I. Những vấn đề chung:
2. Chi phí nhân công trực tiếp:
2.5. Quy trình kế toán: 1111 6222
1111 6222 154 42.130.100 344.015.562 Trợ cấp nghỉ việc Kết chuyển CP NCTT 3341 255.117.000 Chi phí tiền lương 3382 5.102.340 Trích KPCĐ Lương T9/10 3383 5.102.340 Trích BHXH bổ sung Lương T9/10 32.790.432 Trích BHXH Lương T10/10 3384 36
52.851
Trích BHYT bổ sung Lương T9/10 6.539.121 Trích BHYT Lương T10/10 3389 23.944 Trích BHTN bổ sung Lương T9/10 2.049.402 Trích BHTN Lương T10/10 2.6. Ví dụ minh họa: Chứng từ
Diễn giải Đ. ứngTK Số tiền
LCTG Số CT Ngày CT P/s Nợ P/s Có 1 2 3 4 5 6 7 * Số dư đầu kỳ PC 95/10 21/10/2010 Trợ cấp nghỉ việc theo quyết định số 1276- Làn 1111 42.130.100
CTGS 17/10 31/10/2010 Phân bổ tiền lương T10/2010 – Đội ĐRCN 3341 255.117.000 CTGS 18/10 31/10/2010 Trích 2% KPCĐ – Lương T9/2010 – Đội ĐRCN 3382 5.102.340 CTGS 23/10 31/10/2010 Trích BHXH 16% BS Tháng 09/2010 – Đội ĐRCN 3383 210.372 CTGS 23/10 31/10/2010 Trích BHTN 1% BS Tháng 09/2010 – Đội ĐRCN 3389 23.944 CTGS 23/10 31/10/2010 Trích BHYT 3% BS Tháng 09/2010 – Đội ĐRCN 3384 52.851
CTGS 30/10 31/10/2010 Trích BHXH 16% Tháng 10/2010 – Đội ĐRCN 3383 32.790.432 CTGS 31/10 31/10/2010 Trích BHYT 3% BS Tháng 09/2010 – Đội ĐRCN 3384 6.539.121 CTGS 32/10 31/10/2010 Trích BHXH 1% BS Tháng 09/2010 – Đội ĐRCN 3389 2.049.402
MKC KC/T10 31/10/2010 Kết chuyển số dư Nợ tài khoản [ 6222]
154 344.015.562
* Số dư cuối kỳ
Tổng cộng 344.015.562 344.015.562 3. Chi phí sản xuất chung:
3.1. Phân loại:
Chi phí sản xuất chung là những khoản chi phí phát sinh trong quá trình tạo nên dịch vụ cho khách hàng (ngoài chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp), tại Đội ĐRCN bao gồm:
− Chi phí phải trả công nhân viên quản lý đội: bao gồm các khoản lương, phụ cấp, các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) của nhân viên quản lý đội, họ không tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất nhưng phục vụ cho quá trình sản xuất được liên tục, hoàn thành kế hoạch. Tiền lương của bộ phận quản lý đội được hưởng theo công nhật thực tế.
− Chi phí nguyên vật liệu: bao gồm các khoản tiền xăng, dầu phục vụ công tác cho Đội ĐRCN, Lệ phí xăng dầu (khoản tiền phải chịu khi mua nhiên liệu theo quy định của nhà nước: mỗi lít nhiên liệu chịu 500 đồng lệ phí), mực in sử dụng cho máy vi tính, nguyên vật liệu như mỡ bôi trơn Sinnopec NO3, mỡ chịu nhiệt EP. NO3, dầu thắng,… sử dụng để sửa chữa thường xuyên, bảo dưỡng xe trong kỳ. − Chi phí khấu hao tài sản cố định: bao gồm các phương tiện vận tải và nhà xưởng
sử dụng cho bộ phận quản lý đội.
Tài sản cố định được khấu hao theo phương pháp đường thẳng để trừ dần nguyên giá tài sản cố định theo thời gian hữu dụng ước tính, phù hợp với hướng dẫn theo Thông tư 203/2009/TT-BTC ngày 20 tháng 9 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
Số năm khấu hao của các nhóm tài sản cố định như sau: Nhóm Tài sản cố định Số năm khấu hao Nhà cửa, vật kiến trúc 5 – 25
Máy móc và thiết bị 6 – 10
Phương tiện vận tải truyền dẫn 6 – 10 Thiết bị, dụng cụ quản lý 3 – 5 38
− Chi phí dịch vụ mua ngoài: là những chi phí dịch vụ, lao vụ mua ngoài về phục vụ cho bộ phận quản lý đội như tiền điện thoại, tiền gửi xe, vá vỏ, bảo hiểm trách nhiệm dân sự, tiền lệ phí đăng kiểm xe, vật tư sửa chữa thường xuyên, chi phí gia công, thuê ngoài sửa chữa, trích trước chi phí sửa chữa lớn,…
− Chi phí bằng tiền khác: bao gồm các khoản chi không nằm trong các tài khoản ở trên, như tiền ăn giữa ca, cơm trưa, tiền ngủ đêm của lái xe.
3.2. Chứng từ và lưu chuyển chứng từ:
− Chi phí phải trả công nhân viên quản lý đội:
• Chứng từ: Bảng thanh toán tiền lương, phân bổ tiền lương, chứng từ ghi sổ.
Cách tính lương đối với bộ phận gián tiếp: Tiền lương cán bộ
quản lý đội =
Lương công việc
x số ngày công thực tế + Phụ cấp 26
• Lưu chuyển chứng từ: tương tự như TK 6222 − Chi phí nguyên vật liệu:
• Chứng từ: Phiếu chi, chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết nguyên nhiên liệu,... • Lưu chuyển chứng từ: hàng tháng kế toán vật tư dựa vào hóa đơn nhiên
liệu, phiếu nhập kho, bảng kê xuất kho vật tư từ phòng Kỹ thuật – vật tư chuyển xuống để lập sổ theo dõi chi tiết vật tư và chứng từ ghi sổ cho chi phí nguyên vật liệu sử dụng trong kỳ.
− Chi phí khấu hao tài sản cố định:
• Chứng từ: báo cáo trích khấu hao, bảng trích khấu hao, chứng từ ghi sổ. • Lưu chuyển chứng từ: Hàng tháng, kế toán tài sản theo dõi tình hình
tăng giảm tài sản, lập báo cáo trích khấu hao và bảng trích khấu hao tài sản theo từng đối tượng sử dụng và chuyển cho kế toán tổng hợp để lập chứng từ ghi sổ chi phí khấu hao tài sản trong kỳ.
− Chi phí dịch vụ mua ngoài:
• Chứng từ: phiếu chi, chứng từ ghi sổ, hóa đơn, bảng phân bổ chi tiết tài khoản 1421, biên bản sự cố, giấy đề nghị sửa chữa, giấy đề nghị cung ứng vật tư, giấy đề nghị thanh toán, báo cáo nhập – xuất – tồn vật tư,…
• Lưu chuyển chứng từ:
Đối với chi phí sửa chữa thường xuyên: là những chi phí phát sinh liên quan đến bảo dưỡng, sửa chữa nhỏ (tiểu tu) để đảm bảo duy trì sự hoạt động thường xuyên của phương tiện vận tải cũng như đảm bảo tuổi thọ của phương tiện trong quá trình vận doanh như vật tư, phụ tùng, mỡ, nhớt, chi phí nhân công sửa chữa. Lái xe và đội trưởng sẽ khi phương tiện có hư hỏng nhỏ, sẽ làm biên bản sự cố và giấy đề nghị sửa chữa để phòng Kỹ thuật – vật tư và phó Tổng Giám đốc Vận tải duyệt sửa chữa. Sau đó, chuyển xuống Xưởng sửa chữa để lập phiếu xuất kho (với vật tư có sẵn trong kho) hoặc giấy đề nghị cung ứng
vật tư (nếu trong kho không có). Phòng kỹ thuật – vật tư chịu trách nhiệm cung ứng vật tư kịp thời để sửa chữa phương tiện. Xưởng sửa chữa nhận vật tư từ kho và tiến hành sửa chữa. Khi kết thúc sửa chữa sẽ cố biên bản nghiệm thu phương tiện.Tất cả các chứng từ sẽ được tập hợp về phòng kế toán để lập phiếu chi thanh toán chi phí sửa chữa trong tháng.
Đối với chi phí sửa chữa lớn (đại tu): chi phí này phát sinh khá thường xuyên vì đa số các phương tiện của đội ĐRCN đều cũ kỹ, lạc hậu, vì vậy công ty sắp xếp sửa chữa đều trong các tháng để tránh tình trạng thiếu xe phục vụ vận doanh, thời gian sửa chữa khá dài và chi phí phát sinh lớn. Hàng tháng kế toán căn cứ vào kế hoạch sửa chữa lớn đã được duyệt tiến hành trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ nhằm tránh biến động lớn về giá thành. Khi thực tế sửa chữa lớn, (quy trình tương tự đối với sửa chữa thường xuyên) kế toán lập chứng từ ghi sổ để tập hợp chứng từ, hoàn nhập hoặc trích thêm chi phí sửa chữa lớn.
Đối với các chi phí như tiền điện thoại, tiền lệ phí đăng kiểm xe, tiền gửi xe, … thì sau khi có hóa đơn thì kế toán sẽ lập phiếu chi ghi nhận trực tiếp vào chi phí thực tế phát sinh trong kỳ.
Đối với chi phí trả trước như bảo hiểm kế tóan tổng hợp sẽ dựa vào bảng phân bổ tài khoản 1421 để lập chứng từ ghi sổ ghi nhận chi phí phát sinh trong kỳ.
− Chi phí bằng tiền khác:
• Chứng từ: hóa đơn, chứng từ ghi sổ, giấy đề nghị thanh toán,…
• Lưu chuyển chứng từ: Khi có phát sinh chi phí, kế toán tập hợp đầy đủ chứng từ để lập phiếu chi ghi nhận chi phí trong kỳ, đối với tiền ngủ đêm và ăn trưa, nếu thanh toán ngay trong kỳ kế toán thì lập phiếu chi, nếu sang tháng sau mới thanh toán thì kế toán lập chứng từ ghi sổ ghi nhận chi phí vào tài khoản 3353 - trích trước chi phí để sang tháng sau lập phiếu chi thanh toán.
3.3. Tài khoản sử dụng:
Chi phí sản xuất chung sử dụng tài khoản 627 để hạch toán, các tài khoản cụ thể:
− Tài khoản 62712 – Chi phí phải trả công nhân viên Đội ĐRCN. − Tài khoản 62722 – Chi phí nguyên vật liệu Đội ĐRCN.
− Tài khoản 62742 – Chi phí khấu hao tài sản cố định Đội ĐRCN. − Tài khoản 62772 – Chi phí dịch vụ mua ngoài Đội ĐRCN. − Tài khoản 62782 – Chi phí bằng tiền khác Đội ĐRCN.
3.4. Sổ sách kế toán:
− Sổ chi tiết tài khoản 62712. − Sổ chi tiết tài khoản 62722. − Sổ chi tiết tài khoản 62742. − Sổ chi tiết tài khoản 62772. − Sổ chi tiết tài khoản 62782.