II. Phân tích tình hình thực tế về bộ máy quản trị của Công ty Cổ phần xây
1. Phân tích các chức năng và lĩnh vực quản lý của Công ty
1.1 Các chức năng quản lý của Công ty 1.1.1 Chức năng hoạch định
Đây là chức năng đầu tiên của quá trình quản lý, là quá trình xác định mục tiêu và lựa chọn phương thức và giải pháp để đạt được mục tiêu đó. Quá trình hoạch định của các nhà quản lý Công ty Cổ phần xây dựng Thanh Xuân được thực hiện theo sơ đồ sau:
Hoạch định là hoạt động mang tính chiến lược cao và cùng với sự phát triển của công ty thì vai trò của nó cũng ngày một quan trọng hơn. Cuối cùng, nó trở thành xương sống chi phối mọi hoạt động cũng như văn hóa doanh nghiệp. Hoạch định có đặc tính cơ bản là nó luôn mang tính chủ quan rất cao.
Công tác kế hoạch ở Công ty được thực hiện linh hoạt và chủ động. Kế hoạch hàng tháng, quý, năm được rà soát, điều chỉnh sát với tình hình thực tế và năng lực thực hiện của Công ty; chú trọng xây dựng kế hoạch dự phòng để chủ động trong công tác kế hoạch.
1.1.2 Chức năng tổ chức
Là chức năng thứ 2 của nhà quản lý, bao gồm các hoạt động:
- Phân tích chiến lược, mục tiêu chiến lược của Công ty rồi phân chia các công việc của Công ty thành các loại hoạt động chuyên môn hóa.
- Xác lập vị trí các cá nhân, các phòng ban và mối quan hệ giữa họ. Khẳng định
sứ mệnh
Nghiên cứu Xác định mục tiêuvà
dự báo phương án Lựa chọn
hợp lý Thể chế hóa
kế hoạch Xác định
mục tiêu phương ánXây dựng
Xây dựng phương thức lựa chọn phương án
Trong công tác tổ chức, cán bộ là khâu quan trọng quyết định đến hiệu quả của sản xuất kinh doanh, quyết định đến chiến lược phát triển lâu dài của Công ty. Chính vì vậy, việc kiện toàn, thành lập, sắp xếp lại bộ máy quản lý, xem xét, cân nhắc bổ nhiệm cán bộ có đủ năng lực, trình độ, kinh nghiệm và phẩm chất đạo đức vào các vị trí chủ chốt được Hội đồng quản lý đặc biệt quan tâm. Công tác tổ chức, kiện toàn bộ máy được thực hiện thường xuyên trên cơ sở yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh như sắp xếp, điều chỉnh chức năng nhiệm vụ lại một số phòng, thành lập các ban quản lý dự án, ban điều hành thi công, kiện toàn nhân sự các đội xây lắp… Thực hiện công tác quy hoạch cán bộ, định kỳ rà soát, điều chỉnh bổ sung phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị, đồng thời làm cơ sở thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng tạo nguồn nhân lực cho Công ty. Năm 2010, đã thực hiện quy trình xét và bổ nhiệm 01 trưởng phòng, 01 phó phòng, 01 trưởng ban, 01 phó ban, 03 đội trưởng đội xây dựng.
1.1.3 Chức năng lãnh đạo
Là quá trình tác động của người quản lý tới nhân viên để đạt được sự tuân thủ của nhân viên đối với quản lý, làm cho họ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu để đạt được mục tiêu chung của Công ty. Khi bộ máy đã thành hình, mục tiêu đã xác định, các nguồn lực đã bảo đảm cho bộ máy hoạt động thì sẽ xuất hiện yêu cầu vận hành bộ máy đó. Điều hành – lãnh đạo là những hoạt động mang nặng tính kỹ thuật và đòi hỏi khá cao về trình độ chuyên môn. Khác hẳn với hoạch định, điều hành luôn cần bài bản, rõ ràng.
Điều quan trọng đầu tiên trong nguyên tắc lãnh đạo của Công ty Cổ phần xây dựng Thanh Xuân là tôn trọng và nắm bắt được động lực làm việc của từng người trong Công ty. Từ đó tạo điều kiện làm xuất hiện động lực làm việc, duy trì động lực và tạo sự thỏa mãn cho nhân viên, khiến họ làm việc tích cực và có hiệu quả. Bên cạnh đó, để lãnh đạo thì nhà quản lý cần có quyền lực thực tế, có quyền ra quyết định, quyền phân bố quyền lực, quyền thưởng phạt, quyền kiểm tra, giám sát… Mỗi người quản lý trong Công ty tìm hiểu được điểm mạnh, điểm yếu của mình và của từng nhân viên dưới quyền, để từ đó đưa ra quyết định lãnh đạo hợp lý, phù hợp với khả năng và ý muốn hợp lý của từng người nhằm đạt được hiệu quả công việc cao nhất và hoàn thành mục đích chung của toàn Công ty.
