c. Cc ut ch cơ ứ
3.2. K IM SỐT QUÁ TRèNH X Lí THễNG TIN & CÁC NGHI Ụ
Ki m soỏt ch t ch h th ng ch ng t , s sỏch ể ặ ẽ ệ ố ứ ừ ổ
Ch c năng c a ch ng tứ ủ ứ ừ, s sỏch ổ :
Ghi nh n nghi p v /s ki nậ ệ ụ ự ệ
Ki m soỏt, x lý nghi p v , cung c p thụng tinể ử ệ ụ ấ
Yờu c u c a ch ng t :ầ ủ ứ ừ
L p ậ ngay khi phỏt sinh nghi pệ v /s ki nụ ự ệ ho c càng s m càng t t.ặ ớ ố
Thi t k đ y đ , đ n gi n rừ ràngế ế ầ ủ ơ ả
Đỏnh s ố liờn t c ụ trước khi sử d ngụ T ch c lũn chuy n ch ng tổ ứ ể ứ ừ khoa h c và k p th iọ ị ờ Yờu c u c a s sỏch:ầ ủ ổ Ghi chộp d a trờnự ch ng tứ ừ. Thi t k đ y đ ,ế ế ầ ủ đ n gi n rừ ràngơ ả . Tham chi uế D u v t ki m toỏnấ ế ể
Chỳ ý : Khi nh p li u cỏc t ch c c n đ l i d u v t ki m toỏn trong AIS.ậ ệ ổ ứ ầ ể ạ ấ ế ể
D u v t ki m toỏn giỳp cỏc nhà qu n lý truy tỡm t vi c ghi nh n cỏc nghi p v đ nấ ế ể ả ừ ệ ậ ệ ụ ế cỏc ch ng t g c ( hoỏ đ n ) và đ n cỏc kho n m c đứ ừ ố ơ ế ả ụ ược trỡnh bày trờn bỏo cỏo tài chớnh.
Ki m toỏn viờn cú th truy tỡm l i cỏc nghi p v t cỏc kho n m c trờn bỏo cỏo tàiể ể ạ ệ ụ ừ ả ụ chớnh truy ngược v cỏc ch ng t cú liờn quan. Trong quỏ trỡnh này, cỏc ch ng t đề ứ ừ ứ ừ ược ki m tra đ chớnh xỏc v ghi nh n nghi p v .ể ộ ề ậ ệ ụ
Cỏc d u v t ki m toỏn cú th đấ ế ể ể ược nhúm l i đ cỏc nhà qu n lý và cỏc ki m toỏn bi tạ ể ả ể ế được vi c gỡ đang x y ra trong su t quỏ trỡnh x lý nghi p v . D a vào cỏc d u v tệ ả ố ử ệ ụ ự ấ ế ki m toỏn, ph trỏch b ph n k toỏn phỏt hi n hay lo i tr cỏc l i cỏc nghi p v b tể ụ ộ ậ ế ệ ạ ừ ỗ ệ ụ ấ thường.
Đ thi t l p cỏc d u v t ki m toỏn, m t cụng ty c n xõy d ng c m nang v chớnh sỏch và thể ế ậ ấ ế ể ộ ầ ự ẩ ề ủ t c k toỏn nh sau :ụ ế ư
1. Xõy d ng s đ h th ng tài kho n mụ t m c đớch s d ng c a t ng lo i tài kho nự ơ ồ ệ ố ả ả ụ ử ụ ủ ừ ạ ả trong s cỏi, ghi n cú cỏc tài kho n k toỏn, cỏc nghi p v đổ ợ ả ế ệ ụ ược x lý và ghi nh nử ậ vào cỏc tài kho n đỳng.ả
2. Hồn t t vi c mụ t cỏc ch ng t s d ng trong m i nghi p v , cũng nh cỏc phấ ệ ả ứ ừ ử ụ ỗ ệ ụ ư ương phỏp ch nh s a hay xột duy t cỏc d li u trờn ch ng t .ỉ ử ệ ữ ệ ứ ừ
3. Hồn t t mụ t quy n và trỏch nhi m c a m i cỏ nhõn trong th c hi n nghi p vấ ả ề ệ ủ ỗ ự ệ ệ ụ được th hi n trờn ch ng t . ể ệ ứ ừ Vớ d :ụ quy đ nh ai là ngị ười xột duy t h n m c tớn d ngệ ạ ứ ụ cho khỏch hàng.
D u v t ki m toỏn cho phộp cỏc ki m toỏn viờn b t đ u v i m t t ng cõn đ i trờnấ ế ể ể ắ ầ ớ ộ ổ ố bỏo cỏo tài chớnh, và l n t ng bầ ừ ước theo cỏc s sỏch k toỏn cho t ng nghi p v riờngổ ế ừ ệ ụ l đĩ t o nờn cõn đ i đú. ẻ ạ ố
D u v t ki m toỏn cũng cho phộp cỏc ki m toỏn viờn l n theo cỏc nghi p v riờng lấ ế ể ể ầ ệ ụ ẻ t o ra s t ng c ng t ng h p. Vớ d , cỏc s ghi trờn nh t ký, tham chi u khi chuy nạ ố ổ ộ ổ ợ ụ ố ậ ế ể
vào s cỏi hay s tài li u đổ ố ệ ược tớnh đ n trong cỏc bỏo cỏo đĩ t o nờn d u v t ki mế ạ ấ ế ể toỏn.
