Lĩnh vực hoạt động chính của công ty là kinh doanh mua bán thuốc lá bao các loại, ngoài ra còn kinh doanh vận chuyển. Công tác kế toán phải đáp ứng đợc yêu cầu của các hoạt động kinh doanh nhằm cung cấp thông tin thờng xuyên, đầy đủ, chính xác và kịp thời góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Nhiệm vụ chủ yếu của kế toán trong công ty:
Ghi chép, phản ánh tính toán số liệu và tình hình luân chuyển, sử dụng tài sản, vật t, tiền vốn cũng nh các quá trình và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh thuốc lá bao, vận chuyển, kế hoạch thu chi tài chính, kỷ luật thu nộp, thanh toán, kiểm tra bảo vệ an toàn cho tài sản và phát hiện ngăn ngừa những hiện tợng tiêu cực trong kinh doanh.
Cung cấp thông tin về mọi mặt hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ cho việc điều hành và quản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị, cung cấp số liệu, tài liệu và quản trị doanh nghiệp, cung cấp thông tin phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát của Nhà nớc đối với hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Bộ máy kế toán:
Tơng ứng với mô hình quản lý và đặc điểm kinh doanh, mô hinh tổ chức công tác kế toán của công ty là mô hình nửa tập trung nửa phân tán. Việc tổ chức hạch toán đợc tập chung tại phòng kế toán tài chính. Còn chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh có ban kế toán riêng nhng chỉ hoạch toán kết quả hoạt động kinh doanh (lãi hoặc lỗ) rồi chuyển số liệu ra trụ sở chính tại Hà Nội để tiến hành trích lập các quỹ.
Các thành phần công việc kế toán đợc phân chia rõ ràng cho các kế toán viên trong phòng. Chính vì vậy công tác kế toán dần đợc chuyên môn hoá, phù hợp với khối lợng công việc và đáp ứng đợc yêu cầu của quản lý. Tổ chức bộ máy kế toán đợc thể hiện qua sơ đồ:(trang 32).
Trong đó:
* Kế toán trởng: + Phụ trách toàn bộ các công tác tài chính kế toán, đối nội, đối ngoại của phòng, công tác tổ chức, đào tạo của phòng, công tác thi đua khen th- ởng.
+ Ký các chứng từ thu chi, hoá đơn bán hàng, hoá đơn khuyến mại, các báo cáo tài chính
* Phó phòng kế toán kiêm kế toán lơng, BHXH, KPCĐ.
+ Ký thu chi, các hoá đơn bán hàng, khuyến mại, cá báo cáo tài chính ...khi trỏng phòng đi vắng, tham gia kiểm kê quỹ tiền mặt
+ Trích lơng, BHXH, BHYT, KPCĐ hàng tháng vào giá thành, hàng quý lập báo cáo quỹ lơng có tổng hợp số liệu của chi nhánh theo mẫu quy định của Tổng công ty và phòng
+ Đầu tháng làm báo cáo nhanh tiền lơng, đề xuất mức chi lơng Kỳ II cho công ty.
+ Phối hợp với phòng TC-HC đối chiếu các báo cáo BHXH, BHYT hàng quý
+ Thống kê tình hình chi thởng từ quỹ lơng, thởng hàng quý, năm báo cáo lãnh đạo phòng và công ty để có phơng án chi thởng quý, 6 tháng, các ngày lễ.
+ Lập báo cáo thuế thu nhập cá nhân hàng tháng, quý, năm. Kế toỏn trưởng Phú phũng kế toỏn Kế toỏn tiền mặt Kế toỏn ngõn hàng Kế toỏn HH, vật tư KM Kế toỏn mua hàng Kế toỏn bỏn hàng Kế toỏn tổng hợp BC TC Thủ quỹ Kế toánT SCĐ và cửa hàng GTSP
+ Làm thủ tuc thế chấp cho khách hàng khu vực Hà Nội, Hà Tây. In báo cáo thế chấp hàng tháng báo cáo Trởng phòng và lu quyết toán của công ty. * Kế toán tiền mặt:
+ Lập phiếu thu chi, rút số d trong cuối ngày báo cáo cho trởng phòng, cuối tháng kiểm kê quỹ, lập báo cáo quỹ tiền mặt.
+ Làm báo cáo thu chi tiền mặt theo quy định . * Kế toán ngân hàng.
+ Theo dõi, lập chứng từ thu chi ngân hàng hàng ngày, theo dõi công nợ với ngân hàng, thanh toán các khoản thuế, các khoản phải nộp khác...
+ Cuối tháng, quý lập báo cáo tiền gửi ngân hàng. * Kế toán TSCĐ và cửa hàng GTSP.
+ Kế toán các cửa hàng, theo dõi các cửa hàng về bán hàng, thu nhập tiền lơng, thông báo giá bán lẻ, kiểm kê hàng hoá và vật phẩm khuyến mại các cửa hàng.
+ Kế toán TSCĐ, lập báo cáo tăng giảm tài sản, nguồn vốn theo mẫu. Trích khấu hao vào giá thành và phân bổ khấu hao, tham gia làm thủ tục thanh lý TSCĐ.
+ Theo dõi và quản lý hoá đơn bán hàng, lập báo cáo sử dụng hoá đơn theo quy định, công tác văn th của phòng.
* Kế toán hàng hoá vật t khuyến mại.
+Theo dõi tình hình xuất nhập vật t hàng hoá khuyến mại, kiểm kê hàng hoá khuyến mại tồn kho hàng tháng, tạm ứng khuyến mại.
+ Tổng hợp tình hình khuyến mại chi nhánh và báo cáo theo quy định. * Kế toán mua hàng
+Hàng ngày theo dõi hoá đơn nhập hàng, công nợ đến hạn với các nhà máy, theo dõi tình hình công nợ với nhà máy.
+Kê khai VAT đầu vào, tính toán chi phí hàng nhập kho, giá vốn hàng hoá tiêu thụ, trích chi phí vận chuyển hàng tháng vào giá thành. Lập báo cáo công nợ với ngời bán.
*Kế toán bán hàng.
+Xác nhận chứng từ thanh toán trên hoá đơn bán hàng, tham gia làm thủ tục ký hợp đòng tiêu thụ và thanh lý.
+Rút số d công nợ phải thu hàng ngày, kiểm tra chi phí tiêu thụ trong kỳ kiên quan đến tiêu thụ hàng hoá, kê khai VAT đầu ra hàng tháng và gửi cục thuế Hà Nội.
* Kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính.
+ Tổng hợp chi phí kinh doanh, lập báo cáo kết quả kinh doanh tháng, quý, năm, báo cáo thuế theo thu nhập doanh nghiệp gửi cơ quan thuế.
+ Gửi báo cáo tài chính các cơ quan liên quan (cục TCDN 6 tháng một lần, thuế 1 năm một lần, tổng công ty gửi hàng quý) làm thế chấp cho khách hàng ở các khu vực ngoài Hà Nội, Hà Tây.
+Báo cáo định kỳ theo quy định, lập kế hoạch tài chính quý, năm, công tác ISO của phòng, công tác tin học và thông tin kế toán tài chính.
* Thủ quỹ.
+Giữ tiền mặt và các chứng từ có giá, tài kiệu hồ sơ thế chấp, vàng bạc ngoại tệ.
+Rút số d hàng ngày đôí chiếu với kế toán tiền mặt, chủ động nộp tiền mặt vào ngân hàng, chấm công lao động.
Giữa các phần kế toán có sự phối hợp chặt chẽ và đồng bộ, đảm bảo tính thông nhất về phạm vi, phơng pháp tính toán và ghi chép. Từ đó tạo điều kiện cho việc kiểm tra, đối chiếu đợc dễ dàng và phát hiện những sai sót để sửa chữa kịp thời. Công ty áp dụng phơng pháp tính VAT theo phơng pháp khấu trừ, việc quản lý chứng từ và hoá đơn giá trị ra tăng đầu ra, đầu vào đợc công ty tách riêng biệt cho hai nhân viên kế toán của hai phần hành chịu trách nhiệm và đối chiếu với kế toán tổng hợp. Đội ngũ kế toán của công ty có trình độ nghiệp vụ, có trách nhiệm và nhiệt tình trong công việc; thành thạo trong ứng dụng phần mềm kế toán vào công tác hạch toán. Điều này giúp kế toán viên không những giảm bớt đợc khối lợng công việc mà còn đảm bảo tính kịp thời , đầy đủ và chính xác, đảm bảo cung cấp trung thực những thông tin giúp cho lãnh đạo, các ngành có chức năng đánh giá đợc hiệu quả kinh doanh trong kỳ, qua đó xây dựng đợc kế hoạch kinh doanh phù hợp với yêu cầu của thị trờng.
Chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp:
+ Niên độ kế toán: bắt đầu từ 01/01 đến hết ngày 31/12 năm dơng lịch
+ Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: đồng Việt Nam. + Hình thức sổ kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ.
TSCĐ hạch toán theo nguyên giá.
Phơng pháp khấu hao TSCĐ theo đờng thẳng.
+ Phơng pháp kế toán hàng tồn kho: theo phơng pháp nhập trớc, xuất trớc.
Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho theo nguyên tắc giá gốc. Phơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ theo phơng pháp nhập trớc, xuất trớc.
Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
+ Kỳ báo cáo : quý, năm. + BCTC :
Công ty Thơng mại Thuốc lá áp dụng hệ thống báo cáo tổng hợp do Bộ tài chính ban hành, bao gồm:
Báo cáo kết quả kinh doanh Bảng cân đối kế toán
Báo cáo lu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính
Ngoài các báo cáo quyết toán năm, định kỳ công ty lập các báo
cáo bổ trợ cho quá trình điều hành và quản lý, bao gồm: Báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn hàng hoá Báo cáo chi tiết các khoản phải thu, phải trả Báo cáo bán hàng
Báo cáo tổng hợp tồn theo kho.
Báo cáo tình hình tăng, giảm tài sản cố định.
Với hoạt động kinh doanh hiện nay, kế toán công ty sử dụng hầu hết các tài khoản trong hệ thống tài khoản, tuân thủ theo nguyên tắc đã đợc quy định của vụ chế độ kế toán và Bộ tài chính.
Hiện nay công ty tổ chức trình tự ghi sổ nh sau: