Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty Ha Noi Open Tours theo kiểu trực tuyến chức năng, đây là kiểu tổ chức bộ máy phù hợp với công ty Ha Noi Open Tours. Để nâng cao bộ hiệu quả bộ máy quản lý của công ty thì cần chú trọng các yếu tố sau:
Một là, Cần có sự phân công nghĩa vụ cũng như quyền lợi rõ rang cho
từng nhân viên và các phòng ban để họ có trách nhiệm về công việc, hoàn thành các nhiệm vụ được giao, trách công việc chồng chéo giữa các phòng ban.
Hai là, Cần có kế hoạch tổng kết của tất cả các nhân viên trong công ty
sau mỗi tuần, quý và năm. Để đánh giá những việc đã làm được cũng như những việc chưa làm được của nhân viên, từ đó có chính sách khen thưởng cũng như phê bình đối với nhân viên một cách nhanh chóng và kịp thời của ban lãnh đạo công ty Ha Noi Open Tours.
Ba là, Khi đàm phán với khách du lịch các nhân viên phải thể hiện tính
chuyên nghiệp, thể hiện nghiệp vụ về lĩnh vực du lịch của mình, tập hợp đầy đủ thông tin về khách để thuận tiện cho việc thiết kế chương trình du lịch, và thực hiện chúng một cách thuận lợi. các thông tin đó cụ thể như sau:
- Số lượng đoàn khách. - Ngày đi của đoàn khách.
- Lịch trình chi tiết của đoàn khách. - Danh sách đoàn khách.
- Quốc tịch của từng khách.
- Các yêu cầu của khách trong chuyến đi. - Phương thức thanh toán.
Khi chương trình được thực hiện các thông tin này công ty cần chuyển đầy đủ cho hướng dẫn viên. Trong quá trình thực hiện chương trình, các bộ phận
phòng ban của công ty cần có mối liên lạc thường xuyên và kịp thời hướng dẫn để có thể xử lý những trường hợp bất thường và có những thay đổi khi cần thiết.
Bốn là, trong phòng ban cơ cấu của công ty chưa có phòng hướng dẫn.
Những chương trình du lịch liên quan đến hướng dẫn đều do cán bộ trong phòng Inbound, phòng Outbound và phòng nội địa đảm nhận, lúc thời gian cao điểm phải thuê hướng dẫn ngoài. Vì vậy, công ty chưa chủ động được trong việc thực hiện các chương trình du lịch. Để giải khó khăn này công ty Ha Noi Open Tours cần thành lập một phòng hướng dẫn riêng.