn thiện và người mới vào sẽ nắm bắt không theo một trình tự cụ thể mà sẽ lẫn lộn và mất thời gian sắp xếp các kiến thức mình học hỏi được.
Thêm vào đó, trong quá trình cung cấp dịch vụ, việc sơ đồ hóa quy trình sẽ hỗ trợ cho việc phân công nhiệm vụ, chuyên môn hóa giai đoạn, góp phần hình thành quy trình giao nhận hoàn thiện hơn.
Bên cạnh việc quy trình giao nhận chung cho toàn bộ quá trình giao nhận từng loại hàng, cần xây dựng quy trình giao nhận riêng tại đầu nguồn, cuối nguồn từ đó hình thành cẩm nang chung từ đó giúp cho việc kiểm soát và điều hành hoạt động hiệu quả hơn.
3.2.5 Chắnh sách giá cả
Đây là yếu tố mà bất cứ khách hàng nào cũng đặ biệt quan tâm. Vì vậy giá cả khi thương thảo hợp đồng phải hợp lý và có sức mạnh cạnh tranh cao.
Để có chắnh sách giá cả tốt cần phải giảm thiểu các chi phắ khi tổ chức thực hiện, đồng thời công tác tổ chức phải hợp lý để tránh các chi phắ không cần thiết.
Giá cả được xây dựng dựa trên các nhân tố ảnh hưởng như: khối lượng hàng, tuyến đường, sự tác động của thị trường vận tải tại thời điểm đóẦ Cơ chế hình thành giá cả của công ty hiện nay phải có lãi trên mặt bằng chung của thị trường trong điều kiện cạnh tranh. Hiện nay giá cước của công ty tương đối hợp lý, thấp hơn giá của một số đối thủ cạnh tranh- đó là do công ty có quan hệ tốt với cảng vụ, hải quan, các hãng tàu biểnẦ nên có nhiều điều kiện thuận lợi trong quá trình vận tảàm thủ tục cho hàng hóa. Mặt khác sử dụng chế độ giá cả linh hoạt nhằm thu hút khai thác nguồn hàng.
Tận dụng ưu thế này , công ty nên phát huy chắnh sách giá cả như hiện nay. Bên cạnh đó, công ty sử dụng biện pháp tiết kiệm chi phắ: xây dựng định mức lao động khoa học hợp lý , xây dựng quỹ lương phù hợp trên cơ sở quản lý chặt chẽ cả về số lượng và chất lượng lao động. Đặc biệt, trong điều kiện siết chặt các phương tiện đường bộ bị cấm chở quá trọng tải cho phép, làm giá cước vận tải đường bộ tăng cao như hiện nay thì việc sử dụng sà lan để xếp lên các tàu biển là phương án tối ưu nhất, vừa tiết kiệm chi phắ cũng như thời gian xếp dỡ hàng hóa tại hai đầu bến.
Công ty nên có hình thức ưu đãi về giá cả đối với những khách hàng quen thuộc, giảm giá đối với những khách hàng có khối lượng vận chuyển lớn.
3.2.6Hình thành mạng lưới thông tin
Để tăng khả năng cạnh tranh của mình trong bối cảnh hội nhập kinh tế trong khu vực và quốc tế , công ty cần phải biết khai thác thông tin . Để làm được điều đó, công ty phải có một hệ thống mạng lưới thông tin , từ đầu nguồn đến cuối nguồn để khai thác có hiệu quả và cung cấp dịch vụ giao nhận-vận tải, cung ứng Clinker cho khách hàng với chất lượng cao nhất và giá cả hợp lý nhất.
Ngày nay, công nghệ thông tin đóng một vai trò quan trọng trong sự phát triển của xã hội nói chung và sự thành công của mỗi công ty, doanh nghiệp nói riêng.
Việc áp dụng công nghệ thông tin vào tổ chức quản lý, thực hiện quy trình giao nhận vận tải tại công ty mặc dù được thực hiện từ lâu, nhưng vẫn mang tắnh chất lưu hồ sơ và làm giấy tờ. Việc áp dụng vào quản lý vẫn sử dụng ắt đối với quản lý, làm việc tại văn phòng và chưa được áp dụng tại hiện trường, quá trình giao nhận.
Việc quản lý hồ sơ tàu, có thể xây dựng trên nền tảng phần mềm quản lý, xây dựng thành một hệ thống từ đó tham chiếu khi đã hoàn thành hay trong quá trình giao nhận đối với từng tàu, phục vụ cho việc quản lý của đội ngũ văn phòng được chuyên môn hơn. Đội hiện trường áp dụng công nghệ thông tin để từ đó việc giám sát được hiệu quả và tốn ắt công sức, tạo hứng thú đối với công việc.
3.2.8 Hoàn thiện chế độ khung pháp lý của công ty
Một trong những vấn đề khách quan gây trở ngại cho hoạt động giao nhận của thị trường giao nhận Việt Nam nói chung và công ty nói riêng là thiếu hụt các văn bản pháp lý điều chỉnh hoạt động trong lĩnh vực này.
Thậm chắ hiện nay chúng ta chưa có luật riêng về kinh doanh giao nhận vận tải hàng hóa mà chỉ có một số điều khoản, nội dung liên quan trong: Bộ luật Hàng hải Việt Nam năm 2005, luật Thương mại Việt Nam 2005, luật đường thủy nội địa Việt Nam 2004, luật Hàng không Dân dụng Việt Nam 2006, luật đường sắt Việt Nam 2005.
Vì vậy trong quá trình giao nhận, công ty cần hoàn thiện khung pháp lý và các điều lệ liên quan dựa trên cơ sở các bộ luật liên quan quy định về giao nhận hàng từ đó ký kết được các hợp đồng giao nhận tạo sự an toàn đảm bảo lợi
ắch tốt nhất cho chắnh mình trong quá trình thực hiện cung cấp dịch vụ giao nhận hàng.