tác triển khai sản phẩm BHNT tại công ty BHNT Bắc Ninh.
Công ty BHNT Bắc Ninh là một công ty hoạt động dịch vụ, giải quyết đồng thời cả mục tiêu kinh tế và mục tiêu xã hội.Do vậy, trong quá trình triển khai các nghiệp vụ BHNT, công ty phải xác định cho mình một hớng đi đúng đắn và hiệu quả nhất, đó là không ngừng cải tiến và hoàn thiện quá trình kinh doanh. Đặc biệt là chú trọng nâng cao chất lợng công tác khai thác, quản lý hợp đồng , phơng thức phục vụ, đảm bảom giữ vững và nâng cao uy tín của công ty.
Do tính chất của sản phẩm BHNT mang tính tự nguyện cao, cùng với sự mới mẻ của loại hình sản phẩm này , thêm vào đó là sự cạnh tranh mạnh mẽ của các công ty nớc ngoài đang hoạt động trên thị trờng. Song với sự nỗ lực, cố gắng của toàn thể cán bộ quản lý và cán bộ khai thác , tiếp tục phát huy lợi thế của Bảo Việt nhân thọ Bắc Ninh trong những năm qua đã đạt đợc những thành tích đáng khích
lệ. Đặc biệt trong năm 2002, công ty BHNT Bắc Ninh đã đạt đợc mức tăng trởng ổn định và vững chắc, thực hiện tốt mục tiêu “tăng trởng, quản lý và hiệu quả”. Cụ thể, năm qua công ty đã thực hiện đợc trên 31 tỷ đồng doanh thu phí, trong đó doanh thu khai thác mới đạt trên 6 tỷ đồng, tỷ lệ tăng trởng doanh thu đạt 40%, về số hợp đồng khai thác mới năm 2002 công ty khai thác đợc 8360 hợp đồng , nâng số hợp đồng có hiệu lực tính đến hết ngày 31/12/2002 là 26743 hợp đồng .
Bên cạnh những thành quả công ty đạt đợc nh vậy thì vẫn còn không ít những tồn đọng xung quanh công tác cần khắc phục, để công ty có thể đạt đợc những kết quả tốt hơn vào những năm tiếp sau. Đó là:
1.Khâu khai thác:
∗Tình hình thực hiện kế hoạch khai thác : mặc dù kết quả đạt đợc năm 2002 về doanh thu khai thác mới khá cao, tuy nhiên kết quả đạt đợc trong năm chỉ đạt 78% so với kế hoạch. Sở dĩ không đạt đợc kế hoạch đặt ra ,ngoài những nguyên nhân khách quan còn có những nguyên nhân chủ quan sau:
•Công tác nghiêm cứu và phát triển thị trờng : trong năm 2002 mặc dù cũng đã có những tác dụng đáng kể đối với việc lập kế hoạch khai thác, tuy nhiên đây là một lĩnh vực mới nên còn có nhiều hạn chế nh cha có một bộ phận chuyên chịu trách nhiệm thực hiện công tác này mà vẫn do phòng quản lý đại lý thực hiện do đó hiệu quả tiếp cận thị trờng còn thấp; hơn nữa, việc điều tra thu thập thông tin theo từng khu vực huyện, xã cha thành hệ thống, thiếu sự phối hợp thờng xuyên từ phòng- tổ-đại lý .vì vậy, việc định hớng và tổ chức khai thác thị trờng cha khoa học
•Hoạt động công tác tuyên truyền quảng cáo: nhìn chung công tác tuyên truyền quảng cáo sau hơn 6 năm đã có những bớc tiến đột phá, song công ty mới chỉ dừng ở hỗ trợ kinh phí cha có chiến lợc đa dạng hơn nữa các hình thức tuyên truyền quảng cáo và cha có chiến lợc cụ thể đối với từng loại sản phẩm khác nhau.
•Tổ chức mạng lới khai thác: Nhìn chung mạng lới đại lý đã trởng thành trong thực tiễn, gắn bó với nghề, với công ty, tính chuyên nghiệp ngày càng rõ rệt , cha có hiện tợng chuyển dịch đại lý giỏi sang các công ty khác, nhiều trởng phòng
tổ trởng đã tích luỹ đợc kinh nghiệm quản lý. Đội ngũ chuyên thu ngày càng hoạt động có nề nếp, thu phí và phục vụ khách hàng ngày một tốt hơn. Tuy nhiên vẫn còn tình trạng vi phạm quy trình khai thác, thu phí và chăm sóc khách hàng, khả năng khai thác không đồng đều, việc duy trì kỷ luật sinh hoạt của các đại lý đôi lúc cha tốt.
•Công tác tuyển dụng và đào tạo đại lý : chất lợng đại lý cha cao do việc mở rộng khung tuyển dụng, nhiều đại lý còn thiếu tự tin khi tiếp xúc với khách hàng , kỹ năng khai thác còn hạn chế, không khí làm việc tại một số tổ còn kém sôi động.Nguyên nhân khác làm cho chất lợng tuyển viên cha cao có thể là tỷ lệ hoa hồng và thởng của công ty thấp hơn 1 số công ty khác, thởng không đợc đa trực tiếp vào hoa hồng đại lý mà thờng xuyên bị điều chỉnh trong năm, đã hởng tới tâm lý của các đại lý. Đặc biệt là khâu kèm cặp trong thời gian học nghề cha tốt. Hơn nữa, nghiệp vụ s phạm của cán bộ đào tạo còn nhiều hạn chế.
