- Phòng Kỹ thuật: Có nhiệm vụ kiểm tra chất lợng muối nguyên liệu trớc khi đa vào sản xuất, kiểm tra chất lợng qua từng công đoạn sản xuất, nghiên cứu và
b) Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ tại Tổng Công ty Muối.
Trong tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ Tổng Công ty Muối thì công việc xây dựng này chính là thiết lập “phần cứng” cho hệ thống. Một “phần cứng” tốt là yếu tố cơ bản đầu tiên quyết định cho tính hiệu quả của hệ thống.
Điều kiện cần và đủ để đánh giá một hệ thống kiểm toán nội bộ của một doanh nghiệp là sự tồn tại và vận hành liên tục của cơ chế hoạt động của chính hệ thống đó.
Cơ chế hoạt động của kiểm toán nội bộ đợc xem xét với các nội dung sau:
- Bộ máy kiểm toán nội bộ và các hình thức phân cấp hoạt động trong bộ máy kiểm toán nội bộ.
- Trách nhiệm, quyền hạn của kiểm toán viên nội bộ.
- Quan hệ kiểm toán nội bộ với các hoạt động khác trong tổ chức.
- Quan hệ của kiểm toán nội bộ với các nhà quản lý.
- Quan hệ kiểm toán nội bộ với các kiểm toán viên bên ngoài.
- Các yếu tố ảnh hởng tới tính hiệu quả của hoạt động kiểm toán nội bộ. Theo mô hình kiểm toán nội bộ đã xây dựng ở trên thì bộ máy kiểm toán nội
bộ của Tổng Công ty Muối đợc tổ chức thành Phòng kiểm toán nội bộ trực thuộc Tổng Giám đốc Tổng Công ty. Theo đó, bộ máy kiểm toán nội bộ ở Tổng Công ty
Tổng Giám đốc Trởng Phòng KTNB. Kiểm toán viên nội bộ Kiểm toán
gồm: Trởng phòng kiểm toán nội bộ, các kiểm toán viên nội bộ và các chuyên gia,
chuyên viên ở một số lĩnh vực cụ thể cần thiết.
Bộ phận kiểm toán nội bộ đợc tổ chức độc lập với các bộ phận quản lý và kinh doanh trong Tổng Công ty, đơn vị thành viên (kể cả ban, Phòng tài chính kế toán); chịu sự chỉ đạo và lãnh đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc.
Theo đề nghị của bộ phận kiểm toán nội bộ, Tổng giám đốc có thể cử chuyên gia thuộc các lĩnh vực chuyên môn khác trong Tổng Công ty, các đơn vị thành viên hoặc thuê chuyên gia bên ngoài (nếu cần thiết) tham gia kiểm toán một số nội dung hoặc toàn bộ một cuộc kiểm toán.
Về cụ thể, tổ chức của bộ phận kiểm toán nội bộ Tổng Công ty Muối đợc mô tả nh sau:
* Trởng Phòng kiểm toán nội bộ.
Đứng đầu bộ phận kiểm toán nội bộ là Trởng phòng kiểm toán nội bộ. Tr- ởng phòng kiểm toán nội bộ Tổng Công ty do Tổng Giám đốc Tổng Công ty bổ nhiệm sau khi có ý kiến bằng văn bản của Tổng Cục quản lý vốn và tài sản Nhà n- ớc tại doanh nghiệp (Bộ Tài chính). Trởng Phòng kiểm toán nội bộ là ngời ký và chịu trách nhiệm trớc Tổng Giám đốc và pháp luật về báo cáo kiểm toán nội bộ. Trởng phòng kiểm toán nội bộ có nhiệm vụ và quyền hạn:
- Chủ động xây dựng kế hoạch và lập chơng trình kiểm toán nội bộ hàng năm.
- Tổ chức các cuộc kiểm toán trong nội bộ Tổng Công ty, đơn vị thành viên theo nhiệm vụ kế hoạch và chơng trình kiểm toán nội bộ đã đợc Tổng Giám đốc phê duyệt.
- Quản lý, bố trí, phân công công việc cho các kiểm toán viên, cán bộ làm công tác kiểm toán nội bộ và thực hiện các biện pháp đào tạo, huấn luyện kiểm toán viên, cán bộ làm công tác kiểm toán nội bộ, đảm bảo không ngừng nâng cao trình độ và năng lực công tác của kiểm toán viên, cán bộ và bộ máy kiểm toán nội bộ.
- Đề xuất với Tổng Giám đốc về việc ở các đơn vị thành viên hoặc chuyên viên các bộ phận khác liên quan trong Tổng Công ty, đơn vị để thực hiện các cuộc kiểm toán nội bộ khi cần thiết.
- Đề nghị trng tập các chuyên viên các bộ phận khác trong Tổng Công ty để thực hiện các cuộc kiểm toán nội bộ khi cần thiết.
- Kiến nghị các thay đổi về chính sách, đờng lối nhằm nâng cao hiệu quả trong quản lý và điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh của Tổng Công ty và các đơn vị thành viên.
