II. Một số nhận xét về công tác kế toán nhập khẩu và phơng hớng hoàn thiện
2. Một số vấn đề cần nghiên cứu và tiếp tực hoàn thiện
Một là, khi Công ty tiến hành ký quỹ để mở L/C thì lại coi đó là khoản ứng trớc cho nhà xuất khẩu, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 331 - Phải trả cho nhà cung cấp
Có TK 1122 - Tiền gửi ngân hàng ngoại tệ
Và khi nhận đợc giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi sổ số tiền còn lại theo định khoản trên. mặc dù, hạch toán nh vậy là làm giảm đợc một phần khối l- ợng ghi chép nhng lại phản ánh không đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trên thực tế, nhà xuất khẩu cha nhận số tiền ký quỹ của Công ty, mà theo nội dung nghiệp vụ kinh tế đó thì tài sản là tiền gửi ngân hàng ngoại tệ của Công ty giảm đi trong khi tài sản khác là các khoản ký quỹ tăng lên, còn theo nh sự phản ánh của Công ty thì có nghĩa là tiền gửi ngoại tệ giảm và nợ phải trả giảm (có nghĩa là tài sản giảm và nguồn vốn giảm). Hạch toán nh vậy ta không thể tránh khỏi sự nhầm lẫn giữa khoản mở L/C cho hàng nhập khẩu của nhà cung cấp này với nhà cung cấp khác cho dù Công ty quản lý theo từng hợp đồng nhập khẩu và trên đó ghi rõ từng nghiệp vụ và số tiền phát sinh kèm theo.
Để hạch toán rõ ràng và phản ánh đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tôi thiết nghĩ Công ty nên hạch toán số tiền đó qua tài khoản 144 - Thế chấp, ký quỹ, ký ngắn hạn, có nghĩa là hạch toán số tiền đó nh một khoản ký quỹ và khi thanh toán cho nhà xuất khẩu mới ghi giảm số tiền đó trên tài khoản này và lúc đó tài sản của Công ty mới thực sự bị giảm xuống. Trình tự hạch toán nh sau:
+ Khi ký quỹ mở L/C, kế toán ghi số tiền ký quỹ theo định khoản: Nợ TK 144 - (Chi tiết theo hợp đồng mở L/C)
Có TK 1122 -Tiền gửi ngân hàng ngoại tệ
+ Khi thực hiện thanh toán cho nhà xuất khẩu, căn cứ vào giấy báo nợ cuả ngân hàng, kế toán ghi :
Nợ TK 331- (Tổng giá trị hợp đồng )
Có TK 1122 - ( Số tiền trả cho ngân hàng ) Có TK 144 - ( Số tiền ký quỷ mở L/C)
Hai là, trong hạch toán nghiệp vụ nhập hàng, khi nhận đợc giáy thông báo hàng đã về đến sân bay đến cảng, kế toán không phản ánh giá trị lô hàng đó thuộc quyền sở hửu của công ty ngay lúc đó qua tài khoản 151 - Hàng mua đang đi đ-
ờng, mà sau khi công ty đã làm mọi thủ tục Hải quan nhận hàng và nhập kho kế toán mới phản ánh theo bút toán :
Nợ TK 156- (Tổng giá trị hợp đồng ) Có TK 331- Phải trả nhà cung cáp Có TK 3333 -Thếu nhập Khẩu
Nh vậy, việc xác định lô hàng thuộc quyền sở hửu của công ty là sai thời điểm.
Ba là, trong chế độ kế toán mới, theo quy định của Bộ tài chính thì nhửng khoản chi phí kliên quan đến việc thu mua hàng hoá trừ tiền hàng và thuế nhập khẩu, phát sinh trớc lúc nhập kho hoặc tiêu thụ trực tiếp thì phải hạch toán vào TK 1562- Chi phí thu mau hàng hoá, đến cuối kỳ tiến hành phân bổ cho hàng hoá bán ra.
Những khoản chi phí lu thông, chi phí tiếp thị và các khoản chi phí khác phát sinh trong quá trình tiêu thụ thì phải hạch toán vào TK 641 - Chi phí bán hàng .
