3. Quy Trình Giao Nhận Hàng Hóa Xuất Khẩu Bằng Đường Biển
3.1.6 Mua bảo hiểm
Vì hàng hóa được xuất theo điều kiện FOB nên việc mua bảo hiểm do bên mua thực hiện. Công ty chỉ có nghĩa vụ giao hàng và làm thủ tục chứng từ rồi thông báo cho khách hàng biết những thông tin về lô hàng đó để khách hàng chuẩn bị làm thủ tục mua bảo hiểm( tùy khách hàng nếu mua hoặc không).
3.1.7 Làm thủ tục hải quan
Nếu xuất hàng ở cảng thì đăng ký làm thủ tục hải quan trước khi container vừa hạ. Nếu xuất hàng tại kho thì khi giao hàng xong sẽ mở tờ khai làm thủ tục hải quan Khai báo hải quan
Mở tờ khai hải quan
Thủ tục mở tờ khai ở cảng Cát Lái yêu cầu bộ hồ sơ khai báo hải quan.Để thực hiện việc đăng ký hải quan được nhanh chóng, dễ dàng, công ty đã có sự chuẩn bị về mặt chứng từ sau:
+ Giấy giới thiệu của công ty(01 bản): trên đó sẽ ghi tên nhân viên giao nhận sẽ trực tiếp làm việc với nhân viên hải quan( nếu ở Cát Lái thì cần phải có phụ lục tờ khai, còn ở khu vực IV yêu cầu cần có hóa đơn, phụ lục Tiếng Anh).
+ Giấy tiếp nhận hồ sơ(02 bản, do hải quan cấp): 01 bản lưu hải quan. 01 bản trả lại cho người khai hải quan.
+ Tờ khai hải quan hàng xuất khẩu : 02 bản theo mẫu + Hợp đồng ngoại thương: 01 bản sao
+ Hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói: 02 bản, 01 bản chính và 01 bản sao
Về nguyên tắc thì Hóa đơn thương mại và Phiếu đóng gói phải làm riêng từng loại. Nhưng trên thực tế hải quan vẫn chấp nhận làm chung, miễn sao thể hiện đầy đủ nội dung của mỗi loại
Đăng ký tờ khai
Đăng ký viên căn cứ vào tờ khai của Doanh nghiệp để nhập thông tin khai báo của Doanh nghiệp, cho số tờ khai, trình lãnh đạo hải quan và ký thông quan. Khi kiểm tra, kiểm tra viên in ra một tờ giấy cho Doanh nghiệp về mức độ kiểm tra của lô hàng đó, khi lãnh đạo ký tên thông quan nếu hàng miễn kiểm sẽ là luồng xanh mức 1, nếu thấy có trục trặc hoặc nghi ngờ sẽ tiến hành kiểm tra trên lô hàng đó, lúc này trên tờ khai sẽ thể hiện là luồng đỏ hoặc vàng, tùy theo mức độ kiểm tra lô hàng Trên tờ khai hải quan ở phần dành cho người khai hải quan kê khai gồm các nội dung
Tờ khai hàng hóa xuất khẩu số 3991/xk/KD/KVI-CL kê khai tại chi cục hải quan Cảng Sài Gòn KVI- Cát Lái thuộc Cục Hải quan TPHCM
Số lượng phụ lục tờ khai:01 + Ô số 1: Người xuất khẩu MST: 3700364713 :
Tên Doanh nghiệp: DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN SX-TM PHÚC THỊNH Địa chỉ Ấp Hòa Lân, Thuận Giao, Thuận An, Bình Dương
Đt: 0650-3747864 Fax: 0650-3747865 +Ô số 2: Người nhập khẩu
XOAI ASIA INC
Địa chỉ: 1101 Liberty Center Building,104 H.V. de la Costa St. Salcedo Village, Makati city, M. Manila- Philippines
+ Ô số 3,4: để trống
+ Ô số 5: Loại hình Kinh doanh, không thuế + Ô số 6: Giấy phép
Số 4601000147 ngày 02/11/2000 +Ô số 7: Hợp đồng :
Số PTCXAI-081108 ngày 08/11/2009 Ngày hết hạn: 01/05/2010
+ Ô số 8: Nước nhập khẩu :ITALY Mã nước : IT
+ Ô số 9: Cửa khẩu xuất hàng : Cảng SG-KVI( CÁT LÁI) Tên tàu :MAERSK ABERDEEN 0908
+ Ô số 10: Điều kiện giao hàng : FOB-HCM + Ô số 11: Đồng tiền thanh toán : USD
