- Phòng Kỹ thuật: Có nhiệm vụ kiểm tra chất lợng muối nguyên liệu trớc khi đa vào sản xuất, kiểm tra chất lợng qua từng công đoạn sản xuất, nghiên cứu và
b) Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Văn phòng Tổng Công ty.
Do đặc điểm Tổng Công ty Muối hiện có 12 Công ty thành viên hạch toán độc lập và 3 Xí nghiệp hàng tháng báo chứng từ, sổ sách kế toán về Phòng Kế toán Văn phòng Tổng Công ty, ngay chính Văn phòng Tổng Công ty cũng là một đơn vị hạch toán độc lập. Chính vì vậy tại các đơn vị hạch toán độc lập đều
Kế toán trởng (trởng phòng) Kế toán TSCĐ Tổng Hợp Kế toán Hàng mua Kế toán Thanh toán, Công nợ Kế toán Ngân hàng - Thủ quỹ Kế toán Dự trữ Quốc gia Phó phòng kế toán
có hệ thống báo cáo kế toán - tài chính riêng, có số vốn đầu t do Tổng Công ty cấp và có t cách pháp nhân.
Các đơn vị hạch toán độc lập này phải thực hiện việc bảo toàn và tăng tr- ởng vốn, thực hiện các nghĩa vụ đối với Ngân sách Nhà nớc. Cuối kỳ quyết toán và nộp báo cáo kế toán 6 tháng một lần cho Tổng Công ty.
* Về kế hoạch tài chính kế toán.
Đến quý 3 của năm (hiện tại), Tổng Công ty đã phải xây dựng kế hoạch cho năm sau. Việc xây dựng kế hoạch phải đợc tập hợp và nghiên cứu từ các phòng chức năng. Kế hoạch này chỉ là số liệu dự thảo và đợc gửi lên Bộ chủ quản để xem xét, nghiên cứu. Kế hoạch đề ra có tính u việt thì sẽ đợc Bộ chủ quản quyết định cho xây dựng kế hoạch. Đến cuối năm đó, Bộ sẽ giao chỉ tiêu kế hoạch chính thức cho năm sau.
Cuối năm, toàn Tổng Công ty sẽ tổng hợp và đánh giá (trên tài liệu quyết toán) để đánh giá chính xác việc thực hiện kế hoạch đạt bao nhiêu % và từ đó rút ra kinh nghiệm cũng nh quán triệt kế hoạch năm tới.
* Chức năng, nhiệm vụ của các nhân viên kế toán:
Phòng kế toán của Tổng Công ty áp dụng phơng thức tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu trực tuyến. Mọi nhân viên kế toán trong phòng dới sự lãnh đạo trực tiếp của kế toán trởng nghĩa là kế toán trởng điều hành bộ máy kế toán một cách trực tiếp không qua bất cứ khâu trung gian nào.
- Kế toán trởng (Trởng phòng kế toán): Là ngời quản lý và chỉ đạo mọi hoạt động, kiểm tra toàn bộ công tác tài chính kế toán của Tổng Công ty, tham mu giúp Tổng Giám đốc về các vấn đề liên quan đến tài chính kế toán và kiểm tra, đánh giá các phơng án kinh doanh. Cuối năm, kế toán tr- ởng duyệt báo cáo quyết toán của các đơn vị thành viên.
- Phó trởng phòng kế toán: Là ngời thay thế khi kế toán trởng vắng mặt và thực hiện các chức năng nhiệm vụ đợc giao.
- Kế toán tài sản cố định, tổng hợp: Phụ trách kế toán tài sản cố định trong toàn Tổng Công ty, bao gồm các việc nh tăng tài sản cố định, giảm tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định...
- Kế toán dự trữ quốc gia: Phụ trách công tác kế toán dự trữ quốc gia, trên cơ sở mức dự trữ năm trớc và các quy định chỉ đạo của Nhà nớc để lập định mức dự trữ kế hoạch cho năm tới trình lên Bộ chủ quản. Ngoài ra có thể thực hiện kế toán các phần hành liên quan khác khi đợc giao.
- Kế toán ngân hàng - thủ quỹ: Thực hiện các công việc giao dịch ngân hàng và kiêm nhiệm thủ quỹ tại Văn phòng Tổng Công ty.
- Kế toán thanh toán và công nợ: Thực hiện thanh toán và công nợ giữa các đơn vị thành viên và Văn phòng Tổng Công ty, bù trừ công nợ giữa các đơn vị hạch toán báo sổ với Văn phòng Tổng Công ty.
- Kế toán hàng mua: Thực hiện hạch toán kế toán hàng mua của Văn phòng Tổng Công ty và các đơn vị thành viên, theo dõi chung về hàng mua vào và hàng xuất nhập khẩu, cùng với kế toán phụ tại Phòng kế hoạch và kinh doanh hạch toán hàng mua của Văn phòng Tổng Công ty.
Thêm vào đó, tại Phòng Kế hoạch và kinh doanh Văn phòng Tổng Công ty cũng có một kế toán viên theo dõi về tình hình nhập, xuất hàng hóa đợc thực hiện qua Văn phòng Tổng Công ty.
Phòng kế toán của các đơn vị hạch toán độc lập tổ chức thực hiện hạch toán theo phơng thức đầy đủ:
- Hạch toán tổng hợp và chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị mình nh một doanh nghiệp độc lập.
- Cuối kỳ hạch toán (6 tháng một lần) gửi các biểu kế toán lên bộ phận kế toán cơ quan Tổng Công ty.
2.2 Sự cần thiết của việc thiết lập hệ thống kiểm toán nội bộ tại Tổng Công ty Muối Việt Nam. ty Muối Việt Nam.
Hoạt động kiểm toán đã xuất hiện từ lâu trên thế giới và đã khẳng định đợc vị trí của mình trong nền kinh tế. Hoạt động kiểm toán tuy mới xâm nhập vào Việt Nam từ những năm thập niên 90 nhng đã nhanh chóng phát triển không ngừng để theo kịp với nhu cầu của nền kinh tế và thời đại. Kiểm toán nội bộ ở Việt Nam cũng đã hình thành tại một số Tổng Công ty nh: Tổng Công ty Hàng không Việt Nam, Tổng Công ty Xây dựng Sông Đà, Công ty xây dựng 369 - Bộ Quốc phòng và đã khẳng định đ… ợc sự cần thiết cũng nh vai của mình trong bộ máy quản lý và hoạt động chung của đơn vị. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế và yêu cầu tự thân của mình, kiểm toán nội bộ giờ đây cũng trở nên cần thiết và cấp bách đối với Tổng Công ty Muối Việt Nam. Trong tình hình hiện nay, việc hình thành bộ phận kiểm toán nội bộ tại Tổng Công ty Muối Việt Nam là hoàn toàn cần thiết và có đủ điều kiện để xây dựng. Sự cần thiết của hệ thống kiểm toán nội bộ
tại Tổng Công ty Muối Việt Nam có thể đợc nhìn nhận ở cả hai góc độ là các yếu tố khách quan và các yếu tố chủ quan.
2.2.1Các yếu tố khách quan.
* Từ xu hớng phát triển của nền kinh tế.
Nền kinh tế toàn cầu đã có những chuyển biến mạnh mẽ, nền kinh tế công nghiệp đã ở vào giai đoạn cuối và dần chuyển sang một giai đoạn mới là nền kinh tế tri thức. Cùng với đó, các hoạt động kinh tế cũng có những bớc phát triển hơn trớc, các hoạt động kinh tế diễn ra ngày càng đa dạng và phức tạp, nhu cầu thông tin ngày càng trở nên vô cùng quan trọng, chức năng của kế toán không đáp ứng đợc hết các nhu cầu thông tin và kiểm toán ra đời với một chức năng mới để đáp ứng nhu cầu đó. Theo xu thế chung đó, nền kinh tế Việt Nam cũng đang phát triển mạnh mẽ sau những năm chiến tranh. Thời kỳ công ngiệp hóa và hiện đại hóa đang diễn ra mạnh mẽ và sắp bớc vào giai đoạn cuối (vào năm 2010), Nhà nớc đang nỗ lực phát triển kinh tế và các điều kiện cơ sở hạ tầng cho sự phát triển trong giai đoạn mới. Hiện nay cơ chế thị trờng tự do cạnh tranh đã buộc các doanh nghiệp phải vơn lên bằng chính nội lực và khả năng của mình. Quá trình cải tổ nền kinh tế và cải cách hành chính của Việt Nam đang diễn ra mạnh mẽ, Cổ phần hóa các doanh nghiệp Nhà nớc và chế độ khoán quỹ lơng mà Bộ Tài chính đã phê chuẩn, vấn đề tự chủ trong sản xuất kinh doanh đối với các doanh nghiệp Nhà nớc
càng đặt các doanh nghiệp Nhà nớc có những điều kiện để phát triển nhng cũng phải đối mặt với những khó khăn và thử thách nhiều hơn. Sự ra đời của kiểm toán nội bộ với chức năng của mình chính là để đáp ứng các nhu cầu trong việc nâng cao hiệu quả hệ thống quản lý trên.
Tổng Công ty Muối Việt Nam là một doanh nghiệp Nhà nớc hoạt động trong môi trờng luật pháp, vừa là đơn vị sản xuất kinh doanh vừa là đơn vị công ích cho nên cũng chịu ảnh hởng của xu thế phát triển của nền kinh tế toàn cầu và sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam nói riêng. Chính vì lẽ đó, trong xu thế mới đòi hỏi phải có một bộ phận trong tổ chức thực hiện vai trò là một ngời giám sát các hoạt động trong tổ chức và tham vấn cho Ban lãnh đạo doanh nghiệp trong quản lý. Sự thiết yếu của việc xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ tại Tổng Công ty Muối lúc này chính là để giúp Ban giám đốc trong quản lý đơn vị, tạo sự lành mạnh hóa trong phát triển và thỏa mãn những yêu cầu của nền kinh tế, nâng cao khả năng cạnh tranh để phát triển cũng nh đảm bảo thực hiện tốt các chủ trơng, chính sách mà Nhà nớc giao cho Tổng Công ty thực hiện.