Những chi phí chung liên quan đến hoạt động quản lý chung của doanh nghiệp thì phải hạch toán vào TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp .
Trên thực tế, ở Công ty dịch vụ kỹ thuật xuất nhập khẩu thì những khoản chi phí liên quan đến thu mua hàng nhập khẩu lại vừa đợc phản ánh vào TK 641 và TK 642 Chứ không đợc phản ánh vào tài khoản 1562.Ví dụ nh các chi phí giao dịch qua ngân hàng trong quá trình nhập hàng nh: phí mở L/C, phí tu chỉnh L/C, điện phí, phí chuyển tiền, phí Telex, Fax,... Đợc phản ánh vào TK 642 (6425). Các chi phí phát sinh trong quá trình làm thủ tục nhận hàng nh phí vận chuyển, phí giám định chất lợng, phí thuê kho bãi, tiền bốc xếp, phí hành chính,... đợc phản ánh vào TK 641(6418). Cuối kỳ các chi phí này đợc kết chuyển toàn bộ để xác định kết quả kinh doanh, chứ không phân biệt chi phí, nh vậy nên khó có thể xác định đợc chính xác giá trị vốn của hàng hoá tiêu thụ, dẫn đến không xác định chính xác kết quả kinh doanh của từng mặt hàng. Đồng thời, chúng ta sẽ gặp khó khăn trong việc xây dựng một chiến lợc kinh doanh hợp lý .
Để giải quyết vấn đề này, tôi thiết nghĩ nên hạch toán riêng từng khoản chi phí một cách rõ ràng. Các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng mới hạch
toán vào tài khoản 641, các chi phí liên quan đến quản lý doanh nghiệp mới hạch toán vào tài khoản 642. Riêng chi phí thu mua phát sinh trong quá trình nhập hàng phải phản ánh vào tài khoản 1562, cuối kỳ phân bổ chi phí thu mua cho số hàng tiêu thụ trong kỳ và số hàng tồn còn lại theo công thức :
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn
cuối kỳ
=
Chi phí thu mua tồn
đầu kỳ +
Chi phi thhu mua phát sinh trong kỳ Trị giá mua hàng xuất
tiêu thụ trong kỳ + Trị giá mua hàng trong kỳ * Trị giá mua hàng tồn cuối kỳ Trong đó giá trị hàng tồn cuối kỳ là tổng giád trị trên các tài khoản :
+Tài khoản 151- Hàng mua đang đi đờng + Tài khoản 1561 - Hàng hoá tồn kho + Tài khoản 157 - Hàng gửi bán
Sau đó xác định chi phí thu mua bán ra trong kỳ: Chí phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ = Chi phí thu mua tồn đầu kỳ + Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ -
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng
tồn cuối kỳ Từ kết quả đó, phản ánh chi phí mua hàng phân bổ cho số hàng hoá bán ra theo bút toán sau:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có TK 1562- (Chi phí thu mua phân bổ cho số hàng tiêu thụ) Qua đó, tôi xin nêu ra phơng hớng hoàn thiện công tác hạch toán nhập khẩu trực tiếp theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 16: Hoàn thiện công tác hạch toán nhập khẩu trực tiếp tại Công ty IMS
105 TK 1112, 1122 TK 151 TK 157 TK 144 TK 331 TK 632 TK 156, 152, 211 TK 632 TK 133 TK 3333 TK 33312 TK 1562
Ký quỹ L/C Thanh Toán trừ vào tiền quỹ mở L/C Thanh toán tiền cho nhà cung cấp
Trị giá hàng gửi bán
Trị giá hàng bán trực tiếp
Nộp thuế NK Số thuế NK phải nộp Trị giá hàng nhập kho
Nộp thuế GTGT Thuế GTGTphải nộp
Tập hpọ chi phí thu mua Cuối kỳ phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ trong kỳ
Thứ hai, hoạt động nhập khẩu chủ yếu đợc thực hiện trên cơ sở hợp đồng đã ký kết việc mua và bán thờng theo giá trị từng lô hàng, sổ danh điểm hàng hoá của công ty ít, số lần nhập kho không nhiều nhập về thuờng giao thẳng cho khách hàng tại cầu cảng hoặc sân bay. Hơn nữa, trong hạch toán hàng tồn kho, công ty áp dụng phơng pháp KKTX và phơng pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng hoá giữa kho với phòng kế toán nên hàng hoá đợc phản ánh thờng xuyên, liên tục về tình hình nhập - xuất - tồn kho và công việc kế toán đợc rải đều trong tháng. Việc lựa chọn phơng pháp tính giá trị hàng xuất bán theo giá bình quân gia quyền (giá bình quân cuối tháng hay giá bình quân cả kỳ dự trữ) lại làm cho công việc dồn vào cuối tháng là cha hợp lý. Tôi thiết nghĩ Công ty nên sử dụng gía thực tế đích danh trong xác định giá xuất bán hoặc xuất dùng đơn giản và chính xác hơn .
Thứ ba, về sổ kế toán, sổ theo giỏi chi tiết hàng tồn kho có một số điểm sau : + Trong mẫu sổ chi tiết theo dõi ngoại tệ, Công ty vừa hạch toán tổng hợp số ngoại tệ theo đồng Việt nam, vừa theo dõi chi tiết số lợng ngoại tệ trên cùng một số. Hơn nữa, Công ty sử dụng tỷ giá thực tế trong ghi chép nhng trong kết cấu của sổ lại không có cột phản ánh tỷ giá, do vậy khi phát sinh tỷ giá lại. Đồng thời, xuất phát từ nhợc điểm của máy vi tính là số ký tự trên một trang màn hình bị giới hạn và trong giao dịch Công ty sử dụng nhiều loại ngoại tệ trên tài khoản 007 - Ngoại tệ các loại và trong mẫu sổ nên đợc bổ sung thêm cột tỷ giá . Phơng hớng hoàn thiện nh sau:
Mẫu cũ của Công ty là:
Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS)
Báo chi tiết số phát sinh tài khoản 1122
Ngoại tệ gửi ngân hàng
Trang:
Số d đầu kỳ:... Đơn vị: Đồng
Ngày Số CT Nội dung TK
ĐƯ Phát sinh nợ Phát sinh cóVND PS Nợ USD PS Có USD Tổng cộng số d cuối kỳ
Mẫu sổ hoàn thiện nh sau:
Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS)
---
Báo chi tiết số phát sinh tài khoản 1122
Ngoại tệ gửi ngân hàng
Trang:
Số d đầu kỳ:... Đơn vị: Đồng
Ngày Số CT Nội dung TK
ĐƯ
Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số tiền Tỷ giá Số tiền Tỷ giá
Tổng cộng số d cuối kỳ
+ Hiện nay, Công ty vận dụng hình thức thẻ song song trong hạch toán chi tiết hàng tồn kho, với mẫu sổ cũ mặc dù có đủ các cột phản ánh số lợng và giá trị hàng nhập - xuất - tồn kho, nhng sự bố trí các cột nh vậy cha thực sự hợp lý và rất
dễ bị nhầm lẫn khi kiểm tra vì nó không rõ ràng theo từng mục nhập - xuất - tồn. Tôi thiết nghĩ Công ty nên bố trí lại vị trí giữa các cột trong sổ.
Mẫu sổ cũ của Công ty:
Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS)
---
Báo chi tiết số phát sinh tài khoản 1561 - Hàng hoá
Trang: Số d đầu kỳ:... Đơn vị: Đồng Cấp Nội dung TK ĐƯ Số lợng đầu kỳ D Nợ đầu kỳ Số lợng nhập (km) Số lợng xuất (km) PS Nợ trong kỳ PS Có trong kỳ Số lợng cuối kỳ D Nợ cuối kỳ Tổng cộng SDCK
Mẫu sổ hoàn thiện:
Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS)
---
Báo chi tiết số phát sinh tài khoản 1561- Hàng hoá
Trang: Đơn vị: Đồng Ngày Số CT Nội dung TK ĐƯ Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
SL Tiền SL Tiền SL Tiền SL Tiền
Thứ t, hiện nay Công ty cha áp dụng phơng pháp dự phòng giảm giá tài sản, nhng đây là phơng pháp đợc áp ở rất rất nhiều nớc trên thế giới bởi nó thể hiện nguyên tắc thận trọng trong kinh doanh.
Dự phòng giảm giá tài sản đợc lập sẽ giảm chi phí, do đó làm giảm lãi trong liên độ kế toán nên nó phản ánh sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong một niên độ kế toán. Thêm vào đó, giá cả hàng hoá trên thị trờng luôn luôn biến động do nhiều yếu tố chủ quan và khách quan khác nhau, đặc biệt là đối với các máy móc, thiết bị, vật liệu hiện đại - những mặt hàng nhập khẩu chủ yếu của doanh nghiệp, thời gian ku chuyển hàng hoá kéo dài có thể sẽ bị giảm giá do hao mòn vô hình hay đối với những khoản thu khách hàng không có khả năng trả. Vì vậy, dự phòng giảm giá tài sản chính là nguồn bù đắp khi tài sản thực sự giảm giá, do đó nó làm giảm bớt các rủi ro và thiệt hại cho Công ty.
Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tuân theo các nguyên tắc và quy định sau:
- Chi trích dự phòng với những mặt hàng mà giá thị trờng tại thời điểm lập báo cáo quyết toán giảm xuống so với giá trị trên sổ sách, chỉ lập dự phòng cho những hàng hoá đợc phép kinh doanh, có chứng từ, hoá đơn hợp lệ.
-Việc lập dự phòng chỉ thực hiện vào cuối niên độ kế toán cho từng mặt hàng tồn kho, căn cứ vào sự biến động của giá cả hàng hoá và những bằng chứng tin cậy tại thời điểm lập dự phòng.
-Không đợc lấy phần tăng giá của mặt hàng này để bù đắp cho phần giảm giá của mặt hàng khác. Dự phòng giảm giá của hàng tồn kho của niên độ trớc cha dùng đến đợc hoàn nhập hết vào cuối niên độ kế toán sau, sau đó mới lập lại dự phòng cho niên độ kế toán tiếp theo sau.
Để phản ánh tình hình biến động của các khoản dự phòng giảm giá tồn kho, kế toán sử dụng tài khoản 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Tài khoản này đợc mở chi tiết cho từng mặt hàng và kết cấu nh sau:
Bên Nợ: - Hoàn nhập dự phòng.
- Xử lý mức thiệt hại do hàng tồn kho thực tế giảm xuống.
Bên Có: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
D Có: Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho cha sử dụng.
Khi lập dự phòng giảm giá trị hàng tồn kho ghi trên sổ kế toán với giá thị tr- ờng của hàng tồn kho tại thơì điểm kiểm kê, nếu giá thị trờng nhỏ hơn thì ta lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho thực tế:
Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho = Số lợng vật t, hàng hoá * Giá trị vật t, hàng hoá ghi trên sổ kế toán - Giá trị vật t, hàng hoá trên thị trờng
Và tơng tự nh lập dự phòng tồn kho hàng hoá, trớc khi lập bảng kê dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi, ta phải đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng, dự đoán số khách hàng không trả đợc mợ và chỉ lập dự phòng phỉa thu khó đòi cho những khách hàng đang nợ doanh nghiệp có đầy đủ chứng từ, hoá đơn hợp lệ, ghi rõ thời gian thanh toán:
Mức dự phòng khó đòi = Số nợ thu khó đòi * Số phần trăm có khả năng mất
Phản ánh tình hình biến động của các khoản phải thu khó đòi kế toán sử dụng tài khoản 139 - Dự phòng phải thu khó đòi và đợc ghi cho từng khoản nợ khó đòi.
Căn cứ vào các mức dự phòng vừa tính, kế toán tiến hành ghi sổ và phản