Công việc bao gồm một số công tác cụ thể mà một tổ chức phải hoàn thành nhằm đạt được mục tiêu của mình.
Phân tích công việc là việc thu thập và ghi chép có hệ thống những thông tin liên quan đến công việc. Nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.
Điều kiện để tiến hành công việc
Các tiêu chuẩn đểđánh giá chất lượng hoàn thành công việc Mối tương quan của công việc với các công việc khác
Các phẩm chất, kỹnăng, kiến thức cần có để thực hiện công việc đó một cách hiệu quả. Mục tiêu cụ thể của phân tích công việc là xây dựng Bản mô tả công việc và Bản tiêu chuẩn công việc
Sơ đồ quá trình phân tích công việc
A. Bản mô tả công việc
Khái niệm: là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến công tác cụ thể, các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc.
Bản mô tả công việc trả lời các câu hỏi:
+ =
Xác định chức năng
công việc: Nhiệm vụ
Thái độ trong công việc Trang thiết bị Điều kiện làm việc Xác định yêu cầu công việc: Kiến thức Ký năng Khảnăng Năng lực Bản Mô tả công việc Bản Tiêu chuẩn công việc
K20 – Đêm 1 – Nhóm 7 & Nhóm 8 35 1. Người thực hiện công việc? Vị trí của họ trong hệ thống của tổ chức?
2. Tại sao công việc đó phải được thực hiện? 3. Mục tiêu của công việc đó là gì?
4. Các nhiệm vụ chủ yếu phải hoàn thành là gì? 5. Công việc được thực hiện ởđâu?
6. Khi nào công việc được coi là hoàn tất? 7. Phương tiện, trang bị thực hiện công việc? 8. Điều kiện làm việc và rủi ro có thể?
Nội dung:
1. Nhận diện công việc 2. Các mối quan hệ.
3. Chức năng, trách nhiệm công việc. 4. Quyền hạn.
5. Tiêu chuẩn mẫu
6. Điều kiện thực hiện công việc.
Hướng dẫn viết bản mô tả công việc
1. Liệt kê các nhiệm vụ và trách nhiệm theo trình tự hợp lý
2. Viết rõ , đơn giản và súc tích các nhiệm vụ và trách nhiệm riêng biệt 3. Bắt đầu mỗi câu bằng động từhành động
4. Sử dụng những từ có thểđịnh lượng được khi có thể
5. Sử dụng những từ cụ thể và hạn chế tối đa những từmơ hồ
6. Sử dụng những thuật ngữđã được chuẩn hóa
7. Trả lời các câu hỏi: How, What , Where , When , Why , Who
K20 – Đêm 1 – Nhóm 7 & Nhóm 8 36 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ví dụ 1 Bản mô tả công việc – Thư ký bộ phận sản xuất
CHỨC DANH CÔNG VIỆC:
Thư ký cho kỹsư trưởng cơ khí
BÁO CÁO CHO: Kỹsư trưởng cơ khí
XÁC ĐỊNH CÔNG VIỆC:
Cung cấp dịch vụ toàn diện cho Kỹsư trưởng bằng cách tổ chức sắp xếp các phần công việc thường lệ
của kỹsư trưởng.
CÁC NHIỆM VỤ CHÍNH:
1.Tiếp nhận thư từ , phân loại theo thứ tựưu tiên, đính kèm thư từtrao đổi từtrước nếu có và đánh máy các thư từ .
