Công ty lấy hàng tại các nhà máy Tam Điệp, Hướng Dương (Ninh Bình), Bút Sơn (Hà Nam), Bỉm Sơn (Thanh Hóa), Hoàng Thạch , Phú Tân (Hải Dương), Xi măng Hải Phòng và Lam Thạch , Cẩm Phả (Quảng Ninh)...
Các bước công việc xuất hàng từ các nhà máy
- Công ty ký kết các hợp đồng lấy hàng từ các nhà máy, gửi các lệnh cấp hàng đến các nhà máy yêu cầu xuất một khối lượng hàng nhất định.
- Công ty ký kết các hợp đồng vận tải bộ, vận tải thủy phục vụ cho việc vận chuyển hàng từ nhà máy ra cảng và xếp xuống sà lan, từ sà lan vận chuyển và gom hàng lên tàu biển xuất khẩu hoặc tàu biển vận chuyển tuyến nội địa.
- Công ty ký kết các hợp đồng bốc xếp hàng tại cầu cảng, tại tàu biển ngoài vịnh. - Công ty ký kết các hợp đồng giám định, hợp đồng bảo hiểm để bảo quản, hạn
chế tổn thất hàng hóa khi có rủi ro.
- Công ty Vĩnh Phước đóng vai trò là đại lý ủy quyền bán hàng của các nhà máy Xi măng trên cơ sở các hoạt động giao nhận hàng phát triển trong những năm đầu hình thành và phát triển.
2.6.1Hàng Clinker rời
Chu trình cung ứng,giao nhận (2) (3)
(4)(1) (1)
(5)
(7) (6)
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng Clinker rời (1): Công ty TNHH Vĩnh Phước nhận đơn đặt hàng của khách hàng ( các nhà máy xi măng phắa Nam).
Nhà máy xi măng Cảng sông Công ty TNHH Vĩnh Phước Sà Lan Các nhà máy xi
măng phắa Nam
(2): Công ty TNHH Vĩnh Phước gửi thông báo và phiếu lấy hàng đến các nhà máy xi măng.
(3): Vận chuyển bằng đường bộ đến các cảng sông. (4): Xếp hàng xuống sà lan.
(5): Sà lan vận chuyển đến các cảng xếp hàng( Hải Phòng/Quảng Ninh)
(6): Xếp hàng từ sà lan lên tàu biển.
(7): Vận chuyển Clinker bằng tàu biển từ cảng xếp hàng đến cảng dỡ hàng theo như hợp đồng đã ký giữa các nhà máy xi măng phắa Nam với công ty TNHH Vĩnh Phước.
Ớ Diễn giải quy trình:
- Công ty TNHH Vĩnh Phýớc ký kết các đõn bán hàng, giao nhận hàng cho các chi nhánh, trạm nghiền trong khu vực phắa Nam của các nhà máy khu vực phắa Bắc với sản lýợng ổn định hàng tháng hoặc theo lô hàng từ 10.000-20.000 Tấn.
Nguồn hàng: lấy tại các nhà máy xi mãng khu vực phắa Bắc nhý Nhà
máy xi mãng Bỉm Sõn (Thanh Hoá), Nhà máy xi mãng Tam Điệp (Ninh Bình), Nhà máy xi mãng Bút Sõn (Hà Nam), nhà máy xi mãng Hoàng Mai( Nghi Sõn) Ầ
Bên mua hàng: Nhà máy xi mãng Kiên Lýõng, Trạm nghiền Cẩm Phả - Vũng Tàu, Trạm Nghiền NewMayA Ờ TP Hồ Chắ Minh, Nhà máy xi mãng Chifont khu vực phắa Nam- TP Hồ Chắ Minh, Thãng Long Vina, nhà máy xi mãng Fico Tây Ninh.
- Sau khi tiếp nhận đõn đãt hàng của các Nhà máy xi mãng phắa Nam, công ty TNHH Vĩnh Phýớc gửi thông báo và phiếu lấy hàng đến các nhà máy xi mãng phắa Bắc.