+ Ô số 12: Phương thức thanh toán :TTR + Ô số 13: Tên hàng, quy cách phẩm chất:
Sản phẩm Gốm sứ các loại( Sx tại Việt Nam, mới 100%) +Ô số 14: Mã số hàng hóa 6914900000
+ Ô số 15:Số lượng 730 cái +Ô số 16: Đơn vị tính: Cái
+ Ô số 22: Đại diện Doanh nghiệp
Khi hoàn tất thủ tục mở tờ khai, nhân viên giao nhận đi mở tờ khai ký tên vào + Ô 23,24,25 để trống
+ Ô 26: Xác nhận đã làm thủ tục hải quan
Hải quan ký tên đóng dấu xác nhận khi đã hoàn tất thủ tục mở tờ khai
Khi nộp bộ hồ sơ mở tờ khai, hải quan sẽ xem xét bộ hồ sơ, nếu thiếu chứng từ hoặc không hợp lệ, Hải quan sẽ trả lại bộ hồ sơ để bổ sung và sửa chữa thích hợp, nếu hợp lệ Hải quan sẽ dựa trên bộ hồ sơ và hệ thống máy tính cấp số tự động, có mã vạch để kiểm tra và quản lý, sau đó in ra một bản lệnh hình thức, mức độ kiểm tra Hải quan để luân chuyển nội bộ và lưu cùng bộ hồ sơ hải quan. Lệnh này được lãnh đạo chi Cục duyệt, quyết định và cho ý kiến lãnh đạo để có mức độ kiểm tra hàng hóa cụ thể. Lúc này, Hải quan sẽ cấp số tờ khai, nhân viên giao nhận sẽ điền số tờ khai vào cả hai bản chính tờ khai và phụ lục tờ khai hàng xuất, sau đó nộp lại cho Hải quan vả đóng tiền lệ phí tờ khai một bộ hồ sơ là 30.000đ rồi nộp lại hóa đơn màu tím cho hải quan khi nhận lại tờ khai Hải quan( người khai Hải quan lưu) có đóng dấu làm thủ tục Hải quan.
Đóng phí
Gồm phí thủ tục hải quan Lấy tờ khai
Hải quan sẽ ghi số container , seal vào mặt sau tờ khai , phần dành cho hải quan sau khi doanh nghiệp đóng phí và gởi lại cho doanh nghiệp
Số container MAEU78464 Số seal 0544487
Sau khi đã làm xong thủ tục mở tờ khai, nhân viên giao nhận của Công ty sẽ xuống kho giám sát đóng hàng khi đóng hàng tại kho riêng .Đóng hàng xong, container sẽ được kéo từ kho về cảng để làm thủ tục thanh lý với Hải quan.
Thanh lý với tờ khai
Người làm thủ tục hải quan phải xuất trình Tờ khai(đã hoàn tất thủ tục hải quan). Vì hàng là mặt hàng miển kiểm nên trên tờ khai phải thể hiện chi tiết ( số container, số seal, hãng tàu,…) để công chức giám sát làm cơ sở đăng ký vào sổ tàu, ghi số container, seal vào tờ khai sau đó vào phòng thanh lý đưa hải quan kiểm tra xem container đã hạ chưa bằng cách tra trên máy tính ở phòng thương vụ cảng ( bấm số container, seal của mình) sau đó vị trí container sẽ hiện lên trên màn hình, ta biết được container đã hạ chưa và thông quan lô hàng xuất.
Sau khi hải quan xem container đã hạ chưa, nếu container đã hạ thì sẽ được vào sổ tàu. Khi vào sổ tàu, Hãng tàu sẽ cấp cho nhân viên giao nhận của Công ty Phiếu xác nhận đăng ký tờ khai Hải quan ( đối với Hải quan cảng Cát Lái) ghi rõ số container, giờ vào sổ tàu của container đó. Container được đưa trực tiếp về bãi hàng xuất trước giờ cắt máng. Khi giao container,nhân viên giao nhận phải ký vào Biên bản bàn giao container và xác nhận tình trạng container với nhân viên Điều độ cảng trong trường hợp container có bất kỳ hư hỏng hoặc tổn thất. Maersk sẽ tiếp nhận container sau khi container được hạ tại bãi hàng xuất.