2. Ghi lại lời đọc của kỹsư trưởng cơ khí và xử lý các thư từ khẩn 3. Sắp xếp công tác cho phòng, chuẩn bị các cuộc họp
4. Soạn thảo các văn bản, trả lời các thư từ theo lệnh của kỹsư trưởng
5. Giúp kỹsư trưởng giải quyết các công việc hành chánh thông thường, giải quyết các thắc mắc
thường lệ
6. Gọi và trả lời các cuộc điện thoại một cách khôn khéo. Tiếp khách có hiệu quả.
CÁC NHIỆM VỤ PHỤ:
1. Chuẩn bị bản tóm tắt về các chi tiêu của bộ phận theo yêu cầu của bộ phận kế toán 2. Thu thập các báo cáo tóm tắt , đánh máy các báo cáo tiến độ dự án
K20 – Đêm 1 – Nhóm 7 & Nhóm 8 37
4. Đánh máy báo cáo kế toán
CÁC MỐI QUAN HỆ:
BÁO CÁO CHO: Kỹsư trưởng cơ khí
GIÁM SÁT NHỮNG NGƯỜI SAU ĐÂY: Không
CÁC YÊU CẦU VỀĐIỀU KIỆN VẬT CHẤT:
ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC: Làm việc trong văn phòng
THỜI GIAN LÀM VIỆC: Thời gian làm việc hành chánh 8 giờ
RỦI RO: Không
Ví dụ 2 Bản mô tả công việc – Trưởng phòng Tổ chức hành chánh
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Mã số công việc Chức danh: Trưởng phòng Tổ chức hành chánh Các mối quan hệ:
Bên trong:
- Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc công ty. Định kỳ hàng tháng báo cáo và chịu trách nhiệm với giám đốc về toàn bộ các hoạt động Hành chánh – Văn phòng –Nhân sự công ty. - Phối hợp với các bộ phận khác trong tuyển chọn, huấn luyện, bốtrí, động viên, kích thích nhân viên. Kiểm tra, đôn đốc tình hình thực hiện chính sách nhân sự của công ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Cố vấn, hỗ trợ nhân viên khác về nhân sự , hành chánh Bên ngoài:
K20 – Đêm 1 – Nhóm 7 & Nhóm 8 38 - Tổ chức cấp trên: Các vấn đề về tổ chức, nhân sự
- Cán bộ các công ty khác: Điều phối cán bộ trong công tác
- Viên chức chính quyền: Thực hiện quy chế pháp luật và các hoạt động cộng đồng
- Sởlao động: Công đoàn, nhà cung cấp lao động, phối hợp tuyển chọn lao động, giải quyết chếđộ chính sách
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, NĂNG LỰC Chức năng , nhiệm vụ cụ thể:
- Nghiên cứu, đề xuất và tham gia cùng với các lãnh đạo doanh nghiệp cải tiến, hoàn thiện hệ thống chính sách, chế độ, thủ tục nhân sự, phối hợp hoạt động và chỉ đạo việc kiểm tra tình hình thực hiện nhằm hoàn thiện hệ thống quản trị nhân sự trong doanh nghiệp.
- Nghiên cứu, đề xuất và tham gia cùng lãnh đạo doanh nghiệp cải tiến các hoạt động hành
chính văn phòng.
- Cố vấn cho nhân viên trong doanh nghiệp các vấn đềliên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ
của nhân viên trong doanh nghiệp. Cung cấp thông tin và hướng dẫn cho nhân viên về các quy
định, chính sách của doanh nghiệp.
- Đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các hoạt động giao tế với chính quyền, các cơ quan
chức năng và các tổ chức khác nhằm nâng cao uy tín cho doanh nghiệp.
- Phối hợp với các lãnh đạo đểxác định nhu cầu và tổ chức thực hiện các chương trình huấn luyện nhân viên.
- Phối hợp hoạt động với các lãnh đạo trực tuyến trong việc xác định, giải quyết các vấn đề
nhân sự và thực hiện các biện pháp kích thích động viên nhân viên .
- Tổ chức sắp xếp công việc của nhân viên dưới quyền, kiểm tra chất lượng và hiệu quả
công việc của họ.
- Chỉ đạo công tác tuyển chọn, huấn luyện nhân viên, kiến nghịđiều chỉnh cơ cấu nhân sự
một cách hợp lý.
K20 – Đêm 1 – Nhóm 7 & Nhóm 8 39 hình lương thưởng, định mức, phúc lợi… Xây dựng các biểu mẫu thống nhất về hồsơ và các tiêu
chuẩn tuyển dụng, đề bạt, kỷ luật.
Các ví dụ khác về Bản mô tả công việc: http://www.macconsult.vn/formmau/?id=2
B. Bản tiêu chuẩn công việc
Khái niệm: bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê tất cả các yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực hiện công việc. Hay nói khác đi là bản trình bày các điều kiện tiêu chuẩn tối thiểu có thể chấp nhận được mà một người cần phải có để hoàn thành một công việc riêng biệt nào đó
Các yếu tốthường được đề cập: 1. Trình độ học vấn
2. Trình độ chuyên môn
3. Các kỹnăng cần thiết cho công việc
4. Kinh nghiệm cần có để thực hiện công việc: thâm niên trong nghề, các thành tích kỷ lục đã (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
đạt được.