Cán bộ công ty Vĩnh Phước đăng ký danh sách xe vào nhận hàng tại Nhà máy thông qua hợp đồng vận chuyển ô tô với các đơn vị ô tô ( Huy Lượng, Hoàng Anh, Đại Đoàn, An Hòa Phát, Bình Minh, Thiên PhúẦ). Các hợp đồng vận chuyển ô tô thường ký trong một năm.
Xe ben vào lấy hàng ở máng rót của nhà máy hoặc lấy bãi, đi qua nhà cân , cân bì, đến xưởng xuất clanker, phễu xuất xuất hàng xuống xe .
- Xe ô tô ( xe ben ) vận chuyển Clinker ra cảng sông để xếp xuống sà lan.
- Đại diện công ty Vĩnh Phước điều động và thông báo ngày giờ làm hàng cho sà lan theo kế hoạch của các lô hàng thông qua Hợp đồng sà lan được ký kết giữa các đơn vị sà lan và công ty TNHH Vĩnh Phước( thời hạn ký kết thường là 1 năm). Khi sà lan cập cầu cảng, tiến hành kiểm tra sà lan về hầm hàng (dựa theo tiêu chuẩn sạch sẽ, khô ráo), giám định tiến hành đo bì sà lan, đại diện Vĩnh Phước kiểm tra sổ đăng ký kỹ thuật, đăng ký lượng hàng xếp xuống sà lan tại nhà cân và ký xác nhận phiếu lệnh tại trung tâm tiêu thụ.
- Yêu cầu sà lan lên làm thủ tục cảng vụ và ngồi nhà cân ký nhận xe hàng clinker lấy hàng từ bãi clinker của nhà máy. Sau khi xuất hàng xong, xe hàng qua cân, cân hàng rồi đi thẳng ra cầu cảng xuất.
Đối với nhà máy không có máng xuất tại cầu cảng:
Xe ô tô tiến hành đổ hàng ra cầu cảng và cần cẩu di động tiến hành ngoạm hàng xuống sà lan.
Đối với nhà máy có máng xuất ở cầu cảng:
Xe ô tô tiến hành đổ hàng lên máng xuất, rót trực tiêp hàng xuống sà lan.
- Sau khi hàng xếp xong xuống sà lan, đại diện Vĩnh Phước tiến hành kiểm tra hàng và niêm chì sau khi sà lan đóng hầm hàng và che bạt cẩn thận. Giám định niêm chì giám định và đo mớn cuối xác nhận khối lượng hàng.
Thủ tục cho sà lan chạy gồm:
Ớ Phiếu gửi hàng
Ớ Biên bản niêm chì (có kẹp chì): đối với sà lan tự hành gồm 12 chì, sà lan đòn đẩy là 6 chì.
Ớ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
- Sà lan vận chuyển Clinker ra cảng xếp( tại Hải Phòng/ Quảng Ninh) để xép lên tàu biển.
Theo kế hoạch cấp hàng của các nhà máy( đơn đặt hàng của các nhà máy xi măng phắa Nam như Xi măng Hà Tiên, Trạm Nghiền Xi măng Cẩm Phả, Xi măng Fico Tây Ninh, New MayaẦ)sà lan có mặt tại các cảng để xếp hàng.
Trước khi xếp hàng, công ty TNHH Vĩnh Phước thuê giám định tàu biển và sà lan để xác định khối lượng xếp lên tàu. Đơn vị giám định ở đây thường là Vinacontrol thực hiện.
- Sau khi giám định nổi xong, thì công nhân cảng vận hành cầu cảng để xếp hàng lên tàu. Khi xếp đủ hàng thù giám định mớn dầm có hàng lần cuối.
Trước khi tàu hành trình vào cảng dỡ, đại diện Vĩnh Phước và tàu ký các giấy tờ liên quan:
Ớ Phiếu vận chuyển.
Ớ Biên bản giám định kẹp chì.
Ớ Mẫu Clinker để xác định chất lượng hàng xếp lên tàu.
- Tàu hành trình vào cảng dỡ theo hợp đồng tàu biển đã ký kết giữa công ty TNHH Vĩnh Phước và các đơn vị tàu biển( hợp đồng tàu biển là hợp đồng tàu chuyến, giá cả biến động theo giá thị trường).
Trước khi tàu vào tới cảng dỡ để dỡ hàng, thì công ty TNHH Vĩnh Phước làm công văn thông báo tàu đến tới các đơn vị nhận hàng để họ bố trắ cầu bến và phương tiện tiếp nhận hàng.
Cảng dỡ hàng: cảng Trạm Nghiền Cẩm Phả nếu giao cho Xi măng Cẩm Phả, cảng Cam Ranh( Khánh Hòa) nếu giao cho Xi măng Hà Tiên, Trạm Nghiền Phú Hữu- Quận 9 nếu giao cho Fico Tây NinhẦ
- Khi tàu có mặt tại cảng dỡ hàng, giám định Vinacontrol do Vĩnh Phước thuê, sẽ tiến hành giám định mớn nước tàu biển trước khi và saukhi dỡ hàng để xác định khối lượng hàng giao.
Kết thúc lô hàng, tùy theo từng hợp đồng mua bán, vận chuyển ký kết giữa công ty TNHH Vĩnh Phước và các bên có liên quan, mà trách nhiệm của công ty chấm dứt.
- Tiến hành thanh toán cước phắ theo hợp đồng đã ký giữa các bên. 2.6.2 Hàng xi măng đóng bao JumBo/ Sling
Chu trình cung ứng, giao nhận
Công ty TNHH Vĩnh Phước Nhà máy xi măng Cảng sông Sà Lan Cảng xếp hàng Tàu biển
Tổng công ty xi măngViệt Nam ( VICEM) (2) (3) (4) (1) (5) (5) (7) (6)
(1): Công ty TNHH Vĩnh Phước nhận đơn đặt hàng của khách hàng( tổng công ty xi măng Việt Nam VICEM ).
(2): Công ty TNHH Vĩnh Phước gửi thông báo và phiếu lấy hàng đến các nhà máy xi măng.
(3): Vận chuyển bằng đường bộ đến các cảng sông. (4): Xếp hàng xuống sà lan.
(5): Sà lan vận chuyển đến các cảng xếp hàng( Quảng Ninh) (6): Xếp hàng từ sà lan lên tàu biển.
(7): Vận chuyển Clinker bằng tàu biển từ cảng xếp hàng đến cảng dỡ hàng theo như hợp đồng đã ký giữa tổng công ty xi măng Việt Nam với công ty TNHH Vĩnh Phước.
Diễn giải quy trình:
Đối với hàng xi măng, công ty TNHH Vĩnh Phước chỉ đóng vai trò là người vận chuyển cho tổng công ty xi măng Việt Nam ( VICEM).
Sau khi tiếp nhận đõn đãt hàng vận chuyển của tổng công ty xi mãng Việt Nam ( VICEM), công ty TNHH Vĩnh Phýớc gửi thông báo và phiếu lấy hàng đến các nhà máy xi mãng phắa Bắc.
Cán bộ công ty Vĩnh Phước đăng ký danh sách xe vào nhận hàng tại Nhà máy thông qua hợp đồng vận chuyển ô tô với các đơn vị ô tô ( Huy Lượng, Hoàng Anh, Đại Đoàn, An Hòa Phát, Bình Minh, Thiên PhúẦ). Các hợp đồng vận chuyển ô tô thường ký trong một năm.
Ô tô vận chuyển xi măng là xe semi hoặc xe romooc.
- Trước khi bắt đầu xuất hàng khoảng 1 giờ, đại diện Vĩnh Phước, đại diện nhà máy Xi măng, đại diện đơn vị bốc xếp tiến hành họp tổng kết rút kinh nghiệm việc xuất lô hàng trước đó.
- Đại diện Vĩnh Phước tại hiện trường thông báo cho bên xếp dỡ, chuẩn bị thiết bị, phương tiện, công nhân phục vụ cho việc xuất hàng. Nếu trường hợp nhà máy đảm nhiệm công đoạn xếp dỡ, đóng bao và vận chuyển ra cảng thì nhà máy sẽ chuẩn bị mọi thứ cho việc xuất hàng.
- Bên Vĩnh Phước kiểm kê số vỏ bao tồn của lô hàng xuất trước đó, nắm tình hình số vỏ bao, và lệnh cấp hàng để có thể yêu cầu bên mua hàng cấp vỏ kịp thời cho việc làm hàng không bị gián đoạn.
- Khi sà lan cập cầu cảng, đại diện Vĩnh Phước tiến hành kiểm tra hầm hàng về các tiêu chắ: sạch sẽ, khô ráo và bên giám định tiến hành giám định mớn nổi của sà lan. Bên Vĩnh Phước yêu cầu sà lan trải bạt đáy hầm hàng và kiểm tra thành hầm, nếu có thể gây bẩn cho hàng hóa thì tiến hành phủ bạt của công ty Vĩnh Phước lên thành hầm sà lan.
- Sau khi kiểm tra xong, tiến hành kiểm tra sổ đăng ký kỹ thuật của sà lan, nộp cho phòng điều độ của nhà máy, bên Vĩnh Phước đăng ký khối lượng hàng xếp xuống sà lan tại nhà cân và ký xác nhận phiếu lệnh cấp hàng tại trung tâm tiêu thụ của nhà máy.
- Yêu cầu sà lan lên nhà cân làm thủ tục cảng vụ và ký nhận xe hàng, lấy ticke. Trước khi làm hàng, yêu cầu xịt sạch sàn xe romooc, chuồng đóng bao, quét dọn chỗ đóng. Trong quá trình làm hàng đóng bao JumBo/ Sling, chú ý công đoạn xịch vỏ bao đảm bảo sạch sẽ, buộc chặt đầu bao.
- Sau đó xe nâng tại xưởng đóng bao nâng bao JumBo / Sling lên xe semi/ romooc không thành. Sau đó xe hàng sẽ qua nhà cân để xác nhận khối lượng và đi ra cầu cảng. Từng xe semi/ romooc chuyển hàng ra cầu cảng, đại diện sà lan sẽ ký xác nhận đã nhận hàng, ghi số bao và khối lượng, biển xe và ký xác nhận vào biên bản giao hàng. Sau đó cần cẩu di động xếp hàng xuống sà lan.
- Trong quá trình làm hàng, những bao rách vỡ ngoài cầu cảng tiến hành dùng xe romooc chuyển lại khu tái chế xi rời và đóng lại. Hàng xếp xuống sà lan yêu cầu ngay ngắn, thành hàng theo chiều thẳng đứng.
- Sau khi hàng xếp xong xuống sà lan, đại diện Vĩnh Phước tiến hành kiểm tra hàng và niêm chì sau khi sà lan đóng hầm hàng và che bạt cẩn thận. Giám định niêm chì giám định và đo mớn cuối xác nhận khối lượng hàng.
Thủ tục cho sà lan chạy gồm:
Ớ Biên bản niêm chì (có kẹp chì): đối với sà lan tự hành gồm 12 chì, sà lan đòn đẩy là 6 chì.
Ớ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
Ớ Biên bản giám định mớn nước.
- Đại diện Vĩnh Phước lấy biên bản xác nhận khối lượng từ nhà cân, tổng hợp số chuyến xe, số bao, khối lượng hàng xếp xuống sà lan, để có cơ sở ghi giấy gửi hàng (2 liên) và biên bản niêm chì (1 liên), giao cho sà lan 1 liên giấy gửi hàng và biên bản niêm chì. Giám định viết biên bản giám định đầu nguồn đưa sà lan. Sà lan chuyển hàng bao gồm giấy tờ: giấy gửi hàng, biên bản niêm chì, biên bản giám định, phiếu xuất kho (nếu có).
- Sà lan vận chuyển Jumbo/ Sling tới cảng xếp hàng.