Cần lưu ý là container phải được kéo đến cảng để làm thủ tục thanh lý hải quan trước giờ cắt máng do hãng tàu quy định để hàng được xếp lên tàu, nếu thanh lý trễ hơn giờ cắt máng thì hàng không được đăng ký vào sổ tàu, khi đó hàng sẽ rớt lại và phải dời vào chuyến tàu kế tiếp trong thời gian sớm nhất để kịp giao hàng cho khách hàng. Trường hợp này làm sai lệch ngày B/L đã quy định, trễ ngày tàu đến và có ảnh hưởng đến hợp đồng. Trong trường hợp này công ty phải đóng tiền đảo chuyến để hãng tàu cho chuyến hàng của mình được xếp vào con tàu kế tiếp. Container sẽ không được xếp lên tàu sau các thời điểm cắt máng tại cảng Cát Lái được nêu bên dưới. Công ty có thể đưa container về cảng 3 ngày trước ngày cắt máng.
Chuyến tàu Giờ cắt máng Giờ tàu chạy Tàu Thứ Hai 10:00 Chủ Nhật Sáng Thứ Hai Tàu Thứ Năm 19:00 Thứ Tư Trưa Thứ Năm Tàu Thứ Sáu 23:59 Thứ Tư Sáng Thứ Sáu Tàu Chủ Nhật 22:00 Thứ Bảy Trưa Chủ nhật
Thực xuất tờ khai hải quan
Sau khi hàng được giao, xuất đi cho khách hàng, nhân viên giao nhận của Công ty phải đi thực xuất tờ khai hải quan(áp dụng từ đầu năm 2006) gồm:
+ Tờ khai hải quan( bản người khai Hải quan lưu) : 1 bản chính, 1 bản sao + Commercial invoice: 1 bản chính
+ Vận đơn đường biển: 1 bản sao.
Hải quan sẽ căn cứ vào những chứng từ Doanh nghiệp xuất trình và thực xuất hải quan.
Tóm tắt quy trình thủ tục hải quan
Bước 1: Cán bộ hải quan tiếp nhận đăng ký tờ khai sẽ tiếp nhận và kiểm tra bộ hồ
sơ hải quan của Doanh nghiệp
Bước 2: Trong khi hải quan đang kiểm tra bộ hồ sơ, nhân viên giao nhận sẽ liên hẹ
Bước 3: Vì là mặt hàng Gốm sứ xuất khẩu thuộc diện miễn thuế nên Hải quan
không tính thuế. Sau khi kiểm tra bộ hồ sơ hải quan, cán bộ hải quan xét thấy Doanh nghiệp đã khai đúng với lô hàng xuất sẽ trả bộ hồ sơ và Phiếu tiếp nhận hồ sơ khai hải quan cho Doanh nghiệp
Bước 4: Lãnh đạo Chi cục sẽ phân công cán bộ hải quan kiểm hóa. Nhân viên của
Công ty mời cán bộ hải quan kiểm hóa xuống bãi container để niêm phong kẹp chì, sau đó sẽ đóng dấu vào mặt sau của tờ khai hải quan cho hàng hóa được thông quan
Bước 5: Nhân viên giao nhận sẽ mang tờ khai đã đóng dấu này đến phòng “đăng ký
tàu xuất” để hải quan lưu vào hồ sơ. Đây là bước không thể thiếu trong chuỗi làm thủ tục hải quan cho hàng xuất vì nếu không đăng ký, hàng sẽ không được đưa xuống tàu, khi đó sẽ bị xem là chưa hoàn thành nghĩa vụ giao hàng và phải chịu rủi ro đối với hàng hóa mà không thể đổ lỗi cho ai được
Bước 6: Đăng ký xong nhân viên điều độ cảng sẽ đưa container đã bấm seal vào bãi
quy địng chờ xếp lên tàu
Bước 7: Nhân viên giao nhận cuả Công ty sẽ vào thương vụ cảng đăng ký vào sổ
tàu và tiến hành thanh lý tờ khai hải quan