Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu là đòi hỏi phải phản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn của vật liệu theo từng thứ nhóm, loại cả về số lợng và giá trị. Với một khối lợng vật liệu rất phong phú và đa dạng, nhiều chủng loại,hơn nữa nghiệp vụ nhập xuất tồn lại diễn ra thờng xuyên liên tục
do đó việc quản lý cũng nh theo dõi vật liệu là rất khó khăn. Vì vậy đòi hỏi kế toán phải có sự hạch toán chi tiết vật liệu để việc quản lý theo dõi vật liệu đợc đơn giản dễ dàng.
Với việc hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp ghi thẻ song song thì việc quản lý vật liệu sẽ đợc tách bạch giữa kho và phòng kế toán.
ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất tồn của từng loại vật liêụ theo chỉ tiêu số lợng, tức là ở kho thủ kho chỉ quan tâm đến mặt số lợng chứ không quan tâm đến mặt giá trị nh thế naò. Mỗi loại vật liệu đợc theo dõi riêng trên một thẻ kho và đợc thủ kho sắp xếp theo một thứ tự nhất định giúp cho việc ghi chép kiểm tra đối chiếu đợc thuận lợi.
Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: Tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật t, sản phẩm hàng hoá sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày.
Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào các cột tơng ứng trong thẻ kho. Theo định kỳ nhân viên kế toán vật t xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho. Sau mỗi lần kiểm kê phải tiến hành điều chỉnh số liệu trên thẻ kho cho phù hợp với thực tế kiểm kê theo chế độ quy định.
Cuối tháng thủ kho tính ra số lợng vật liệu tồn kho để ghi vào cột tồn của thẻ kho
Trong tháng 12 năm 2002 thủ kho thực hiện việc nhập xuất vật liệu theo các chứng từ nh biểu 5,7,9,10 thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho nh sau ( mời xem biểu 6 và biểu 7 phần phụ lục )
Biểu 6:
Thẻ kho
Ngày 31 tháng 12 năm 2002
Tên vật t: Lõi thép 15 x 35 Mã số: 10102027 ĐVT: kg Trang 1
Chứng từ Diễn giải Ngày
nhập xuất Số lợng Số hiệu Ngày Tháng Nhập Xuất Tồn Chữ ký xác nhận của kế toán
PN16
3 1/12/02
Cộng tồn trớc ngày 1/12 Nhập lõi thép từ Công ty Khoá Minh khai
1/12
10.058,9
ở phòng kế toán : Sau khi ký xác nhận vào thẻ kho và tạp hợp các chứng từ nhập xuất kho theo một thứ tự nhất định, kế toán thực hiện kiểm tra chứng từ về tính chính xác hợp lệ, sau đó căn cứ vào đó để ghi Sổ chi tiết hàng tồn kho ( nhng ở Công ty lại gọi là Thẻ kho vật t), mỗi chứng từ đợc ghi trên một dòng của thẻ kho ( mời xem biểu 8 và biểu 9 )
Sổ này đợc mở cho từng danh điểm hàng tồn kho tơng tự nh thẻ kho của thủ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất tồn theo chỉ tiêu số lợng đơn giá và thành tiền. Số liệu trên thẻ kho vật t của kế toán đợc sử dụng để lập báo cáo tình hình tồn kho vật liệu theo yêu cầu của quản trị hàng tồn kho.
• Trình tự và phơng pháp lập Thẻ kho vật t nh sau:
- Ghi rõ loại vật t, tên cụ thể của vật t, mã vật t, đơn vị tính. - Ghi ngày tháng bắt đầu từ ngày bao nhiêu đến ngày bao nhiêu - Đánh số trang của thẻ kho vật t theo một thứ tự nhất định Sổ này gồm 8 cột
Cột 1: Ghi số phiếu nhập kho, xuất kho
Cột 2: Ghi ngày thàng năm của phiếu nhập kho và xuất kho
Cột 4: Ghi đơn giá của từng loại vật liệu - nếu nhập kho ghi theo đơn giá nhập theo phiếu nhập - nếu xuất kho mày sẽ tự tính đơn giá xuất kho theo giá bình quân liên hoàn
Cột 5,6: Ghi số lợng vật liệu nhập xuất kho theo từng phiếu nhập xuất kho tơng ứng
Cột 7: Ghi số lợng vật liệu tồn kho Số lợng vật
liệu tồn kho = số lợng VL tồn đầu kỳ + số lơng VL nhập trong kỳ - số lơng VL xuất trong kỳ
Cột 8: Ghi giá trị vật liệu tồn kho
Đầu trang phải ghi số cộng tồn của tháng trớc chuyển sang, cuối trang ghi số cộng tồn cuối tháng. Cuối tháng tiến hành đối chiếu số liệu trên thẻ kho vật t của kế toán với số liệu trên thẻ kho của thủ ko nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu trớc khi lập báo cáo tình hình tồn kho.
Cuối tháng kế toán cộng số liệu trên các thẻ kho vật t, sau đó căn cứ vào số liệu trên các dòng cộng này để ghi vào Báo cáo tình hình tồn kho vật liệu (mời xem biểu 9 )
Báo cáo này nhằm theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu trong kỳ cả về số lợng và giá trị.
• Căn cứ và phơng pháp lập báo cáo tình hình tồn kho vật liệu: Cột 9: Giá trị tồn cuối kỳ của từng loại vật liệu tơng ứng