Người QL tiến hành nhiều hoạt động khác nhau. Nghiên cứu những hoạt động này người ta đã cố gắng tách riêng từng hoạt động ra, dựa trên tính tương đối độc lập của mỗi hoạt động. Mỗi hoạt động tương đối độc lập được tách ra trong hoạt động QL được gọi là chức năng QL. Vậy có bao nhiêu chức năng QL? Đó là những chức năng gì? Tất cả các nhà QL đều thực hiện 4 chức năng: Hoạch định - tổ chức - chỉ đạo - kiểm tra.
+ Hoạch định: là chức năng đầu tiên của quá trình QL. Nó có vai trò quan trọng là xác định phương hướng hoạt động và phát triển của tổ chức, xác định các kết quả cần đạt được trong tương lai. Hoạch định là một quá trình gồm các bước: Dự báo, xác định mục tiêu, xây dựng kế hoạch thực hiện mục tiêu. [25, tr. 25].
Tổ chức: là một khâu trong chu trình QL, là một chuỗi hoạt động diễn ra trong một giai đoạn của quá trình QL.
Hoạt động tổ chức trước hết và chủ yếu là xây dựng cơ cấu tổ chức: xác định các bộ phận cần có, thiết lập mối quan hệ ngang và dọc của các bộ phận, xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng bộ phận: xây dựng qui chế hoạt động. [25, tr. 27].
Chỉ đạo thực hiện kế hoạch: thể hiện tính tích cực của người chỉ huy trong hoạt động của mình. Chỉ đạo thực hiện kế hoạch là có sự theo dõi và giám sát công việc để chỉ huy, ra lệnh cho các bộ phận và các hoạt động của nhà trường diễn ra đúng hướng, đúng kế hoạch, tập hợp được các lực lượng GD trong một tổ chức và phối hợp tối ưu với nhau.
Chỉ đạo là quá trình liên kết, liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức, tập hợp, động viên và hướng dẫn, điều hành họ hoàn thành những nhiệm vụ nhất định để đạt được mục tiêu của tổ chức.
Trong khi thực hiện kế hoạch có thể có một số vấn đề chưa phù hợp với thực tiễn cần phải điều chỉnh cho hợp lý hơn. Hiệu trường bám sát hiện trường, phân tích nhanh chóng các vấn đề thực tiễn để kịp thời điều chỉnh, sửa chữa, bù đắp, chỉnh lý kế hoạch để hoạt động GD đạt hiệu quả tối ưu.
Muốn chỉ đạo tốt HT cần thu thập thông tin chính xác, biết phân tích, xử lý các nguồn thông tin và đưa ra các quyết định đúng đắn. Điều đó nếu thực hiện tốt sẽ nâng cao uy tín của người lãnh đạo, còn ngược lại thì sẽ làm giảm uy tín. Nguồn thu tập thông tin quan trọng đó là kiểm tra, kiểm kê, thanh tra, đánh giá. [25, tr 29].
Kiểm tra và đánh giá việc thực hiện kế hoạch: là một chức năng cơ bản và quan trọng của QL. Lãnh đạo mà không kiểm tra thì coi như không lãnh đạo. Theo lý thuyết hệ thống kiểm tra chính là thiết lập mối quan hệ ngược trong QL. Kiểm tra trong QL là một nổ lực có hệ thống nhằm thực hiện ba chức năng : phát hiện, điều chỉnh và khuyến khích. Nhờ có kiểm tra mà người CBQL có được thông tin để đánh giá được thành tựu công việc và uốn nắn, điều chỉnh hoạt động một cách đúng hướng nhằm đạt mục tiêu.
Đánh giá là quá trình hình thành những nhận định, phán đoán về kết quả của công việc trên cơ sở những thông tin thu được, đối chiếu với những mục tiêu, tiêu chuẩn đã đề ra nhằm đề xuất những quyết định thích hợp để cải thiện thực trạng, điều chỉnh, nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc. Các chức năng trên của QL GD có mối quan hệ mật thiết trong chu trình QL. [25, tr. 32] .