- Quy trình thực hiệ n:
B ảng 2.14 Doanh số TTQT hàng nhập tại AC 2008-
3.3.3 Đối với quy trình thực hiện nghiệp vụ:
3.3.3.1. Quy trình hóa nghiệp vụ, cải tiến/tựđộng hóa quy trình
Quy trình thanh toán bằng tín dụng chứng từ luôn được cập nhật, bổ sung sửa đổi để phù hợp với nhu cầu thực tế. ACB cần quy định thống nhất và rõ ràng từng khâu thực hiện nghiệp vụ thanh toán bằng tín dụng chứng từ, từ thủ tục yêu cầu mở đến thanh toán L/C để có sự thống nhất trong toàn hệ thống ngân hàng. Tuy nhiên, ACB cần tham chiếu đầy đủ các quy định hiện hành của UCP về quy trình thanh toán bằng tín dụng chứng từđể hạn chế rủi ro.
ACB cần nâng cấp và cải tiến phần mềm trong viêc thực thi quy trình khi cần thiết để giải quyết giao dịch nhanh cho khách hàng, nâng cao niềm tin cho khách hàng.
Việc xây dựng quy trình nghiệp vụ của mỗi hoạt động luôn phải dựa trên công nghệ hiện đang áp dụng và ngược lại công nghệ ngân hàng cũng c ần phải được cải tiến đồng bộ với việc thay đổi, đổi mới quy trình nghiệp vụ. Công nghệ ngân hàng và những quy định trong quy trình nghiệp vụ là hai yếu tố song hành, có tác động qua lại trong sự thay đổi của từng yếu tố. Trước đây, khi phát hành L/C, NV TTQT sử dụng chương trình soạn điện trên notepad thủ công và truyền lên TT.TTQT để đi điện gốc ra nước ngoài. Sau khi ACB ứng dụng chương trình TCBS thì NV TTQT soạn điện phát hành trực tiếp trên chương trình nhanh chóng vì đã đư ợc thiết lập sẵn các vùng cho việc phát hành L/C. Khi có những thay đổi về quy trình hay đi ều khoản, điều kiện của L/C thì bộ phận công nghệ thông tin sẽđiều chỉnh cho phù hợp quy trình.
Quy trình nghiệp vụ còn phải được chuẩn hóa theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
3.3.3.2 Đào tạo và kiểm tra sau đào tạo quy trình nghiệp vụ
Việc ứng dụng chương trình thanh toán quốc tế đòi hỏi NV TTQT phải được đào tạo về nghiệp vụcơ bản và nâng cao, đồng thời đào tạo và hướng dẫn nhân viên biết cách sử dụng chương trình TCBS cho nghiệp vụ TTQT khi có bổ sung/ sửa đổi quy trình.
Tiếp tục đào tạo và đào tạo lại nhân viên hiện có, đào tạo về mọi mặt nhất là chuyên môn nghiệp vụ, nâng cao trình đ ộ ngoại ngữ, tin học, trao đổi kiến thức về UCP 600 và các thông lệliên quan khác. ACB thường xuyên tổ chức các lớp về đào tạo và ứng dụng chương trình cho nhân viên TTQT mới, kiểm tra và củng cố kiến thức cho nhân viên TTQT hiện tại. ACB nên cử người thường xuyên tham gia các cuộc hội thảo, hội nghị chuyên đề về thanh toán quốc tế, hoặc tổ chức cán bộđi học ở nước ngoài để tiếp thu kiến thức mới.
ACB cần có chính sách quy định cụ thể quyền hạn và trách nhiệm của mỗi thành viên tham gia thực hiện nghiệp vụ thanh toán quốc tế. Từ những chính sách quy định cụ thể theo chức danh, mỗi thành viên phải tự chịu trách nhiệm về từng khâu giao dịch xử lý mà mình đã làm. Trong trư ờng hợp giao dịch xử lý vượt ngoài tầm kiểm soát của mỗi thành viên thì cần báo cáo ngay cho cấp cao hơn để kịp thời ngăn chặn rủi ro xảy ra. Các thành viên luôn nâng cao tinh thần sáng tạo, tự giác và có ý thức đối với nghiệp vụ trong hạn mức công việc được phân công.
3.3.3.4 .Tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát sự tuân thủ quy trình
Đểđảm bảo hoạt động TTQT bằng tín dụng chứng từđi đúng hướng và theo đúng hành lang pháp lý của Nhà nước, ACB cần thực hiện giám sát thường xuyên hoạt động thanh toán quốc tế, lựa chọn các nhân viên tham gia kiểm tra, kiểm soát là những người đủ năng lực chuyên môn, kinh nghiệm để
kiểm tra, kiểm soát hoạt động thanh toán xuất nhập khẩu đạt hiệu quả cao.
ACB cần tập trrung đào tạo nâng cao chất lượng của các kiểm soát , phân công, phân quyền và trách nhiệm cụ thể cho các nhân viên kiểm soát, liên tục cập nhật phổ biến các tình huống rủi ro cho nhân viên.
3.3.3.5. Giám sát thực hiện quy trình:
Tất cả các nghiệp vụ khi phát sinh phải được kiểm soát theo tiêu chí kiểm soát độc lập. ACB ban hành hướng dẫn nghiệp vụ kiểm soát cụ thể như ai kiểm soát, kiểm soát cái gì, kiểm soát như thế nào, kiểm soát ở đâu. Đối với những giao dịch ngoại lệ trong thanh toán quốc tế cần có những hướng dẫn cụ thể các loại ngoại lệ nào được phép thực hiện, cách thức phê duyệt, theo dõi khắc phục.
Các nhân viên cấp cao thường xuyên giám sát việc thực hiện quy trình nghiệp vụ thanh toán quốc tế, xem xét kiểm tra từng khâu giao dịch định kỳ hàng tuần, hàng tháng để có thể hoàn thiện hơn quy trình nghi ệp vụ thanh toán quốc tế.