5. Trình độ ngoại ngữ: cần biết ngoại ngữ nào và mức độ.
6. Các phẩm chất về cá nhân: tuổi đời, sức khỏe, ngoại hình, tham vọng cầu tiến, hoàn cảnh gia
đình , nghị lực ,mức độ thích nghi với hoàn cảnh, khả năng làm việc độc lập, khảnăng chịu
được sựcăng thẳng hay áp lực công việc…
7. Một số các yêu cầu đặc biệt khác cần thiết cho hoàn thành công việc
Ví dụ 3 Bản tiêu chuẩn công việc – Thư ký bộ phận sản xuất
TÊN CÔNG VIỆC:
Thư ký Kỹsư trưởng cơ khí
TÍNH CHẤT CÔNG VIỆC: Dài hạn
Trình độ học vấn
Trình độ học vấn cần thiết:
K20 – Đêm 1 – Nhóm 7 & Nhóm 8 40 Ngành học:Chuyên môn hóa rộng
Chức danh nghề nghiệp: Không đòi hỏi
Đào tạo và bằng cấp chuyên môn: Ưu tiên người đã được đào tạo vềthư ký nhưng không
bắt buộc
Kinh nghiệm làm việc cần thiết
Có ít nhất một năm làm công việc tương tự. Kiến thức / Kỹnăng cần thiết
Tốc độđánh máy vi tính 60 từ / phút hoặc nhanh hơn
Các kỹnăng máy tính cơ bản Yêu cầu về thể chất
YÊU CẦU SỨC KHỎE: Có thể ngồi làm việc lâu
Ví dụ 4 Bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc – Trưởng ca
Mục đích của vị trí công việc: Đảm bảo vận hành các hoạt động sản xuất của ca mình quản lý một cách có hiệu quả và an toàn thông qua việc chỉđạo các hoạt động tổ chức sắp xếp dây chuyền sản xuất và các chức năng quản lý với tư cách người giám sát.
Nhiệm vụ của vị trí công việc:
1. Chỉđạo các hoạt động nhân sự trong sản xuất và phối hợp với các hoạt động nhân sự trong bảo dưỡng.
2. Bảo đảm truyền đạt thông tin và giải thích cho nhân viên về các chính sách nhân sự và sản xuất.
3. Quản lý chương trình bảo dưỡng cần thiết thông qua việc thu thập các yêu cầu bảo dưỡng, lên lịch và ghi chép theo dõi các hoạt động bảo dưỡng.
K20 – Đêm 1 – Nhóm 7 & Nhóm 8 41 4. Quản lý các thủ tục giao ca trong phân xưởng sản xuất.
5. Thực hiện việc tập huấn và đào tạo chương trình an toàn lao động, nâng cao chuyên môn cho nhân viên cấp dưới.
6. Lên lịch làm việc, phân công người đảm nhiệm cũng như chịu trách nhiệm giải quyết cho nhân viên nghỉ phép. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
7. Đảm nhận các nhiệm vụ theo dõi thời gian làm việc của công nhân và cập nhật các thông tin
liên quan đến tình hình sản xuất và nhân sự trong bộ phận mình phụ trách.
8. Xây dựng dự toán và chịu trách nhiệm về mức độ dự trữ nguyên vật liệu trong khu vực sản xuất được phụ trách.
9. Đánh giá kết quả công việc hàng kỳ của công nhân viên mà mình phụ trách.
10. Góp ý cho nhân viên về các vấn đề chuyên môn và các công việc liên quan đến công việc. Yêu cầu thể lực: Phải đi lại và trèo cầu thang
Các mối quan hệ báo cáo:
Trưởng ca báo cáo trực tiếp lên quản đốc phân xưởng sản xuất. Trưởng ca chỉđạo và giám sát hoạt động của 2 nhân viên kiểm tra và vận hành thiết bị điện, nước và những người được phân công dưới quyền mình. Đồng thời phối hợp hoạt động với nhân viên bảo dưỡng cùng ca
Yêu cầu về trình độ kỹnăng công việc:
- Học vấn: Trình độ trung cấp hoặc công nhân kỹ thuật.
- Kinh nghiệm làm việc trong phân xưởng: ít nhất có 1 năm giữ vị trí tổtrưởng.
- Các kinh nghiệm khác: Hiểu biết về nghề may, thêu và có ít nhất 2 năm làm việc trong doanh nghiệp. Các kỹnăng và kiến thức cần có:
