B. NỘI DUNG
1.6. Tổ chức hồ sơ kiểm toỏn
AASC cú một bộ phận chuyờn trỏch cú chức năng thiết kế cỏc mẫu giấy tờ làm việc phục vụ cho cụng việc của cỏc nhõn viờn trong cụng ty. Trờn cơ sở nghiờn cứu hoạt động thực tế, bộ phận này đó thiết kế ra cỏc mẫu giấy tờ làm việc rất khoa học và phự hợp với thực tế hoạt động, gúp phần tăng cường hiệu quả cụng việc, hỗ trợ cỏc nhõn viờn hoàn thành cụng việc với thời gian và cụng sức bỏ ra ớt nhất. Trong mỗi giai đoạn của cuộc kiểm toỏn đều cú cỏc mẫu giấy tờ làm việc được thiết kế sẵn, điều này giỳp KTV giảm thiểu thời gian ghi chộp bằng tay, trỏnh bỏ sút những bước cụng việc cần thực hiện.
Bờn cạnh đú hồ sơ kiểm toỏn của cỏc khỏch hàng cũng được lưu trữ rất khoa học. Hồ sơ kiểm toỏn của cỏc khỏch hàng hiện được lưu trữ tại cỏc phũng nghiệp vụ đó tiến hành kiểm toỏn với khỏch hàng đú. Hồ sơ kiểm toỏn bao gồm hồ sơ kiểm toỏn chung và hồ sơ kiểm toỏn năm. Trong mỗi hồ sơ kiểm toỏn, việc sắp xếp bố trớ cỏc tài liệu được thực hiện theo đỳng mẫu quy định của cụng ty, đảm bảo tớnh khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu và soỏt xột.
Hồ sơ kiểm toỏn chung: chứa đựng cỏc thụng tin chung về khỏch hàng
liờn quan tới hai hay nhiều cuộc kiểm toỏn trong nhiều năm tài chớnh của một khỏch hàng. Hồ sơ kiểm toỏn chung giỳp KTV cú cỏi nhỡn xuyờn suốt về khỏch hàng kể từ khi bắt đầu cung cấp dịch vụ đến năm kiểm toỏn hiện thời. Cỏc tài liệu trong hồ sơ kiểm toỏn chung được đỏnh ký hiệu tham chiếu là TT và chi tiết theo cỏc nội dung sau:
- TTI: Cỏc thụng tin chung: Thụng tin cơ bản về khỏch hàng (TTI.1); Sơ đồ tổ chức chung (TTI.2); Ban lónh đạo (TTI.3); Quỏ trỡnh phỏt triển (TTI.4); Cỏc đối tỏc thường xuyờn (TTI.5); Cỏc khoản đầu tư ra bờn ngoài (TTI.6)
- TTII: Cỏc tài liệu phỏp luật: Điều lệ cụng ty (TTII.1); Giấy phộp thành lập, đăng ký kinh doanh (TTII.2); Hợp đồng liờn doanh (TTII.3); Biờn bản họp Đại hội đồng, hội đồng quản trị, ban lónh đạo (TTII.4); Theo dừi thay
đổi ngành nghề kinh doanh (TTII.5); Theo dừi vốn kinh doanh và thay đổi vốn kinh doanh (TTII.6)
- TTIII: Cỏc tài liệu về thuế: Quyết toỏn thuế hàng năm (TTIII.1); Biờn bản kiểm tra thuế (TTIII.2); Cỏc văn bản liờn quan đến cỏc yếu tố và đặc điểm riờng của doanh nghiệp trong tớnh thuế (TTIII.3)
- TTIV: Cỏc tài liệu nhõn sự: Thoả ước lao động tập thể, hợp đồng lao động (TTIV.1); Cỏc quy trỡnh về quản lý và sử dụng quỹ lương (TTIV.2);
Túm tắt cỏc quy định trong điều lệ, biờn bản đại hội cụng nhõn viờn chức, hội đồng quản trị liờn quan đến nhõn sự (TTIV.3); Biờn bản cỏc cuộc kiểm tra về nhõn sự trong doanh nghiệp (TTIV.4)
- TTV: Cỏc tài liệu kế toỏn: Chế độ, chớnh sỏch kế toỏn ỏp dụng trong doanh nghiệp (TTV.1); Bỏo cỏo kiểm toỏn, bỏo cỏo tài chớnh cỏc năm (TTV.2); Thư quản lý cỏc năm (TTV.3); Tổng hợp kết quả kiểm toỏn cỏc năm (TTV.4); Bản nhận xột sau kiểm toỏn cỏc năm (TTV.5); Những vấn đề cần lưu ý cho cuộc kiểm toỏn năm sau (TTV.6)
- TTVI: Cỏc tài liệu về hợp đồng: Hợp đồng kiểm toỏn (TTVI.1); Hợp
đồng thuờ mướn dịch vụ (TTVI.2); Hợp đồng bảo hiểm (TTVI.3); Hợp đồng tớn dụng (TTVI.4); Cỏc hợp đồng khỏc (TTVI.5)
- TTVII: Cỏc thủ tục: Tài sản cố định (TTVII.1); Kho (vật tư, hàng hoỏ) (TTVII.2); Bỏn hàng (TTVII.3); Mua hàng (TTVII.4); Ngõn quỹ (TTVII.5); Nhõn sự (TTVII.6); Tớnh giỏ thành (TTVII.7)
Hồ sơ kiểm toỏn năm: hồ sơ kiểm toỏn chứa đựng cỏc thụng tin về
khỏch hàng liờn quan tới cuộc kiểm toỏn một năm tài chớnh. Hồ sơ kiểm toỏn năm bao gồm cỏc vấn đề kiểm toỏn và cỏc phần hành kiểm toỏn.
