1. Khái niệm :
Để hạch toán vật liệu nói riêng và các loại hàng tồn kho khác nói chung , kế toán áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên . Hàng tồn kho của xí nghiệp là Tài sản lu động của xí nghiệp tồn tại dới hình thái vật chất , bao gồm nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ , sản phẩm dở dang ,thành phẩm , hàng hoá . Những thứ này có thể do xí nghiệp mua ngoài hay tự sản xuất và đợc dùng để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh hay thực hiện việc cung cấp lao vụ hay dịch vụ
Phơng pháp kê khai thờng xuyên ( Perpetual inventory method )là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có , biến động tăng , giảm hàng tồn kho một cách thờng xuyên , liên tục trên các Tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho . Phơng pháp này đợc sử dụng phổ biến hiện nay ở nớc ta vì những tiện ích của nó
* Ưu điểm :
Phơng pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời , cập nhật . Tại mọi thời điểm kế toán cũng có thể xác định đợc lợng nhập , xuất , tồn kho từng loại hàng tồn nói chung và nguyên vật liệu nói riêng
* Nhợc điểm :
Tuy nhiên đối với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t , hàng hoá có giá trị thấp thờng xuyên xuất dùng mà áp dụng phơng pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức .
2. Phơng pháp hạch toán tình hình biến dộng tăng giảm vật liệu theo phơng pháp KKTX: KKTX:
* Tài khoản kế toán sử dụng :
- Tk 152 . có 6 Tk cấp II
- TK 153 có 3 Tk cấp II
- TK 151
- TK 111,112,331,621,627,642 và các TK liên quan khácấc.2 * Sổ kế toán sử dụng :
- Sổ cái TK 152 và các sổ cái liên quan
Báo cáo kế toán tổng hợp Sinh viên : Lê Thi Mỹ Lê - K45
- Bảng tính giá thực tế vật liệu và công cụ , dụng cụ
- Bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ
a. Hạch toán tình hình biến động tăng vật liệu và công cụ dụng cụ
• TRờng hợp mua ngoài , hàng hoá và hoá đơn cùng về : Căn cứ vào hoá đơn mua hàng , biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho kế toán ghi :
Nợ TK 152,153 : Tổng giá thanh toán
Có TK 111,112,331 : Tổng giá thanh toán
• Chi phí thu mua Vật liệu và công cụ dụng cụ ( vận chuyển , bốc dỡn m hao hụt trong định mức , phí bảo hiểm .. v. .v.)
Nợ Tk 152,153,
Có TK 111,112,331 • Trờng hợp hàng về cha có hoá đơn :
Kế toán lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “ hàng cha có hoá đơn ” . Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thờng , còn nếu cuối tháng hoá đơn vẫn cha về thì ghi sổ theo gía tạm tính bằng bút toán :
Nợ TK 152 ( chi tiết Vật liệu ) Có TK 331: Giá tạm tính
Sang tháng sau ,khi có hoá đơn về kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong 3 cách sau :
- Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ , rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thờng
- Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ ( nếu giá tạm tính > giá thực tế ) hoặc bằng bút toán thờng ( nếu giá thực tế > giá tạm tính )
- Cách 3 : Dùng bút toán đảo ngợc để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi , ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng nh bình thờng
Ngoài ra nếu cuối tháng hoá đơn vẫn cha về thì giá trị ghi sổ theo giá tạm tính còn có thể ghi nh sau :
Nợ TK 152 ( chi tiết Vật liệu ) : Giá mua tạm tính
Có TK 331 : Tổng giá thanh toán theo giá tạm tính • Trờng hợp hoá đơn về nhng hàng cha về :
Kế toán lu hoá đơn vào tập hồ sơ “ hàng mua đang đi đờng ” . Nếu trong tháng ,hàng về thì ghi sổ bình thờng , còn nếu cuối tháng vẫn cha về thì ghi :
Nợ TK 152 : Trị giá hàng mua theo hoá đơn
Báo cáo kế toán tổng hợp Sinh viên : Lê Thi Mỹ Lê - K45 Sang tháng sau , khi hàng về ghi :
Nợ TK 152, 153
Nợ TK 621,627,641,642 Có TK 151
• Trờng hợp hàng thừa so với hoá đơn :
Về nguyên tắc , khi phát hiện thừa , phải làm văn bản báo cho bên liên quan biết để cùng xử lý . Phơng pháp ghi chép hàng thừa nh sau :
- Nếu nhập toàn bộ :
Nợ TK 152,153 : Trị giá toàn bộ lô hàng
Có TK 111,112,331 : Trị giá thanh toán theo hoá đơn Có TK 3381 : Trị giá hàng thừa
Căn cứ vào quyết định xử lý , kế toán ghi : + Nếu trả lại ngời bán :
Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa đã xử lý Có TK 152,153 : Trả lại số thừa + Nếu đồng ý mua tiếp số thừa :
Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa
Có TK 331 : Tổng giá thanh toán số hàng thừa + Nếu thừa không rõ nguyên nhân , ghi tăng thu nhập khác :
Nợ TK 8831 : Trị giá hàng thừa
Có TK 711 : Số hàng thừa không rõ nguyên nhân • Nếu nhập theo số hoá đơn :
Ghi nhận số nhập theo hóa đơn . Số thừa coi nh giữ hộ ngời bán và ghi Nợ TK 002 . Khi xử lý số thừa ghi Có TK 002 .Đồng thời ,căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán nh sau :
- Nếu đồng ý mua tiếp số thừa :
Nợ TK 152,153 : Trị giá hàng thừa
Có Tk 111,112,331 : Trị giá hàng thừa
- Nếu thừa không rõ nguyên nhân , ghi tăng thu nhập khác : Nợ TK 152,153 : Trị giá hàng thừa
Có Tk 711: Số thừa không rõ nguyên nhân • Trờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn :
- Nếu cha rõ nguyên nhân kế toán ghi :
Báo cáo kế toán tổng hợp Sinh viên : Lê Thi Mỹ Lê - K45 Nợ TK 1381 : Trị giá số thiếu
Có Tk 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn
- Khi xử lý :
+ Nếu ngời bán giao tiếp số hàng thiếu : Nợ TK 152,153 : Trị giá hàng thiếu
Có TK 1381 : Xử lý số thiếu + Nếu ngời bán không còn hàng
Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả ngời bán Có TK 1381 : Xử lý số thiếu
+ Nếu cá nhân làm mất phải bồi thờng :
Nợ TK 1388,334: Cá nhân phải bồi thờng Có TK 1381 : Xử lý số thiếu
+ Nếu không rõ nguyên nhân : Nợ TK 811: Số thiếu
Có TK 1381 : Xử lý số thiếu
• Khi hàng về bị thíêu so với hoá đơn mà xác định đợc nguyên nhân và xử lý ngay kế toán ghi
- Nếu cá nhân phải bồi thờng :
Nợ TK 152,153 : Trị giá hàng thực nhập Nợ TK 1388 : Cá nhân phải bồi thờng
Có Tk 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn
- Nếu quyết định tính vào chi phí khác
Nợ TK 152,153 : Trị giá hàng thực nhập Nợ TK 811 : Số thiếu
Có Tk 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn • Nguyên Vật liệu và công cụ dụng cụ phát hiện thừa khi kiểm kê
- Đã xác định đợc nguyên nhân thì căn cứ nguyên nhân thừa để ghi sổ . Nếu quyết định xử lý ngay thì ghi:
Nợ TK 152,153
Có Tk 621,627,642,711
Báo cáo kế toán tổng hợp Sinh viên : Lê Thi Mỹ Lê - K45 Nợ TK 152,153 Có Tk 3381 - Khi có quyết định xử lý : Nợ TK 3381 Có Tk 621,627,642,711
Nếu xác định Vật liệu và công cụ dụng cụ không phải của xí nghiệp thì ghi vào bên nợ của TK 002 “Vật liệu và công cụ dụng cụ nhận giữ hộ , gia công hộ ”. Khi trả laị Vật liệu và công cụ dụng cụ cho đơn vị khác thì ghi vào bên có TK 002.
b. Hạch toán tình hình biến động giảm vật liệu và công cụ dụng cụ
• Xuất dùng cho sản xuất kinh doanh Nợ TK 621,627,642,241
Có Tk 152
• Phản ánh trị giá khoản chiết khấu thơng mại , giảm giá đợc hởng khi mua hàng hoặc hàng mua bị trả lại do kém phẩm chất , không đúng quy cách theo hợp đồng
Nợ TK 111,112,331 Có Tk 152
• Phản ánh chiết khấu thanh toán đợc hởng khi mua hàng : Nợ TK 111,112,331
Có Tk 515
• Nguyên Vật liệu và công cụ dụng cụ thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê :
Mọi trờng hợp Vật liệu và công cụ dụng cụ thiếu hụt mất mát trong kho hoặc tại nơi quản lý , bảo quản cần tìm nguyên nhân và xác định ngời chịu trách nhiệm
- Nếu hao hụt trong định mức thì tính vào chi phí quản lý xí nghiệp : Nợ TK 642
Có Tk 152
- Nếu phát hiện rõ nguyên nhân , căn cứ vào biên bản kiểm kê và quyết định của các cấp có thẩm quyền , kế toán ghi :
Nợ TK 111 : Số bồi thờng Nợ TK 1388 : Số phải bồi thờng
Nợ TK 334 : Khấu trừ vào lơng của CNV Nợ TK 642 : Tính vào giá vốn hàng bán
Báo cáo kế toán tổng hợp Sinh viên : Lê Thi Mỹ Lê - K45
- Nếu số hao hụt cha xác định đợc rõ nguyên nhân phải chờ xử lý ,căn cứ vào giá trị hao hụt , kế toán ghi :
Nợ TK 1381 Có Tk 152 + Khi có quyết định xử lý , ghi :
Nợ TK 111 : Số bồi thờng Nợ TK 1388 : Số phải bồi thờng
Nợ TK 334 : Khấu trừ vào lơng của CNV Nợ TK 642 : Tính vào giá vốn hàng bán
Có Tk 1381 :
c. Hạch toán tổng hợp xuất dùng công cụ dụng cụ :
• Xuất CCDC cho sản xuất kinh doanh
- Nếu giá tri CCDC nhỏ tính 1 lần vào chi phí SXKD Nợ TK 627,642,
Có Tk 153 (1531,1532)
- Nếu giá trị CCDC lớn phải phân bổ nhiều lần Nợ TK 242,
Có Tk 153 (1531,1532)
- Phân bổ giá trị CCDC xuất dùng cho từng kỳ kế toán Nợ TK 627,642,
Có Tk 242
• Khi báo hỏng công cụ dụng cụ , nếu có phế liệu thuhồi hoặc số bồi thờng Vật chất thì giá trị phế liệu thu hồi và khoản bồi thờng Vật chất đợc tính trừ vào số phân bổ kỳ cuối