∗Thực hiện đánh gia rủi ro và phát hành hợp đồng : công tác kiểm tra sức khoẻ năm 2002 cũng còn một số tồn tại cần đợc khắc phục kịp thời nh việc kiểm tra sức khoẻ và chuyển hồ sơ về công ty của trung tâm y tế cha kịp thời, làm chậm quá trình phát hành hợp hợp đồng cho khách hàng. Chơng trình quản lý khách hàng cha theo dõi vầ quản lý đợc đầy đủ thông tin cần thiết về khách hàng để có thể tra cứu nhanh, đầy đủ. Việc phát hành hợp đồng trong năm qua vẫn còn hiện t- ợng một số đại lý tự ý bổ sung thông tin do khách hàng kê khai thiếu dẫn đến phát hành hợp hợp đồng sai, một số đại lý bảo quản hợp đồng không tốt gây thất lạc hoặc chuyển hợp đồng chậm đến cho khách hàng.
2.Công tác quản lý hợp đồng.
Việc theo dõi và quản lý thu phí còn nhiều bất cập: số liệu thu phí hàng tháng có lúc cha thật sự chuẩn xác, dẫn đến việc in sai, thừa, thiếu hoá đơn thu phí định kỳ, ảnh hởng đến công tác thu phí của đại lý. Số liệu thông báo danh sách khách hàng nợ phí hàng tháng có lúc cha chính xác, còn để trờng hợp khách hàng không nợ phí vẫn đợc in thông báo nợ phí trong khi khách hàng có nợ phí lại không đợc in thông báo nợ phí…
Công tác quản lý hợp đồng cha tách khỏi phòng nghiệp vụ, vì vậy cha đợc thực hiện 1 cách chuyên sâu. So với yêu cầu cần điều chỉnh 1 số vấn đề nh: đáp ứng 1 cách tràn lan những yêu cầu của 1 số đại lý (nh in danh sách khách hàng, in quá trình nộp phí, nợ phí, hoa hồng ), tạo cho đại lý 1 số tác phong cẩu thả, tuỳ…
tiện, không cập nhật số liệu và không theo dõi các vấn đề có liên quan đến công việc của mình. Thông tin cung cấp cho đại lý còn một số trờng hợp không chính xác( về kế hoạch thu phí, danh sách nợ phí, tính toán hoa hồng, quá trình nộp phí do ch… ơng trình máy tính cha ổn. Thái độ của một số cán bộ khi giao tiếp với đại lý có lúc cha thật hoà nhã, đáp ứng nhu cầu có lúc cha kịp thời.
3.Khâu dịch vụ khách hàng.
Trong khâu này có nhiều chuyển biến tích cực nhng vẫn còn mộy số tồn tại sau: một số khách hàng vẫn cha nhận đợc những thông tin , thông báo ấn phâm…
của công ty; một số cán bộ chuyên thu chỉ biết tìm khách hàng để thu phí với thái độ “nh đi đòi nợ”, không trao đổi thông tin, giải thích những thắc mắc, khi khách hàng có ý định huỷ thì không báo ngay cho công ty, không tìm hiểu nguyên nhân cũng nh thuyết phục khách hàng giải quyết khó khăn theo những cách khác, ngợc lại làm cho khách hanàg bị ức chế không muốn duy trì hợp đồng. Cá biệt có 1 số cán bộ văn phòng của công ty khi tiếp xúc khách hàng đôi khi còn cha ân cần chu đáo.Chính vì vậy tỷ lệ huỷ bỏ hợp đồng năm 2002 của công ty còn cao, chiếm trên 4% tổng số hợp đồng đang có hiệu lực của công ty
4. Giải quyết quyền lợi bảo hiểm .
Công tác giải quyết quyền lợi bảo hiểm nhìn chung thực hiện tơng đối tốt nh- ng còn một số tồn tại còn rút kinh nghiệm: Việc hớng dẫn khách hàng hoàn tất thủ tục yêu cầu giải quyết quyền lợi bảo hiểm cha thật cặn kẽ, chu đáo, một số trờng hợp đại lý không nắm chắc nghiệp vụ đã hớng dẫn khách hàng làm thủ tục thiếu chính xác, không đầy đủ theo quy định của công ty.
Nh vậy để có thể hoàn thành vợt mức kế hoạch đặt ra trong năm 2003, đòi hỏi sự nỗ lực cố gắng của tập thể cán bộ quản lý, các đại lý khai thác, đại lý chuyên thu và đội ngũ cộng tác viên cùng nhau phấn đấu, khắc phục, hoàn thiện những
quyết tâm phấn đấu , thực hiện thắng lợi khẩu hiệu của tổng công ty “Bảo Việt – vì sự phát triển bền vững”