1.1.4 Chức năng kiểm tra
Đây là chức năng tất yếu của nhà quản lý, được sử dụng từ các nhà quản lý cấp cao như Đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản lý, ban kiểm soát, giám đốc công
ty cho tới các cấp quản lý chuyên môn như phòng tổ chức lao động, phòng tài chính kế toán, phòng kỹ thuật thi công…, được diễn ra trong toàn bộ quá trình quản lý.
Các bước thực hiện kiểm tra ở Công ty Cổ phần xây dựng Thanh Xuân:
Công tác kiểm soát các hợp đồng kinh tế được thực hiện đúng pháp luật và hệ thống quy định quản lý chất lượng nội bộ của Công ty nên đã hạn chế được những rủi ro trong hoạt động kinh tế. Công tác kiểm tra, đôn đốc và phối hợp với các đơn vị trực thuộc trong việc thanh, quyết toán công trình thu hồi vốn đã được chú trọng nên kết quả giải ngân cuối năm đã có chuyển biến tích cực, không có đơn vị nào để xảy ra thua lỗ góp phần hoàn thành vượt mức kế hoạch doanh thu năm 2010.
Công tác kiểm tra đã theo nguyên tắc kiểm tra có trọng điểm, có tính hệ thống, xuất phát từ kế hoạch chiến lược, thực hiện kiểm tra ngay từ bước đầu tiên của quá trình quản lý chiến lược là nghiên cứu và dự báo. Thực hiện kiểm tra chính xác, linh hoạt, công khai và khách quan.
Quan trọng nữa là công tác đánh giá. Nhờ đánh giá mà người ta mới có thể biết mình đã làm được những gì và với mức độ hài lòng đến đâu. Hoạt động này thường được thực hiện thông qua một số tiêu chuẩn nhất định đã được quy định trước. Đánh giá phải được thực hiện một cách đồng bộ và rộng khắp ở mọi cấp độ, mọi lĩnh vực. Và ngược trở lên thì có thể nói các kết quả đánh giá chính là một cơ sở quan trọng phục vụ cho việc hoạch định chiến lược. Hoạt động này đòi hỏi phải có tính công bằng, minh bạch.
1.2 Các lĩnh vực quản lý
Là Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng, Công ty đã và đang quan tâm đến những lĩnh vực quản lý bao gồm:
Lĩnh vực quản lý sản xuất: do phòng kỹ thuật thi công, các Ban điều hành thi
công, các Ban quản lý dự án với chức năng nhiệm vụ là tham mưu, giúp việc cho Lãnh đạo Công ty trong việc quản lý thi công xây lắp và thực hiện đầu tư tại các công
Kết quả thực hiện Đo lường kết quả thực tế So sánh với
tiêu chuẩn Phát hiện sai lệch
KÕt qu¶ mong muèn cña kÕ ho¹ch Thực hiện điều chỉnh Xây dựng chương trình điều chỉnh Phát hiện nguyên nhân sai lệch Kết quả mong muốn của kế hoạch
trình, dự án quản lý. Gồm những nội dung là xác định mục tiêu cần đạt được; tiến độ thi công cho từng công trình trong kỳ kế hoạch, mức tồn kho đối với từng sản phẩm, hay từng loại công trình đang xây dở, từng loại nguyên vật liệu, mức độ sử dụng máy móc thiết bị, lao động, nhu cầu nguyên vật liệu cho từng công trình; các giải pháp cần thiết để thực hiện nhiệm vụ kế hoạch. Trong năm 2010, tuy số lượng công trình thi công nhiều, địa bàn trải rộng, lực lượng cán bộ thiếu và thường xuyên thay đổi nhưng Phòng kỹ thuật và các ban đã khắc phục khó khăn, chủ động sắp xếp, phân công cán bộ thực hiện tốt công tác giám sát, quản lý chất lượng, tiến độ thi công công trình, đồng thời phối hợp với các đơn vị thi công nắm bắt và đề xuất chủ đầu tư, Công ty kịp thời có giải pháp tháo gỡ những vướng mắc, khó khăn trong triển khai thi công và thanh quyết toán công trình tạo điều kiện cho đơn vị thi công hoàn thành nhiệm vụ. Công tác an toàn, bảo hộ lao động được kiểm soát và thực hiện nghiêm túc, không để xảy ra tai nạn lao động nào. Mạng lưới an toàn lao động được tổ chức từ Công ty đến các đơn vị cơ sở. Khi tổ chức thi công, các đơn vị đã thực hiện nghiêm chỉnh các biện pháp nhằm đảm bảo an toàn lao động cho người và tài sản trên công trường xây dựng.
