3. Tỷ suất khả năng sinh lờ
THƯ XÁC NHẬN SỐ DƯ PHẢI THU
Kính gửi: Quý Công ty: ……….
Địa chỉ: ………..
Chi nhánh Công ty TNHH Kiểm toán Mỹ hiện đang tiến hành kiểm toán Báo cáo tài chính của Công ty XYZ cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2009.
Theo yêu cầu của kiểm toán viên, chúng tôi đề nghị Quý Công ty xác nhận số dư công nợ của Công ty XYZ phải thu Quý Công ty tại thời điểm ngày 31/12/2009 là: ………
VNĐ bao gồm:
1. Số tiền phải trả bằng đồng Việt Nam: ………VNĐ 2. Số tiền phải trả bằng ngoại tệ……….(Ghi rõ loại ngoại tệ) Mọi khoản thanh toán sau ngày 31/12/2009 đều không ảnh hưởng đến số dư xác nhận phải thu này.
Đề nghị Quý Công ty gửi trực tiệp thư xác nhận phải thu này theo tên và địa chỉ:
Ông: Trần Văn A – Trợ lý kiểm toán viên Chi nhánh Công ty TNHH Kiểm toán Mỹ
A12, Lô X1 Khu Liên cơ quan Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội Tel: 84-4-37634618 Fax: 84-4-37634617
Kính thư!
Giám đốc
………..
Xác nhận của Ông(bà): ……….
Số dư bằng tiền mà Công ty ABC phải thu của Công ty ……… tại ngày 31/12/2009 là ………..
(Nếu có sai lệch số dư trên, đề nghị Quý Công ty ………ghi chi tiết những sai lệch để các kiểm toán viên của Chúng tôi tiện đối chiếu).
Công ty ………..
Giám đốc
1.3.2.3 Kỹ thuật phỏng vấn
Khi thực hiện thử nghiệm khảo sát đối với hầu hết các khoản mục trên BCTC, KTV thường xuyên sử dụng thủ tục phỏng vấn kế toán trưởng và các nhân viên kế toán. Công ty ABC là khách hàng thường xuyên của Công ty nên KTV không sử dụng bảng câu hỏi đánh giá hệ thống KSNB mà dựa vào đánh giá của cuộc kiểm toán năm trước. Qua phỏng vấn Ban Giám đốc, quy trình KSNB tại Công ty ABC được đánh giá là khá và không có sự thay đổi trong năm nay. Do đó kết quả đánh giá của cuộc kiểm toán năm trước vẫn còn hiệu lực trong năm nay
Đối với Công ty XYZ là khách hàng mới của Công ty, kỹ thuật phỏng vấn được vận dụng đầy đủ. KTV tiến hành lập kế hoạch phỏng vấn với mục đích thu thập hiểu biết ban đầu về hệ thống kiểm soát của Công ty. Đối tượng mà KTV lựa chọn phỏng vấn đầu tiên là Ban Giám đốc, là người nắm rõ nhất tình hình hoạt động của Công ty. Tiếp đó là kế toán trưởng để tìm hiểu kỹ hơn về hệ thống kế toán đang thực hiện tại Công ty. Qua quá trình phỏng vấn, KTV cũng bước đầu làm quen và tạo lòng tin với khách hàng
Trong quá trình phỏng vấn, KTV sử dụng bảng câu hỏi được xây dựng trước nhằm thu thập đươc những thông tin khái quát về khách hàng. Đồng thời, KTV cũng sử dụng hệ thống các câu hỏi “đóng” và câu hỏi “mở” để tìm hiểu chi tiết và đầy đủ hơn các thông tin thu thập. Sau đây là bảng câu hỏi KTV xây dựng để phỏng vấn kế toán trưởng đối với khoản mục phải thu và dự phòng
Bảng 1.18: Tìm hiểu hệ thống KSNB khoản mục phải thu, dự phòng tại Công ty XYZ
STT Các vấn đề cần tìm hiểu Trả lời Tham chiếu
1 Tìm hiểu chung
- Các khách hàng của Công ty, Công ty có khách hàng ổn định không?