- Khi phát hiện thấy có hiện tợng vi phạm pháp luật hoặc những quyết định trái với chủ trơng, chính sách, chế độ quy định phải có trách nhiệm báo cáo các cấp có thẩm quyền để giải quyết kịp thời.
Với tổ chức nh trên, về cơ bản, bộ máy kiểm toán nội bộ đã có một cơ sở để hoạt động và một cơ cấu hợp lý, không quá lãng phí về nguồn lực và tiết kiệm đ- ợc kinh phí hoạt động, đồng thời phù hợp với tính chất công việc và thực tế tại Tổng Công ty Muối.
* Kiểm toán viên nội bộ.
Về tuyển chọn kiểm toán viên nội bộ:
Theo mô hình tổ chức, bộ phận kiểm toán nội bộ biên chế 5 thành viên trong đó gồm có một Trởng Phòng kiểm toán nội bộ và 4 nhân viên. Do đặc điểm về trình độ lao động tại Tổng Công ty Muối hiện nay (nh chơng II đã phân tích) thì trình độ cán bộ công nhân viên có trình độ Đại học là không cao. Chính vì thế việc tuyển chọn nhân sự cho bộ phận kiểm toán nội bộ là một vấn đề không nhỏ. Để giải quyết vấn đề này cần có một chính sách tuyển chọn hợp lý. Theo đó, việc
tuyển chọn kiểm toán viên nội bộ cần thiết phải thực hiện tuyển chọn từ bên ngoài để tìm ngời có đủ trình độ và năng lực đảm đơng công việc này. Tuy nhiên
do đặc tính của Tổng Công ty Muối là Tổng Công ty kinh doanh mặt hàng công ích, công việc kinh doanh có những điểm khác so với bình thờng cho nên trong
đội ngũ kiểm toán viên nội bộ nhất quyết phải có cán bộ công nhân viên đã từng công tác trong Tổng Công ty, vị trí Trởng Phòng kiểm toán nội bộ phải do cán bộ
đang làm việc trong Tổng Công ty đảm nhiệm. Việc tuyển bên ngoài đối với các kiểm toán viên nội bộ có thể đợc tiến hành phổ thông thi tuyển dới sự giúp đỡ của Kiểm toán Nhà nớc và các chuyên gia của Bộ Tài chính. Đối với công tác tuyển chọn bên trong đơn vị có thể đợc thực hiện qua hình thức xét năng lực công tác, chuyên môn công tác và sự phù hợp của chuyên môn với bộ phận kiểm toán nội bộ, trong đó có kết hợp với việc thi tuyển nh những ngời tuyển chọn bên ngoài có lợc bớt một số phần thi không cần thiết.
Về tiêu chuẩn đối với các kiểm toán viên nội bộ:
Lựa chọn đội ngũ kiểm toán viên nội bộ có quan hệ mật thiết và tối quan trọng đối với hoạt động của hệ thống kiểm toán nội bộ sau này. Một hệ thống kiểm toán nội bộ tốt phải xuất phát đầu tiên là một hệ thống kiểm toán viên nội bộ có đủ trình độ và năng lực kiểm toán, phải có đủ các tiêu chuẩn đặt ra về đạo đức nghề nghiệp cũng nh về trình độ chuyên môn. Theo đó, những ngời đợc bổ nhiệm
hoặc đợc giao nhiệm vụ làm kiểm toán viên nội bộ cần phải có đủ các tiêu chuẩn sau:
- Có phẩm chất trung thực, khách quan, cha có tiền án và cha bị kỷ luật từ mức cảnh cáo trở lên do sai phạm trong quản lý kinh tế, tài chính, kế toán.
- Đã tốt nghiệp đại học chuyên ngành kinh tế, tài chính, kế toán hoặc quản trị kinh doanh.
- Đối với việc tuyển chọn kiểm toán viên nội bộ từ bên trong đơn vị thì phải đảm bảo tiêu chí đã công tác thực tế trong lĩnh vực quản lý tài chính, kế toán từ 5 năm trở lên, trong đó có ít nhất 3 năm làm việc tại Tổng Công ty hoặc tại các đơn vị thành viên trực thuộc Tổng Công ty.
- Đã qua huấn luyện về nghiệp vụ kiểm toán, kiểm toán nội bộ theo nội dung chơng trình thống nhất của Bộ Tài chính và đợc cấp chứng chỉ.
- Đối với tuyển chọn bên ngoài, phải đảm bảo ngời dự tuyển phải tốt nghiệp chuyên ngành kiểm toán hệ Đại học chính quy tập trung với học lực khá trở lên.