Chú ý: xi măng bịch( Jumbo/ Sling ) chỉ là hàng vận chuyển và chỉ
xếp hàng ở ngoài vịnh ( Khu neo Hòn Gai- Cửa Rứa- Quảng Ninh)
Theo lịch tàu đến vùng neo, đại diện Vĩnh Phước có mặt ngay khi tại vị trắ neo. Tàu đến neo tại vịnh, đại diện Vĩnh Phước (chủ hàng) và giám định lên tàu gặp đại phó cùng đại lý của tàu để xác định các thành phần khối lượng ban đầu của tàu, giám định tiến hành kiểm tra hầm hàng, đo mớn nổi của tàu trước sự chứng kiến của đại phó và bên chủ hàng.
- Đại diện Vĩnh Phước phải nắm được sơ đồ xếp hàng và kế hoạch làm hàng, tình hình cẩu tàu và tập quán làm hàng. Bên Vĩnh Phước thuê đội công nhân xếp dỡ của cảng ra làm hàng trên tàu (bao gồm vận hành cẩu, tắn hiệu, giám sát xếp hàng)
- Khi sà lan cập mạn tàu, Đại diện Vĩnh Phước lên sà lan lấy giấy gửi hàng, biên bản niêm chì, phiếu xuất kho (nếu có). Giám định lên sà lan lấy biên bản giám định đầu trong. Bên Vĩnh Phước tiến hành kiểm tra chì của Vĩnh Phước, tình trạng bạt phủ hầm hàng, giám định đo mớn đầu. Sà lan mở hầm hàng, tiến hành kiểm tra hàng, nếu thấy không có vấn đề gì thì tiến hành cho làm hàng.
- Hàng ngày, đầu ca sáng, đại diện Vĩnh Phước lên tàu gặp đại phó nắm tình hình hàng lên tàu, nhật ký làm hàng đối chiếu với tình hình làm hàng mà mình quan sát.
- Trong quá trình làm hàng đôn đốc, giám sát làm hàng, túc trực để giải quyết các vấn đề phát sinh (sự cố hỏng cẩu, hàng bẩn, xếp không năng suấtẦ.)
- Sà lan làm hàng xong, đại diện Vĩnh Phước kiểm tra hầm hàng, giám định đo mớn cuối, đại diện Vĩnh Phước ký giấy gửi hàng, giấy vận chuyển (đóng vai trò là Bill of lading) và đưa cho sà lan và thu lại bản niêm chì, phiếu xuất kho (nếu có). Giám định lập biên bản giám định đưa đại diện sà lan ký và xác nhận đưa cho đại diện Vĩnh Phước.
- Kết thúc tàu, Giám định và đại diện Vĩnh Phước gặp đại phó kiểm tra các thành phần khối lượng trên tàu, đại lý thỏa thuận với tàu đưa ra Statement of fact và đưa cho đại diện Vĩnh Phước. Đại phó cùng giám định và chủ hàng tiến hành đo mớn cuối và lập biên bản giám định xác định khối lượng hàng lên tàu theo phương pháp đo mớn nước.
Trước khi tàu hành trình vào cảng dỡ, đại diện Vĩnh Phước và tàu ký các giấy tờ liên quan:
Ớ Phiếu vận chuyển.
Ớ Biên bản giám định kẹp chì.
Ớ Mẫu Clinker để xác định chất lượng hàng xếp lên tàu.
- Tàu hành trình vào cảng dỡ theo hợp đồng tàu biển đã ký kết giữa công ty TNHH Vĩnh Phước và các đơn vị tàu biển( hợp đồng tàu biển là hợp đồng tàu chuyến, giá cả biến động theo giá thị trường).
Trước khi tàu vào tới cảng dỡ để dỡ hàng, thì công ty TNHH Vĩnh Phước làm công văn thông báo tàu đến tới các đơn vị nhận hàng ( cụ thể là Trạm Nghiền xi măng Cẩm Phả) để họ bố trắ cầu bến và phương tiện tiếp nhận hàng.