D u v t ki m toỏn r t quan tr ng vỡ chỳng cho phộp ki m toỏn viờn đỏnh giỏ tớnhấ ế ể ấ ọ ể chớnh xỏc c a s li u trờn bỏo cỏo tài chớnh, và tỡm ra cỏc ngu n g c sai sút trờn cỏcủ ố ệ ồ ố bỏo cỏo t ng h p.ổ ợ
Phờ chu n đỳng đ n cho cỏc nghi p v ho c ho t đ ng:ẩ ắ ệ ụ ặ ạ ộ
C n đ m b o là t t c c nghi p v ho c ho t đ ng ph i đầ ả ả ấ ả ả ệ ụ ặ ạ ộ ả ược phờ chu n b i 1 nhõn viờnẩ ở qu n lý trong ph m vi quy n h n cho phộp. B i l n u b t kỳ ai trong đ n v cũng đ u cúả ạ ề ạ ở ẽ ế ấ ơ ị ề quy n mua s m ho c s d ng tài s n thỡ s h n lo n t t y u s x y ra. ( Xem Giỏo trỡnhề ắ ặ ử ụ ả ự ỗ ạ ấ ế ẽ ả Ki m toỏn trang 88 : ể phờ chu n chung & phờ chu n c thẩ ẩ ụ ể )
Ki m soỏt quỏ trỡnh x lý thụng tin:ể ử
Ki m soỏt chungể đ i v i tồnố ớ b h th ng ==>ộ ệ ố Ki m soỏt đ i v iể ố ớ t ng ng d ngừ ứ ụ ==> 3.3. KI M SỐT V T CH TỂ Ậ Ấ
M t trong nh ng ho t đ ng ki m soỏt s ng cũn c a h th ng ki m soỏt n i b trong m iộ ữ ạ ộ ể ố ủ ệ ố ể ộ ộ ỗ cụng ty là cỏc ho t đ ng b o v tài s n v t ch t. M t khi tài s n c a đ n v đạ ộ ả ệ ả ậ ấ ộ ả ủ ơ ị ược đ t ặ ở nh ng v trớ xỏc đ nh thỡ kh năng h h ng hay m t mỏt s gi m.ữ ị ị ả ư ỏ ấ ẽ ả
Ki m soỏt v t ch tể ậ ấ ủửụùc thửùc hieọn cho soồ saựch vaứ nhửừng taứi saỷn khaực, keồ caỷ nhửừng chửựng tửứ ủaừ ủửụùc ủaựnh soỏ trửụực nhửng chửa phaựt haứnh, cuừng nhử nhửừng soồ saựch khaực ( soồ nhaọt kyự, soồ caựi...) đ ng th i ồ ờ hán cheỏ s ự tieỏp caọn vụựi caực chửụng trỡnh tin hóc vaứ nhửừng hồ sụ dửừ lieọu...
Vi c so sỏnh, đ i chi u gi a s sỏch k toỏn và tài s n hi n cú trờn th c t b tệ ố ế ữ ổ ế ả ệ ự ế ắ bu c ph i độ ả ược th c hi n đ nh kỳ.ự ệ ị
Vớ d 1:ụ Th t c ki m soỏt ỏp d ng cho hàng t n kho là b o qu n hàng m t v trớ trong khoủ ụ ể ụ ồ ả ả ở ộ ị và ch cho phộp th kho cú quy n ti p c n và b o qu n tài s n trong kho ==> ngăn ch nỉ ủ ề ế ậ ả ả ả ặ nh ng ngữ ười khỏc vào kho đ h n ch m t c p hay gõy thi t h i.ể ạ ế ấ ắ ệ ạ
Vớ d 2:ụ Khi cụng ty đ t mua hàng thỡ th t c ki m soỏt đặ ủ ụ ể ược ti n hành đú là yờu c u đế ầ ược chuy n ch th ng vào kho cụng ty. Khi nh n để ở ẳ ậ ược thụng bỏo g i hàng thỡ th kho ph i chu nử ủ ả ẩ b l p ngay phi u nh p kho. Trong phi u nh p kho ph i ghi rừ ngày nh n hàng, tờn nhà cungị ậ ế ậ ế ậ ả ậ c p, ai là ngấ ườ ậi v n chuy n, phi u đ t hàng s và s lể ế ặ ố ố ượng th c nh n. Trờn phi u nh p khoự ậ ế ậ ph i cú ch cho ngả ỗ ười th kho ký tờn, ngủ ười ki m hàng và ngể ười giao hàng ký nh n.ậ