Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, để đáp ứng quá trình phát triển của hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp có thẻ không cần sử dụng hoặc có nhu cầu sử dụng thêm một số TSCĐ khác. Đối với các TSCĐ không cần dùng thì doanh nghiệp có thể cho thuê, mang đi liên doanh với đơn vị khác hoặc tiến hành nhợng bán, thanh lý. Có nhữn TSCĐ doanh nghiệp không có nhng lại có nhu cầu sử dụng thì doanh nghiệp buộc phải đi thuê khi cha có điều kiện mua sắm. TSCĐ đi thuê thờng ở 2 dạng sau:
- Thuê hoạt động: TSCĐ đơn vị thuê về chỉ sử dụngtrong một thời gian ngắn, doanh nghiệp chỉ có quyền sử dụng trong 1thời gian nhất định và phải có trách nhiệm bảo quản, quản lý TSCĐ này.
- Thuê tài chính: TSCĐ thuê tài chính thực chất là thuê vốn, TSCĐ cha thuộc quyền sỏ hữu của doanh nghiệp nhng doanh nghiệp có nghĩa vụ và trách nhiệm pháp lý, quản lý bảo dỡng giữ gìn và bảo vệ nh TSCĐ của doanh nghiệp.
4.1. Tài sản cố định thuê tài chính
TSCĐ thuê tài chính là những TSCĐ doanh nghiệp thuê của công ty cho thuê tài chính nếu hợp đồng thoả mãn ít nhất một trong 4 điều kiện quy định tại nghị định 64/CP ngày 9/10/1995 của Chính phủ ban hành quy chế tạm thời về tổ chức và hoạt động của công ty cho thuê Tài chính tại VN (xem phần phân loại TSCĐ)
4.1.1.Hạch toán tại đơn vị đi thuê:
a. Nguyên tắc hạch toán:
Bên đi thuê phải ghi sổ TSCĐ theo nguyên giá tại thời điểm thuê ( tơng đ- ơng giá mua TSCĐ trên thị trờng) coi nh là TSCĐ đi mua. Đồng thời phải phản ánh toàn bộ số tiền phải trả theo hợp đồng thuê nh một khoản nợ dài hạn. Định kỳ thanh toán tiền cho bên cho thuê theo hợp đồng. Trong quá trình sử dụng, bên đi thuê phải tiến hành trích khấu hao cũng nh phân bổ lãi đi thuê vào chi phí kinh doanh. Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp đi thuê đợc hạch toán vào chi phí kinh doanh số tiền thực phải trả theo hợp đồng thuê từng kỳ. Trờng hợp trả trớc một lần cho nhiều năm thì tiền thuê đợc phân bổ dần vào chi phí tơng ứng với số năm sử dụng TSCĐ. Thuế của hoạt động đi thuê (Nếu có) đợc ghi nhận khi thành toán tiền thuê.
b. Tài khoản sử dụng:
Để theo dõi tình hình đi thuê TSCĐ tài khoản sử dụng TK : 212 Tài khoản đi thuê tài chính.
Bên nợ: Phản ánh nguyên giá TSCĐ thuê tài chính tăng thêm.
Bên có: Phản ánh nguyên giá TSCĐ thuê tài chính giảm do trả cho bên cho thuê hoặc mua lại.
D nợ: Nguyên giá TSCĐ thuê tài chính.
TK: 212. Mở chi tiết theo từng tài khoản đi thuê. c. Ph ơng pháp hạch toán.
+ Khi nhận TSCĐ thuê ngoài căn cứ vào các chứng từ liên quan (biên bản giao nhận, hợp đồng đi thuê TSCĐ...) ghi
Nợ TK 212: nguyên giá tài sản cố định ở thời điểm thuê Nợ TK 1421: số lãi cho thuê phải trả.
Có TK 342: tổng số tiền thuê phải trả (giá cha có thuế) + Định kỳ thanh toán tiền thuê theo hợp đồng
Nợ TK 342: (hoặc là tài khoản 315) số tiền thuê phải trả Nợ TK 1332: thuế VAT đầu vào
Có TK liên quan (111, 112 v.v...) tổng số đã thanh toán.
+ Hàng kỳ trích khấu hao TSCĐ đi thuê và kết chuyển ( trừ dần) lãi phải trả vào chi phí kinh doanh.
Nợ TK liên quan 627,641,642.
Có TK 1421: Trừ dần lãi phải trả vào chi phí. + Khi kết thúc hợp đồng thuê
- Nếu trả lại TSCĐ cho bên thuê.
Nợ TK 1421: Chuyển giá trị còn lại cha khấu hao hết. Nợ TK 2142: Giá trị hao mòn.
Có TK 212: Nguyên giá TSCĐ đi thuê. - Bếu bên đi thuê đợc quyền sở hữu hoàn toàn. +BT1. Kết chuyển nguyên giá TSCĐ:
Nợ TK : 211, 213. Có TK 212: Nguyên giá
+ BT 2. Kết chuyển giá trị hao mòn luỹ kế.
Nợ TK 2142
Có TK 2141, 2143 giá trị hao mòn
- Nếu bên đi thuêp phải trả tiền cho bên cho thuê để chuyển quyền sở hữu tài sản cố định
Nợ TK 211
Có TK 111, 112.
Nếu bên đi thuê trả lại tài sản cho bên cho thuê khi kết thúc hợp đồng thuê, nếu tài sản cố định thuê đã khấu hao đủ.
Nợ TK 2142 Có TK 212
- Nếu khấu hao cha hết thì phải trích khấu hao cho đủ vào các đối tợng sử dụng trong trờng hợp cha trả hết nợ thì phải chuyển tiền thanh toán nốt.
Nợ TK 342
Có TK 111, 112.
4.1.2. Hạch toán tại đơn vị cho thuê.
Về thực chất TSCĐ cho thuê vẫn thuộc quyền sở hữu của bên cho thuê, bởi vậy, kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi cả về mặt hiện vật và giá trị của TSCĐ cho thuê. Theo chế độ quy định. bên cho thuê tài chính phải là các công ty cho thuê.
4.2. Thuê ( cho thuê ) TSCĐ hoạt động
Tài sản cố định thuê hoạt động là TSCĐ thuê không thoả mãn một trong bốn tiêu chuẩn về thuê tài chính, khi thuê xong TSCĐ đợc giao cho bên thuê.
a. Tại đơn vị thuê.
Căn cứ hợp đồng thuê TSCĐ và các chi phí khác có liên quan đến việc thuê ngoài ( vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt ...) kế toán ghi.
Nợ các TK liên quan ( 627, 6421, 642 ) tiền thuê ( không có thuế VAT ) Và các chi phí liên quan khác.
Nợ TK 1331: Thuế VAT đợc khấu trừ.
Có TK 331( hoặc TK 3388 ) số tiền thuê phẳi trả. Có TK 111, 112: Các chi phí khác.
Khi trả tiền cho đơn vị thuê: Nợ TK 331( hoặc TK 3388 ).
Có TK 111, 112 ...
b. Tại đơn vị cho thuê.
TSCĐ cho thuê vẫn thuộc sở hữu của doanh nghiệp nên hàng tháng vẫn phải trích khấu hao. Các chi phí liên quan đến việc cho thuê nh khấu hao TSCĐ, cho thuê, chi phí môi giới, giao dịch, vận chuyển... Kế toán ghi:
Nợ TK 811: Tập hợp chi phí cho thuê.
Có TK liên quan (111, 112...) các chi phí khác. - Khoản thu về cho thuê:
Nợ TK liên quan (111, 112, 138...) tổng số thu. Có TK 33311 thuế VAT phải nộp.
Có TK 711: số thu về cho thuê (trừ thuế VAT).