Hàng hoá của công ty mua về nhập kho hay xuất bán thẳng đều đợc phản ánh, ghi chép trên cả hai chỉ tiêu số lợng và giá trị. Kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp đều hạch toán theo giá thực tế.
Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Do vậy việc xuất bán hàng hoá phải đợc ghi hàng ngày khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Để theo dõi tình hình biến động của từng loại hàng hoá, kế toán sử dụng sổ chi tiết TK 156 (xem biểu 1.1). Cuối quý, căn cứ vào số liệu trên sổ chi tiết TK 156 kế toán tổng hợp sẽ tiến hành lên Báo cáo bán hàng và lập sổ Cái TK 156 (xem phần phụ lục). TK 156 đợc mở chi tiết:
TK 1561CT: Giá mua hàng hoá tại công ty
TK 1561TX: Giá mua hàng hoá tại cửa hàng Thanh Xuân TK 1561GL: Giá mua hàng hoá thại cửa hàng Gia Lâm. TK 1561YK: Giá mua hàng hoá tại cửa hàng Yết Kiêu. TK 1561QT: Giá mua hàng hoá tại cửa hàng Quán Thánh. TK 1562CT: Chi phí thu mua hàng hoá tại công ty.
Trị giá vốn của hàng xuất kho để bán bao gồm : Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho để bán và chi phí thu mua phân bổ cho hàng đã bán.
Trong đó:
+ Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho để bán đợc xác định theo phơng pháp nhập trớc- xuất trớc. Khi hàng hoá xuất kho, kế toán tiến hành định khoản:
Nợ TK 632
Có TK 1561CT
+ Chi phí mua hàng phân bổ cho số hàng đã bán: do chi phí mua hàng mà chủ yếu là chi phí vận chuyển liên quan đến nhiều chủng loại hàng hoá, với mỗi loại hàng hoá đợc cung cấp từ các nhà máy sản xuất khác nhau, liên quan đến cả khối lợng hàng hoá trong kỳ và hàng hoá đầu kỳ nên đợc phân bổ.
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá xuất kho của công ty phí này hàng tháng đợc trính trớc nh sau:
` + Cuối quý ( hay cuối tháng) căn cứ vào sản lợng nhập kho thực tế của từng nhà máy dể tiến hành trích trớc chi phí vận chuyển, chi tiết cho từng nhà máy:
Nhà máy thuốc lá Sài Gòn: Chi phí thu mua 36,8 đ/bao. Nhà máy thuốc lá Thanh Hoá: Chi phí thu mua 7,1428 đ/bao. Nhà máy thuốc lá Bắc Sơn: Chi phí thu mua 3,33 đ/bao. Nhà máy thuốc lá Thăng Long: Chi phí thu mua 0 đ/bao. Kế toán hạch toán cho từng nhà máy theo định khoản:
Nợ TK 1562CT Có TK 3353
Đồng thời cuối tháng kế toán tiêu thụ căn cứ vào sản lợng xuất bán thực tế trong tháng tại kho và lợng hàng xuất chuyển kho tới các cửa hàng giới thiệu sản phẩm (chi tiết theo từng nhà máy), hạch toán chi phí vận chuyển:
Nợ Tk 632
Có TK 1562CT
Khi nhận đợc hoá đơn thanh toán vận chuyển của các nhà máy gửi đến, kế toán ngân hàng phản ánh nghiệp vụ sau:
Nợ TK 3353 Có TK 112
Đối chiếu giữa chi phí thu mua thực tế với số liệu trích trớc, nếu số thực tế nhỏ hơn số trích trớc, kế toán tiêu thụ tiến hành hoàn nhập số d theo định khoản:
Nợ TK 3353 Có TK 632
Cụ thể tháng 12/2004 Chi phí vận chuyển đợc tập hợp chi tiết cho từng nhà máy:
Công ty Thơng mại Thuốc lá.
Chi phí vận chuyển tơng ứng của hàng hoá xuất kho. Tháng 12 năm 2004
Stt Tên đơn vị Xuất trong kỳ (bao)
1 2 3 4
Nhà máy thuốc lá Sài Gòn Nhà máy thuốc lá Thanh Hoá
Nhà máy thuốc lá Bắc Sơn Nhà máy thuốc lá Thăng Long 9833590 1456000 2970500 5206183 36,8 7,1428 3,33 0 361876112 10399917 9891765 0 Tổng cộng 19466273 382167794
Căn cứ vào Báo cáo bán hàng tháng 12/2004, tổng giá mua hàng hoá là 121810479600 đồng. Vậy giá thành thực tế của hàng hoá xuất kho tháng 12/2004:
121810479600 + 382167794 = 122192647394 (đ)