Với những tiêu thức trên trong việc tuyển chọn đội ngũ kiểm toán viên nội bộ sẽ đảm bảo đợc một đội ngũ kiểm toán viên nội bộ có đủ trình độ về chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp để đảm đơng các nhiệm vụ kiểm toán đợc giao. Đồng thời, tiêu thức đặt ra cũng là hợp lý với tình hình Tổng Công ty Muối hiện nay, vì việc tuyển chọn bao gồm cả tuyển chọn trong Tổng Công ty và cả bên ngoài Tổng Công ty. Bên trong Tổng Công ty hoàn toàn có các ứng viên đủ các tiêu chuẩn đề ra, đảm bảo đợc mục đích trong bộ máy kiểm toán nội bộ có cán bộ công nhân viên trong Tổng Công ty. Điều quan trọng ở đây là cần thiết Trởng Phòng kiểm toán nội bộ phải là cán bộ có đạo đức, kinh nghiệm, năng lực và trình độ chuyên môn và hiện đang công tác tại Tổng Công ty.
Về trách nhiệm của kiểm toán viên nội bộ:
Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ phải thực sự đem lại lợi ích thiết thực, hoạt động của kiểm toán nội bộ phải hiệu quả và hiệu năng. Muốn vậy, trong bộ máy kiểm toán nội bộ cần thiết phải gắn trách nhiệm của các kiểm toán viên nội bộ, có nh thế mới đảm bảo đợc tính pháp lý cá nhân của các nghiệp vụ cũng nh nâng cao hiệu quả hoạt động chung của công việc kiểm toán. Theo đó, kiểm toán viên nội
bộ có các trách nhiệm sau:
- Kiểm toán viên nội bộ phải thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch kiểm toán đã đợc Tổng Giám đốc phê duyệt và chịu trách nhiệm trớc Tổng Giám đốc về chất lợng, về tính trung thực, hợp lý của báo cáo kiểm toán và về những thông tin tài chính, kế toán đã đợc kiểm toán.
- Trong quá trình thực hiện công việc, kiểm toán viên nội bộ phải tuân thủ luật pháp, tuân thủ các nguyên tăc và chuẩn mực nghề nghiệp về kiểm toán, các chính sách, chế độ hiện hành của Nhà nớc.
- Kiểm toán viên nội bộ phải khách quan, đề cao tính độc lập trong hoạt động kiểm toán. Không ngừng nâng cao năng lực chuyên môn, cập nhật kiến thức, giữ gìn đạo đức nghề nghiệp.
- Tuân thủ nguyên tắc bảo mật các số liệu, tài liệu đã đợc kiểm toán (ngoại trừ các trờng hợp khi có yêu cầu của Tòa án, các cơ quan có thẩm quyền hoặc các nghĩa vụ liên quan đến tiêu chuẩn nghiệp vụ).
Về quyền hạn của kiểm toán viên nội bộ:
Do kiểm toán nội bộ là công việc đòi hỏi trình độ chuyên môn cao và nhiều nhân tố liên quan khác cho nên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ kiểm toán của mình, kiểm toán viên nội bộ cần phải có những quyền hạn để hoàn thành nhiệm vụ kiểm toán đề ra. Bên cạnh chính sách đãi ngộ hợp lý về vật chất và tinh thần,
kiểm toán viên nội bộ cần có các quyền hạn sau để thực hiện nhiệm vụ kiểm toán của mình một cách thuận lợi:
- Đợc độc lập về chuyên môn nghiệp vụ. Không bị chi phối, không bị can thiệp khi thực hiện hoạt động kiểm toán và trình bày ý kiến của mình trong báo cáo kiểm toán.
- Có quyền yêu cầu các bộ phận, cá nhân đợc kiểm toán và các bộ phận có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ cho công tác kiểm toán.
- Đợc ký xác nhận trên báo cáo kiểm toán nội bộ do cá nhân tiến hành, hoặc chịu trách nhiệm thực hiện theo nhiệm vụ kiểm toán đợc giao.
- Nêu các ý kiến đề xuất, các giải pháp, kiến nghị, các ý kiến t vấn cho việc cải tiến, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh; ngăng ngừa các sai sót, gian lận, các việc làm sai trái trong đơn vị.
- Đợc bảo lu ý kiến đã trình bày trong báo cáo kiểm toán nội bộ. Đợc quyền đề nghị các cơ quan cấp trên, các cơ quan chức năng của Nhà nớc xem xét lại quyết định của Tổng Giám đốc về việc bãi nhiệm kiểm toán viên nội bộ.
Với các quyền hạn trên, kiểm toán viên nội bộ hoàn toàn có đủ mọi cơ sỏ pháp lý và các điều kiện để thực hiện công việc kiểm toán của mình một cách tốt nhất, đồng thời gắn với quyền lợi về kinh tế và vị trí của mình.
3.2.2 Quy chế hoạt động và hình thức phân cấp hoạt động cho bộ phận kiểm toán nội bộ tại Tổng Công ty Muối Việt Nam. toán nội bộ tại Tổng Công ty Muối Việt Nam.
Một hệ thống chỉ vận hành khi có đủ các yếu tố về “phần cứng” và “phần
mềm”. Đối với hệ thống kiểm toán nội bộ thì Quy chế hoạt động của bộ máy
chính là yếu tố “phần mềm” vận hành cho “phần cứng” về tổ chức bộ máy đã đợc xác lập ở trên.