- Các loại mặt hàng hoặc dịch vụ mà Công ty cung cấp
- Khách hàng chủ yếu là nội địa và tương đối ổn định
- Sản phẩm cung cấp: các mặt hàng may mặc
- Chính sách bán hàng chung của Công ty? Với những đối tượng nào thì có hợp đồng, đối tượng nào thì không?
- Toàn bộ hàng bán ra Công ty đều ký kết hợp đồng mua bán 2 Các chính sách, thủ tục liên
quan đến công nợ phải thu khách hàng? (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Chính sách bán chịu
- Các thủ tục chứng minh sự phát sinh các khoản công nợ phải thu khách hàng: nhận đơn đặt hàng và phê chuẩn đơn đặt hàng (hợp đồng kinh tế), phát hành hoá đơn, xuất kho và giao hàng
- Các biện pháp thu hồi công nợ - Các thủ tục đánh giá công nợ phải thu khó đòi, lập dự phòng phải thu khó đòi, xoá sổ các khoản nợ không thu hồi được
- Công ty căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, sau đó ký kết hợp đồng, phát hành hoá đơn và tiến hành giao hàng
- Công ty không lập dự phòng phải thu khó đòi
3 Việc theo dõi theo từng đối tượng phải thu trên sổ sách kế toán: có bao nhiêu nhân viên thực hiện, trách nhiệm của từng người
Do kế toán thanh toán thực hiện
4 Việc đối chiếu công nợ được
thực hiện như thế nào Công nợ được đối chiếu vào cuối tháng 5 Việc mở sổ, ghi sổ, khoá sổ để
theo dõi công nợ phải thu khách hàng? Đối chiếu sổ chi tiết và sổ tổng hợp
Khoản phải thu được mở sổ chi tiết theo dõi theo từng khách hàng
1.3.2.4 Kỹ thuật quan sát
Quan sát là phương pháp mà KTV sử dụng để đánh giá thực trạng hoạt đọng của đơn vị được kiểm toán. Sau khi tiến hành phỏng vấn, KTV sẽ tiến hành quan sát quá trình thực hiện và kiểm tra chi tiết các khoản mục nhằm đảm bảo đưa ra được những kết luận chính xác nhất.
Trong quá trình kiểm toán khoản mục HTK của Công ty ABC, KTV phát hiện thấy nhiều vấn đề về hệ thống KSNB. Đồng thời thấy có nhiều sự bất hợp lý trong câu trả lời của thủ kho, vì vậy KTV tiến hành xuống kho quan sát quá trình xuất nhập HTK của Công ty ABC. KTV tiến hành quan sát việc ghi chép, lưu trữ kho và cả quá trình kiểm soát khi ra khỏi xưởng để có sự đánh giá chính xác
Bảng 1.19: Áp dụng kỹ thuật quan sát trong kiểm toán khoản mục HTK
Tên khách hàng: Công ty ABC Tham chiếu:
Năm tài chính: 2009 Người thực hiện:
Nội dung công việc: Quan sát Ngày thực hiện:
- Hàng hoá lưu kho được mã hoá đầy đủ, tuy nhiên có sự chuyên môn hoá trong sản xuất nên nguyên vật liệu được lưu giữ bên cạnh bộ phận sản xuất. Điều này khó khăn trong việc kiểm kê và bảo quản nguyên vật liệu được lưu giữ bên cạnh bộ phận sản xuất. Điều này khó khăn trong việc kiểm kê và bảo quản nguyên vật liệu
- Thủ kho xuất kho nhưng không trực tiếp kiểm tra mà ghi chép dựa trên thông báo của bộ phận yêu cầu, điều này là không đảm bảo cho việc ghi chép chính xác
- Sổ ghi chép không được đánh số trang trước và đóng dấu giáp lai nên khó khăn trong việc kiểm tra của Ban Giám đốc đối với tình hình lưu kho. Dễ xảy ra tình trạng gian lận
- Cuối ngày khi các công nhân ra khỏi xưởng có nhân viên bảo vệ kiểm tra để tránh tình trạng mất mát do gian lận
Đối với Công ty XYZ, kỹ thuật quan sát được áp dụng trong quá trình kiểm toán khoản mục HTK như sau:
Thứ nhất: Tìm hiểu về quá trình nhập hàng. Sau khi thực hiện phỏng vấn kế toán trưởng, kế toán kho, nhân viên phòng vật tư về thủ tục mua hàng và nhập kho, KTV thực hiện quan sát một số nghiệp vụ mua hàng và nhập kho tại đơn vị: Có tờ trình của bộ phận mua hàng không, tờ trình có được Ban Lãnh đạo phê duyệt không? Yêu cầu tham khảo thị trường để có mức giá hợp lý? Có cán bộ am hiểu về hàng hoá đánh giá khi mua và nhập kho không? (đánh giá tính chất lý hoá, đặc tính…); Có mở Thẻ kho, Sổ kho không?
