- Cạnh tranh trong lĩnh vực chế biến thực phẩm ngày càng mạnh mẽ và gay gắt 17 Hoạt động tài chính:
3. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của kháchhàng
3.2 Tìm hiểu các quy trình kế toán áp dụng
Mục đích của một hệ thống kế toán ở một tổ chức là nhận biết thu thập, phân loại, phân tích, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của tổ chức đó và duy trì khả năng thanh toán đối với các tài sản liên quan. Một hệ thống kế toán hiệu quả phải thoả mãn tất cả các mục tiêu kiểm soát nội bộ chi tiết đợc đề cập đến ở trên.
Do đó, việc hiểu biết về các quy trình kế toán không những có tác dụng cho kiểm toán viên trong việc xử lý số liệu khi kiểm toán mà còn giúp cho kiểm toán viên đánh giá tính hiệu quả của hệ thống kế toán - một yếu tố hết sức quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ, và từ đó quyết định có tin tởng và hệ thống kiểm soát nội bộ để tiến hành kiểm toán không và đa ra một kế hoạch phù hợp.
Nh đã trình bày trong phần trớc, các thông tin thu thập đợc trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán chủ yếu dựa vào ba phơng pháp là phỏng vấn, quan sát và thu thập tài liệu. Do đó, quá trình soát xét hệ thống kế toán cũng áp dụng các kỹ thuật này, cụ thể:
- Kiểm toán viên yêu cầu Kế toán trởng Công ty khách hàng cung cấp tài liệu về các chính sách kế toán, hệ thống tài khoản và sơ đồ hạch toán của đơn vị mà đã đợc Bộ Tài chính chấp thuận.
- Phỏng vấn Kế toán trởng và các nhân viên kế toán về quy trình hạch toán áp dụng, hình thức ghi chép, việc lu trữ bảo quản chứng từ, sổ sách, cách bố trí đội ngũ nhân viên kế toán và chức năng nhiệm vụ của từng ngời...
- Quan sát hệ thống chứng từ sổ sách, quá trình ghi chép, sử dụng hệ thống máy tính của nhân viên kế toán..., đồng thời kiểm toán viên xem xét việc hạch toán thực tế hàng ngày tại phòng kế toán để đánh giá xem việc hạch toán này có tuân thủ các quyết định đã đợc Bộ Tài chính phê chuẩn hay không.
Trong bớc này, kiểm toán viên tìm hiểu các vấn đề sau: cách phân loại các nhóm nghiệp vụ và sự liên hệ giữa các nghiệp vụ, tìm hiểu các nghiệp vụ đợc hạch toán có hệ thống và xem xét ảnh hởng của vi tính hoá công tác kế toán.
Chế độ kế toán Việt Nam nhìn chung cha đợc hoàn thiện và ổn định, Thông t sửa đổi và bổ sung nhiều khi chỉ xảy ra trong một khoảng thời gian ngắn nên các doanh nghiệp khó có thể chuyển đổi kịp thời. Do đó, AASC rất chú trọng tới chế độ kế toán mà khách hàng đang áp dụng, nhất là đối với doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài.
Tại văn phòng Công ty liên doanh J-VCanFood các chính sách kế toán chủ yếu đợc áp dụng tại đơn vị bao gồm:
Cơ sở kế toán:
Báo cáo tài chính của Công ty liên doanh J-VCanFood đợc tính theo đồng Việt Nam phù hợp với các quy định hiện hành của chế độ kế toán Việt Nam.
Niên độ kế toán của Công ty: từ 01/01 đến 31/12 năm dơng lịch.
Hệ thống kế toán áp dụng theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141/TC - CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính.
Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ.
Đặc điểm và yêu cầu hạch toán kế toán của Công ty khách hàng
Các chi nhánh hạch toán phụ thuộc không xác định lỗ, lãi. Chỉ tiêu hiệu quả quy ớc nội bộ theo phân cấp của Công ty. Có những đơn vị có phòng kiểm toán riêng, và có những đơn vị nhỏ thì chỉ có bộ phận kế toán (01 kế toán + 01 thủ quỹ) trực thuộc phòng tổng hợp. Đối với việc hạch toán kế toán thì đợc áp dụng theo chơng trình kế toán trên máy vi tính và thống nhất trên toàn Công ty.
Tại phòng kế toán Công ty liên doanh J-VCanFood :
- Thu nhận Báo cáo tài chính của các chi nhánh, kiểm tra điều chỉnh, bổ sung những bút toán còn thiếu, sau đó kết chuyển doanh thu, chi phí.
- Tính toán trích lập các quỹ dự phòng: Báo cáo tài chính của Công ty trớc tiên đợc tổng hợp chung cho toàn bộ các hoạt động và sản phẩm, để xác định lợi nhuận chung của toàn Công ty, sau đó đợc tổng hợp riêng cho các hoạt động và một số sản phẩm thế mạnh của Công ty. Thuế thu nhập doanh nghiệp đợc quyết toán trên lợi nhuận chung của Công ty.
- Nghĩa vụ với ngân sách nhà nớc: các đơn vị thành viên thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ thuế tại Cục thuế địa phơng ngoại trừ thuế thu nhập doanh nghiệp nộp tập trung tại Văn phòng Công ty.
Một số chính sách kế toán chủ yếu mà Công ty áp dụng
- Hạch toán ngoại tệ: các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ đợc quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá của ngân hàng giao dịch tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Cuối kỳ, căn cứ vào số d các tài khoản phản ánh tiền bằng ngoại tệ, các tài khoản phản ánh các khoản phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ để điều chỉnh theo giá bình quân liên ngân hàng tại ngày lập Bảng cân đối kế toán. Các khoản chênh lệch tỷ giá đợc hạch toán vào kết quả kinh doanh trong kỳ.
- Hạch toán hàng tồn kho: hàng tồn kho đợc hạch toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, đợc trình bày theo giá gốc. Giá trị hàng xuất và giá trị hàng tồn kho đợc xác định theo phơng pháp nhập trớc xuất trớc (LIFO). Chi phí dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc lập đầy đủ.
- Hạch toán tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định: tài sản cố định đợc hạch toán theo nguyên giá, khấu hao luỹ kế và giá trị còn lại.
Khấu hao tài sản cố định đợc áp dụng theo phơng pháp đờng thẳng dựa trên thời gian sử dụng ớc tính của tài sản phù hợp với Quyết định 166/1999/QĐ-BTC ngày 30/12/1999 của Bộ Tài chính. Tỷ lệ khấu hao cụ thể:
Nhà cửa, vật kiến trúc...6,6% Máy móc thiết bị sản xuất...10% - 20% Phơng tiện vận tải...16,6%
Tài sản cố định của Công ty bao gồm: tài sản cố định nhận góp vốn liên doanh đợc phản ánh theo giá trị đã đợc đánh giá lại, tài sản cố định đợc đầu t mới đợc phản ánh theo giá mua.
- Ghi nhận doanh thu: doanh thu đợc ghi nhận căn cứ vào hoá đơn bán hàng, hàng đã xuất kho và khách hàng đã chấp nhận thanh toán, bất kể khách hàng đã thanh toán hay cha.
- Chi phí quản lý: chi phí quản lý đợc hạch toán theo nguyên tắc thực chi. Chi phí quản lý liên quan tới toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp nên không thể tách riêng cho bất kỳ hoạt động nào.
- Thu nhập hoạt động tài chính: thu nhập hoạt động tài chính bao gồm lãi thu đ- ợc từ các hoạt động đầu t tiền gửi ngân hàng có kỳ hạn và không kỳ hạn, cho vay tín dụng, đầu t trái phiếu, cổ phiếu, góp vốn cổ phần, liên doanh... đợc hạch toán theo nguyên tắc thực thu. Toàn bộ hoạt động đầu t tài chính đều đợc thực hiện tập trung tại Văn phòng Công ty.
- Các nghĩa vụ về thuế:
Thuế thu nhập doanh nghiệp hàng năm là 32% tính trên thu nhập chịu thuế. Theo quy định của Công ty, thuế TNDN và thuế TNDN bổ sung sẽ đợc thực hiện nộp chung cho toàn Công ty.
Thuế GTGT: Thuế GTGT đầu ra kê khai của đơn vị hàng tháng chỉ là số tạm tính (thờng không chính xác), tổng số thuế phải nộp sẽ đợc xác định chính thức khi kết thúc năm tài chính.
Tại Văn phòng Tổng Công ty và tại các chi nhánh đều có phòng kế toán. Tuỳ theo quy mô của từng đơn vị, phòng kế toán có thể có từ 03 đến 06 nhân viên, trong đó có kế toán trởng và kế toán các phần hành (kế toán tiền mặt; kế toán mua, bán hàng và tiêu thụ; kế toán tiền lơng, tài sản cố định).
Hệ thống chứng từ, sổ kế toán và Báo cáo tài chính
Khi kiểm tra hệ thống kế toán, kiểm toán viên chủ yếu vận dụng kỹ thuật kiểm tra các chứng từ và sổ sách kế toán để xem xét việc ghi chép các thông tin kế toán có đầy đủ và đúng quy định hay không. Kiểm toán viên tiến hành xem xét một số nghiệp vụ chủ yếu, kiểm tra một số chứng từ có liên quan nh phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, biên bản bàn giao tài sản cố định... có đợc đánh số liên tục trớc hay không, số liệu có chính xác hay không, có phù hợp với mẫu quy định của Bộ tài chính, có đợc đính kèm với các chứng từ gốc, có đầy đủ chữ ký của ngời có thẩm quyền phê duyệt hay không, số liệu có chính xác hay không..
Đối với sổ sách tại đơn vị, kiểm toán viên xem xét liệu khách hàng có sử dụng sổ sách phù hợp với hình thức kế toán đang áp dụng hay không. Kiểm toán viên có thể kiểm tra một số nghiệp vụ từ khi phát sinh đến khi kết thúc để kiểm tra tính tuân thủ về việc ghi chép sổ sách. Sau đó, kiểm toán viên sẽ ghi chép các nhận định vào giấy tờ làm việc.
Tại Văn phòng Công ty liên doanh J-VCanFood, nói chung các chứng từ kế toán đợc đánh số thứ tự liên tiếp, lu trữ khoa học thuận tiện cho việc kiểm tra. Sổ sách đợc in ra và lu trữ đầy đủ. Do thực hiện kế toán trên máy vi tính nên số liệu kế toán dễ kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. Các mẫu biểu báo cáo nhìn chung là phù hợp với quy định của Bộ Tài chính, quy mô của đơn vị và đặc điểm kinh doanh của Công ty.
Sau khi đã tìm hiểu về môi trờng kiểm soát và hệ thống kế toán của Công ty khách hàng, kiểm toán viên có thể đánh giá sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng. Tuy nhiên, để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đợc thiết kế và hoạt động một cách hữu hiệu thì kiểm toán viên phải tìm hiểu các thủ tục kiểm soát đợc áp dụng tại Công ty khách hàng để có thể khẳng định rằng hệ thống kiểm soát nội bộ có thể phát hiện, ngăn ngừa, và sửa chữa kịp thời các sai phạm trọng yếu hay không.