I. Lập kế hoạch kiểm toán
3.3.4Xây dựng thủ tục soát xét bổ sung đối với công việc kiểm toán báo cáo tài chính tại các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc
a) Thiết kế các thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty
3.3.4Xây dựng thủ tục soát xét bổ sung đối với công việc kiểm toán báo cáo tài chính tại các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc
cáo tài chính tại các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc
Hiện tại, IFC đã thành lập chi nhánh Công ty tại thành phố Hồ Chí Minh và chi nhánh này chuẩn bị đi vào hoạt động. Trong tơng lai, một số chi nhánh sẽ tiếp tục đợc thành lập tại một số địa phơng khác. Về cơ bản, việc thực hiện thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính tại các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc của Công ty vẫn tuân theo quy trình chung đã đợc xây dựng cho toàn Công ty. Tuy nhiên do cơ cấu về nhân sự tại các chi nhánh có thể không đầy đủ nh tại văn phòng
Công ty (vì quy mô hoạt động của chi nhánh nhỏ hơn) nên nếu áp dụng đúng quy trình của Công ty thì có thể sẽ gặp khó khăn. Vì vậy, Công ty cần xây dựng các quy định bổ sung về việc thực hiện các thủ tục soát xét sao cho phù hợp với đặc điểm hoạt động của chi nhánh.
Đối với các cuộc kiểm toán nhỏ, ít rủi ro, các nghiệp vụ phát sinh đơn giản thì hoàn toàn có thể tuân thủ quy trình soát xét chung của Công ty mà không có khó khăn gì vì cơ cấu chi nhánh phải có trởng chi nhánh tơng đơng với phó giám đốc Công ty, bên cạnh đó là các chủ nhiệm nhiệm kiểm toán, các kiểm toán viên khác.
Tuy nhiên, đối với các cuộc kiểm toán có quy mô lớn, mức độ rủi ro đợc đánh giá là cao hơn trung bình thì cần có quy định bắt buộc phải có sự soát xét của bộ phận soát xét chất lợng tại văn phòng Công ty trong đó có sự tham gia của ít nhất một thành viên trong ban giám đốc khác trong tất cả các giai đoạn từ lập kế hoạch kiểm toán, thực hiện kiểm toán và kết thúc kiểm toán, cụ thể:
Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán: Trên cơ sở đánh giá ban đầu về khách hàng, đánh giá rủi ro, khi đối tợng khách hàng có mức độ rủi ro cao hơn trung bình, khách hàng có quy mô lớn, hoạt động phức tạp, đặc thù thì việc phê duyệt chấp nhận khách hàng mới hoặc tiếp tục khách hàng cũ cần phải đợc trao đổi, soát xét và chấp thuận của thành viên ban giám đốc tại văn phòng Công ty nhằm kiểm soát rủi ro cũng nh tạo điều kiện phối hợp, hỗ trợ nhân viên trong việc thực hiện kiểm toán. Các cuộc kiểm toán có tính chất phức tạp nh trên ít khi văn phòng tự thực hiện hoàn toàn mà cần có sự phối hợp với văn phòng Công ty. Nếu nh không có sự phối hợp và soát xét bởi văn phòng chính của Công ty thì có thể rủi ro kiểm toán sẽ cao hoặc công việc thực hiện không hiệu quả (chi phí tốn kém, chất lợng không đảm bảo, mức phí không phù hợp). Vì vậy, kế hoạch kiểm toán cần phải đợc ít nhất một thành viên trong ban giám đốc tại công ty, cụ thể là thành viên ban giám đốc soát xét chất lợng thực hiện soát xét và phê duyệt. Không thể vì lý do địa lý (văn phòng công ty và văn phòng chi nhánh cách xa nhau) mà bỏ qua thủ tục soát xét quan trọng này. Tuy nhiên cách thức thực hiện việc soát xét có thể linh động. Đối với kế hoạch kiểm toán, việc trao đổi thông tin có thể thực hiện qua các phơng tiện liên lạc thích hợp nh điện thoại, email và khi kế hoạch hoàn thiện thì không nhất thiết phải gửi cả hồ sơ để trình soát xét mà có thể thực hiện soát xét điện tử. Các file tài liệu để thực hiện soát xét và đã đợc soát xét sẽ đợc ghi ở dạng chỉ để đọc, không đợc sửa),
tên và ngày tháng thực hiện soát xét cũng đợc thể hiện cụ thể trên file thay cho chữ ký thủ công để minh chứng cho việc soát xét. Để có thể thực hiện đợc công việc trên đòi hỏi Công ty phải chú trọng hoàn thiện thêm về việc sử dụng công nghệ thông tin, xây dựng phần mềm kiểm toán nhằm hỗ trợ cho hoạt động kiểm toán có hiệu quả. Nâng cao hiệu quả của hệ thống công nghệ thông tin cũng là một trong những điều kiện để hoàn thiện thủ tục soát xét.
Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán: Ngời thực hiện phụ trách cuộc kiểm toán bao gồm cả các thành viên của chi nhánh và thành viên của văn phòng Công ty. Trong kế hoạch kiểm toán đã có sự phân công rõ ràng về trách nhiệm của từng cá nhân trong cuộc kiểm toán, vì vậy khi thực hiện kiểm toán cần tuân thủ kế hoạch đã đề ra, các thành viên phải thực hiện đúng trách nhiệm của mình, không phân biệt ngời của văn phòng Công ty hay chi nhánh. Tuỳ vào mỗi cuộc kiểm toán cụ thể mà sự tham gia của thành viên ban giám đốc Công ty vào cuộc kiểm toán có sự khác nhau vì vậy mức độ thực hiện soát xét trong quá trình thực hiện kiểm toán cũng khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung, việc soát xét thờng xuyên sẽ do chủ nhiệm kiểm toán, trởng văn phòng chi nhánh chịu trách nhiệm. Thành viên ban giám đốc phụ trách soát xét chất lợng chỉ hỗ trợ nhóm kiểm toán khi cần thiết và thực hiện soát xét khi kết thúc kiểm toán.
Trong giai đoạn kết thúc kiểm toán: Thành viên ban giám đốc phụ trách chất lợng phải là ngời thực hiện soát xét cuối cùng trong giai đoạn kết thúc kiểm toán. Nếu nh toàn bộ các hồ sơ, giấy tờ làm việc của kiểm toán viên đều đợc thực hiện trên máy tính thì có thể gửi file dữ liệu ra văn phòng để thực hiện soát xét. Nhng nhìn chung, trong thời gian một vài năm tới, việc trên cũng khó có thể thực hiện đ- ợc. Vì vậy, thành viên ban giám đốc phụ trách soát xét chất lợng phải trực tiếp đến chi nhánh để thực hiện việc soát xét.
Ngoài ra, hàng năm, văn phòng Công ty cũng chọn mẫu một số hồ sơ kiểm toán hoàn toàn do chi nhánh thực hiện để soát xét chéo nhằm rút kinh nghiệm cho mùa kiểm toán năm sau.
Chi nhánh mới bắt đầu đi vào hoạt động và các hợp đồng kiểm toán đợc thực hiện cha nhiều, chủ yếu là các khách hàng nhỏ, ít rủi ro nên hiện tại có thể cha cần có quy định đặc biệt về thủ tục soát xét tại Chi nhánh. Song trong thời gian 01 đến 02 năm tới, số lợng khách hàng của Chi nhánh sẽ tăng lên nhanh chóng trong đó chủ
yếu là khách hàng có vốn đầu t nớc ngoài có mô lớn, vì vậy Công ty nên xây dựng và đào tạo về thủ tục soát xét bổ sung cho các nhân viên trong Chi nhánh ngay từ thời điểm này để khi có khách hàng thì các nhân viên đã thuần thục trong việc áp dụng các quy định về thủ tục soát xét.