2.1 Đặc điểm phân loại nguyên vật liệu.
Với một khối lợng vật liệu lớn về số lợng và rất phong phú đa dạng về chủng loại, mỗi loại vật liệu lại có nội dung kinh tế và tính năng cơ lý hoá khác nhau. Do đó để có thể tiến hành hạch toán chính xác nguyên vật liệu mà không tốn nhiều công sức thì phải biết phân loại vật liệu một cách khoa học. Công ty đã ý thức đợc điều này và căn cứ vào vai trò công dụng của từng loại vật liệu mà phân thành các nhóm có chung một số đặc điểm nhất định. Toàn bộ vật liệu của Công ty đợc chia thành 12 nhóm, trong mỗi nhóm lại bao gồm nhiều thứ vật liệu nh: 1. Sắt vuông góc: Thép L50 X 50 X 15 X6 . Sắt L70 sắt U120 Théo tấm đen...
2. Gỗ: Gỗ trò chỉ, gỗ dổi, gỗ kiền kiền ... 3. Nhôm:
- Nhôm trắng Singapo-2525; 4588; 6789... - Nhôm màu Singapo -2523; BJ170; AD342... - Nhôm trắng FUJIMETAL- A222; 978; 675...
- Nhôm màu FUJIMETAL- 388 F145; 2100 F 9721... - Nhôm thái trắng 11/95- F 662; F675...
- Nhôm thái màu 11/95 GF900; GH654... - Phụ kiện 11/95
4. Kính : Kính trà L22 X 1.5, kính mờ phun cát...
5. Vật liệu nhập kho mộc sắt thu hồi: thu hồi từ gia công cửa nhựa, ... 6 .Vật liệu điện: quạt thông gió hai chiều, đồng hồ đo ắc quy...
8. Vật liệu chống thấm: Mat 100, con kê 90/150... 9. Phụ kiện nhôm: Nẹp trần chữ T, L...
10. Vật liệu mành: nan mành màu, vật liệu mành khác.. 11. Nhiên liệu: mỡ đặc, mỡ lỏng..
12. Bột nhựa: bột CACO3, chất phụ gia PC 02...
Trong mỗi loại vật liệu Công ty lại tiên hành chia nhỏ theo từng thứ nh nhôm trắng có nhôm 2522,4588,11522...kính trà có kính L65, L89..
2.2 Đặc điểm đánh giá vật liệu:
Công ty đánh giá vật liệu theo trị giá vốn thực tế. *Đánh giá vật liệu nhập kho:
Vật liệu nhập kho của Công ty chủ yếu do mua ngoài (mua trong nớc và mua ngoài nớc)một phần thuê gia công chế biến và một phần khác do Công ty tự gia công chế biến.
- Nếu mua trong nớc :
Trị giá thực tế vật liệu nhập kho = giá ghi trên hoá đơn + chi phí vận chuyển bốc xếp
Ví Dụ 1:
Căn cứ vào phiếu nhập kho số 192 ngày 31/12/2002 nhập lõi thép từ Công ty khoá Minh Khai và hoá đơn vận chuyển bốc xếp số hàng trên về kho Công ty ta có.
- Số lợng 605,6 kg đơn giá 6.000 đ thành tiền 3.633.600 đ , - Chi phí vận chuyển số hàng trên là 908.400đ.
- Chi phí bốc xếp số hàng này là 261.000 đ Vậy trị giá mua thực tế của hàng nhập kho là:
3.633.600 + 908.400 +261.000 = 4.803.000 đ
Nhng trong thực tế việc tập hợp chứng từ không phải lúc nào cũng kịp thời đầy đủ hơn nữa chi phí vận chuyển và chi phí bốc xếp thờng có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt do đó nhiều khi số chi phí này sẽ không đợc tính vào trị giá vốn thực tế hàng nhập kho mà kế toán thờng hạch toán vào tài khoản 627 và tài khoản 111 và tài khoản 627.
- Với hàng nhập khẩu
Thì trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho chỉ bao gồm gía mua theo hợp đồng và giá trên hoá đơn thơng mại và chi phí vận chuyển bốc xếp. Còn các chi phí liên quan khác nh thuế, chi phí lu kho bãi, ... kế toán lại hạch toán vào tài khoản khác.