Lĩnh vực quản lý đầu tư và quản lý dự án: dưới sự quản lý của phòng đầu tư
và quản lý dự án. Nghiên cứu nền kinh tế trong, ngoài nước; môi trường kinh doanh. Từ đó, tìm kiếm các cơ hội đầu tư, cơ hội kinh doanh; thực hiện các nghiên cứu nhằm phát triển thị trường, cũng như những khó khăn, rủi ro có thể gặp phải, đề từ đó đề xuất giải pháp lên ban lãnh đạo cấp cao. Thực hiện Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông năm 2010, Công ty đã tiếp tục đẩy mạnh công tác đầu tư theo định hướng phát triển kinh doanh đa ngành nghề, năm 2010, Công ty cổ phần xây dựng Thanh Xuân đã được Tổng công ty giao làm chủ đầu tư cấp 2 các khu nhà ở tại khu đô thị mới Vân Canh (Hà Nội), dự án khu đô thị mới Đông Sơn (Thanh Hóa). Hiện nay, Công ty đang tiếp tục chuẩn bị tham gia đầu tư với giá lý hơn 455 tỷ đồng tại các dự án của Tổng công ty như: Dự án Chánh Mỹ (Bình Dương); Dự án Phước An (Đồng Nai); Dự án Đông Sơn (Thanh Hóa) giai đoạn 2; Dự án Nà Cạn (Cao Bằng). Công ty đang xúc tiến hợp tác đầu tư Dự án khu nhà ở 176 Định Công (Hà Nội), quy mô 1,3 ha, tổng mức đầu tư 320 tỷ đồng. Hiện Công ty đang xem xét và quyết định các dự án đầu tư trong năm 2011 gồm dự án Chánh Mỹ (Bình Dương) với tổng mức đầu tư dự kiến 92 tỷ đồng, Dự án Phước An (Đồng Nai) tổng mức đầu tư dự kiến 56,1 tỷ đồng, Dự án Đông Sơn (Thanh Hóa) giai đoạn 2 tổng mức đầu tư dự kiến 80 tỷ đồng; thực hiện ủy quyền đầu tư Dự án Nà Cạn (Cao Bằng) quy mô 8,5 ha. Hợp tác với Tổng công ty Lương thực miền Bắc đầu tư Dự án Khu nhà ở 176 Định Công (Hà Nội), quy mô 1,3 ha, hợp tác với CTCP Thiết bị đầu tư dự án tại Hà Đông (Hà Nội) quy mô 3,9
ha, hợp tác với CTCP Xuất nhập khẩu lâm, nông sản Sài Gòn đầu tư dự án tại Khu đô thị Cầu Bươu (Hà Nội) quy mô 5.300 m2, dự án khu nhà ở Phường Trần Phú (Hà Nội) quy mô 2,4 ha. Về đầu tư thiết bị, công cụ, năm 2010, Công ty đã đầu tư giáo, cốp pha và các công cụ thi công khác với tổng giá lý hơn 2.5 tỷ đồng, đáp ứng kịp thời, phục vụ thi công các công trình xây dựng.
Lĩnh vực quản lý nguồn nhân lực: do phòng Tổ chức lao động quản lý. Đây là
lĩnh vực quản lý bao gồm nhiều vấn đề như tâm sinh lý, xã hội, đạo đức… Nó là sự trộn lẫn giữa khoa học và nghệ thuật - nghệ thuật quản lý con người. Những nội dung chính là lập kế hoạch nhân lực (xác định nhu cầu về nguồn nhân lực, tuyển dụng, sử dụng đội ngũ lao động và phát triển đội ngũ lao động); xác định động cơ làm việc của người lao động, từ đó xây dựng phương pháp quản lý tương ứng nhằm kích thích người lao động để được năng suất lao động lớn nhất. Trước nhu cầu sử dụng cán bộ, Công ty đã có nhiều biện pháp thực hiện nâng cao nguồn nhân lực như đào tạo, bồi dưỡng và tuyển dụng. Năm 2010, có 48 lượt cán bộ, chuyên viên được đào tạo, tập huấn về chuyên môn, nghiệp vụ, tổ chức tuyển dụng được 59 người kịp thời đáp ứng yêu cầu về nhân lực của Công ty. Trong năm cũng đã thực hiện quy trình xét và bổ nhiệm 01 Trưởng phòng, 01 Phó phòng, 01 trưởng ban, 01 phó ban, 03 đội trưởng đội xây dựng.
