Trước khi bắt đầu tiến hành phân tích công việc, bạn cần hiểu triết lý và các chính sách nguồn nhân lực của tổ chức của bạn.Điều đó cho phép bạn sắp xếp được thư tựưu tiên đối với các nhu cầu về nguồn nhân lực.
Tìm hiểu mối liên hệ giữa các vị trí trong công ty (có thểthông qua sơ đồ tổ chức) để bạn có thể xác
định được công việc mà bạn định phân tích có vai trò như thế nào trong công ty cũng như mối quan hệ
giữa nó với các vị trí công việc khác.
Bảng phân tích công việc thể hiện kỳ vọng của nhà quản lý đối với từng vị trí công việc. Do đó bảng phân tích công việc có thể do bộ phận nhân sự tiến hành nhưng sẽđược người có trình độ hiểu biết rõ về
công việc kiểm tra lại để xác nhận thông tin về công việc là chính xác, đồng thời được nhà quản lý thông qua.
Việc chuẩn bị tốt sẽ dẫn tới kết quả tốt. Giai đoạn chuẩn bị cần xác định được các trách nhiệm chính của công việc và công tác kiểm tra đánh giá công việc như thế nào.
Cụ thể cần xác định:
Công việc đó nhằm đạt được cái gì (nhiệm vụ).
Người đảm nhận công việc cần có những nỗ lực thế nào (trách nhiệm). Đánh giá kết quả công việc như thế nào (kiểm tra).
3.1.4.2 Thu thập và phân tích dữ liệu
Thu thập thông tin là điều rất quan trọng và cần thiết trong việc phân tích công việc. Để thu thập thông tin đầy đủ cần đặt công việc trong hoàn cảnh có liên quan đến các công việc khác trong cơ cấu tổ
chức .
Những yếu tốcơ bản tạo thành công việc: trách nhiệm, thông tin, kết quảvà điều kiện kinh tế.
Trách nhiệm gồm 2 yếu tố chính là giao phó và cân nhắc. Bạn cần xác định người được giao việc sẽ tiến hành theo sự suy xét của bản thân, hay tiến hành sau khi đã xin phép, hay giao quyền thực hiện công việc cho người khác. Từđó có thể giao phó trách nhiệm công việc cho người thực hiện một cách cụ thể nhất.
K20 – Đêm 1 – Nhóm 7 & Nhóm 8 52 Thông tin: Trao đổi thông tin muốn đề cập tới loại thông tin mà người làm công việc đó nhận và cung cấp. Cần xác định các điều sau:
+ Cách thức truyền đạt thông tin: bằng văn bản hay bằng miệng. + Mức độ quan trọng của thông tin.
+ Người đảm nhận công việc thường xuyên tiếp xúc với những ai.
+ Vị trí của người đảm nhận công việc trong quy trình trao đổi thông tin của tổ chức. Kết quả công việc:
+ Cần xem xét xem người thực hiện công việc đã đạt được những kết quả gì.
+ Kết quả công việc đạt được dưới hình thức nào: chỉ dẫn, đề xuất, tư vấn hay dịch vụ. + Kết quả công việc đó dùng để làm gì.
+ Kết quả công việc này có là đầu vào cho một công việc khác hay không.
Điều kiện kinh tế: mức lương của người thực hiện công việc và những lợi ích kinh tế khác sau khi công việc được hoàn thành.
3.1.4.3 Phác thảo bản mô tả công việc
Phác thảo bản mô tả công việc chính là việc chuyển những thông tin đã thu thập được thành bản mô tả công việc nhằm giúp người thực hiện công việc và người quản lý có cùng một hình dung về công việc
đồng thời có thểbao quát được công việc. Bản mô tả công việc có thểdo người thực hiện công việc, bộ
phận nhân sự hay người quản lý soạn; nhưng bản mô tả công việc đó phải được người hiểu biết rõ về
công việc (người thực hiện, nhà quản lý,…) chỉnh sữa lại. Những chi tiết cần lưu ý trong bản mô tả công việc:
Mục đích công việc:
Tại sao phải có công việc này? Câu hỏi quan trọng này cần được trả lời trước khi phác thảo những vấn
đề còn lại của bản mô tả công việc.
K20 – Đêm 1 – Nhóm 7 & Nhóm 8 53 Thể hiện rõ ràng và rành mạch các nhiệm vụ mà người thực hiện công việc phải hoàn thành. Từng nhiệm vụ phải được chỉ rõ qua những mục điểm căn bản. Thông tin phải đầy đủ nhưng đồng thời phải rút ngắn những thông tin quá chi tiết về thủ tục hằng ngày.
Kết quả công việc cần đạt được:
Nêu những kết quả chính mà công việc cần đạt được.
Các mối quan hệ:
Nêu chức danh của người quản lý người thực hiện công việc.
Nêu chức danh của những người chịu sự quản lý trực tiếp của người thực hiện công việc.
Các yêu cầu đối với người thực hiện:
Trình độ, chuyên ngành, kinh nghiệm, kỹnăng, khảnăng của người thực hiện công việc.
Môi trường và điều kiện làm việc:
Điều kiện nơi làm việc: trong nhà, ngoài trời,… Thời gian làm việc: giờ hành chính, ngoài giờ,…
Môi trường nơi làm việc: bình thường, độc hại,…
3.1.4.4 Phê chuẩn bản mô tả công việc
Người thực hiện công việc và người quản lý phải cùng nhau thảo luận và nhất trí về bản mô tả công việc. Người thực hiện công việc và người giám sát hay quản lý phải cùng thống nhất hướng giải quyết
khi người thực hiện công việc gặp vấn đề cần giải quyết. Người quản lý cần chỉđạo cấp dưới sao cho thống nhất về bản mô tả công việc, đảm bảo công việc được tiến hành thuận lợi mà không có kẽ hỡ hoặc chồng chéo nhau.