Căn cứ vào hợp đồng thơng mại giữa Công ty xây dựng Bu Điện và Công ty MITSUIVINA, và hoá đơn thơng mại số LS 065/2002 ngày 4/11/2002 về việc nhập khẩu bột CaCO3 từ Băng Kốc Thái Lan với số lợng là 40 tấn, đơn giá 160 USD thành tiền 6.400 USD.
Để vận chuyển hàng về tận kho của Công ty, thì phải bỏ ra các chi phí sau: Tỷ giá 13.894 VNĐ/USD
1.Tổng chi phí và thuế GTGT:
- Giá CIF tại cảng Hải Phòng 6.400 USD = 88.921.600.đ - Thuế nhập khẩu 4.480.320 đ - Thuế GTGT của lô hàng 9.408.672 đ - Chi phí lu kho bãi 114.000 đ - Chi phí vân chuyển 5.314.000 đ - Thuế GTGT vận chuyển 266.000 đ - Thủ tục phí va bu điệnphí 354.172 đ - Thuế GTGT thủ tục phí và bu điện phí 35.417 đ
Tổng chi phí tính vào trị giá vốn thực tế vật liệu nhập kho là 88.921.600 + 4.480.320 +114.000 + 5.314.000 + 354.172 = 99.211.092 đ
Tổng thuế GTGT của lô hàng 9.408.672 + 266.000 + 35.417 = 9.710.089 đ 2.Tính giá:
Số lợng CaCO3 nhập 40.000 kg Tổng chi phí 99.211.092 đ
Vậy đơn giá nhập 99.211.092 : 40.000 = 2.480,2773 đ/kg
Trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho là 99.211.092 đ bao gồm giá trên hoá đơn + Thuế nhập khẩu + Chi phí lu kho bãi + Chi phí vận chuyển + Thủ tục phí và bu điện phí.
*Đánh giá vật liệu xuất kho:
Công ty đánh giá vật liệu xuất kho theo giá bình quân liên hoàn Trị giá vốn thực tế xuất kho = số lợng x đơn giá
Giá vốn TT VL trớc khi nhập + Giá vốn TT VL sau từng lần nhập Đơn giá=
Số lợng VL trớc khi nhập + Số lợng VL sau từng lần nhập Ví Dụ 3:
Căn cứ vào hoá đơn nhập xuất bột của Công ty trong tháng 12 ta có tình hình nhập xuất bột nh sau:
- Ngày 3/12/2002 nhập bột từ Công ty MITSUIVINA với khối lợng là 107.965 kg, đơn giá 8.500 đ
- Ngày 10/12/2002 xuất bột nhựa cho nhà máy nhựa số lợng là 150.000 kg - Ngày 15/12/2002 nhập bột nhựa từ Công ty MITUSIVINA số lợng 188.121 kg đơn giá 9000 đ
Vậy giá thực tế xuất kho đợc tính là: Ngày 10/12/2002
180.112 x 9.100 + 107.965 x 8.500
Đơn giá = = 9023,67 đ/kg 180.112 + 107.965
Trị giá vật liệu xuất kho = 150.000 x 9023,67 = 1.353.550,5 đ
3.Thủ tục nhập xuất kho:
*Chứng từ kế toán liên quan đến nhập xuất kho vật liệu: - Hoá đơn GTGT của đơn vị bán
- PHiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho - Hạn mức vật t
3.1.Thủ tục nhập kho:
Theo kế hoạch sản xuất kinh doanh cũng nh các nhu cầu về nguyên vật liệu, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu đợc sự đồng ý của lãnh đạo Công ty sẽ mua vật liệu và chuyển về kho của Công ty. Lúc này bộ phận KCS (kiểm tra chất lợng sản phẩm) tiến hành kiểm tra quy cách mẫu mã, phẩm chất, của từng loại vật liệu xem có đạt yêu cầu theo hợp đồng không. Nếu đạt thủ kho tiến hành lập biên bản giao nhạn hàng và cho nhập kho toàn bộ số vật liệu đó. Kế toán lập phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho là một loại chứng từ dùng để xác định số lợng. giá trị vật liệu nhập kho làm căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho, và kế toán ghi sổ kế toán. Tất cả các loại vật liệu nhập kho đều phải có phiếu nhập kho.
