3. Quy Trình Giao Nhận Hàng Hóa Xuất Khẩu Bằng Đường Biển
3.1.5 Xuất hàng tại cảng
Quá trình xếp hàng tại cảng cũng tương tự tại kho, tuy nhiên xếp hàng tại cảng thì rắc rối và phức tạp hơn về một số thủ tục yêu cầu.
Theo như lý thuyết ta đem Booking đi đổi lấy Booking confimation( xác nhận lệnh ) và nhận seal hãng tàu, nhưng trong thỏa thuận đàm phán của hợp đồng và
công ty bán theo chỉ định nên sau khi ký hợp đồng xong, người nhập khẩu sẽ gửi 1 bản Transport Confirmation cho Công ty trong đó thể hiện chi tiết
+ Số shipment ID ( mã số người mua): 041-TS0-S99553 + Số, loại container: container 20 feet, cont khô
+ Người chuyên chở: Maersk Sealand Pte.,Ltd, 26 Phùng Khắc Hoan, Q1, TPHCM, Vietnam
Số điện thoại: +8488243252 Số Fax: +8488231395 + Nơi nhận cont: Cảng Cát Lái( Sài Gòn), Việt Nam + Ngày cắt máng:8h sáng ngày 13 tháng 1 năm 2010
+ Người gửi hàng( shipper): XOAI ASIA INC, VIET NAM, BINH DUONG, HOA LAN- THUAN GIAO- THUAN AN ( bán theo chỉ định)
+Người nhận ( Consignee): IKEA ITALIA DISTRIBUTION SRL, ITALY,20061 CARUGATE ( MI), STRADA PROVINCIALE 208 N.3
+ Người thông báo 1: IKEA DISTR. DC2 PIACENZA, IT, 29100 PIACENZA, Via Torre della Razza
+ Người thông báo 2: IKEA NAPOLI, IT,80021 Afragola (NA), Via E.Berlinguer 2, Loc. Cantariello
+ Cảng bốc: cảng Hồ Chí Minh
+ Ngày dự kiến tàu khởi hành: 15 tháng 1 năm 2010 + Cảng dỡ: Salerno, Italy
+ Ngày dự kiến tàu đến: 10 tháng 2 năm 2009 +Tên con tàu vận chuyến: MAERSK ABERDEEN + Số chuyến: 0906
+ Số B/L: 527266751
+ Số booking ( Car Ref) :527266751 ( ở hãng tàu MAERSK, số này trùng với số B/ L)
Vì Doanh nghiệp bán theo điều kiện FOB tức là người nhập khẩu có nghĩa vụ thuê tàu và trả cước phí. Điều này đồng nghĩa với lô hàng doanh nghiệp xuất đi được chỉ định bởi hãng tàu nào. Công ty sẽ đảm nhận việc liên hệ với đại lý giao nhận để hỏi về thời gian, lịch trình tàu chạy .
Sau khi nhận được Transport Confirmation từ người nhập khẩu, nhân viên giao nhận của Công ty sẽ đến hãng tàu được chỉ định như trên Transport Confirmation để đổi lấy Booking confirmation xác nhận lại những thông tin trên từ hãng tàu nhưng trong Booking confirmation này có thể hiện rõ lịch trình tàu chạy
.Nhân viên của công ty đến địa chỉ ghi trên Booking confimation là CY để kiểm tra container : sàn, vách, nóc, góc trong, bên ngoài. Container phải sạch, vật liệu chèn lót phải phù hợp. Nếu kiểm tra container đạt các tiêu chuẩn nói trên thì nhân viên công ty tiến hành kéo container về kho để đóng hàng
Việc kiểm tra cần được tiến hành ngay lúc người điều hành chuyên chở giao container. Khi phát hiện container không đạt các tiêu chuẩn kỹ thuật quy định phải thông báo ngay cho người điều hành chuyên chở, tuyệt đối không chấp nhận, hoặc yêu cầu hoàn chỉnh hay thay đổi container khác. Nếu kiểm tra thiếu chu đáo, tiếp nhận container không đạt yêu cầu kỹ thuật, trong quá trình chuyên chở có tổn thất xảy ra do khiếm khuyết của container, người gửi hàng phải tự gánh chịu mọi hậu quả phát sinh.
Tất cả yêu cầu giữ chỗ ( booking) với Maersk Line đều được tiến hành dựa trên thỏa thuận về giá và phải được thể hiện bằng văn bản gửi cho Maersk Line qua fax, email, hoặc qua mạng( website). Công ty sẽ nhận được thông tin xác nhận yêu cầu của mình từ Maersk Line bằng email ngay sau khi Công ty gửi yêu cầu qua mạng( website)
Công ty sẽ nhận được xác nhận yêu cầu giữ chỗ ( booking confirmation) trong vòng 2h làm việc tính từ lúc Maersk Line nhận được yêu cầu giữ chỗ của Công ty qua hệ thống tự động và trong vòng 4h làm việc tính từ lúc nhận được yêu cầu giữ chỗ của Công ty qua fax.Việc này được thực hiện nhanh chóng nhất qua mạng internet hoặc email so với qua máy fax.
