Để hạch toán giá vốn hàng bán kế toán sử dụng TK 632: Giá vốn hàng bán. TK này đợc chi tiết thành các TK sau:
TK63213: Giá vốn thuốc lá bao, hàng hoá khác.
TK63213GL: Giá vốn thuốc lá bao ở cửa hàng Gia Lâm TK63213QT: Giá vốn thuốc lá bao ở cửa hàng Quán Thánh TK63213TX: Giá vốn thuốc lá bao ở cửa hàng Thanh Xuân TK63213YK: Giá vốn thuốc lá bao ở cửa hàng Yết Kiêu TK63232: Giá vốn dịch vụ vận chuyển
TK63288: Giá vốn hàng hoá khác.
Trong công ty mạng lới máy vi tính đợc kết nối nội bộ nên sau khi phòng kế toán nhận đợc hóa đơn GTGT do thủ kho chuyển lên, hàng hoá xuất bán đợc phòng kinh doanh lập Hoá đơn xuất bán hàng hoá và kế toán tiêu thụ trên phòng kế toán sẽ tiến hành định khoản phản ánh giá vốn hàng xuất bán trên Hoá đơn xuất bán hàng hoá. Đồng thời lập Chứng từ ghi sổ. Số liệu từ đây sẽ tự động kết chuyển vào các sổ liên quan nh: sổ chi tiết TK 632 (xem biểu 1.2), cuối tháng giá vốn đợc tập hợp trên Sổ Cái TK 632(xem phàn phụ lục).
Cụ thể: Ngày 05/10/2004 công ty xuất bán thuốc lá điếu VINATABA (Sài Gòn) cho công ty Thơng Mại Du Lịch Yên Bái với số lợng là 25000 bao, tổng giá vốn 157500000. Sau khi thủ kho xuất hàng hoá và chuyển hoá đơn GTGT lên phòng kế toán, phòng kinh doanh vào phần Hoá đơn xuất bán hàng hoá và
nhập dữ liệu vào các tiêu thức: Loại chứng từ, mã khách VAT, mã KH công nợ, mã đối tợng tập hợp, kho xuất, ngày, số hoá đơn, số sere VAT, diễn giải, mã hàng hoá,...cụ thể xem giao diện Hoá đơn xuất bán hàng hoá ở trang sau. Trên phòng kế toán, kế toán tiêu thụ tiến hành phản ánh giá vốn theo định khoản:
Nợ TK 63213 157500000
Có TK 1561CT 157500000
Công ty Thơng mại Thuốc lá
Chứng từ ghi sổ
Năm 2004
TK 632: Giá vốn hàng bán
Ngày, số chứng từ, diễn giải Tk Nợ TK Có Tiền Nợ Tiền Có
... + 05/10/2004, 00735, xuất bán kho 01- Cty TM du lịch Yên bái ... 1561CT 157500000 Tổng cộng