Trớc khi lập phiếu nhập kho kế toán phải dựa trên Hoá đơn bán hàng hoặc Hoá đơn GTGT của đơn vị bán giao cho khi đi mua hàng (Mời xem Biểu 1 )
Biểu 1: Mẫu số: 01 GTGT-3LL
Liên 2: ( Giao khách hàng ) No:069336 Ngày 26 tháng 12 năm 2002
Đơn vị bán hàng : Công ty khoá minh khai
Địa chỉ : 21D Minh Khai - Hà Nội Số tài khoản:
Điện thoại : Mã số: 0100586003
Họ tên ngời mua hàng : Đinh Viết Hải
Đơn vị : Công ty xây dựng bu điện
Địa chỉ : Pháp Vân Thanh Trì Hà Nội Số tài khoản 766088H Hình thức thanh toán : Thanh toán sau Mã số:0100686544
STT Tên hàng hoá dịch vụ Đ.Vị Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Lõi thép 15x35 kg 605,6 6000 3.633.600
Cộng Tiền hàng 3.633.600
Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 363.600
Tổng cộng tiền thanh toán 3.966.960
Số tiền viết bằng chữ : Ba triệu chín trăm chín sáu nghìn chín trăm sáu mơi đồng chẵn
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) (Ký đóng dấu ghi rõ họ tên) Kết hợp cùng các hoá đơn chứng từ khác có liên quan nh hoá đơn cớc vận chuyển-mẫu 03BH- Phiếu xác nhận công việc hoàn thành-mẫu 06LĐTL để
lập Bảng tính giá thành thực tế vật liệu nhập kho (mời xem biểu 2)
Biểu 2
bảng tính giá vật liệu nhập kho
Loại vật liệu: Sắt vuông góc. Tên vật liệu: Lõi thép 15x53 Số 163 ĐVT: kg
Ngày 28 tháng 12 năm 2002 STT Tên hàng hoá dịch vụ Giá hoá đơn Chi phí vận chuyển Chi phí bốc xếp Tổng số Số lợng Đơn giá A B 1 2 3 4=1+2+3 5 6=4:5
1 Lõi thép 5x35 3.633.600 908.400 261.000 4.803.000 605,6 7.930,98
Tổng Cộng 4.803.000
Số tiền viết bằng chữ: Bốn triệu, tám trăm linh ba nghìn đồng chẵn.
Ngời lập bảng Kế toán trởng
( Ký gho rõ họ tên) ( Ký ghi rõ họ tên)
Kế toán căn cứ vào Bảng tính giá thành này để lập phiếu nhập kho (mời xem biểu số 3)Phiếu nhập kho phải đợc lập trên mẫu in sẵn do Bộ Tài Chính ban hành.
*. Phơng pháp lập phiếu nhập kho Ghi rõ số phiếu nhập kho
Ghi ngày tháng năm lập phiếu nhập kho
Ghi rõ số tài khoản nợ có tơng ứng với phiếu nhập kho
Ghi rõ họ tên địa chỉ ngời giao hàng cũng nh ngày tháng số hiệu của hoá đơn dùng làm căn cứ để lập phiếu nhập kho
Ghi rõ nhập vào kho nào
Biểu 3:
Đơn vị:... Mẫu số: 01 – VT
Địa chỉ:... QĐ số: 1141- YC/QĐ/CĐKT
Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ TàI Chính
phiếu nhập kho số 192
Ngày 31 tháng 12 năm 2002
Nợ TK 152
Có TK 331
Họ tên ngời giao hàng : Công ty khoá minh khai
Theo hoá đơn : Số 069336 ngày 26 tháng 12 năm 2002 của Công ty khoá Minh khai
Nhập tạI kho : Công ty Xây Dựng bu đIện
STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật t, ( hàng hoá ) Mã số ĐV T Số lợng Theo chứng từ Thực nhập
Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3 4