* Yêu cầu của hội nhập kế toán - kiểm toán trong khu vực.
Hiện đang là thành viên trong khối ASEAN, tiến tới hội nhập mậu dịch tự do trong khu vực, cắt giảm hàng rào thuế quan giữa các thành viên trong khối ASEAN và hội nhập APTA và WTO, cùng với đó là cam kết thực hiện hội nhập kế toán - kiểm toán trong thời gian tới của Việt Nam đã đặt các doanh nghiệp Việt Nam trớc những biến đổi về chất và yêu cầu đổi mới. Trớc tình đó, Tổng Công ty Muối Việt Nam lại là một doanh nghiệp Nhà nớc, hoạt động sản xuất kinh doanh có quan hệ với các nớc trong khu vực (nh hoạt động xuất - nhập khẩu muối và các sản phẩm khác ), Tổng Công ty là một công cụ điều tiết nền kinh tế của Nhà n… - ớc, chính vì lẽ đó, trong tình hình mới, Tổng Công ty đã đề ra những chiến lợc phát triển mới để thích ứng với giai đoạn mới. Theo đó, trong giai đoạn mới, Tổng Công ty đang có những cải cách về hành chính và cải cách hệ thống kế toán trong đơn vị, bộ máy hành chính và kế toán đợc tinh giảm theo chiều sâu với một đội ngũ cán bộ đợc đào tạo vững vàng về mặt chuyên môn. Tuy nhiên, trớc mắt đây vẫn còn là một vấn đề khó khăn vì hiện tại đội ngũ cán bộ công nhân viên của Tổng Công ty chủ yếu là do chuyển ngành hoặc có trình độ từ thời bao cấp nên trình độ cha đồng đều và tỉ lệ cha cao. Trong sự cải cách mới này, hội nhập kế toán sẽ tạo ra nhiều điều kiện để hội nhập và phát triển nhng cũng phát sinh ra không ít khó khăn, đó là những khó khăn về con ngời, vật chất và khả năng xảy ra gian lận cao hơn vì tính chuyên môn hóa của kế toán.
Chính vì vậy, việc xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ không những cần thiết bởi chức năng giúp ban giám đốc doanh nghiệp trong quản lý mà còn do yêu cầu để phát triển và hội nhập kế toán - kiểm toán cho Tổng Công ty trong tình hình mới.
* Về mặt pháp lý.
Hiện nay, kiểm toán nội bộ ở Việt Nam đã khẳng định đợc vị thế của mình trong tổ chức. Càng ngày, các báo cáo kiểm toán nội bộ càng có một vị trí cao hơn về mặt pháp lý và là cơ sở cho các cuộc kiểm toán bên ngoài (nếu có). Trong nội
bộ đơn vị, bộ phận kiểm toán nội bộ đã trở thành một bộ phận quan trọng và có vị trí cao. Các báo cáo kiểm toán nội bộ đợc xem nh một yếu tố thiết yếu đính kèm khi Ban giám đốc đơn vị xem xét các báo cáo tài chính đợc lập.
Hơn nữa, hiện nay, Bộ Tài chính đã có chủ trơng và sắp đi vào thực hiện là bắt buộc các Tổng Công ty phải thực hiện kiểm toán hàng năm. Tổng Công ty Muối là một Tổng Công ty 90, quy mô cũng tơng đối lớn và nằm trong phạm vi điều chỉnh của Quy định mới này. Việc lập ra bộ máy kiểm toán nội bộ chính là để đáp ứng yêu cầu nêu trên, và hơn nữa nếu có phải thực hiện kiểm toán bên ngoài thì cũng giảm đợc chi phí do kiểm toán bên ngoài có thể sử dụng các kết quả kiểm toán mà kiểm toán nội bộ đã thực hiện.
Nh vậy, việc thiết lập hệ thống kiểm toán nội bộ tại Tổng Công ty Muối lúc này là cần thiết và không chỉ phục vụ cho mục đích quản trị hiện tại mà còn có một tầm ý nghĩa chiến lợc trong giai đoạn sắp tới của quá trình đổi mới và hội nhập.
2.2.2Các yếu tố chủ quan.
Những yếu tố khách quan trên mới chỉ là điều kiện cần để xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ tại Tổng Công ty Muối. Yếu tố đủ cho việc xây dựng bộ phận này chính là nhóm các yếu tố chủ quan, và đây là những yếu tố có ý nghĩa quyết định tới việc xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ tại Tổng Công ty Muối.