Booking Confirmation số 527266751 ngày 24 tháng 12 năm 2009 do hãng tàu Maersk Line cấp
Lịch trình tàu chạy:
+ Từ cảng Cát Lái đến cảng Pelabuhan Tanjung Pelapas : Tàu MAERSK ABERDEEN chuyến 0906, ETD: 15-1-2010, ETA: 17-1-2010
+ Từ cảng Pelabuhan Tanjung Pelapas đến cảng Gioia Tauro : Tàu CLIFFORD MAERSK chuyến 0904, ETD: 22-1-2010, ETA: 05-2-2010
+ Từ cảng Gioia Tauro đến cảng Salerno: Tàu JRS CARINA chuyến 0907, ETD: 09-02-2010, ETA: 10-02-2010
Vì lý do Công ty chưa chuẩn bị hàng kịp để giao theo như lịch trình trên nên đến ngày 12-1-2010, nhân viên công ty phải cầm Booking confirmation đến hãng tàu để đổi lấy Booking Amendment trong đó có điều chỉnh lại tên tàu, số chuyến,ngày tàu dự kiến khởi hành và tàu đến.
+Từ cảng Cát Lái đến cảng Pelabuhan Tanjung Pelapas: Tàu MAERSK ABERDEEN chuyến 0908, ETD: 22-1-2010, ETA: 24-1-2010
+ Từ cảng Pelabuhan Tanjung Pelapas đến cảng Gioia Tauro : Tàu MAERSK SURABAYA chuyến 0902, ETD: 29-1-2010, ETA: 12-2-2010
+ Từ cảng Gioia Tauro đến cảng Salerno: Tàu K-STREAM chuyến 0907, ETD: 16-02-2010, ETA: 17-02-2010.
Sau khi đổi được Booking Amendment , nhân viên công ty sẽ đến phòng thương vụ cảng để đóng chi phí bốc xếp tại cảng, container sẽ do hãng tàu cấp thông qua điều độ cảng và được cấp dựa trên giấy giới thiệu và bản sao giấy xác nhận giữ chỗ. Hãng tàu sẽ cung cấp số container, số seal và vị trí container để nhân viên công ty dễ dàng biết và kiểm tra được vị trí container rỗng nằm đâu. Nhân viên giao nhận phải kiểm tra tình trạng container trước khi ký vào Biên bản bàn giao để xác nhận container rỗng được giao trong điều kiện tốt: sạch và có khả năng đi biển, nếu có trục trặc gì thì báo với điều độ cảng để đổi.
Công ty được miễn phí lưu container trong vòng 48h để phục vụ cho việc đóng hàng
Sau khi việc đóng hàng hoàn tất, container phải được niêm phong kẹp chì theo đúng số chì do hãng tàu Maersk đã cấp theo container rỗng. Vì lý do an toàn, số chì trên container không được thay đổi. Trong trường hợp Công ty cẩn mở container vì bất cứ lý do gì sau khi container đã niêm phong kẹp chì, liên hệ với Maersk để đổi số chì và thể hiện số chì mới trên tất cả chứng từ.
Trong trường hợp Công ty không thực hiện như trên, container của Công ty có thể gặp rủi ro bị trễ tàu hoặc không được xếp lên tàu theo lệnh của Cơ quan Điều độ Cảng.
Làm thủ tục hải quan, mở tờ khai hàng xuất với hải quan Cảng
- Báo hải quan giám sát bãi cảng, nếu hàng thuộc danh mục hàng miễn kiểm thì chỉ cần khai báo hải quan là đã xếp hàng tại cảng là được, nếu hàng thuộc danh mục hàng cần kiểm tra thì sau khi xếp hàng xong, công ty tiến hành đăng ký hải quan và khai báo để kiểm tra.
- Tùy yêu cầu khách hàng nước ngoài, công ty tiến hành đóng hàng vào container như thế nào. Hàng hóa phải được đóng vào đúng container đã được cấp theo Xác nhận đặt chỗ và biên bản bàn giao container. Trong trường hợp có bất kỳ thay đổi về số hiệu container và số booking sau khi tàu chạy hoặc sau khi chi tiết làm vận tải đơn được gửi cho Maersk do người gửi hàng đóng chéo container, chi phí đóng chéo container là 22USD/container.
- Trong quá trình xếp hàng vào container, nhân viên giao nhận sẽ theo dõi quá trình xếp hàng. Khi hàng đã xếp xong, nhân viên giao nhận sẽ khóa container bằng ổ khóa riêng ,vận chuyển và giaocontainer cho người chuyên chở tại bãi container (CY), đồng thời nhận vận đơn do người chuyên chở cấp.
- Chịu các chi phí liên quan đến các thao tác nói trên.
Hiệp hội hãng tàu các nước có quy định đối với những công ty xuất khẩu hàng hóa theo giá FOB sẽ trả thêm chi phí bốc xếp dỡ tại cảng THC( terminal handling charge) là 65 USD/DC20’ VÀ 98 USD/DC40’.