Lĩnh vực quản lý chất lượng: bao gồm các nội dung quản lý chất lượng trong
khâu thiết kế, trong khâu cung ứng, trong khâu sản xuất lắp ráp, và quản lý chất lượng trong và sau khi bàn giao sản phẩm. Do dự án mang tính phức tạp, chất lượng dự án chịu ảnh hưởng trực tiếp bởi nhiều nhân tố: chất lượng thiết kế, nguyên vật liệu, máy móc, địa hình, địa chất, thủy văn, khí tượng, thi công công nghệ, biện pháp thao tác, biện pháp kỹ thuật, chế độ quản lý… Để dự án đạt được các mục tiêu chất lượng đã đề ra đòi hỏi quá trình quản lý dự án phải chú trọng đến vấn đề quản lý chất lượng. Mặt khác, chất lượng là một trong ba mục tiêu cơ bản nhất trong hệ thống các mục tiêu của dự án, là lĩnh vực đầu tiên, quan trọng nhất để đánh giá dự án có thành công hay không. Do đó, công ty luôn coi chất lượng cao là chiến lược cạnh tranh để thu hút khách hàng, tạo vị thế, uy tín trên thị trường; và quản lý chất lượng là một nhiệm vụ được công ty đặt lên hàng đầu. Tất cả các Công trình do Công ty thi công đều được áp dụng theo tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2000 đồng thời luôn đảm bảo tiến độ, an toàn lao động và được Chủ đầu tư đánh giá cao. Nhiều công trình đã được Bộ Xây dựng và Công đoàn nghành tặng huy chương vàng về chất lượng: Công trình khách sạn Tây Hồ, Nhà điều hành và hướng dẫn Du lịch Giáp Bát, Bưu điện Hai Bà Trưng (Hà Nội)…đặc biệt Bưu điện Bắc Linh Đàm đã được Bưu điện Hà Nội chọn là
công trình tiêu biểu nhân kỷ niệm 55 năm ngày truyền thống ngành, bên cạnh đó công trình Công viên Bắc Linh Đàm được UBND thành phố Hà Nội chọn Gắn biển kỷ niệm 999 năm Thăng Long - Hà Nội.
Lĩnh vực Marketing: Chịu trách nhiệm lập kế hoạch sản xuất, xây dựng
phương án và điều động phương tiện, nhân lực đảm bảo đáp ứng yêu cầu của sản xuất kinh doanh và hiệu quả sản xuất; tổ chức khai thác và kí kết các hợp đồng xây dựng; xây dựng các phương án nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh, xây dựng và phát triển thương hiệu của công ty đồng thời phân công cụ thể cho từng thành viên phụ trách các khu vực nắm chắc các nguồn thông tin, tăng cường công tác tiếp thị, giới thiệu về Công ty, Tổng công ty.
Lĩnh vực công tác đấu thầu: với mục tiêu tìm kiếm các công trình bên ngoài –
mở rộng sản xuất kinh doanh. Năm 2010, Công ty đã tham gia đấu thầu và trúng thầu 35 gói, trong đó xét chọn thầu 20 gói với tổng giá lý hơn 823 tỷ đồng như công trình nhà ở xã hội Khu đô thị mới Việt Hưng 36.9 tỷ đồng, Tòa nhà Văn phòng Tổng Công ty du lịch Hà Nội 33.5 tỷ đồng, công trình ký túc xá sinh viên Khu đô thị Pháp Vân 397 tỷ đồng…
Trong năm 2010, với sản lượng xây lắp 824 tỷ đồng thì tỷ lệ sản lượng thi công các công trình tự kiếm bên ngoài là 466 tỷ, đạt 56.5%, đây là một bước tiến lớn đối với Công ty cổ phần xây dựng Thanh Xuân trong việc tìm kiếm việc làm bên ngoài, góp phần chủ động mở rộng sản xuất kinh doanh, khẳng định uy tín của năng lực và uy tín Công ty trên thị trường xây lắp
Lĩnh vực quản lý hoạt động mua bán, cung ứng nguyên vật liệu: Để phục vụ
cho hoạt động đầu tư xây dựng, công ty cần phải thực hiện mua sắm đối với các loại hàng hóa sau: Thiết bị thi công (là các loại thiết bị phục vụ cho quá trình thi công xây lắp); hàng hóa dịch vụ (là các loại vật tư vật liệu, thiết bị được sử dụng trực tiếp, tạo nên sản phẩm xây lắp theo những tiêu chuẩn nhất định); dịch vụ (bao gồm cung cấp nguồn nhân lực, gia công bán thánh phẩm xây dựng hoặc trực tiếp thi công một phần công việc của công trình (thầu phụ)). Trong quá trình mua hàng, các cán bộ giám sát thi công thuộc phòng Đầu tư và quản lý dự án (hoặc thuộc Ban quản lý dự án) sẽ tiến hành công tác kiểm soát giá cả, chất lượng và tiến độ cung ứng của nguyên vật liệu