1. Hiểu biết vềcơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
2. Hiểu biết về các vấn đề kỹ thuật để vận hành máy và kiểm soát quá trình vận hành thiết bị trong xưởng sản xuất.
3. Có khảnăng tính toán sơ đẳng.
K20 – Đêm 1 – Nhóm 7 & Nhóm 8 42 5. Có kỹnăng giám sát nhân viên dưới quyền về thời gian, chất lượng sản phẩm…
Ví dụ 5 Bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc – Giám đốc Điều hành nhóm MFWG
Vị Trí: Giám đốc Điều hành Nhóm MFWG
Mã số: 01-M
Nơi làm việc: Văn phòng Nhóm MFWG tại Hà Nội
Người Phụ trách Trực tiếp: Ban Thường Trực Nhóm MFWG
Mô tả Công việc:
1. Hoạch định Chiến lược:
1.1 Chịu trách nhiệm điều phối việc xây dựng kế hoạch chiến lược của Nhóm (từ 3-5 năm),bao
gồm cả việc định hướng sản phẩm và dịch vụ chủ chốt của Nhóm với sự trợ giúp và phê duyệt của Ban Thường Trực Nhóm (BTT)
1.2 Chịu trách nhiệm điều phối việc lập và rà soát kế hoạch hoạt động thường niên của Nhóm, bao gồm cả kế hoạch tài chính, đảm bảo được phê duyệt bởi BTT
1.3 Hỗ trợBTT định hướng và xây dựng cơ cấu tổ chức của Nhóm, bao gồm cả việc xây dựng và duy trì văn hóa tổ chức của Nhóm
1.4 Chịu trách nhiệm trong việc tìm hiểu và xây dựng hệ thống văn bản hướng dẫn và điều hành cho Nhóm, dựa trên những kinh nghiệm/thông lệ trong và ngoài nước trong ngành TCVM 1.5 Chịu trách nhiệm chính trong việc thiết lập và duy trì mối quan hệ hợp tác và hỗ trợ các tổ
chức Thành viên của Nhóm, đặc biệt là các tổ chức thực hành về TCVM
1.6 Chịu trách nhiệm thiêt lập và duy trì mối quan hệ chiến lược với các nhà tài trợđảm bảo sự
hỗ trợ và uy tín cho các thành viên trong Nhóm với sự trợ giúp của BTT (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1.7 Chịu trách nhiệm xây dựng và duy trì mối quan hệ với các cơ quan chức năng nhằm tác động về mặt chính sách trong việc xây dựng và duy trì các thể chế, luật định bảo hộ ngành TCVM tại Việt Nam
K20 – Đêm 1 – Nhóm 7 & Nhóm 8 43
2. Dịch vụ Sản phẩm:
2.1 Chịu trách nhiệm điều phối việc triển khai kế hoạch chiến lược và kế hoạch hoạt động đã
được phê duyệt theo đúng tiến độ với sự trợ giúp của BTT
2.2 Chịu trách nhiệm nghiên cứu và xây dựng các sản phẩm cho Nhóm nhằm hỗ trợ và cải thiện tốt nhất các hoạt động của các tổ chức thành viên theo từng thời kỳ phù hợp.
2.3 Chịu trách nhiệm điều phối hoạt động tạo nguồn thông qua các dự án tài trợ trong và ngoài
nước với sự hỗ trợ của BTT, bao gồm cả việc đàm phán và thương thuyết cuối cùng
2.4 Chịu trách nhiệm cuối cùng về việc đưa các sản phẩm, dịch vụ của Nhóm tới các tổ chức thành viên và các tổ chức đối tác, đảm bảo uy tín và chất lượng (các hoạt động thăm quan học tập kinh nghiệm, chia sẻ thông tin trên website, các khóa đào tạo ngắn và dài hạn, kết nối tài chính giữa các nhà tài trợ và các tổ chức thành viên, v.v)
2.5 Chịu trách nhiệm xây dựng và duy trì hệ thống báo cáo định kỳtheo quy định về hoạt động của Nhóm, đảm bảo đệ trình và phê duyệt bởi BTT
3. Nhân sựĐào tạo:
3.1 Chịu trách nhiệm tổ chức đánh giá và xây dựng mục tiêu cán bộNhóm định kỳ với sự trợ
giúp của BTT
3.2 Chịu trách nhiệm việc định hướng và sắp xếp nguồn nhân lực của Nhóm đảm bảo các công việc không chồng chéo và hiệu quả , bao gồm cả cán bộ chuyên trách và tình nguyện
3.3 Chịu trách nhiệm xác định nhu cầu đào tạo và định hướng cán bộ của văn phòng Nhóm, bao gồm cả việc tạo dựng môi trường làm việc phù hợp đảm bảo các cán bộ hoàn thành mục tiêu chung
3.4 Chịu trách nhiệm đề xuất và tuyển dụng cũng như đề bạt cán bộ tại văn phòng Nhóm với sự
trợ giúp của BTT
3.5 Chịu trách nhiệm liên lạc thông tin, chuẩn bị và chủ trì các cuộc họp BTT, họp Nhóm định kỳvà đột xuất với sự hỗ trợ của Trợ lý.
4. Tài chính Kế toán: