Chi phí bán hàng thực tế ở công ty Thuơng mại thuốc lá đợc tập hợp theo khoản mục chi phí. Thuộc về chi phí bán hàng của công ty gồm có các khoản: chi phí nhân viên bán hàng, chi phí khấu hao TSCĐ ở khâu bán hàng, chi phí điện thoại, điện nớc thuộc cửa hàng, chi phí giám định chất lợng và các khoản chi phí khác,...
Tài khoản sử dụng: TK641- chi phí bán hàng, TK này đợc mở chi tiết thành các TK sau:
TK 641CT: Chi phí bán hàng ở công ty.
TK 641QT: Chi phí bán hàng ở cửa hàng Quán Thánh. TK 641GL: Chi phí bán hàng ở cửa hàng Gia Lâm. TK 641TX: Chi phí bán hàng ở cửa hàng Thanh Xuân. Tk 641YK: Chi phí bán hàng ở cửa hàng Yết Kiêu. Cơ sỏ để tập hợp chi phí bán hàng:
Chi phí nhân công: bảng phân bổ tiền lơng; bảng kê trích trớc tiền lơng, BHXH,BHYT, KPCĐ, phiếu chi tạm ứng...
Chi phí khấu hao TSCĐ: bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, bên có của TK 214...
Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác: phiếu chi, hóa đơn thanh toán tiền công tác phí....
Chi phí công cụ, dụng cụ: phiếu xuất kho công cụ, dụng cụ...
Phần chi phí lớn nhất trong chi phí bán hàng là chi phí liên quan đến quá trình thu mua hàng hoá, chi phí này lại đợc phản ánh vào TK 641 chứ không
phải tài khoản 1562. Hạch toán nh vậy làm giá vốn hàng bán ra bị giảm đi, không xác định đợc chính xác doanh thu thuần của hàng hoá tiêu thụ.
Hàng ngày căn cứ vào phiếu chi, giấy tạm ứng. hoá đơn, biên lai,... kế toán tiến hành kiểm tra, phân loại và tiến hành nhập thông tin vào máy: vào phần “cập nhật chứng từ ” ở phần “chứng từ”, sau đó vào “ khoản mục chi phí liên quan 641”. ở khoản mục chi phí liên quan, các khoản mục chi phí thuộc chi phí bán hàng đã đợc đặt trớc ở “danh mục khoản mục chi phí”.
Ví dụ: Chi phí nhân công : KM02. Chi phí tiếp khách: KM03.
Cuối cùng kế toán tiến hành hạch toán chi tiết cho từng đối tợng: Nợ TK641
Có TK liên quan (111, 112, 141,...)
Máy sẽ xử lý thông tin đa số liệu vào Báo cáo chi phí bàn hàng và vào sổ chi tiết TK 641 (xem biểu 1.6). Căn cứ vào sổ chi tiết TK 641, cuối kỳ kế toán tập hợp chi phí vào Sổ Cái TK 641( xem phần phụ lục ). Cuối kỳ báo cáo, kế toán tổng hợp chỉ cần đa ra yêu cầu cũng nh các bút toán điều chỉnh và kết chuyển, máy sẽ tự động kết chuyển sang bên nợ TK 911.