Cỏc vấn đề kiểm toỏn: cỏc vấn đề kiểm toỏn được đỏnh tham chiếu bằng cỏc số La mó như sau: Bỏo cỏo kiểm toỏn, thư quản lý (I); Tổng kết cụng việc kiểm toỏn của niờn độ (II); Cỏc sự kiện phỏt sinh sau khi phỏt hành bỏo cỏo kiểm toỏn năm trước (III); Những vấn đề chưa rừ,
cần được giải quyết (IV); Cỏc sự kiện phỏt sinh sau niờn độ kế toỏn của năm được kiểm toỏn (V); Những vấn đề cần lưu ý cho cuộc kiểm toỏn năm sau (VI); Cỏc bản giải trỡnh của doanh nghiệp (VII); Kế hoạch kiểm toỏn (VIII); Cỏc biờn bản họp với khỏch hàng (IX); Cỏc biờn bản họp HĐQT (X); Cỏc tài liệu khỏc (XI)
Cỏc phần hành kiểm toỏn: cỏc phần hành kiểm toỏn được đỏnh tham chiếu bằng cỏc chữ cỏi in hoa như sau: Bỏo cỏo tài chớnh của khỏch hàng (A); Túm tắt hệ thống kiểm soỏt nội bộ của khỏch hàng (B); Tiền (C); Cỏc khoản đầu tư tài chớnh (D); Cỏc khoản phải thu (E); Hàng tồn kho (FA); chi phớ sản xuất, tớnh giỏ thành, SPDD (FB); Tài sản ngắn hạn khỏc (G); Bất động sản đầu tư (H); Tài sản cố định (I); chi phớ xõy dựng cơ bản dở dang (J); Tài sản dài hạn khỏc (K); Cụng nợ nội bộ (L); Lương và cỏc khoản theo lương (M); Cỏc khoản nợ phải trả khỏc (N); Cỏc loại thuế (O); Cỏc khoản vay/nợ (P); Nguồn vốn, quỹ và lợi nhuận chưa phõn phối (Q); Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ (R).
Đối với cỏc phần hành kiểm toỏn, việc sắp xếp thứ tự tài liệu tuõn thủ theo trỡnh tự sau: trang tổng hợp luụn ở vị trớ đầu tiờn, tiếp đú là trang kết luận, sau nữa là cỏc chương trỡnh kiểm toỏn và cỏc giấy tờ làm việc khỏc mụ tả chi tiết cỏc bước cụng việc mà KTV đó thực hiện cựng kết quả thu được, cuối cựng là cỏc tài liệu thu thập được từ phớa khỏch hàng. Trờn cỏc giấy tờ làm việc đều cú tham chiếu, giỳp KTV dễ dàng trong việc soỏt xột, kiểm tra lại cỏc cụng việc đó thực hiện.
Hiện nay, cụng tỏc kiểm toỏn tại AASC đó thực hiện một phần trờn mỏy tớnh nờn đem lại hiệu quả cao hơn. Tuy nhiờn, cụng ty chưa xõy dựng được một phần mềm chuyờn dụng do đú chưa giảm nhẹ được khối lượng cụng việc cần thực hiện.
CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG KIỂM TOÁN CÁC KHOẢN NỢ PHẢI TRẢ TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO AASC
THỰC HIỆN