Khi bán hàng thu tiền ngay, trên cơ sở các hoá đơn bán hàng, bảng kê bán lẻ, số tiền khách hàng trả, kế toán tiền mặt lập phiếu thu. Phiếu thu đợc lập làm 3 liên, chuyển cho kế toán trởng ký. Sau đó đợc chuyển cho cho thủ quỹ để làm thủ tục nhập quỹ tiền mặt. Khi đã nhận đủ tiền, thủ quỹ ký tên vào phiếu thu. Một liên lu lại nơi lập phiếu, một liên giao lại cho ngời nộp tiền, thủ quỹ giữ một liên để ghi vào sổ quỹ, sau đó chuyển cho kế toán tiền mặt để ghi sổ.
Cụ thể, căn cứ vào hoá đơn số 0073549 bán hàng ngày 29/12/2004 và số tiền ghi trên hoá đơn, kế toán lập phiếu thu nh sau:
Đơn vị: Công ty Thơng mại Thuốc lá. Địa chỉ:
Phiếu Thu
Ngày 29/12/2004.
Số:.... Ghi Nợ 1113 Họ và tên ngời nộp: Lê Văn Bằng. Địa chỉ: DNTN Liên Dung.
Về khoản TK Có Số tiền (VNĐ)
Thu tiền hàng 13111 584000000
Cộng
Số tiền nhận bằng chữ: Năm trăm tám bốn triệu Việt Nam Đồng. Kèm theo: chứng từ gốc.
Thủ trởng Phòng TCKT Ngời lập Thủ quỹ Ngời nộp đơn vị phiếu tiền
Khi bán hàng thu tiền chậm, từ Hoá đơn xuất bán hàng hoá, đồng thời với việc ghi nhận doanh thu là ghi nhận các khoản nợ của khách hàng theo định khoản:
Nợ TK 13111 Có TK 511
Cụ thể với ví dụ về nghiệp vụ bán hàng cho công ty Thơng mại Du Lịch Yên Bái, kế toán tiến hành định khoản trên hoá đơn xuất bán hàng hoá:
Nợ TK 13111 171250000 Có TK 51113CT 171250000
và Nợ TK13111 17125000
Có TK 33311 17125000
Tóm lại từ các phiếu thu tiền mặt, và hoá đơn xuất bán hàng hoá, hàng ngày kế toán công nợ vào phần “công nợ” trên giao diện chính, vào phần “báo biểu”, “hoá đơn bán hàng”, “sổ công nợ”, “bảng tổng hợp công nợ”. Sổ công nợ bao gồm:
Sổ chi tiết công nợ.
Sổ chi tiêt TK 131
Sổ chi tiết các khoản công nợ. Bảng tổng hợp công nợ.
Việc theo dõi công nợ chi tiết cho từng khách hàng đợc tiến hành ở sổ chi tiết công nợ, theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng ở sổ chi tiết tài khoản 131 (xem biểu 1.5)
Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu trên sổ chi tiết, kế toán tông hợp sẽ lên bảng tổng hợp công nợ và sổ cái TK131 ( xem phần phụ lục ).