I. Khái quát về chi nhánh công ty xuất nhập khẩu và hợp tác đầu t
3.Cơ cấu tổ chức của bộ máy kinh doanh
B. bộ máy quản lý
* Sơ đồ bộ máy quản lý:
Là một trong mời bốn đơn vị trực thuộc tổng công ty hợp tác và đầu t giao thông vận tải. TRACIMEXCO Hà nội đợc thành lập theo quyết định số 908QĐ/ TCCB-LĐ ký ngày 15 tháng 04 năm 1997. Trong quyết định có ghi rõ nh sau : chi nhánh TRACIMEXCO Hà nộI do Giám đốc lãnh đạo, có một số Phó Giám đốc và Tổ trởng kế toán giúp việc.
Tổ chức hoạt động cụ thể đợc giao cho Tổng giám đốc công ty TRACIMEXCO quy định.
Sau đây là sơ đồ bộ máy quản lý của chi nhánh công ty TRACIMEXCO Hà nội :
* Chức năng và nhIệm vụ của bộ máy quản lý
Ban giám đốc gồm có giám đốc và ba phó giám đốc
+ Giám đốc : là ngời lãnh đạo cao nhất và chịu trách nhiệm chung toàn doanh nghiệp. Thực hiện việc phân công, phân cấp tới các phòng ban chức năng và giám sát mọi hoạt động của doanh nghiệp. Giám đốc có quyền quyết định cao nhất trong các cấp quản trị dới quyền, có trách nhiệm giúp việc và tuân thủ nghiêm ngặt mọi chỉ đạo ở cấp cao hơn
+ Phó giám đốc : có nhiệm vụ hỗ trợ giám đốc trong các công việc tổ chức, kinh doanh. GIám đốc Phó gIám đốc Phòng hành chính tổ chức Phòng kế toán Phòng vận tảI và gIao nhậnhàng hoá Trung tâm dịch vụ th- ơng mạI và vận tảI
Trung tâm kInh doanh và xuất nhập khẩu dịch vụ Phòng kInh doanh xuất nhập khẩu
- Phòng hành chính :
Chịu trách nhiệm quản lý, đìêu hành toàn bộ công tác hành chính, văn phòng, công tác tổ chức lao động tiền lơng của chi nhánh. Tham mu cho giám đốc trong công tác đề bạt, bồi dỡng phát triển cán bộ, phân phôí và lu trữ công văn giấy tờ, đánh máy, In tài liệu, liên lạc kịp thời giữ bí mật, phục vụ đối nội. Quản lý chỉ đạo nghiệp vụ các mặt tổ chức cán bộ nhân sự lao động tiền lơng, đào tạo thanh tra pháp chế,khen thởng kỷ luật. Nhiệm vụ cụ thể của phòng là : tổng hợp điều hoà các hoạt động chung của công ty, tiếp nhận và phân phối công văn giấy tờ, truyền đạt các chỉ thị mệnh lệnh ,phục vụ phơng tiện và các điều kiện hoạt động của lãnh đạo và các phòng ban, quan hệ với địa phơng sở tại giám sát thi hành khen thởng ,kỷ luật ,an ninh trong công ty
- Phòng tài chính kế toán :
Tổ chức hạch toán kinh doanh, đảm bảo cân bằng thu chi, lập hệ thống sổ sách theo dõi tình hình và sự biến động của tài sản nguồn vốn, kết qủa hoạt động kinh doanh. Lập các báo cáo kế toán phân tích và dự toán tình hình tài chính, tham mu cho giám đốc đa ra những quyết định kinh doanh kịp thời đúng đắn. phòng có chức năng tham mu quản lý chỉ đạo nhiệm vụ và trực tiếp làm công tác tài chính kế toán thống kê của chi nhánh, tham mu cho ban lãnh đạo và theo dõi thực hiện các qui chế về quản lý kinh tế tài chính. Quyết toán và phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh, xử lý các tồn tại về mặt tài chính. Phòng có nhiệm vụ phân phối và điều hoà vốn vay phục vụ công việc kinh doanh của chi nhánh, lập kế hoạch và hớng dẫn thực hiện kế hoạch thu chi tài chính, làm thủ tục xin cấp vốn và phân bổ vốn đợc cấp. Cùng với các phòng có liên quan có nhiệm vụ phân phối các quĩ khen thởng hàng năm và đột xuất của chi nhánh. - Phòng vận tải hàng hoá và giao nhận :
Quản lý và thực hiện toàn bộ công tác vận tải hàng hoá, làm thủ tục xuất nhập khẩu. Tiếp thị và mở rộng bạn hàng trong công tác vận tải và giao nhận hàng hoá nội địa và quốc tế.
Là trung tâm kinh doanh của chi nhánh có văn phòng đại diện tại Hải phòng, sản xuất kinh doanh theo uỷ quyền của giám đốc chi nhánh với mọi chức năng nghành nghề đợc giao.
- Trung tâm kinh doanh xuất nhập khẩu và dịch vụ :
Thực hiện toàn bộ công tác kinh doanh xuất nhập khẩu và dịch vụ theo uỷ quyền của giám đốc chi nhánh và thực hiện theo cơ chế khoán.
- Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu :
- Giúp giám đốc thiết kế các hợp đồng ngoại thơng, lập các chứng từ xuất nhập khẩu, trực tiếp theo dõi kinh doanh hàng hoá xuất nhập khẩu. có chức năng tham mu cho lãnh đạo chi nhánh về quản lý nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu và thị trờng. Xây dựng các kế hoạch về xuất nhập khẩu. Nhiệm vụ của phòng là theo dõi tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch. Khi chi nhánh thực hiện xuất nhập khẩu thì phòng phải lo các thủ tục, giấy phép xuất nhập khẩu. Trong ký kết các hợp đồng thì có nhiệm vụ tham mu cho ban lãnh đạo. Phòng trực tiếp quản lý các mặt hàng dự trữ, nghiên cứu cứu tìm biện pháp bán hàng ứ đọng.