Thứ hai: Tìm hiểu về quá trình xuất hàng. Quan sát nghiệp vụ xuất hàng có tờ trình, lệnh xuất không? Lệnh xuất có được lãnh đạo phê duyệt không?
Thứ ba: Quan sát quy trình luân chuyển chứng từ theo dõi HTK có tuân theo quy định Nhà nước không? Xem xét đơn vị có hồ sơ riêng đối với chứng từ HTK mà đơn vị tự thiết kế không?
Thứ tư: Quan sát quá trình bảo quản HTK. Xem xét quy trình bảo quản và bảo vệ hàng hoá, vật tư tại các kho tàng, bến bãi, đại lý,….
Thứ năm: Hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán. Quan sát Công ty XYZ có mở và lưu trữ sổ sách, chứng từ theo đúng quy định không? Có được đối chiếu thường xuyên giữa kế toán vật tư và thủ kho không? Có hệ thống Thẻ kho, Sổ kho không?
Qua quan sát, KTV đánh giá hoạt động kiểm soát của Công ty XYZ đối với khoản mục HTK được thực hiện khá nghiêm túc, thủ tục luân chuyển chứng từ được áp dụng theo quy định Nhà nước và HTK được bảo quản đạt tiêu chuẩn.
1.3.2.5 Kỹ thuật phân tích (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trong giai đoạn Thực hiện kiểm toán, kỹ thuật phân tích được kết hợp với trắc nghiệm trực tiếp số dư để thu thập bằng chứng. Công ty TNHH Kiểm toán Mỹ chi nhánh Hà Nội tiến hành xây dựng mô hình phân tích, thu thập dữ liệu tài chính và nghiệp vụ độc lập với phòng kế toán, ước tính giá trị và so sánh với giá trị ghi sổ của khoản mục cần phân tích. Nếu giá trị ước tính của KTV và giá trị ghi sổ có chênh lệch lớn, có biến động bất thường thì KTV thực hiện kiểm tra chi tiết số dư để phát hiện gian lận và sai sót trọng yếu.
Bảng1.20là ước tính của KTV về giá trị phân bổ công cụ - dụng cụ của Công ty ABC để đối chiếu với giá trị ghi sổ. Để đảm bảo tính độc lập của số liệu, KTV không sử dụng số liệu do phòng kế toán cung cấp mà yêu cầu các phòng, bộ phận liên quan cung cấp thông tin. Cụ thể: giá trị máy tính và màn hình mua mới, KTV lấy từ bộ phận mua hàng (phòng cung ứng) kết hợp với biên bản kiểm kê công cụ - dụng cụ cuối năm; thời gian phân bổ do KTV căn cứ vào tình trạng hiện tại của tài sản để đưa ra số thời gian phân bổ phù hợp.
Bảng 1.20: Ước tính phân bổ lại công cụ - dụng cụ tại Công ty ABC
Ngày
tháng Nội dung Số tiền
Số khách hàng Thời gian phân bổ Thời gian ước tính của KTV Số tháng phân bổ Giá trị phân bổ/tháng Giá trị phân bổ trong năm Giá trị còn lại phân bổ 07/03 Mua máy vi tính 7.092.000 24 10 295.500 2.955.000 4.137.000 29/10 Mua 04 máy VT + 03 màn hình 43.000.000 24 2 1.791.667 3.583.000 39.416.667 31/10 Mua 03 máy tính 25.500.000 24 2 1.062.500 2.125.000 23.375.000 31/10 Mua 03 máy tính, 02 máy in, 02 màn hình 35.732.000 24 2 1.488.833 2.977.667 32.754.333 11/11 Mua linh kiện
máy tính 7.181.000 24 2 299.208 538.575 6.642.425 11/11 Mua linh kiện
máy tính 6.000.000 24 2 250.000 450.000 5.550.000 25/12 Mua linh kiện
máy tính
7.101.905 24 - 295.913 - 7.101.905
25/12 Mua linh kiện máy tính
6.200.000 24 - 258.333 - 6.200.000
Qua rà soát và kiểm tra tài liệu, phỏng vấn Kế toán trưởng và kế toán HTK thì biết được trong năm Công ty ABC đã phân bổ giá trị công cụ - dụng cụ vào Chi phí quản lý là 196.056.134 VNĐ. Tuy nhiên, theo ước tính của KTV thì giá trị phân bổ công cụ - dụng cụ trong năm là 76.304.908 VNĐ (giá trị phân bổ KTV trong năm (12.629.575 VNĐ) + giá trị phân bổ đầu kỳ (63.675.333 VNĐ)). KTV đưa ra bút toán điều chỉnh và đề nghị một số thiết bị văn phòng là hệ thống máy tính cần được phân bổ lại theo bảng tính trên
- Số đơn vị đã trích vào Chi phí quản lý trong năm: 196.056.134
- Số ước tính của KTV 76.304.908
- Chênh lệch trích thừa vào chi phí 119.751.226 - Bút toán trình bày lại giá trị công cụ xuất dùng còn lại:
Nợ TK 142: 5.426.105 Có TK 153: 5.426.105 - Bút toán đề nghị điều chỉnh giảm chi phí:
Nợ TK 242: 119.751.226 Có TK 421: 119.751.226
Trong giai đoạn Thực hiện kiểm toán Công ty XYZ, KTV vận dụng thủ tục phân tích để ước tính doanh thu dựa vào tờ khai thuế của đơn vị (Bảng1.21). Đồng thời, phân tích xu hướng biến động doanh thu giữa các tháng, xác định các biến động bất thường làm cơ sở kiểm tra chi tiết. Qua đối chiếu giữa sổ chi tiết, Bảng cân đối số phát sinh, BCKQKD với tờ khai thuế hàng tháng có sự chênh lệch là 4.130.478.870 VNĐ. KTV thực hiện phỏng vấn Kế toán trưởng, kế toán viên và rà soát số liệu, kiểm tra tờ khai thuế cuối năm trước để tìm hiểu nguyên nhân. Đồng thời KTV nhận thấy doanh thu có thuế suất VAT đầu ra 0% giảm mạnh trong tháng 11, tháng 12; doanh thu có thuế suất VAT 10% tăng mạnh vào tháng 9 và tháng 12. KTV vận dụng kỹ thuật phỏng vấn và kiểm tra tài liệu để xác định nguyên nhân.
Bảng 1.21: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty XYZ
Tên khách hàng: Công ty XYZ Tham chiếu:
Năm tài chính: 2009 Người thực hiện:
Nội dung công việc: Doanh thu theo tờ khai VAT Ngày thực hiện:
Tháng 0% 5% 10% Điều chỉnh
tăng Cộng
Đối chiếu với sổ
chi tiết Chênh lệch
1 - - - 4.776.862.944 4.776.862.944 2 4.458.380.649 - 92.727.273 8.568.424.064 13.119.531.986 4.458.380.649 (8.661.151.337) 3 4.426.661.568 - - - 4.426.661.568 4.426.661.568 - 4 4.992.173.760 - - - 4.992.173.760 4.992.173.760 - 5 5.043.867.024 - 92.727.273 - 5.136.594.297 5.136.594.297 - 6 4.469.550.624 - 30.558.574 - 4.500.109.198 4.500.109.198 - 7 5.428.208.016 236.190.477 - - 5.664.398.493 5.428.208.016 236.190.477 8 6.750.404.976 - 56.686.545 - 6.807.091.521 6.807.091.521 - 9 5.585.147.904 - 318.436.445 17.932.980 5.921.517.329 5.921.517.329 - 10 5.674.110.624 - 19.756.935 - 5.693.867.559 5.693.867.559 - 11 3.323.534.016 - 52.904.304 - 3.376.438.320 3.376.438.320 - 12 3.038.622.384 - 275.962.361 - 3.314.584.745 - - Tổng cộng 30.620.108.993 236.190.477 939.759.710 8.586.357.044 62.952.968.776 58.822.489.906 (4.130.478.870)
1.3.2.6 Kỹ thuật tính toán
Tính toán là quá trình KTV kiểm tra tính chính xác về mặt số học trong việc tính toán và ghi sổ. Đây là kỹ thuật đơn giản, được sử dụng nhiều nhất khi kiểm tra chi tiết các khoản mục bao gồm các công việc: Cộng dồn số dư, số phát sinh tăng, giảm theo tháng, quý của từng tài khoản theo đối ứng nợ, có để xác định số dư cuối kỳ. Sau đó tiến hành tối chiếu kết quả do KTV thực hiện với kết quả do kế toán khách hàng thực hiện để phát hiện chênh lệch (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kỹ thuật tính toán áp dụng đối với hai Công ty ABC và XYZ không có sự khác biệt rõ rệt. Kỹ thuật này được sử dụng kết hợp với các kỹ thuật khác nhằm đánh giá tính chính xác số học trong việc tính toán và ghi sổ
Khi đánh giá công nợ có gốc ngoại tệ của Công ty ABC, KTV đã thực hiện tính toán lại như sau:
Bảng 1.22: Đánh giá công nợ có gốc ngoại tệ của Công ty ABC
Tên khách hàng: Công ty ABC Tham chiếu:
Năm tài chính: 2009 Người thực hiện:
Nội dung công việc: Đánh giá công nợ gốc ngoại tệ Ngày thực hiện:
STT Khách hàng
Số dư trên sổ sách tại 31/12/2009 Đánh giá lại theo tỷ giá 17.941
Nguyên tệ USD Tỷ giá hạch toán VNĐ Tỷ giá Chênh lệch Thành tiền 1 Công ty A 164.822,5 17.941 2.957.080.473 17.941 - - 2 Công ty B 134.506,1 17.113 2.301.803.403 17.941 828 111.371.075,6 3 Công ty C 8.488,15 17.941 152.285.899,2 17.941 - - Bút toán điều chỉnh: Nợ TK 131: 111.371.075,6 Có TK 515: 111.371.075,6
Khi tiến hành kiểm toán khoản mục doanh thu tại Công ty XYZ, KTV tiến hành đối chiếu số liệu tổng cộng trên các sổ chi tiết TK 511 (chi tiết theo từng khách hàng) với số liệu trên sổ cái TK 511, với số liệu trên BCKQKD, thấy khớp đúng, không có sự chênh lệch nào
Bảng 1.23: Tổng hợp doanh thu theo từng đối tượng khách hàng tại Công ty XYZ TK 5111 5112 Cộng Tháng 1 2.090.322.345 102.562.350 2.192.884.695 Tháng 2 1.405.516.750 30.054.820 1.435.571.570 Tháng 3 1.797.942.325 38.594.300 1.836.536.625 Tháng 4 2.052.590.900 120.223.010 2.172.813.910 Tháng 5 2.437.265.562 63.704.870 2.500.970.432 Tháng 6 3.802.217.662 85.198.080 3.887.415.742 Tháng 7 2.557.766.780 85.856.660 2.643.623.440 Tháng 8 2.098.260.268 108.537.260 2.206.797.528 Tháng 9 3.227.562.961 224.107.640 3.451.670.601 Tháng 10 2.075.086.907 327.180.795 2.402.267.702 Tháng 11 2.513.763.947 219.585.415 2.733.449.362 Tháng 12 3.220.522.990 312.910.762 3.533.433.752 Cộng 28.901.493.031 1.718.615.962 30.620.108.993 % 95,91 4,09 100,0
KTV kiểm tra sự phân loại doanh thu theo thuế suất: tại đơn vị doanh thu được chia thành: doanh thu với thuế suất 0%, doanh thu với thuế suất giá trị gia tăng đầu ra